BỘ thông tin và truyềN thông đỊnh mức kinh tế

II. QUY TRÌNH TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU

Thu thập dữ liệu là quá trình tìm kiếm, thu thập các dữ liệu, tài liệu được dự kiến đưa vào trong CSDL phục vụ mục đích quản lý và khai thác.

• 
  Thu thập các dữ liệu, tài liệu dự kiến được đưa vào trong CSDL phục vụ theo yêu cầu xây dựng CSDL của họat động ứng dụng CNTT.
  
• 
  Tạo lập bản số cho dữ liệu, tài liệu thu thập được, lưu trữ chúng thành Kho dữ liệu số thô.
  

• 
  Xác định các đối tượng dữ liệu, tài liệu cần thu thập;
  
• 
  Lập kế hoạch để tiến hành thu thập;
  
• 
  Xây dựng tài liệu hướng dẫn thu thập dữ liệu:
  

1. 
   Nếu dữ liệu ở dạng số thì có thể tiến hành thu thập bằng cách sao chép bằng các phương tiện lưu trữ (USB, CD, DVD,...) hoặc thông qua các phần mềm tác nghiệp. Lên danh mục các tệp dữ liệu thô sao chép được;
   
2. 
   Nếu dữ liệu ở dạng giấy thì thu bản gốc về hoặc đối với dữ liệu mang tính chất bảo mật, bảo quản thì tiến hành sao chép để lấy về bản sao và lên danh mục các tài liệu thô.
   

• 
  Tiến hành thu thập dữ liệu.
  
• 
  Tạo lập kho dữ liệu thô đã được số hóa
  
• 
  Giao nộp dữ liệu, tài liệu đã thu thập.
  

• 
  Việc tìm kiếm thu thập dữ liệu, tài liệu phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ theo đúng mục tiêu, yêu cầu của hạng mục CNTT.
  

1. Bản kế hoạch thu thập dữ liệu;

2. Tài liệu hướng dẫn thu thập dữ liệu;

3. Báo cáo thu thập dữ liệu (Mẫu M1.1);

4. Biên bản bàn giao dữ liệu đã thu thập (Mẫu M1.2);

5. Tập hợp các bản số của dữ liệu gốc.

a) Nội dung công việc

• 
  Đánh giá và phân loại dữ liệu là công việc sắp xếp dữ liệu theo các tiêu chí phân loại phụ thuộc vào mục tiêu xây dựng cơ sở dữ liệu;
  

• 
  Xây dựng tài liệu hướng dẫn phân loại dữ liệu;
  
• 
  Tiến hành đánh giá và phân loại dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn;
  

• 
  Đối với dữ liệu dạng chưa được số hóa thì tiến hành kiểm tra các tài liệu, sắp xếp theo tiêu chí phân loại và dán nhãn nhóm dữ liệu đã phân loại;
  
• 
  Đối với dữ liệu dạng số thì phân loại các dữ liệu vào các thư mục hoặc (kho chủ đề dữ liệu) được đặt tên folder.
  

• 
  Các tiêu chí phân loại phải bám sát mục tiêu tạo lập cơ sở dữ liệu;
  

1. Tài liệu hướng dẫn phân loại dữ liệu, tài liệu;

2. Báo cáo phân loại dữ liệu (Mẫu M2.1);

3. Dữ liệu, tài liệu đã được phân loại (bản số và bản giấy);

4. Kho dữ liệu số: bản số của dữ liệu gốc và Dữ liệu đặc tả mô tả dữ liệu thô bao gồm một số trường mô tả thông tin cho các bản số của dữ liệu gốc với ít nhất ba trường sau:

• 
  Định danh (Identifier);
  
• 
  Người số hóa tài liệu;
  
• 
  Thời gian số hóa tài liệu;
  

Xây dựng hệ thống dữ liệu đặc tả (metada) nhằm phục vụ mục đích khai thác và sử dụng dữ liệu.

a) Nội dung công việc

• 
  Xây dựng cấu trúc siêu dữ liệu đặc tả bao gồm các trường thông tin mô tả về dữ liệu được số hóa vào trong CSDL, phục vụ tìm kiếm khai thác sử dụng nội dung dữ liệu, đáp ứng đúng các mục tiêu và yêu cầu sử dụng dữ liệu của họat động ƯD CNTT.
  

• 
  Xây dựng cấu trúc siêu dữ liệu
  

• 
  Cấu trúc dữ liệu đặc tả chứa các thông tin phục vụ tìm kiếm khai thác sử dụng dữ liệu đáp ứng theo mục tiêu và yêu cầu của hạng mục CNTT;
  
• 
  Các trường của dữ liệu đặc tả phải đảm bảo có dữ liệu ở mức tối đa.
  

• 
  Bảng cấu trúc dữ liệu đặc tả đã được lập phục vụ các mục tiêu yêu cầu sử dụng và trao đổi thông tin về dữ liệu của hạng mục CNTT.
  

Nhập dữ liệu là công việc đưa các dữ liệu đã thu thập vào trong CSDL để quản lý và khai thác

a) Nội dung công việc

• 
  Nhập dữ liệu là công việc đưa dữ liệu vào trong CSDL nhằm mục đích khai thác và sử dụng.
  

• 
  Xây dựng tài liệu hướng dẫn nhập liệu;
  
• 
  Tiến hành nhập liệu
  

2. Nhập metadata;

3. Nhập nội dung dữ liệu: Nhập các dạng ký tự, dạng số, ngày tháng... ;

4. 
   Nhập bản số của các loại dữ liệu như: bản vẽ, bản đồ, multimedia...
   
5. 
   Sửa lỗi nhập liệu theo Báo cáo kết quả kiểm tra (Mẫu M6.1).
   

• 
  Đảm bảo công việc nhập liệu được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ;
  
• 
  Tùy vào yêu cầu độ chính xác của CSDL có thể áp dụng các biện pháp nhập dữ liệu khác nhau;
  

1.Tài liệu hướng dẫn nhập liệu;

2. Báo cáo kết quả sửa chữa (Mẫu M4.1);

3. 
   Cơ sở dữ liệu đã được nhập đầy đủ nội dung.
   

a) Nội dung công việc

• 
  Chuẩn hóa và chuyển đổi là công việc chuyển đổi dữ liệu dạng số sang dạng có cùng cấu trúc thiết kế với CSDL.
  

• 
  Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu;
  
• 
  Chuẩn hóa dữ liệu;
  
• 
  Chuyển đổi dữ liệu:
  

2. Nhận dạng ký tự (OCR);

3. Chuyển đổi mã ký tự;

4. Chuyển đổi khuôn dạng lưu trữ dữ liệu.

• 
  Sửa lỗi chuẩn hóa theo Báo cáo kết quả kiểm tra (mẫu M6.1).
  

• 
  Dữ liệu phải được chuẩn hóa phù hợp với thiết kế CSDL;
  
• 
  Chuyển đổi dữ liệu đầy đủ, chính xác vào CSDL.
  

1.Tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu;

2. Báo cáo kết quả sửa chữa (Mẫu M4.1);

3. 
   Dữ liệu đã được chuẩn hóa và chuyển đổi.
   

a) Nội dung công việc

• 
  Để đảm bảo dữ liệu được nhập đã đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầu xây dựng CSDL.
  

• 
  Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra;
  
• 
  Kiểm tra dữ liệu đã tạo lập.
  

• 
  Bộ phận kiểm tra phải độc lập với bộ phận nhập liệu để đảm bảo tính khách quan;
  

1. Tài liệu hướng dẫn kiểm tra;

2. Báo cáo kiểm tra (Mẫu M6.1);

3. Biên bản xác nhận tình hình sửa chữa (Mẫu M6.2).

7. NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO SẢN PHẨM

a) Nội dung công việc

• 
  Nghiệm thu trên cơ sở đã được kiểm tra, tại bước này cơ quan chủ quản xác nhận nghiệm thu cho đơn vị thi công. Sau khi nghiệm thu đơn vị thi công tiến hành bàn giao kết quả CSDL cho đơn vị vận hành và sử dụng cơ sở dữ liệu.
  

• 
  Tiến hành nghiệm thu CSDL;
  
• 
  Tiến hành giao nộp theo quy chế giao nộp sản phẩm.
  

• 
  Việc nghiệm thu phải được tiến hành theo quy định của nhà nước về quản lý các dự án. Trình tự nghiệm thu có thể khác nhau đối với các loại nguồn vốn khác nhau;
  
• 
  Công tác bàn giao phải bao gồm cả công tác giao nộp vào cơ quan lưu trữ có thẩm quyền;
  

1.Biên bản nghiệm thu sản phẩm ;

2.Biên bản bàn giao giao sản phẩm (Mẫu M7.1);

3. Sản phẩm giao nộp bao gồm: (Chi tiết mẫu biểu xem phụ lục)