BỘ TƯ pháp số: 104/bc-btp cộng hoà XÃ HỘi chủ nghĩa việt nam

BỘ TƯ PHÁP Số: 104/BC-BTP

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 12 tháng 6 năm 2012

Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác nhận, ghi vào sổ các sự kiện hộ tịch của cá nhân nhằm xác định tình trạng nhân thân của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và thực hiện quản lý về dân cư, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Các sự kiện hộ tịch cơ bản của mỗi cá nhân được đăng ký và quản lý trong sổ hộ tịch bao gồm: khai sinh, kết hôn, ly hôn, khai tử, nuôi con nuôi, giám hộ, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính v.v. Đăng ký và quản lý hộ tịch có ý nghĩa quan trọng để Nhà nước thực hiện quản lý dân cư và quản lý các mặt kinh tế, xã hội, quốc phòng - an ninh đồng thời tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước công nhận và bảo hộ các quyền nhân thân phi tài sản và quyền quyền nhân thân gắn liền với tài sản của cá nhân.

Ở nước ta, việc đăng ký và quản lý hộ tịch có lịch sử lâu đời từ thời phong kiến nhà Trần và các triều đại phong kiến tiếp theo. Tuy nhiên, việc quản lý hộ tịch được thực hiện một cách đầy đủ, khoa học chỉ được bắt đầu từ thời kỳ Pháp thuộc. Điểm nổi bật trong hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch của thời kỳ Pháp thuộc là có một đội ngũ hương chức chuyên làm công tác hộ tịch, gọi là Hộ lại. Hộ lại là người nắm giữ sổ sách hộ tịch và trực tiếp đăng ký các việc hộ tịch trong địa bàn cấp xã do mình phụ trách. Vì việc quản lý hộ tịch đòi hỏi phải nắm rất kỹ từng người dân, từng gia đình nên chức danh Hộ lại được bổ nhiệm suốt đời (trừ phi bị truất chức do vi phạm), thậm chí được khuyến khích “cha truyền con nối”. Điểm nổi bật thứ hai trong quản lý hộ tịch thời Pháp thuộc là có hệ thống sổ sách hộ tịch (gọi là “sổ bộ”) đầy đủ, khoa học và được bảo quản rất cẩn thận. Hiện nay, một số sổ sách hộ tịch thời Pháp thuộc vẫn còn được lưu giữ tại các thành phố: Hà Nội, Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh, Cần Thơ.

Sau Cách mạng Tháng tám năm 1945, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch vẫn được Nhà nước ta tiếp tục duy trì và phát triển. Theo tinh thần của Sắc lệnh số 47/SL ngày 10/10/1945 của Chủ tịch Hồ Chí Minh thì các thể lệ đăng ký hộ tịch đã được quy định trong Bộ Dân luật giản yếu được áp dụng ở Nam kỳ, Hoàng Việt hộ luật được áp dụng ở Trung kỳ và Dân luật Bắc Kỳ vẫn được tiếp tục áp dụng.

Ngày 08/5/1956, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 764/TTg kèm theo Bản Điều lệ hộ tịch. Ngày 16/01/1961, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 04/CP, kèm theo Bản Điều lệ đăng ký hộ tịch mới thay thế Bản điều lệ được ban hành kèm theo Nghị định số 764/TTg. Theo quy định tại hai bản điều lệ nói trên, thì Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) là cơ quan được Hội đồng Chính phủ giao nhiệm vụ thống nhất chỉ đạo, tổ chức quản lý hộ tịch, việc đăng ký hộ tịch do Uỷ ban hành chính xã, thị trấn, thị xã, khu phố phụ trách.

Từ năm 1987, nhiệm vụ quản lý nhà nước về hộ tịch được chuyển giao từ Bộ Nội vụ sang Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân các cấp trên cơ sở Nghị định số 219/HĐBT ngày 20/11/1987 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ); từ thời điểm này, Bộ Tư pháp được giao nhiệm vụ thống nhất quản lý Nhà nước về hộ tịch trên phạm vi cả nước.

Để đánh giá một cách khách quan, toàn diện thực trạng công tác hộ tịch trong những thập kỷ qua, rút ra những bài học kinh nghiệm thành công và chưa thành công, trên cơ sở đó đề xuất giải pháp tạo sự chuyển biến cơ bản, bền vững cho công tác hộ tịch, Bộ Tư pháp phối hợp với một số bộ, ngành và địa phương tổ chức tổng kết công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Theo Kế hoạch tổng kết công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch (ban hành kèm theo Quyết định số 4279/QĐ-BTP ngày 17/11/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp) trong thời gian từ tháng 2/2012 đến hết tháng 3/2012, Ủy ban nhân dân các cấp (cấp xã, cấp huyện và cấp tỉnh) và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) đã tiến hành tổng kết công tác hộ tịch. Đến nay, Bộ Tư pháp đã nhận được Báo cáo tổng kết của Bộ Ngoại giao và của 63 Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là UBND cấp tỉnh) cùng với số liệu thống kê theo 13 biểu mẫu kèm theo.

Trên cơ sở tổng hợp báo cáo kết quả tổng kết của các bộ, ngành có liên quan; các địa phương trong cả nước và các Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện), Bộ Tư pháp xây dựng Báo cáo tổng kết công tác đăng ký và quản lý hộ tịch bao gồm các nội dung sau đây:

Với sự quan tâm, đầu tư của các cấp, các ngành (từ Trung ương đến cơ sở), công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trong 25 năm qua đã đạt được nhiều kết quả quan trọng, cụ thể là:

Thời kỳ đầu (khi ngành Tư pháp nhận bàn giao), công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 04/CP ban hành Điều lệ đăng ký hộ tịch mới cho đến ngày 10/10/1998 Chính phủ ban hành Nghị định số 83/1998/NĐ-CP về đăng ký hộ tịch thay thế Nghị định số 04/CP (sau đây gọi chung là Nghị định số 83/1998/NĐ-CP). Sự ra đời của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP đã đánh dấu một bước chuyển biến quan trọng trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở nước ta, cũng từ đó, việc lưu sổ hộ tịch cũng đã bắt đầu được các địa phương thực hiện; tuy nhiên trong thời gian này, do đại đa số các xã, phường thị trấn không có cán bộ Tư pháp - Hộ tịch chuyên trách (thường do Trưởng Công an xã kiêm nhiệm) nên công tác hộ tịch ở giai đoạn này vẫn còn nhiều bất cập, việc cấp giấy tờ hộ tịch mà không vào sổ, cấp không chính xác hoặc cấp khống giấy tờ hộ tịch… vẫn xảy ra ở nhiều địa phương.

Kể từ khi Đảng và Nhà nước ta thực hiện đường lối đổi mới, mở cửa, các quan hệ trên nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội... giữa Việt Nam và các nước trên thế giới ngày càng được củng cố và phát triển; trong đó có lĩnh vực hôn nhân và gia đình giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài. Để kịp thời điều chỉnh các việc về hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã ban hành Nghị định số 12/HĐBT ngày 01/12/1989 quy định về thủ tục về kết hôn giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài.

Ngày 29 tháng 12 năm 2005 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch, thay thế Nghị định số 83/1998/NĐ-CP (sau đây gọi chung là Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). Giữ nguyên quy định về đăng ký sổ kép tại Nghị định số 83/1998/NĐ-CP, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP quy định việc lưu sổ ở hai cấp là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) và Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là UBND cấp huyện) (thay vì quy định trước đây là UBND cấp tỉnh). Nghị định số 158/2005/NĐ-CP cũng đã quy định rõ: Cán bộ Tư pháp hộ tịch là công chức cấp xã, giúp UBND cấp xã thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong đăng ký và quản lý hộ tịch; đối với những xã, phường, thị trấn có đông dân cư, số lượng công việc hộ tịch nhiều, thì phải có cán bộ chuyên trách làm công tác hộ tịch, không kiêm nhiệm các công tác tư pháp khác.

Ở thời điểm hiện tại, ngoài những quy định có tính nguyên tắc liên quan đến hộ tịch và đăng ký hộ tịch tại Bộ luật Dân sự năm 2005 (quy định về quyền nhân thân), Luật Bảo vệ Chăm sóc và Giáo dục trẻ em năm 2004 (quy định về quyền được đăng ký khai sinh và có quốc tịch), Luật Hôn nhân và gia đình năm 2000 (quy định về kết hôn; nhận cha, mẹ, con), Luật Nuôi con nuôi năm 2010 (quy định về nuôi con nuôi trong nước và nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài), còn có tới 06 Nghị định, 01 Thông tư liên tịch và 05 Thông tư điều chỉnh trực tiếp trong lĩnh vực hộ tịch (xem bảng Phụ lục đính kèm).

Cho đến nay, mặc dù Nhà nước ta chưa có một đạo luật riêng về hộ tịch nhưng hệ thống pháp luật điều chỉnh trong lĩnh vực hộ tịch (kể cả văn bản pháp luật điều chỉnh lĩnh vực hộ tịch trong nước và hộ tịch có yếu tố nước ngoài) đã ngày càng được tăng cường và đã phát huy hiệu quả, góp phần tích cực cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, cụ thể là:

- Tạo hành lang pháp lý bảo đảm cho sự quản lý của Nhà nước về công tác hộ tịch;

- Bảo đảm sự thống nhất trong toàn quốc và các Cơ quan đại diện trong việc thực hiện các văn bản pháp luật về hộ tịch;

- Bảo đảm công khai, minh bạch về thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời gian giải quyết các yêu cầu đăng ký hộ tịch;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công dân khi có yêu cầu đăng ký hộ tịch;

- Định hướng lành mạnh hóa quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài, phù hợp với thuần phong mỹ tục tốt đẹp của dân tộc Việt Nam; góp phần vào hội nhập quốc tế.

2. Hệ thống cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch và đội ngũ cán bộ làm công tác hộ tịch từ Trung ương đến cấp xã được củng cố, kiện toàn

2.1. Về hệ thống cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch

a) Bộ Tư pháp

Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thực hiện thống nhất quản lý nhà nước về hộ tịch trong phạm vi cả nước. Vụ Hành chính tư pháp là đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch. Phòng Hộ tịch thuộc Vụ Hành chính tư pháp được thành lập ngày 05/12/2009, theo Quyết định số 305/QĐ-BTP ngày 05/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Hành chính tư pháp (trước đây khi chưa thành lập Phòng thì có bộ phận riêng phụ trách công tác hộ tịch).

b) Bộ Ngoại giao

Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài. Tại Bộ Ngoại giao, Cục Lãnh sự là cơ quan được Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ủy quyền hướng dẫn, quản lý công tác quốc tịch, hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo Quyết định số 1622/2008/QĐ-BNG ngày 26/03/2008 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao. Theo cơ cấu tổ chức của Cục Lãnh sự, Phòng Lãnh sự ngoài nước được giao nhiệm vụ theo dõi, quản lý và hướng dẫn việc thực hiện đăng ký và quản lý hộ tịch ở ngoài nước và Phòng Pháp lý lãnh sự có nhiệm vụ phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan xây dựng các văn bản pháp quy trong lĩnh vực hộ tịch và hướng dẫn các văn bản mới ban hành trong lĩnh vực này.

2.1.2. Cấp tỉnh:

UBND cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong địa phương mình. Sở Tư pháp giúp UBND cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong quản lý nhà nước về hộ tịch và thực hiện đăng ký các việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp.

UBND cấp tỉnh thực hiện việc đăng ký kết hôn, nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài; Sở Tư pháp thực hiện đăng ký việc khai sinh, khai tử, giám hộ có yếu tố nước ngoài; đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch; bổ sung, điều chỉnh hộ tịch; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; cấp lại bản chính Giấy khai sinh cho người nước ngoài và người Việt Nam định cư tại nước ngoài trong trường hợp trước đây họ đã đăng ký hộ tịch tại Việt Nam.

Cho đến thời điểm hiện tại, hầu hết các Sở Tư pháp đã thành lập riêng Phòng Hành chính tư pháp (trước đây phòng này còn quản lý cả công tác Bổ trợ Tư pháp). Việc tách riêng Phòng Hành chính tư pháp cũng đã thể hiện sự quan tâm hơn đối với công tác Hành chính tư pháp, trong đó có công tác hộ tịch; tạo điều kiện về thời gian để phòng này đầu tư hơn cho công tác hộ tịch.

UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong địa phương mình và thực hiện đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính và bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi; cấp lại bản chính Giấy khai sinh, cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch.

Phòng Tư pháp giúp UBND cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong quản lý nhà nước về hộ tịch trong phạm vi địa phương.

2.1.4. Cấp xã:

UBND cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong địa phương mình. Công chức Tư pháp - Hộ tịch có trách nhiệm giúp UBND cấp xã thực hiện quản lý Nhà nước về hộ tịch.

UBND cấp xã thực hiện đăng ký việc khai sinh; kết hôn; khai tử; nhận nuôi con nuôi; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi và bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước (bao gồm cả trường hợp đăng ký khai sinh cho con của người nước ngoài cư trú ổn định, lâu dài tại Việt Nam và con của công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài)…

2.1.5. Cơ quan đại diện:

Cơ quan đại diện thực hiện việc quản lý nhà nước về hộ tịch. Viên chức Lãnh sự làm công tác hộ tịch có trách nhiệm giúp Cơ quan đại diện thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về hộ tịch. Một số Cơ quan đại diện lớn thành lập riêng Phòng Lãnh sự (như Đại sứ quán Việt Nam tại liên bang Nga, Pháp, Séc, Hoa Kỳ, Thái Lan…).

Cơ quan đại diện Việt Nam thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài và có quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam; đăng ký kết hôn; đăng ký khai tử; đăng ký việc nhận nuôi con nuôi; đăng ký việc giám hộ; đăng ký việc nhận cha, mẹ, con; đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch; đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn; đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi; cấp lại bản chính Giấy khai sinh; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài...

2.2. Về đội ngũ cán bộ công chức làm công tác hộ tịch

Mặc dù, hiện tại Nhà nước ta chưa có văn bản nào quy định chức danh Hộ tịch chuyên trách mà chỉ có chức danh công chức Tư pháp - Hộ tịch, nhưng trên thực tế, do sự quá tải về công tác Tư pháp và công tác Hộ tịch nên nhiều địa phương đã vận dụng bố trí 2 công chức Tư pháp - Hộ tịch, trong đó một công chức chuyên làm công tác Tư pháp, một công chức chuyên làm công tác Hộ tịch (có 8.683 công chức chuyên trách làm công tác Hộ tịch, chiếm 57% trên tổng số công chức Tư pháp - Hộ tịch); 6.566 công chức kiêm nhiệm công tác Tư pháp và Hộ tịch (chiếm 43% trong tổng số công chức Tư pháp - Hộ tịch) và 1.571 cán bộ hợp đồng.

Trong số 15.249 công chức Tư pháp - Hộ tịch có 4.090 người có trình độ Đại học Luật (chiếm 27%), 7.633 người có trình độ Trung cấp Luật (chiếm 50%), còn lại là chuyên môn khác 3.526 công chức (chiếm 23%). Số công chức Tư pháp - Hộ tịch có thời gian làm công tác Tư pháp - Hộ tịch trên 5 năm là 8.224 công chức (54%), số còn lại 7.025 công chức đảm nhiệm công việc này dưới 5 năm (46%) (xem bảng Phụ lục 1 đính kèm).

2.2.5. Tại các Cơ quan đại diện: mỗi Cơ quan đại diện có ít nhất 01 cán bộ làm công tác lãnh sự trong đó có công tác hộ tịch, cá biệt có những nơi công tác lãnh sự nhiều và đa dạng, đông bà con Việt Nam làm ăn, sinh sống, còn bố trí tới 2 hoặc nhiều cán bộ làm công tác lãnh sự.

3. Dữ liệu hộ tịch được hình thành với hệ thống sổ sách về hộ tịch được lưu trữ, sử dụng lâu dài

Sổ đăng ký hộ tịch là tài sản của nhà nước, là tài liệu gốc và cũng là căn cứ pháp lý để phục vụ cho công tác tra cứu, sao lục, cấp giấy tờ chứng nhận về tình trạng nhân thân của cá nhân khi cần thiết, do đó phải được lưu trữ, bảo quản lâu dài. Thực hiện quy định tại Nghị định số 83/1998/NĐ-CP, việc lưu sổ hộ tịch ở các địa phương trong thời kỳ này đã cải tiến một bước đáng kể; trừ một số thành phố lớn, rất nhiều địa phương đến thời điểm thi hành Nghị định số 83/1998/NĐ-CP (năm 1999) mới bắt đầu thực hiện việc lưu sổ hộ tịch.

Cùng với việc triển khai thi hành Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, việc ghi sổ kép và lưu sổ cũng được triển khai và thực hiện nghiêm túc hơn, nội dung trong sổ được viết rõ ràng, sạch sẽ, ít sai sót hơn; việc sửa chữa sai sót cũng đã được thực hiện theo đúng hướng dẫn. Nhiều địa phương đã đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho việc lưu sổ hộ tịch (bố trí kệ sắt, tủ, phòng lưu trữ…).

Hiện tại, ở cả 03 cấp trong cả nước (tỉnh, huyện, xã) đang lưu một số lượng tương đối lớn: 771.909 sổ hộ tịch (Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn và Sổ đăng ký khai tử)² (xem bảng Phụ lục 2 đính kèm) và 56.866.079 dữ liệu đăng ký trong các sổ lưu này (xem bảng Phụ lục 4 đính kèm), bao gồm:

- Sổ đăng ký khai sinh: 351.030 quyển, trong đó có 38.313.997 dữ liệu khai sinh;

- Sổ đăng ký kết hôn: 236.546 quyển, trong đó có 13.261.139 dữ liệu kết hôn;

- Sổ đăng ký khai tử: 184.333 quyển, trong đó có 5.290.943 dữ liệu khai tử.

Ngoài ra, một số Sở Tư pháp³ còn lưu trữ được sổ hộ tịch từ chế độ cũ như:

+ Sở Tư pháp thành phố Hà Nội còn lưu được 1.274 sổ hộ tịch được đăng ký từ năm 1881 đến 31/7/1956 trên địa bàn 36 phố cổ, trong đó có 488.200 dữ liệu hộ tịch trong các sổ này.

+ Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh lưu được 4.149 quyển sổ hộ tịch từ năm từ năm 1880 đến năm 1953, riêng Bản án thế vì khai sinh, khai tử, hôn thú cũng lưu được 1.793 quyển; trong đó riêng dữ liệu về khai sinh đã có 446.678 dữ liệu về khai sinh từ năm 1945 – 1953 và 355.600 án thế vì khai sinh.

+ Sở Tư pháp thành phố Cần Thơ lưu được 1.611 sổ hộ tịch từ năm 1911 đến năm 1975, trong đó 417.384 dữ liệu về khai sinh (trong đó có 89.082 Bản án thế vì khai sinh), 61.683 dữ liệu về kết hôn và 117.715 dữ liệu về khai tử.

Tại Bộ Ngoại giao và Các cơ quan đại diện đang lưu 528 quyển sổ hộ tịch⁴ (xem bảng Phụ lục 3 đính kèm) và 40.737 dữ liệu đăng ký trong các sổ lưu này (xem bảng Phụ lục 5 đính kèm), trong đó:

- Sổ đăng ký khai sinh: 310 quyển, trong đó có 30.413 dữ liệu khai sinh;

- Sổ đăng ký kết hôn: 155 quyển, trong đó có 9.219 dữ liệu kết hôn;

- Sổ đăng ký khai tử: 63 quyển, trong đó có 1.105 dữ liệu khai tử.

Ngoài hệ thống dữ liệu hộ tịch bằng giấy (sổ hộ tịch) trong những năm gần đây, dữ liệu hộ tịch điện tử cũng đã bắt đầu được hình thành. Một số tỉnh/thành phố đã xây dựng phần mềm phục vụ cho việc đăng ký và quản lý hộ tịch; bước đầu bảo đảm chính xác hơn số liệu thống kê, báo cáo; bước đầu đáp ứng yêu cầu tra cứu cũng như cấp các giấy tờ hộ tịch của cá nhân.

4.1. Cải cách việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch

Nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, tạo thuận lợi cho người dân và các cơ quan có thẩm quyền khi sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch; đồng thời hướng tới việc cắt giảm thủ tục hành chính theo mục tiêu và yêu cầu của Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính trong các lĩnh vực quản lý Nhà nước (Đề án 30 của Chính phủ), ngày 18/12/2009 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quyết định số 3924/QĐ-BTP phê duyệt Đề án "Cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch". Kết quả của việc cải tiến trong việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch đã giảm 54,4% tổng số sổ, biểu mẫu hộ tịch; giảm 94,4% mẫu trước đây do Nhà nước (Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, các Cơ quan đại diện Việt Nam) độc quyền in, phát hành, những biểu mẫu này hiện được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp để các cơ quan đăng ký hộ tịch và người dân có thể tự in để sử dụng miễn phí.

4.2. Phân cấp thẩm quyền đăng ký hộ tịch

Nghị định số 158/2005/NĐ-CP đã phân cấp một số việc hộ tịch trước đây thuộc thẩm quyền của UBND cấp tỉnh cho Sở Tư pháp, UBND cấp huyện và UBND cấp xã trực tiếp thực hiện. Việc giao cho UBND cấp huyện, đặc biệt là UBND cấp xã thực hiện một số việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của UBND cấp tỉnh trước đây (như thay đổi, cải chính hộ tịch) đã tạo thuận lợi cho các công dân khi có yêu cầu đăng ký hộ tịch (đi lại thuận tiện hơn nên chi phí ít hơn, thời gian giải quyết nhanh hơn...); ngoài ra, việc phân cấp thẩm quyền này cũng đã giảm bớt yêu cầu trực tiếp giải quyết hồ sơ tại Sở Tư pháp, để Sở Tư pháp có thời gian hơn cho nhiệm vụ quản lý.

4.3. Đơn giản hóa và công khai thủ tục đăng ký hộ tịch

Nghị định số 83/1998/NĐ-CP đã có những quy định cụ thể hơn về thẩm quyền, trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch so với Điều lệ đăng ký hộ tịch năm 1961, điều này không chỉ giúp cho các cơ quan đăng ký hộ tịch dễ dàng thực hiện mà còn tạo thuận lợi cho người dân trong việc chuẩn bị hồ sơ và cách thức liên hệ các cơ quan có thẩm quyền để được giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch. Nghị định số 158/2005/NĐ-CP còn thể hiện cải cách hơn nữa về thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch: bỏ bớt nhiều loại giấy tờ không thực sự cần thiết trong thủ tục đăng ký hộ tịch; cá nhân được quyền ủy quyền cho người khác làm thủ tục đăng ký hộ tịch cho mình; cá nhân được đề nghị cấp bản sao giấy tờ hộ tịch qua đường bưu điện…). Mặt khác, các quy định về thẩm quyền, các giấy tờ phải có trong hồ sơ đăng ký hộ tịch, thời hạn giải quyết, lệ phí (nếu có) … đều được niêm yết công khai tại trụ sở các cơ quan đăng ký hộ giúp cho người dân dễ dàng tìm hiểu về thẩm quyền, trình tự, thủ tục đối với từng loại việc hộ tịch.

5. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật hộ tịch đã được quan tâm, nhận thức của người dân trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch đã được nâng lên, tỷ lệ đăng ký hộ tịch tăng cao

Do các cấp ủy, chính quyền địa phương đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác hộ tịch, nên đã quan tâm, đầu tư hơn cho công tác tuyên truyền, qua đó, người dân đã nhận thức được việc đăng ký hộ tịch vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ của mình nên đã tự giác đi đăng ký, qua đó tỷ lệ đăng ký hộ tịch đã được tăng lên. Quy định về đăng ký hộ tịch lưu động ở khu vực miền núi, vùng sâu, vùng xa cũng đã được triển khai ở một số địa phương, qua mỗi đợt đăng ký lưu động, đa số các sự kiện hộ tịch phát sinh trên địa bàn tại thời điểm đó đã được đăng ký.

Riêng trong lĩnh vực đăng ký khai sinh, trong năm 2001, Bộ Tư pháp đã phát động năm tập trung đăng ký khai sinh cho trẻ em và đã thu được những thành tựu to lớn (tính bình quân chung cả nước có thể lên tới con số hàng trăm ngàn trẻ em chưa được đăng ký khai sinh đã được đăng ký), tỷ lệ trẻ em được đăng ký khai sinh qua đợt phát động này đã tăng đột biến lên trên 90% tính bình quân chung cả nước; trong đó, nhiều địa phương đạt trên 90%, hoặc xấp xỉ 100%. Cho đến nay, tỷ lệ này vẫn được duy trì: đạt trên 90% đối với các thành phố, đồng bằng tỷ lệ này là khoảng từ 95% đến 98%, các tỉnh miền núi đạt gần 85%, trong đó tỷ lệ đăng ký khai sinh đúng hạn cũng chiếm một tỷ lệ đáng kể.

Thực hiện Nghị định số 77/2001/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2001 của Chính phủ quy định chi tiết về đăng ký kết hôn theo Nghị quyết số 35/2000/QH10 của Quốc hội về việc thi hành Luật Hôn nhân và gia đình các địa phương đã tiến hành rà soát, thống kê, phân loại số trường hợp xác lập quan hệ vợ chồng từ trước ngày 03/01/1987 và nam nữ chung sống với nhau như vợ chồng từ sau ngày 03/01/1987 mà chưa đăng ký kết hôn để vận động họ đi đăng ký kết hôn; qua triển khai thực hiện, đa số những trường hợp nam, nữ sống chung như vợ chồng nhưng chưa đăng ký kết hôn đã đi làm thủ tục đăng ký kết hôn.

Tình trạng người chết không đăng ký khai tử những năm trước đây đã dần dần được khắc phục, điều này được thể hiện ở dữ liệu hộ tịch được đăng ký trong sổ hộ tịch hiện lưu ở các địa phương (xem bảng Phụ lục số 4 đính kèm).