BỘ NỘi vụ CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam


- Quy trình, phương pháp thực hiện một cuộc phỏng vấn



tải về 3.18 Mb.
trang37/37
Chuyển đổi dữ liệu07.07.2016
Kích3.18 Mb.
1   ...   29   30   31   32   33   34   35   36   37

- Quy trình, phương pháp thực hiện một cuộc phỏng vấn

1) Giai đoạn chuẩn bị

Tìm hiểu trước nội dung đặt ra trong cuộc phỏng vấn và tìm hiểu người trả lời. Hoạt động này giúp cho chủ thể thu thập thông tin: Nhanh chóng nhập cuộc, chủ động, tự tin khi phỏng vấn; tạo sự tin cậy với người đối thoại; hỏi được những câu hỏi tốt; xử lý linh hoạt những tình huống bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình phỏng vấn


Việc tìm hiểu về đối tượng phỏng vấn được thực hiện thông qua:

+ Nghiên cứu tư liệu trên sách báo, internet (các văn bản tài liệu liên quan, các tin bài đã viết về sự kiện, vấn đề hay nhân vật dự định sẽ phỏng vấn…)

+ Hỏi những người am hiểu hoặc người quan tâm đến nội dung sẽ đề cập trong cuộc phỏng vấn.

+ Tìm hiểu đối tượng sẽ phỏng vấn qua đồng nghiệp, bạn bè, hàng xóm hoặc những người thân khác của họ.


2) Lựa chọn người trả lời


+ Tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích phỏng vấn để tìm người trả lời cho phù hợp. Phóng viên phải trả lời được hai câu hỏi quan trọng: Hỏi ai? Hỏi cái gì?

+ Chọn người tiêu biểu (khách quan, công minh,…)


3) Sắp đặt cuộc phỏng vấn


+ Báo trước (gọi điện, viết thư…) cho nguồn tin mong muốn (đề nghị) được phỏng vấn (trò chuyện, trao đổi...)

+ Giới thiệu tư cách của người phỏng vấn

+ Cho nguồn tin biết mục đích và nội dung cuộc phỏng vấn

+ Thoả thuận địa điểm, thời gian phỏng vấn



4) Chuẩn bị đề cương câu hỏi

+ Căn cứ vào những thông tin đã tìm hiểu được, phóng viên cần dự kiến một số câu hỏi chính phù hợp với mục đích, nội dung sẽ đặt ra trong cuộc phỏng vấn.

+ Tuy nhiên, trong quá trình phỏng vấn phóng viên có thể linh hoạt thay đổi…

5) Một số công việc chuẩn bị khác

+ Chuẩn bị phương tiện phỏng vấn

+ Chuẩn bị tâm lý, tâm thế khi tiến hành phỏng vấn

+ Ăn mặc phù hợp

+ Đúng hẹn

6) Giai đoạn tiến hành cuộc phỏng vấn



- Giai đoạn nhập cuộc

+ Giới thiệu bản thân

+ Nhắc lại mục đích của cuộc phỏng vấn

+ Tạo lập cách hiểu đúng về tầm quan trọng và ý nghĩa của cuộc phỏng vấn. Gieo nhu cầu cho đối tượng (họ được lợi gì khi tham gia phỏng vấn?).

+ Tạo sự tin tưởng, cởi mở (đó là chìa khoá mở cánh cửa thông tin).

 Có thể bắt đầu bằng một câu chuyện nhẹ nhàng (nhưng ngắn gọn)

+ Không nên đưa những câu hỏi khó ngay từ đầu

+ Nên dùng câu hỏi dẫn dắt

+ Nếu thuận lợi nên đi thẳng vào vấn đề để tranh thủ thời gian

- Giai đoạn triển khai hệ thống câu hỏi chủ chốt

+ Nên triển khai các câu hỏi từ dễ đến khó để thu thập thông tin

+ Sử dụng xen kẽ các loại câu hỏi một cách linh hoạt

+ Trong khi hỏi những câu hỏi chính, cần bổ sung thêm các câu hỏi phụ

 Chú ý lắng nghe, phát hiện và khai thác những điểm quan trọng, nổi bật từ câu trả lời (vấn đề mâu thuẫn, vấn đề mới nảy sinh, chi tiết độc đáo…) để đặt câu hỏi tiếp theo.

+ Giữ thế chủ động trong cuộc phỏng vấn

+ Luôn đặt trong đầu câu hỏi: Cần biết cái gì?
+ Quan sát những biểu hiện tâm lý của người trả lời để đánh giá mức độ tin cậy của thông tin và điều chỉnh nhịp độ của cuộc phỏng vấn

- Giai đoạn kết thúc cuộc phỏng vấn

+ Kiểm tra xem còn bỏ sót thông tin, chi tiết nào muốn biết

+ Kiểm tra xem những điểm đánh dấu trong sổ ghi chép đã được làm sáng tỏ chưa

+ Hỏi người trả lời xem họ muốn nói thêm điều gì nữa không

+ Nói trước với người trả lời rằng mình có thể sẽ gặp hoặc gọi điện lại cho họ để hỏi thêm một vài điều.

+ Nên kết thúc cuộc phỏng vấn đúng thời gian đã giao hẹn. Nếu cuộc phỏng vấn kéo dài quá mức sẽ tạo cảm giác mệt mỏi, lơ đễnh từ phía người trả lời .

+ Cảm ơn và bày tỏ mong muốn được gặp lại người trả lời

- Một số điều cần chú ý trong quá trình tiến hành phỏng vấn

+ Ghi lại chính xác tên, chức danh, cơ quan, địa chỉ…của người trả lời ngay từ lúc bắt đầu phỏng vấn (hoặc xin danh thiếp của họ).

+ Không cắm cúi ghi chép, phải biết cách lắng nghe để khuyến khích người trả lời

+ Không nên đọc câu hỏi mà nói một cách tự nhiên

+ Nên đưa ra các câu hỏi một cách trung lập, khách quan.

+ Hãy nhìn vào mắt người đối thoại

+ Thái độ ứng xử hợp lý hợp lý (cách xưng hô, giọng điệu câu hỏi, cách ăn mặc, chế ngự thói quen xấu…)

+ Luôn chuẩn bị tinh thần để xử lý mọi tình huống có thể sẽ xảy ra trong cuộc phỏng vấn



- Những câu hỏi không nên dùng trong phỏng vấn:

+ Câu hỏi quá dài

+ Câu hỏi không rõ ràng, mơ hồ

+ Câu hỏi khó trả lời

+ Gộp nhiều ý trong một câu hỏi

+ Câu hỏi đã có ý trả lời

+ Câu hỏi chung chung (nội dung và phạm vi đề cập quá rộng)

+ Câu hỏi khuôn mẫu, sáo mòn

+ Câu hỏi không phù hợp với đối tượng phỏng vấn (mỗi đối tượng có trình độ và tâm lý khác nhau cần các cách hỏi khác nhau)

- Ghi chép và dùng máy ghi âm

+ Ghi chép là một biện pháp hữu hiệu giúp tránh bỏ sót thông tin, chi tiết;

+ Ghi chép giúp dễ dàng theo dõi trình tự, diễn biến các thông tin thu nhận được từ người trả lời

+ Ghi chép giúp cho việc đánh dấu hoặc nhấn mạnh, kiểm tra... những thông tin, chi tiết quan trọng để ghi nhớ hoặc hỏi lại mà không phá ngang câu chuyện

+ Ghi chép lại những gì quan sát được (dáng vẻ, giọng điệu của người trả lời, bối cảnh diễn ra cuộc phỏng vấn…) làm sinh động cho bài viết.

+ Ghi chép nhanh, có chọn lựa

+ Có thể xin phép hoặc thoả thuận với người trả lời khi sử dụng máy ghi âm

+ Kiểm tra máy ghi âm trước khi sử dụng nhiều lần

+ Trong trường hợp không tiện, nên để máy ghi âm và sổ ghi chép xa tầm mắt người trả lời.

3.2.3. Thảo luận nhóm

Thảo luận nhóm tập trung gồm từ 6-12 người tập hợp lại với nhau để trình bày những quan điểm của họ về một bộ câu hỏi đặc biệt trong môi trường nhóm. Chiến lược nghiên cứu này thường được sử dụng như là một điểm khởi đầu cho việc triển khai cuộc điều tra.

Những thuận lợi trong việc sử dụng thảo luận nhóm tập trung:

+ Cung cấp các nguồn thông tin nhanh, tiết kiệm chi phí

+ Người nghiên cứu có cơ hội nói trực tiếp với người trả lời nhằm làm rõ, thảo luận chi tiết và hiểu rõ hơn.

+ Người trả lời có cơ hội để phát triển, hoàn thiện những câu trả lời của họ và những thành viên khác trong nhóm và điều này có thể tạo nên một động lực, hiệu quả “điều phối”.



3.2.4. Thu thập thông tin bằng bảng hỏi định lượng

- Là phương pháp thông tin dùng một hệ thống câu hỏi được chuẩn bị sẵn trên giấy theo những nội dung xác định. Người được hỏi có thể trả lời câu hỏi theo hình thức trực tiếp viết câu trả lời vào phiếu thu thập thông tin hoặc câu trả lời được người hỏi ghi lại trên phiếu thu thập thông tin.

- Hiệu quả của phương pháp thu thập thông tin này phụ thuộc rất lớn vào việc thiết kế một bảng hỏi chuẩn có khả năng đem lại cho người thu thập những thông tin đầy đủ, chính xác về đối tượng. Mặt khác, một bảng hỏi được thiết kế chuẩn sẽ giúp cho việc tổng hợp, thống kê, xử lý các thông tin thu thập được dễ dàng, thuận lợi.

- Có 3 loại bảng hỏi: bảng hỏi đóng, bảng hỏi mở và bảng hỏi kết hợp 2 hình thức đóng và mở. Bảng hỏi đóng cố định các phương án trả lời, bảng hỏi mở chỉ nêu câu hỏi mà không nêu phương án trả lời. Bảng hỏi kết hợp sẽ có một số câu hỏi có phương án trả lời cố định và một số câu chỉ nêu câu hỏi mà không có phương án trả lời.

- Kỹ thuật điều tra bằng bảng hỏi định lượng

+ Bảng hỏi chưa chuẩn hóa: Là bảng hỏi dùng nhiều câu hỏi tự do, không chặt chẽ về mặt thời gian, về nội dung trả lời, về trình tự câu hỏi, trình tự các ý trả lời trong từng câu hỏi. Loại này được dùng thí điểm trong giai đoạn đầu với số lượng đối tượng điều tra hạn chế nhằm mục đích thăm dò, chuẩn bị cho việc thiết kế an-két chuẩn hóa

+ Bảng hỏi chuẩn hóa: Được sử dụng trong khi tiến hành điều tra chính thức,trong đó phải hình thành một hệ thống câu hỏi đầy đủ và chính xác về nội dung cần điều tra với trình tự chặt chẽ, logic; thời gian tiến hành được quy định rõ ràng,hợp lý đảm bảo những quy tắc cơ bản của một bảng hỏi.

- Các quy tắc lập câu hỏi bảng hỏi thu thập thông tin

+ Phải xác định trình tự logic về nội dung của hệ thống câu hỏi (xác định những nội dung cần tìm hiểu, số câu hỏi, trình tự logic của các câu hỏi)

+ Từng câu hỏi phải được sọan một cách ngắn gọn, rõ ý, mỗi câu chỉ nên hỏi về một ý

+ Trong câu hỏi nên dùng tiếng phổ thông,không được dùng tiếng địa phương, tiếng lóng hoặc tiếng nước ngòai gây khó hiểu cho người trả lời.

+ Khi đặt câu hỏi phải đưa ra đầy đủ các phương án trả lời có thể có được đối với câu hỏi đó.Muốn vậy người nghiên cứu phải nắm vững lý thuyết của vấn đề và phải có bước tiến hành điều tra thử để căn cứ vào đó mà hiệu chỉnh phiếu điều tra cho phù hợp.

+ Không dùng lọai câu hỏi có tính chất dồn ép hoặc lục vấn người trả lời.

+ Phải hướng dẫn cách thức trả lời câu hỏi một cách ngắn gọn, dễ hiểu.

- Các giai đọan tiến hành điều tra bằng bảng hỏi:

+ Làm quen với khách thể

+ Xác định rõ nội dung, trình tự của hệ thống câu hỏi cần điều tra.

+ Soạn thử hệ thống câu hỏi đầu tiên, lựa chọn hình thức câu hỏi phù hợp từng câu hỏi.

+ Tiến hành điều tra thử bằng hệ thống câu hỏi đầu tiên ở một số khách thể.

+ Điều chỉnh hệ thống câu hỏi sau khi điều tra thử (có thể nhờ các chuyên gia góp ý kiến, bổ sung cho hoàn chỉnh )

+ Xây dựng  phiếu điều tra với hệ thống câu hỏi chính thức

+ Tiến hành điều tra chính thức.



3.2.5. Thu thập thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp và phản ánh từ các cuộc họp, qua điện thoại và trao đổi trực tiếp)

Thông tin từ các ý kiến đóng góp, từ các cuộc họp, qua điện thoại và trao đổi trực tiếp là một nguồn thông tin quan trọng trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Đối với các thông tin này, cần chú ý ghi chép lại, khai thác qua các kết luận các cuộc họp.

Đối với các loại thông tin này cần chú ý, thông tin đóng góp có thể chỉ là thông tin một chiều, mang tính chủ quan nên cần tập hợp và đối chiếu thông tin với các nguồn thông tin khác.

Thông tin từ các cuộc họp cần thu thập thông tin đã được chính thức hoá trong văn bản làm cơ sở cho việc khai thác và sử dụng.



3.3. Thiết lập hình thức và chế độ thu thập thông tin

3.3.1. Đọc và ghi chép

Việc thu thập thông tin thứ cấp gắn liền với việc đọc và ghi chép tài liệu. Khi thu thập thông tin qua nguồn thứ cấp cần chú ý kỹ thuật đọc và ghi chép. Việc đọc thông tin thứ cấp cần tiến hành theo các bước:

+ Tìm hiểu nhanh cấu trúc và nội dung căn bản của tài liệu thông qua đọc phần mở đầu, xem cấu trúc nội dung, tiêu đề, ngày, tháng năm xuất bản, ban hành để đánh giá mức độ cập nhật của tài liệu. Nếu thấy thông tin trong tài liệu phù hợp với mục tiêu thu thập thông tin thì chuyển sang bước tiếp theo.

+ Tìm đọc vấn đề và giải pháp: Tìm đọc các nội dung liên quan trực tiếp đến thông tin cần thu thập;

+ Tìm hiểu cách giải quyết vấn đề, thu thập và xử lý dữ liệu để xem xét tính tin cậy của thông tin.

Trong quá trình đọc có thể ghi chép lại các thông tin hữu ích, ghi lại số trang có thông tin để khi cần có thể tra cứu lại.

Đối với phương pháp thu thập thông tin qua quan sát, phỏng vấn, việc ghi chép cũng cần được thực hiện hiệu quả, theo sát tiến trình thu thập thông tin, tránh bỏ sót thông tin.

3.3.2. Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu

Việc sao chụp văn bản, tài liệu cần được lựa chọn khoa học, xác định đúng nội dung cần sao chụp để thuận lợi trong quá trình xử lý, tránh sự quá tải về khối lượng tài liệu sao chụp.



3.3.3. Xây dựng bảng hỏi, câu hỏi phỏng vấn, thảo luận nhóm để thu thập thông tin

Xây dựng bảng hỏi, câu hỏi phỏng vấn, thảo luận nhóm phù hợp là cơ sở bảo đảm sự thành công của quá trình thu thập thông tin. Việc lựa chọn hình thức bảng hỏi định lượng, phỏng vấn hay thảo luận nhóm xuất phát từ mục tiêu thu thập thông tin. Thông thường đối với những vấn đề mới, những vấn đề cần tìm hiểu thông tin cụ thể thì sử dụng phương pháp phỏng vấn và thảo luận nhóm. Đối với các vấn đề cần thu thập về thông tin diện rộng, thông tin về quan điểm, thông tin thống kê thì áp dụng phương pháp thu thập thông tin bằng bảng hỏi định lượng.

Đối với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, để khai thác thông tin từ cấp trên, cấp dưới và các nguồn khác cần phải nắm vững các phương pháp thu thập thông tin sau:

- Tiếp nhận và quản lý các văn bản đến, đi một cách khoa học như văn bản từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, công dân gửi đến hàng ngày... cần phải được cập nhật vào sổ theo dõi đầy đủ và sắp xếp theo một thứ tự nhất định để dễ tra cứu;

- Lập hồ sơ công việc một cách đầy đủ và khoa học;

- Chọn lọc đặt mua báo, tạp chí có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức;

- Truy cập Internet hàng ngày;

- Tổng hợp các tin, bài theo từng vấn đề;

- Sưu tập, cập nhật các văn bản pháp luật có liên quan;

- Ghi chép, sao chụp, tổng hợp các tài liệu, thông tin có liên quan;

- Tổ chức sắp xếp tài liệu khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu cung cấp thông tin được nhanh chóng, chính xác, bí mật.

3.3.4. Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất

Thống kê là một trong những công cụ quản lý vĩ mô quan trọng, cung cấp các thông tin thống kê trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời trong việc đánh giá, dự báo tình hình, hoạch định chiến lược, chính sách, xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và đáp ứng nhu cầu thông tin thống kê của các tổ chức, cá nhân. Số liệu thu thập được sẽ không có ý nghĩa nếu không được xử lý. Số liệu trong nhiều trường hợp chỉ là sự mô tả giản đơn, tập hợp lại, chưa phản ánh được xu hướng, bản chất của vấn đề. Số liệu thu thập được có thể xử lý ở mức độ, cấp độ khác nhau. Thống kê, tính tỷ lệ, tính xác suất là các công cụ cơ bản để tìm hiểu ý nghĩa của các số liệu. Thống kê số liệu có thể thực hiện bằng việc xác định tần suất, tỷ lệ, tìm ra mối tương quan giữa các số liệu, ý nghĩa của các số liệu. Khi thống kê số liệu, cần phải xác định rõ câu trả lời cho câu hỏi chúng ta cần thông tin gì từ số liệu thu thập được.



3.3.5. Quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin

Thông tin thu thập được có từ nhiều nguồn khác nhau, với mức độ tin cậy khác nhau. Việc quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin có nhiều ý nghĩa. Một mặt, hoạt động này cho phép xác định mức độ tin cậy của thông tin. Mặt khác, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin giúp kết hợp thông tin, bổ sung thông tin để nhận diện đầy đủ hơn về một vấn đề. Cần lưu ý, các nguồn thông tin chính thống, từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ có mức độ tin cậy cao hơn thông tin từ các nguồn khác. Nguồn thông tin cập nhật sẽ có ý nghĩa nhiều hơn thông tin đã cũ. Nguồn thông tin có quy mô mẫu lớn sẽ đáng tin cậy hơn nguồn thông tin thu thập ở quy mô mẫu nhỏ hơn. Khi quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin cần phải giải đáp cụ thể các vấn đề sau đây:

- Nguồn thông tin bắt nguồn từ đâu?

- Thông tin có phản ánh về cùng một đối tượng hoặc về các đối tượng có đặc điểm tương đồng nhau không?

- Thông tin được thu thập bằng kỹ thuật nào? Mức độ đáng tin cậy của các kỹ thuật thu thập thông tin?

- Thông tin được thu thập ở quy mô nào?

- Thời gian thu thập thông tin như thế nào?

- Mức độ hoàn chỉnh, toàn diện của thông tin như thế nào?

- Mức độ kiểm chứng của thông tin như thế nào?

3.4. Yêu cầu với thông tin thu thập

+ Thông tin phải phù hợp: Thông tin phù hợp với nhu cầu thông tin, phù hợp với công việc cần giải quyết, có tính hợp pháp, có giá trị sử dụng.

+Thông tin phải chính xác: Thông tin phải phản ánh đúng bản chất của đối tượng, được cung cấp bởi những chủ thể đáng tin cậy, đã được kiểm chứng hoặc có cơ sở để tiến hành kiểm chứng.

+Thông tin phải đầy đủ: Thông tin phải phản ánh được các mặt, các phương diện của đối tượng, giúp nhận diện đúng vấn đề.

+Thông tin phải kịp thời: Thông tin có tính mới, phản ánh đối tượng ở thời điểm hiện tại, không phải là những thông tin cũ, thông tin đã lạc hậu.

+Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp: Thông tin phải phản ánh được đúng về đối tượng, sự vật, sự việc liên quan.

+ Thông tin đơn giản dễ hiểu: Thông tin có thể dễ dàng sử dụng, phục vụ cho yêu cầu công việc.

+Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật: Trong một số trường hợp thông tin thu thập được phải bảo đảm tính bí mật, sử dụng trong phạm vi quy định ví dụ như các thông tin về bí quyết công nghệ, các thông tin chưa được phép công bố trên diện rộng, các thông tin theo quy định là bí mật nhà nước.



4. KĨ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN

4.1. Kỹ năng xử lý thông tin tức thời

Trong giao tiếp với cấp trên, các cơ quan chức năng hoặc với dân cư, cán bộ, công chức phải xử lý nhiều thông tin thu nhận được. Trong một số trường hợp, trước những thông tin vừa thu nhập được, cán bộ, công chức phải đưa ra những câu trả lời, những quyết định và biện pháp giải quyết cụ thể, ngay tại thời điểm tiếp nhận thông tin mà không có thời gian để nghiên cứu, xử lý. Đối với trường hợp này, việc xử lý thông tin cần phải được thực hiện chủ động, tích cực để có thể đưa ra quyết định đúng đắn.

Thứ nhất, nhanh chóng xác định thông tin đã thu nhận được để phân loại, sắp xếp thông tin. Thông tin này có thể từ đối tượng liên quan cung cấp thông qua phát biểu, trao đổi trực tiếp, thông qua thái độ của người trong cuộc… Từ đó, xác định những thông tin có ý nghĩa mấu chốt đối với sự việc.

Thứ hai, kết hợp những thông tin vừa thu nhận được với những thông tin đã có đó từ các nguồn khác nhau để có cơ sở giải quyết vấn đề. So sánh, đối chiếu với thông tin đã có xem tính phù hợp, mâu thuẫn tìm ra cơ sở để giải quyết công việc.

Thứ ba, xác định đối tượng tiếp nhận câu trả lời, quyết định, biện pháp giải quyết là cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, dân cư… để đưa ra các phương án giải quyết phù hợp, hiệu quả.

Thứ tư, bổ sung những thông tin cần thiết thông qua việc tiếp tục đối thoại, trao đổi nếu thông tin thu nhận và thông tin đã biết chưa đủ cơ sở để giải quyết.

Thứ năm, đưa ra cách giải quyết, câu trả lời, quyết định cho trường hợp, tình huống cần giải quyết.

4.2. Kỹ năng xử lý thông tin theo quy trình

4.2.1. Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực

+ Tóm tắt thông tin và phân loại thông tin theo các nhóm như thông tin kinh tế, thông tin chính trị- xã hội, thông tin quá khứ, hiện tại, thông tin dự báo….

+ Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có điểm khác biệt với những thông tin trước.

4.2.2. Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu

+ Xác định độ tin cậy của các nguồn tin;

+ Lý giải được sự mâu thuẫn giữa các thông tin (nếu có)

+ Chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu.

Thông tin trong quá trình quản lý phải bảo đảm các yêu cầu

+ Thông tin phải đúng. Nghĩa là thông tin phải trung thực, chính xác và khách quan. Để đạt tiêu chuẩn này cần có yếu tố con người, yếu tố vật chất, yếu tố phương pháp thu thập và xử lý thông tin;

+ Thông tin phải đủ. Tiêu chuẩn này thể hiện thông tin phải phản ánh các khía cạnh cần thiết để có thể tái tạo được hình ảnh tương đối trung thực về đối tượng đang được xem xét. Thông tin đủ cũng đồng thời với nghĩa không dư thừa, không lãng phí. Để có được tiêu chuẩn này đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý phải có tầm nhìn chiến lược;

+ Thông tin phải kịp thời. Nghĩa là thông tin phải được thu thập, phản ánh đúng lúc để kịp phân tích, phán đoán, xử lý. Tuy nhiên tiêu chuẩn này phụ thuộc vào khả năng con người, trang thiết bị, phương pháp áp dụng.

+ Thông tin phải gắn với quá trình, diễn biến của sự việc. Nghĩa là thông tin đó thuộc giai đoạn nào thuộc quá trình quản lý, thuộc cấp quản lý nào? Đây là tiêu chuẩn rất quan trọng đánh giá chất lượng thông tin thời kỳ hiện đại;

+ Thông tin phải dùng được. Nghĩa là thông tin phải có giá trị thực sự, thông tin có thể đóng góp vào một trong các công việc như: thống kê, ra quyết định quản lý, đánh giá hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân... Đồng thời thông tin phải được xử lý để dễ đọc, dễ tiếp thu, dễ hiểu, dễ nhớ.



4.2.3. Cung cấp, phổ biến thông tin

Thông tin đã được xử lý cần phải phổ biến được kịp thời truyền đạt đến các đối tượng cần tiếp nhận thông tin. Ở bước này, cần lựa chọn hình thức và kênh truyền đạt thông tin phù hợp. Có những thông tin phải sao chép bằng bản photocopy để phát bằng văn bản cho các đối tượng tiếp nhận; có thông tin cần sử dụng các phương tiện truyền thông để cung cấp; có thông tin truyền đạt tại hội nghị, các cuộc họp bằng miệng hoặc bằng văn bản. Cần nghiên cứu kỹ các hình thức cung cấp, phổ biến thông tin để lựa chọn hình thức và kênh thông tin sao cho phù hợp và hiệu quả.

Muốn cung cấp thông tin cho lãnh đạo được tốt, cần thực hiện nghiêm túc một số nghiệp vụ sau:

+ Tìm hiểu chính xác yêu cầu về thông tin cần cung cấp: yêu cầu thông tin về vấn đề gì?; phạm vi thông tin; thời gian cung cấp thông tin; hình thức cung cấp thông tin (báo cáo trực tiếp hoặc bằng văn bản);

+ Xác định các thông tin cần cung cấp: thông thường khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cần xác định thông tin chính, thông tin có tác dụng bổ trợ, giải thích, thuyết phục, chứng minh... cho thông tin chính, những thông tin mang tính chất tham mưu, tư vấn.

4.2.4. Bảo quản, lưu trữ thông tin

Việc bảo quản và lưu trữ thông nhằm đảm bảo cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng và phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài. Việc bảo quản, lưu trữ thông tin cần được bảo đảm về cơ sở vật chất, những thiết bị tiên tiến…

Thông thường có hai hình thức lưu trữ thong tin chính cần sử dụng: Lưu trữ bằng văn bản vào các cặp hồ sơ lưu trữ thông tin; lưu trữ ở máy tính (đối với các dữ liệu có phần mềm số hoá).

Đối với cơ quan hành chính nhà nước, cán bộ, công chức cần biết sử dụng hai hình thức lưu trữ này hoặc ít nhất giao cho nhân viên văn thư thường trực sử dụng hai hình thức lưu trữ. Các cặp tài liệu lưu trữ hoặc các thư mục, tệp dữ liệu trong máy tính cần phải được tổ chức khoa học, tỉ mỷ, dễ tra cứu. Các thông tin bí mật phải tuân thủ chế độ bảo mật trong lưu trữ, tra cứu, sao chép.



4.3. Các nguyên tắc xử lý thông tin

- Thống nhất hài hòa, bổ sung, hoàn thiện ba loại thông tin (thông tin thuận và ngược chiều, thông tin khách quan, thông tin chức năng), ba nguồn thông tin (được cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp; thu thập từ tiếp xúc và khảo sát thực tế; thu thập được từ truyền thông đại chúng và mạng toàn cầu). Điều này đòi hỏi, việc xử lý thông tin phải chú ý đến tính đầy đủ của thông tin. Không thể xử lý thông tin có hiệu quả dựa trên thông tin một chiều, thông tin chưa đầy đủ. Việc bảo đảm chất lượng nguồn thông tin sẽ bảo đảm cho quá trình xử lý thông tin có hiệu quả, nhận diện được bản chất của sự việc và đưa ra quyết định đúng đắn;

- Thận trọng khi tham khảo, sử dụng với thông tin dự báo, thông tin từ nước ngoài, thông tin có sai biệt với thông tin chính thức. Thông tin trong quá trình xử lý có tính đa dạng nhưng không ít trường hợp thiếu những thông tin hữu ích, thông tin chính thống. Chính vì vậy, việc xử lý thông tin phải xác định được nguồn gốc thông tin, có sự so sánh, đối chiếu các nguồn thông tin với thông tin chính thức, tránh tình trạng sa vào xử lý nguồn thông tin chưa được kiểm chứng đầy đủ, chưa có cơ sở để giải thích về sự mâu thuẫn giữa nguồn thông tin đó với thông tin chính thống.

- Loại bỏ các yếu tố bình luận lẫn trong thông tin, các dư luận xã hội chưa kiểm chứng.

Quá trình xử lý thông tin phải nắm được hạt nhân của thông tin. Thông tin trong không ít trường hợp được đưa cùng với những yếu tố bình luận, dư luận xã hội, những nhận xét của người đưa tin. Vì vậy, để xử lý thông tin hiệu quả cần loại bỏ những yếu tố bình luận, nhận xét, những yếu tố mang tính dư luận xã hội để xác định đúng nội dung cốt lõi, yếu tố khác quan trong thông tin được cung cấp.

4.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin

Kết quả thu thập thông tin từ nghiên cứu tài liệu, số liệu thống kế, phỏng vấn, khảo sát tồn tại dưới hai dạng:

- Thông tin định tính.

- Thông tin định lượng.

Để nâng cao hiệu quả xử lý thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình này ngày càng phổ biến. Quá trình áp dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin cần lưu ý:

- Xử lý logic đối với thông tin định tính. Đây là việc đưa ra những phán đoán về bản chất của sự kiện.

- Xử lý toán học đối với các thông tin định lượng. Đây là việc sử dụng phương pháp thống kê toán để xác định xu hướng, diễn biến của tập hợp dữ liệu thu thập được.

4.4.1. Xử lý thông tin định tính

a. Đọc tư liệu thu thập

Để phân tích thông tin định tính có hiệu quả phải hoà nhập vào dữ kiện đã thu thập bằng cách đọc đi đọc lại. Trước hết phải đọc để xem nội dung có phù hợp với ý định đã đưa ra, thông tin có đầy đủ, chi tiết hay chỉ ở bề mặt, các người phỏng vấn có sử dụng các kỹ thuật định tính một cách thích hợp?

Các bước cơ bản trong xử lý thông tin định tính

group 687
Đọc kỹ tư liệu thu thập để xác định được những chủ đề nổi bật và phát triển những giải thích tạm thời. Phải xem những chủ đề nào bị bỏ sót và những chủ đề nào mới xuất hiện. Ghi những nhận định, những “ghi nhớ” (memo) ngay vào tư liệu đang đọc (với những quy ước đặc biệt).

Phải chú ý chất lượng của thông tin thu thập bằng cách xem lại các phương pháp, kỹ thuật thu thập thông tin của những người cộng tác có phù hợp không.

Từ những nguồn thông tin khác nhau, với những kỹ thuật thu thập khác nhau, phải xem những chủ đề xuất hiện có theo một khuôn mẫu nào không. Những khuôn mẫu ở đây bao gồm cả những gì hay lập đi lập lại, tương quan có thể có giữa những chủ đề, những đáp ứng mâu thuẫn hoặc những lỗ hổng… Những lỗ hổng này có thể nêu lên những vấn đề mới hoặc đòi hỏi phải thu thập thông tin bổ sung.

b. Mã hoá dữ kiện, lập bản chỉ dẫn các dữ kiện (indexing)

Khi xử lý thông tin cần sắp xếp các dữ kiện, đọc các dữ kiện, bước tiếp theo là mã hoá, làm bản chỉ dẫn về các dữ kiện theo những đề mục, phạm trù nhất định. Đây là cách tổ chức và phân loại các dữ kiện để sau này có thể so sánh các trường hợp, tìm ra các khuôn mẫu chung lý giải các vấn đề.

Mã hoá thông tin định tính là một quá trình gán tên cho một một đoạn văn bản có những thông tin giống nhau hay có tương quan với nhau, để có thể tập hợp lại hay so sánh với nhau. Chúng ta có thể mã hoá các chủ đề (là những loại ý tưởng chính xuất hiện từ việc tập hợp các dữ kiện cơ sở). Việc mã hoá tương tự việc cắm những ký hiệu giao thông, giúp cho biết được ta đang ở đâu, thấy gì, và cho phép phân tích một lượng thông tin lớn dễ dàng và chính xác hơn. Mã hoá như vậy cho phép lọc ra các thông tin có cùng nội dung, tập hợp thành những tập tin riêng, từ đó có thể tìm ra những chủ đề chi tiết hơn.

Có nhiều hình thức mã hoá thông tin khác nhau: mã hoá mở, mã theo trục, mã chọn lọc. Do đó nếu có nhiều người cùng xử lý thông tin thì phải thảo luận đi đến những kết luận chung về việc mã hoá.

Hiện nay, có những phần mềm có chức năng sắp xếp, phân loại các dữ kiện định tính - như phần mềm Aquad, Hyperresearch, Nudist, Nvivo (Úc), Ethnograth, Qualpro, Meca... Nhưng việc phân ra các đề mục, mã hoá vẫn là công việc của người xử lý thông tin. Máy tính chỉ giúp lọc ra các sự kiện, sắp xếp sự kiện còn việc dựa trên các sự kiện này để lý luận vẫn là công việc của người xử lý thông tin.

Khi mã hoá, người xử lý thông tin có thể ghi chú thêm những nhận định của mình (memos), với những quy ước riêng. Trong quá trình mã hoá cũng có thay đổi tên gọi các mã cho phù hợp với thông tin được xử lý. Đồng thời, người xử lý thông tin sẽ nhận thấy có một số mã tập hợp lại với nhau, tập trung nhiều thông tin, nhưng cũng có mã trở thành rời rạc.

Việc mã hoá có thể tiến hành liên tục ngay từ khi thu thập thông tin có nhiều ưu điểm. Nó cho phép có thể bổ sung các câu hỏi cho những lần thu thập kế tiếp. Với những thông tin mới được thu thập, việc liên tục xem lại cơ cấu mã hoá cho phép phát hiện sớm các định kiến.

Sắp xếp, truy xuất các mã, hình thành các tập tin theo chủ đề: Sau khi đã đọc đi, đọc lại các thông tin và mã hoá, có thể bắt đầu một bước mới bằng cách sắp xếp và truy xuất các mã (coding sort). Đây là việc tập hợp các văn bản của những mã giống nhau thành các tập tin mới. Bước này có thể làm thủ công hay bằng các phần mềm ứng dụng xử lý nghiên cứu định tính.



c. Trình bày các dữ kiện

Trình bày các dữ kiện là làm một bản liệt kê tóm tắt những điều liên quan đến chủ đề phân tích. Trước hết phải quan tâm nắm bắt những sắc thái, khác biệt trong chủ đề, phân biệt các khía cạnh định lượng và định tính, những khác biệt giữa những cá nhân, các nhóm nhỏ. Phải phân biệt những chủ đề chính và những chủ đề phụ xuất hiện từ các dữ kiện. Sau khi đã phân biệt, hãy quay trở lại dữ kiện và tìm xem những thông tin hỗ trợ những chủ đề chính, chủ đề phụ đã nêu ra, cả khía cạnh định lượng và định tính.



d. Cô đọng thông tin

Cô đọng thông tin là tinh lọc thông tin để có thấy rõ những khái niệm chủ yếu và tương quan giữa chúng. Thực hiện bước này khi việc thu thập thông tin kết thúc và sau khi mã hoá, nghiền ngẫm tư liệu. Mục tiêu của giai đoạn này là để có một cái nhìn, nắm ý nghĩa tổng quát của tư liệu và phân biệt được các chủ đề trung tâm với các chủ đề phụ, phân biệt cái chủ yếu và không chủ yếu. Để có cái nhìn tổng quát như vậy về tư liệu đôi lúc cần những sơ đồ dễ nhìn bằng cách sử dụng các bản tóm tắt, bản ma trận, sơ đồ, đồ thị…



đ. Giải thích thông tin

Làm thế nào để đi đến được các ý nghĩa cơ bản của các thông tin định tính? Giải thích có nghĩa là tìm ra được ý nghĩa chủ yếu của thông tin. Mục tiêu của giải thích không phải là liệt kê ra các chủ đề hấp dẫn với các minh hoạ, mà là cho thấy mô hình phân tích là thích hợp và nó nói lên cái gì.



e. Tổng hợp kết quả, cung cấp thông tin

Rút ra thông tin cuối cùng về đối tượng, sự vật, sự việc. Cung cấp thông tin các thông tin này phục vụ quá trình quản lý.



g. Lưu trữ thông tin bằng hồ sơ và dữ liệu trên máy tính.

4.4.2. Xử lý thông tin định lượng

Để cô đọng các dữ kiện cần phải tiến hành công việc mã hoá (coding). Mã hoá có nghĩa là gán cho các phương án trả lời một ký hiệu, một con số nào đó (nhất là đối với trường hợp sử dụng các bản hỏi). Quá trình mã hoá có thể được thực hiện trước hay sau khi thu thập dữ kiện. Việc mã hoá trước (precoding) có thể được sử dụng với các câu hỏi đóng. Hay nói cách khác với các câu hỏi đóng ta biết các biến thể của câu trả lời nên có thể cho mỗi biến thể một ký hiệu quy ước trước. Và ngược lại, với các câu hỏi mở thường người ta phải sử dụng việc mã hoá sau (post coding) do không biết có bao nhiêu biến thể cho câu trả lời.

Hiện nay có các phần mềm chuyên dụng xử lý các bản hỏi và xử lý thống kê như SPSS, SPAD, SAS, Stata, Statgraphics...

Việc xử lý các dữ kiện định lượng bao gồm các công việc chính: 1) sắp xếp, mô tả các dữ kiện, 2) tìm tương quan giữa các biến số và 3) giải thích khoảng cách giữa các kết quả đạt được và những kết quả chờ đợi; 4) xác định thông tin cuối cùng; 5) cung cấp thông tin; 6) bảo quản, lưu trữ thông tin.

- Trong việc mô tả, sắp xếp các dữ kiện ta có thể trình bày chúng với các dạng thống kê mô tả.

- Thông kê và tìm mối quan hệ giữa các yếu tố. Ví dụ mối quan hệ giữa trình độ học vấn và tỷ suất sinh; mối quan hệ giữa công tác tuyên truyền, vận động thực hiện pháp luật với tỷ lệ vi phạm pháp luật để đánh giá hiệu quả công tác tuyên truyền. Trong trường hợp này, người xử lý thông tin có thể sử dụng phần mềm để xác định mối tương quan hoặc thông qua khai thác thông tin theo lịch sử để nhận diện mối tương quan này;

- Giải thích về ý nghĩa thông tin thu thập được với các thông tin đã có, thông tin chính thức, tìm cơ sở để luận giải sự khác biệt, để khẳng định tính chính xác của thông tin;

- Xác định thông tin bản chất thu thập được;


- Cung cấp thông tin cho các chủ thể liên quan bằng hình thức thích hợp;

- Lưu trữ thông tin trong hồ sơ tài liệu và trong dữ liệu máy tính.

Khi xử lý thông tin cần kết hợp hai loại thông tin định lượng và định tính. Nếu có mâu thuẫn, quá trình xử lý thông tin cần phải quyết định dung hoà hay ưu tiên như thế nào để đi đến một lý giải toàn diện những kết quả đã tìm được, để có được thông tin hữu ích phục vụ cho quá trình giải quyết công việc.

5. NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG QUÁ TRÌNH THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN

5.1. Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích

Quá trình thu thập thông tin luôn đối mặt với hai vấn đề hoặc quá tải thông tin hoặc thiếu các thông tin cần thiết. Sự quá tải về thông tin dẫn đến trong việc khó khăn lựa chọn những thông tin phản ánh đầy đủ nhất, toàn diện nhất về bản chất sự việc, hiện tượng và tạo sức ép phải thu thập thêm thông tin vì tâm lý không muốn bỏ sót thông tin dù thông tin thu thập được có thể đã đến mức bão hoà. Sự quá tải về thông tin cũng dẫn đến khó khăn cho quá trình xử lý. Việc xử lý nhiều thông tin vừa đòi hỏi thời gian vừa đòi hỏi nhiều nguồn lực và kỹ năng xử lý thông tin.

Trái ngược với sự quá tải về thông tin là tình trạng thiếu thông tin hữu ích. Việc thiếu thông tin hữu ích dẫn đến để có thể có đủ thông tin cho quá trình giải quyết công việc cần phải tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn để thu thập. Mặt khác, do thiếu thông tin hữu ích nên cho dù cố gắng thu thập thông tin thì thông tin thu thập được có thể không phản ánh hết được bản chất của đối tượng, dẫn đến có thể nhận thức sai lệch về đối tượng. Việc thiếu thông tin hữu ích dẫn đến quá trình xử lý thông tin khó tìm ra bản chất, ý nghĩa của thông tin. Bởi lẽ, thông tin chỉ có ý nghĩa thống kê khi đạt đến một định mức nhất định.

5.2. Hạn chế về năng lực và kỹ năng xử lý thông tin

Hạn chế về năng lực và kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả khai thác thông tin. Sự quá tải về thông tin, sự đa dạng về thông tin dẫn đến những khó khăn trong quá trình thu thập và xử lý. Sự hạn chế về kỹ năng thu thập thông tin biểu hiện trên nhiều phương diện như thiếu kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ năng triển khai áp dụng các phương pháp. Việc xử lý thông tin sẽ bị giảm bớt hiệu quả nếu chủ thể thu thập thông tin không có các kiến thức về thống kê, thiếu kỹ năng phân tích thông tin, kỹ năng sử dụng các phương tiện tin học trong xử lý số liệu.



5.3. Những trở ngại trong cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý, văn hoá tổ chức

Cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý và văn hoá tổ chức có thể ảnh hưởng đến quá trình thu thập và xử lý thông tin. Văn hoá tổ chức khép kín, thiếu sự cởi mở, chia sẻ thông tin giữa các cán bộ, công chức với nhau có thể sẽ gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, khi tổ chức duy trì quá nhiều thủ tục cứng nhắc cũng dẫn đến việc thu thập và chia sẻ thông tin khó khăn, thành rào cản cho quá trình thu thập thông tin. Cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều tầng nấc có thể làm cho thông tin bị thu thập không đầy đủ hoặc bị nhiễu qua các tầng nấc.


BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

1. Mô tả tình huống

Ông Lê Đức Thiêm được thừa hưởng một mảnh đất khoảng 2.000 m2 do tổ tiên để lại tọa lạc tại xã V, huyện N, tỉnh H. Mảnh đất này có từ thời hậu Lê. Dòng họ của ông Lê Đức Thiêm từ xưa đến nay vốn là một dòng họ nổi tiếng về nghề làm gốm.

Không biết nghe được thông tin thất thiệt từ đâu mà thời gian gần đây (cuối năm 2005) có một người lạ mặt chuyên dò la và tìm tòi những đồ gốm cổ quý hiếm từ thế kỷ thứ 15 trên mảnh vườn trồng cây bạch đàn của nhà ông Thiêm. Sau khi tìm hiểu thì biết được người đàn ông lạ mặt này là một người buôn đồ cổ đến từ Trung Quốc. Mất một thời gian tìm kiếm không có hiệu quả, người buôn đồ cổ này đã liên hệ với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã V để nhờ ông chủ tịch sang nói với ông Thiêm nhằm mua mảnh vườn đang trồng cây bạch đàn của gia đình ông với giá rất cao. Gia đình ông Thiêm không đồng ý bán mảnh vườn đó vì ông cho rằng đó là mảnh đất do tổ tiên để lại nên phải giữ gìn. Mặt khác, người con trai cả của ông cũng chuẩn bị lập gia đình, ông Thiêm đang định xây nhà trên mảnh vườn đó để cưới vợ cho con.

Đầu năm 2006, gia đình ông Thiêm đã động thổ để xây nhà trên mảnh vườn trồng cây bạch đàn ấy. Thật bất ngờ, khi người ta đào đất để đặt móng nhà thì tìm thấy những đồ gốm như chén, bát, đĩa, lọ hoa… với những họa tiết trên đó rất đẹp. Gia đình ông Thiêm cũng chưa biết đó là loại đồ gốm quý hiếm nhưng thấy đẹp thì đem vào nhà cất. Tình cờ có một người bạn của ông Thiêm ở Hà Nội về chơi, ông bạn này vốn là một nhà nghiên cứu khảo cổ học rất có tiếng tăm. Ông Thiêm đã đem những đồ gốm mới đào được cho người bạn xem. Ông Thiêm hết sức bất ngờ khi người bạn của mình báo tin rằng đây là loại đồ gốm cổ rất quý hiếm có từ thế kỷ thứ 15.

Ngay sau đó, ông Thiêm đã đưa các đồ gốm cổ ấy lên bảo tàng tỉnh H để nhờ cất giữ và thẩm định. Trước khi đưa lên bảo tàng tỉnh, con trai cả của ông Thiêm đã lấy máy ảnh chụp những đồ gốm đó lại để làm kỷ niệm. Sau đó anh đã đưa ra hiệu ảnh rửa. Tình cờ lúc rửa ảnh thì gặp ông chủ tịch xã V ở đó. Biết được điều này, ông chủ tịch xã V đã ngay lập tức báo cho người buôn đồ cổ đến từ Trung Quốc biết. Chỉ cần thông báo tin này, Chủ tịch xã V đã được 1000 đô la Mỹ. Sau đó, người buôn đồ cổ ấy đã đặt vấn đề mua toàn bộ lô cổ vật mà gia đình ông Thiêm vừa đào được với giá 100.000 đô la Mỹ nhưng ông Thiêm không bán. Không đạt được ý định, chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã V đã huy động công an xã đến nhà ông Thiêm lục soát, tìm tòi toàn bộ số cổ vật vì cho rằng gia đình ông Thiêm không chịu khai báo với Uỷ ban nhân dân xã khi đào được cổ vật và bắt giữ con trai ông Thiêm.

2. Câu hỏi đặt ra cần xử lý

- Tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến vấn đề đặt ra trong tình huống.

- Khi đào được cổ vật, gia đình ông Thiêm có nhất thiết phải khai báo với Uỷ ban nhân dân xã V không?

- Trong tình huống này, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã V có thẩm quyền bắt giữ con trai ông Thiêm không?



TÀI LIỆU THAM KHẢO

  1. H. Koontz và các tác giả: Những vấn đề cốt yếu của quản lý, NXB. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, 2004, trang 519 - 535.

  2. James H. Donnelley và các tác giả: Quản trị học căn bản, NXB. Thống kê, Hà Nội, 2004, trang 663 - 670.

  3. Hàn Viết Thuận, Hệ thống thông tin trong quản lý, NXB. Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2008.


Phần IV

YÊU CẦU, HƯỚNG DẪN

VIẾT TIỂU LUẬN TÌNH HUỐNG VÀ ĐI THỰC TẾ
Mục 1

YÊU CẦU, HƯỚNG DẪN VIẾT TIỂU LUẬN

          1. Mục đích

  1. Là phần thu hoạch kiến thức và kỹ năng thu nhận được từ Chương trình bồi dưỡng theo tiêu chuẩn ngạch trong thời gian 8 tuần của công chức ngạch chuyên viên và tương đương.

  2. Đánh giá mức độ kết quả học tập của học viên đã đạt được qua Chương trình.

  3. Đánh giá khả năng vận dụng kiến thức và kỹ năng đã thu nhận được vào thực tiễn tại vị trí công tác của công chức ngạch chuyên viên và tương đương.

          1. Yêu cầu

  1. Cuối khóa học, mỗi học viên phải viết một tiểu luận giải quyết tình huống trong hoạt động hành chính nhà nước gắn với công việc mà mình đang đảm nhận, trong đó chỉ ra kiến thức và kỹ năng thu nhận được, phân tích công việc hiện nay và đề xuất vận dụng vào công việc.

  2. Các yêu cầu và hướng dẫn cụ thể sẽ thông báo cho học viên khi bắt đầu khóa học.

          1. Hướng dẫn

  1. Đúng yêu cầu của tiểu luận tình huống quản lý nhà nước

  2. Độ dài không quá 20 trang A4 (không kể trang bìa, phần tài liệu tham khảo và phụ lục), sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, cách dòng 1,5.

  3. Văn phong/cách viết: Có phân tích và đánh giá, ý kiến nêu ra cần có số liệu minh chứng rõ ràng.

          1. Đánh giá

            1. Chấm điểm theo thang điểm 10: Đạt từ 5 điểm trở lên.

            2. Xếp loại:

- Giỏi: 9 - 10 điểm;

- Khá: 7- 8 điểm;

- Trung bình: 5 - 6 điểm;

- Không đạt: Dưới điểm 5.


Mục 2

YÊU CẦU, HƯỚNG DẪN ĐI THỰC TẾ

1. Mục đích

a) Quan sát và trao đổi kinh nghiệm công tác qua thực tiễn tại một đơn vị cụ thể.

b) Giúp kết nối giữa lý thuyết với thực hành.

2. Yêu cầu

a) Giảng viên xây dựng bảng quan sát để học viên ghi nhận trong quá trình đi thực tế.

b) Học viên chuẩn bị trước câu hỏi hoặc vấn đề cần làm rõ trong quá trình đi thực tế.

3. Hướng dẫn

a) Cơ sở đào tạo, dưỡng bố trí tổ chức và sắp xếp đi thực tế cho học viên.



b) Cơ quan, đơn vị học viên đến thực tế chuẩn bị báo cáo kinh nghiệm và tạo điều kiện để học viên trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn.




KT. BỘ TRƯỞNG

THỨ TRƯỞNG

Nguyễn Tiến Dĩnh



1 C.Mác, Ph.Ăngghen toàn tập, T.4, tr.447 (tiếng Nga).

2 Xem Học viện Hành chính Quốc gia (2001): Chính trị học - Giáo trình cử nhân hành chính.NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội.

3 Đảng Cộng sản Việt Nam (2011): Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI. NXB. Chính trị Quốc gia, tr.85-86.

4 Xem Đinh Văn Mậu và các tác giả (1997): Chính trị học đại cương. NXB. thành phố Hồ Chí Minh, tr.135.

5 Xem Đinh Văn Mậu và các tác giả (1997): Chính trị học đại cương. NXB. thành phố Hồ Chí Minh, tr.136.

6 Xem Đinh Văn Mậu và các tác giả (1997): Chính trị học đại cương. NXB. thành phố Hồ Chí Minh, tr.136.


7 Cương lĩnh xây dựng đất nước trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội (bổ sung, phát triển năm 2011)

8 Cương lĩnh xây dựng đất nước trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội (bổ sung, phát triển năm 2011)

9 Cương lĩnh xây dựng đất nước trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội (bổ sung, phát triển năm 2011)

10 V.I.Lênin: Toàn tập, NXB. Tiến bộ, Mátxcơva, 1976, tập 33, tr. 9.

11 C.Mác và Ph.Ăngghen toàn tập, T. 21, tr.252.

12 V.I.Lênin toàn tập, T.39, tr.84

13 V.I.Lênin toàn tập, T.39, tr.84.

14 Cương lĩnh xây dựng đất nước trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội (bổ sung, phát triển năm 2011)

15 Xem Đảng Cộng sản Việt Nam (2011): Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI. NXB. Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

16 Đảng Cộng sản Việt Nam (1991): Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII. NXB. Sự thật, Hà Nội, tr.54.

17 Lê Minh Thông (2011): Tiếp tục đổi mới hệ thống chính trị đáp ứng các yêu cầu phát triển mới của đất nước.

18 Đảng Cộng sản Việt Nam (2011): Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thức XI. NXB. Chính trị Quốc gia, tr.70.

19 Nếu anh/chị nào quan tâm đến những dòng tư duy về nhà nước, có thể tìm đọc trong quyển sách “Tại sao quốc gia thất bại - nguồn gốc quyền lực, giàu sang và nghèo đói - Why nations fail : the origins of power, prosperity, and poverty” của 2 tác giả: Daron Acemoglu, James A. Robinson.

20 Cách tổ chức một viện hay hai viện tùy thuộc vào quốc gia. Nhà nước đơn nhất cũng có thể có 2 viện; nhà nước liên bang cũng tương tự.

21 Cần phân biệt từ tư pháp trong thực thi quyền tư pháp với tư pháp trong cơ cấu tổ chức của chính phủ (bộ tư pháp). Hai bộ phận này có thể cùng sử dụng chung một từ nhưng bản chất khác nhau.

22 Năm 1960, chúng ta có Luật Hội đồng chính phủ; Năm 1981 chúng ta có Hội đồng bộ trưởng (tương ứng với Hiện pháp 1980); từ sau 1992 lại này, chúng ta có tổ chức chính phủ (1992 và 2001)

23 Đọc các Luật tổ chức chính phủ để biết rõ thêm quy định các thành viên của chính phủ.

24 Điều 3 Luật tổ chức Hội đồng chính phủ quy định danh mục 24 bộ, cơ quan ngang bộ.

25 Thông tin dựa vào hai văn bản có giá trị hiện hành. Tuy nhiên, trong xu hướng cải cách , các văn bản pháp luật trên sẽ được cập nhật và do đó cần bổ sung khi có văn bản pháp luật mới

26 Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của chính phủ, Thủ tướng chính phủ đọc ở Hiến pháp và Luật tổ chức chính phủ

27 Xem điều 38-40 Luật Tổ chức Chính phủ 2001.

28 Điều 20 Luật Tổ chức chính phủ năm 2001.

29 Điều 22 Luật Tổ chức chính phủ năm 2001.

30 Điều 25-27 Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001 và Nghị định 36/2012, quy định cụ thể về trách nhiệm của Bộ trưởng với Quốc hội; chính phủ; với các Bộ khác và với chính quyền địa phương

31 Nghị định 36/2012-NĐ-CHÍNH PHỦ phân chia cơ cấu tổ chức bộ máy bộ thành 2 nhóm: nhóm các tổ chức giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước và nhóm các đơn vị sự nghiệp sẽ quy định trong từng nghị định về bộ.

32 Điều 118 Hiến pháp 1992.

33 Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân (2003).

34 Xem chi tiết quy định trong hiến pháp (chương về Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân) và các luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân – cụ thể là Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân 2003.Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên Uỷ ban nhân dân các cấp. Tham khảo thêm nghị định (dự thảo) về thành viên Ủy ban Nhân dân các cấp.

35 Xem chi tiết Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân 2003; Nghị định 112/2012

36 Tham khảo chi tiết 2 nhóm nghị định: 171 và 172 năm 2004 ; 13 và 14/2008 về cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh và huyện; Nghị định 12/2010; Nghị định 114/2003 và nghị định 112/2011 về công chức cấp xã.

37 Xem chi tiết trong Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân. Chương về Chủ tịch Ủy ban Nhân dân

38 Xem chi tiết quyết định 136/2001 và Nghị quyết 30C/2012 về nội dung chương trình tổng thể cải cách hành chính.

39 Xem chi tiết trong “ World Book - 1998”

40 Điều 3 Luật cán bộ, công chức (2008)

41 Trích điều 2, Nghị định 117/2003/NĐ-CP ngày 10tháng 10 năm 2003


42 Điều 4, Luật Cán bộ, công chức 13/11/2008, có hiệu lực 01/01/2010

43 Điểu 2, Luật Viên chức 2010

44 Điều 11, 12, 13, 14 Luật Cán bộ, công chức 2008

45 Nghị định 34/2011/NĐ-CP về xử lý kỷ luật công chức quy định các nguyên tắc cơ bản sau: Khách quan, công bằng; nghiêm minh, đúng pháp luật.

2. Mỗi hành vi vi phạm pháp luật chỉ bị xử lý một hình thức kỷ luật. Nếu công chức có nhiều hành vi vi phạm pháp luật thì bị xử lý kỷ luật về từng hành vi vi phạm và chịu hình thức kỷ luật nặng hơn một mức so với hình thức kỷ luật áp dụng đối với hành vi vi phạm nặng nhất, trừ trường hợp có hành vi vi phạm phải xử lý kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc.




46 . Hồ Chí Minh toàn tập, (1996), T6. NXB Chính trị Quốc gia, HN, tr. 320 – tr321.

47 Hồ Chí Minh toàn tập, (1995), T5. NXB Chính trị Quốc gia, HN, tr. 253.

48 Hồ Chí Minh toàn tập, (1995), T7, NXB Chính trị Quốc gia, HN, tr. 452.

49 Hồ Chí Minh toàn tập (1995), T4, NXB Chính trị Quốc gia, HN, tr. 158.

50 Hồ Chí Minh toàn tập,(1995), T11, NXB Chính trị Quốc gia, Hà nội, tr. 186.

51. Hồ Chí Minh Toàn tập, (1995),T4, Nxb Chính trị quốc gia, Hà nội, tr56 - 57.

52 . Hồ Chí Minh Toàn tập,(1995), T5, Nxb Chính trị quốc gia, Hà nội, tr698

53 Tài liệu bồi dưỡng công chức của Học viện Hành chính

54 Từ Sắc lệnh 76/SL năm 1950 đến Luật cán bộ, công chức (2008) đã có những sự thay đổi về cách phân loại và gọi tên công chức. Học viên tìm đọc pháp lệnh cán bộ, công chức và Luật cán bộ, công chức để so sánh.

55 Theo nghiên cứu của một số tác giả, các nước đang phát triển rất quan tâm đến xây dựng một hệ thống chuẩn mực quy định đạo đức và chuẩn mực hành vi cuta công chức để làm cơ sở cho việc kiểm soát.

56 Xem chi tiết nội dung của Sắc lệnh 76/SL ở phần phụ lục đọc bắt buộc cuối giáo trình.

57 Những quy định này từ pháp lệnh 1998 có khác hơn với sự chỉnh sửa ở văn bản 2000. (xem nguyên văn pháp lệnh qua ba lần chỉnh sửa ở cuối giáo trình).

58 Xem Văn kiện Hội nghị Trung ương 8 (Khoá VII) tháng 1 năm 1995.

59 Xem them David Osborne và Ted Gaebler: Đổi mới hoạt động của Chính phủ. NXB. Chính trị Quốc gia, Hà nội, 1997.

60 Phần phân ngành của các nước cũng như phân ngành theo chuẩn quốc tế, học viên có thể tham khảo thêm tài liệu. Đây là lĩnh vực chuyên sâu của kinh tế ngành.

61 Giảng viên tìm đọc để có thể giới thiệu phân loại ngành này khi vận dụng vào phân loại phục vụ tổ chức các cơ quan quản lý nhà nước theo ngành.

62 Xem Nghị định 75/CP ngày 7/10/1993 của Chính phủ và Quyết định số 143/TCTK - PPCĐ ngày 22/12/1993 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê.

63 Xem Lịch sử chính phủ Việt Nam tập 1(1945-1955) và tập 2 (1955-1975)

64Xem Lịch sử chính phủ Việt Nam tập 2 (1955-1970) và tập 3 (1975-2005)

65 Xem Lịch sử chính phủ Việt Nam Tập 3.

66 Xem lịch sử chính phủ Việt Nam Tập 3; 1975-2005; Các nghị quyết của Kỳ họp thứ nhất Quôc hội Khóa IX; X; XI;XII và XIII về phê chuẩn đề nghi danh sách các bộ của chính phủ nhiệm kỳ tương ứng.

67 Xem chi tiết nghị định 13/2008 và Nghị định 14/2008. Nên đối chiếu so sánh với nghị định 171 và 172/2003 cũng về cơ quan chuyên môn. Đồng thời tham khảo văn bản dự thảo về thay đổi cơ quan chuyên môn.

68 Xem chi tiết Luật Giáo dục 2010 sửa đổi

69 Quyết định số 73/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ ngày 4/4/2006Phê duyệt  Quy hoạch tổng thể phát triển các ngành công nghiệp Việt Namtheo các vùng lãnh thổ đến năm 2010, tầm nhìn đến năm 2020

70 Luật quy hoạch đô thị (2009) có hiệu lực từ 01/01/2010; Nghị định số 42/2009/NĐ-CP của Chính phủ về viêc phân loại đô thị


71 Chi tiết của phân chia thành các vùng lãnh thổ các cấp từ xã lên đến Bộ và sự thay đổi, tìm đọc trong lịch sử chính phủ Việt Nam qua các thời kỳ.

72 Hiến pháp 1959

73 Đọc bài “Bốn lần điều chỉnh địa giới hành chính thành phố Hà Nội thời kỳ 1954-2008” trên Với Thăng Long - Hà Nội, Nxb. Thế giới, Hà Nội, 2011

74Điều 4 của Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân (1994 và 2003)

75 Xem Hiến chương chính quyền địa phương tự quản, Tài liệu của OECD.

76 Theo Trần Thị Thanh Thủy (2007), Văn hóa tổ chức và một số giải pháp phát triển văn hóa công sở, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 9/2006.

77 Thái Trí Dũng, Kỹ năng giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh, NXB Thống kê, TP Hồ Chí Minh, 2003, tr. 91 dẫn theo “Tiếp xúc mặt đối mặt trong quản lý”. D. Torrington, 1994.

78 Quản lý học đại cương, Giáo trình đại học hành chính - Học viện Hành chính Quốc gia. Hà Nội, 2002.

79 Tập bài giảng môn học Tâm lý ứng xử công sở ngành cao đẳng quản trị văn phòng, Trường Cao đẳng Cần Thơ.

80 Allan- Pease: Thuật xét người qua điệu bộ, NXB Trẻ, 1998.




1   ...   29   30   31   32   33   34   35   36   37


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương