BỘ NỘi vụ CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam


Mối quan hệ giữa các hệ thống thông tin quản lý



tải về 3.18 Mb.
trang13/37
Chuyển đổi dữ liệu07.07.2016
Kích3.18 Mb.
1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   ...   37

1.7. Mối quan hệ giữa các hệ thống thông tin quản lý

1.7.1. Tổ chức các HTTT phục vụ quản lý hành chính Nhà nước

Xét trên tổng thể của hoạt động quản lý nhà nước, hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành chính nhà nước được thể hiện theo ba tuyến chính là:

- Tuyến tổng thể: quản lý nhà nước trên phạm vi toàn quốc

- Tuyến theo lãnh vực: quản lý nhà nước theo ngành

- Tuyến theo lãnh thổ: quản lý nhà nước theo địa phương

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành chính nhà nước phải bảo đảm tính hệ thống thông suốt từ trung ương đến địa phương và cơ sở, đồng thời phải bảo đảm tính chuyên sâu của từng lĩnh vực quản lý cũng như của từng cấp quản lý cụ thể.

Hệ thống thông tin toàn quốc, bao gồm từ Chính phủ đến các địa phương, các Bộ, các ngành

Chức năng của hệ thống thông tin toàn quốc là đảm bảo mối quan hệ và liên lạc về thông tin thông suốt, thống nhất, đồng bộ trên cả nước. Hệ thống có trách nhiệm đảm bảo lưu thông thông tin chỉ đạo từ Chính phủ tới các địa phương, các Bộ, các ngành, theo một thể thống nhất và đảm bảo phục vụ mọi nhu cầu về thông tin mang tính nhà nước đối với hoạt động quản lý.

Sgroup 52ơ đồ hệ thống thông tin toàn quốc phục vụ quản lý hành chính nhà nước có thể phác hoạ như sau

Hình 5. Sơ đồ HTTT toàn quốc phục vụ quản lý hành chính nhà nước

Hệ thống thông tin toàn quốc- với vai trò là nhân hàng dữ liệu về pháp luật, về các văn bản pháp quy của Nhà nước, về các số liệu thống kê, lưu trữ trên mọi mặt hoạt động của cả nước và các vấn đề quốc tế có liên quan- sẽ là trung tâm quản lý, cung cấp và đáp ứng mọi nhu cầu về thông tin cho mạng lưới thông tin của các cơ quan nhà nướcở địa phương, trước hết là các UBND tỉnh, thành phố, quận, huyện, và các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, các cơ quan thuộc chính phủ.

Với khả năng truyền nhận thông tin thích hợp, hệ thống thông tin toàn quốc cho phép thực hiện và đáp ứng các nhu cầu truyền thông tin chỉ đạo từ Trung ương đến các địa phương, các Bộ, các ngành; và các thông tin báo cáo từ các địa phương, các Bộ, các ngành lên Trung ương một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ; giúp cho việc chỉ đạo, tổnh hợp, phân tích tình hình đúng đắn, kịp thời; tạo cơ sở chặt chẽ và nghiêm túc cho việc ban hành những quyết định quản ý mang tính khoa học, phù hợp với quy luật khách quan, có hiệu lực và hiệu quả.

HTTT phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương:

Song song với quản lý nhà nước trên phạm vi toàn quốc, hoạt động quản lý của chính quyền địa phương đóng vai trò hết sức quan trọng- đó là vai trò quản lý toàn diện mọi mặt hoạt động trên từng lãnh thổ trong cả nước. Các hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý địa phương tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý nhà nước nói chung, phải vừa đảm bảo tính thống nhất, tập trung của Nhà nước từ trung ương tới địa phương, vừa phải kết hợp, phát huy được tính năng động, sáng tạo bên cạnh tính tự chủ, truyền thống của từng địa phương trong khuôn khổ pháp luật nhà nước quy định.

Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương bao gồm:

- Các trung tâm thông tin thuộc UBND tỉnh, thành phố có chức năng tiếp nhận thông tin từ các cơ sở trực thuộc, xử lý sơ bộ các thông tin theo yêu cầu quy định và truyền đến các cơ sở những thông tin chỉ đạo về tất cả các mặt có liên quan đến chức năng quản lý nhà nước. các trung tâm này vừa đón vai trò chủ đạo trong hoạt động của hệ thống thông tin địa phương, vừa đong vai trò cơ sở cho hệ thống thông tin toàn quốc.

- Các thành phần trong hệ thống nằm ở các quận, huyện, thị xã, các sở, ban, ngành… có chức năng thu thập các thông tin hoạt động của cơ sở, xử lý sơ bộ theo yêu cầu quy định, tâp hợp và cung cấp các thông tin cho cơ sở theo quy định, thường xuyên và định kỳ báo cáo lên trung tâm, đồng thời nhận những thông tin chỉ đạo từ trung tâm về cơ sở.

HTTT phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước của các Bộ, ngành:

Tương tự như trên, hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước của mỗi Bộ, ngành cũng bao gồm các trung tâm thông tin trực thuộc hoặc nằm cạnh Văn phòng Bộ, ngành, và các thành phần trong hệ thống nằm ở các cơ sở. Do đặc thù của hoạt động quản lý, nên các thành phần trong hệ thống không chỉ có chức năng đảm bảo mối liên lạc thông tin hai chiều trong phạm vi của Bộ, ngành, mà trong một số trường hợp nhất định, còn phải đảm bảo thực hiện những hoạt động trao đổi thông tin với các trung tâm thông tin thuộc hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý địa phương theo quy định của Nhà nước.



1.7.2. Một số HTTT phục vụ hoạt động quản lý hành chính nhà nước theo hướng tin học hóa hành chính và mối quan hệ giữa các hệ thống

Trên địa bàn các tỉnh, thành phố, hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành và quản lý toàn diện các lĩnh vực chính trị, kinh tế - xã hội, an ninh và quốc phòng của tỉnh, thành phố. Hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh, thành phố bao gồm Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND), Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, thành phố, các sở, cục, ban, ngành (gọi chung là các sở), HĐND và UBND các quận, huyện/thị(gọi chung là các huyện/thị) và HĐND và UBND các phường/xã, thị trấn (gọi chung là phường/xã). Hệ thống thông tin (HTTT) phục vụ điều hành và quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh, thành phố bao gồm các thành phần sau đây:

(1) HTTT phục vụ điều hành và quản lý tại các cơ quan quản lý nhà nước

(2) HTTT phục vụ cung cấp các dịch vụ công.



a. HTTT phục vụ điều hành và quản lý hành chính trên địa bàn tỉnh, thành phố

Trên cơ sở mạng máy tính bao gồm các mạng LAN tại các cơ quan nhà nước được kết nối với nhau thành mạng diện rộng, các hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước trong tỉnh, thành phố được tiến hành xây dựng và liên kết với nhau để tạo thành một HTTT phục vụ điều hành và quản lý thống nhất nhằm phục vụ và nâng cao hiệu quả công tác điều hành - quản lý, các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ tại các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh, thành phố (gọi là mạng công vụ của tỉnh, thành phố). Đó là hệ thống tích hợp, thống nhất liên kết các hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước, cụ thể là Văn phòng HĐND & UBND tỉnh, các Sở, UBND các huyện/thị và trong tương lai hệ thống sẽ được mở rộng đến UBND các xã /phường/thị trấn. Tại Văn phòng HĐND & UBND tỉnh, thành phố sẽ xây dựng trung tâm tích hợp CSDL, Trung tâm này đóng vai trò liên kết và tích hợp thông tin của tất cả các đơn vị trong hệ thống. Thông qua trung tâm tích hợp CSDL, mạng công vụ của tỉnh, thành phố được kết nối với mạng diện rộng của Chính phủ (CPNet) và các mạng chuyên ngành khác với mục đích báo cáo, khai thác, trao đổi và chia sẻ thông tin.

Kết cấu của HTTT có thể được mô tả theo hai quan điểm: quan điểm dựa theo tổ chức và quan điểm dựa theo chức năng. Quan điểm dựa theo tổ chức phân chia HTTT theo tổ chức của các cơ quan nhà nước, còn quan điểm dựa theo chức năng phân chia HTTT theo chức năng của các hệ thống con.

Theo quan điểm dựa theo tổ chức, kết cấu HTTT phục vụ điều hành và quản lý hành chính tại các cơ quan nhà nước bao gồm:

- Các HTTT tại mỗi cơ quan nhà nước.

- Các HTTT tích hợp trong phạm vi toàn quốc được xây dựng trên cơ sở tích hợp các HTTT của các cơ quan nhà nước với đầu mối là Trung tâm tích hợp CSDL.



b. Các HTTT được xây dựng tại mỗi cơ quan nhà nước

Tại mỗi cơ quan nhà nước tiến hành triển khai xây dựng và hoàn thiện HTTT của cơ quan nhằm mục đích:

- Phục vụ công tác điều hành quản lý và hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan.

- Hình thành kết nối để báo cáo, chỉ đạo, trao đổi thông tin theo chiều dọc (với cấp trên chủ quản và cấp dưới) và theo chiều ngang (với các cơ quan ngang cấp).

- Hình thành mối liên kết và trao đổi thông tin với các HTTT phục vụ dịch vụ công.

HTTT của mỗi cơ quan nhà nước về cơ bản sẽ bao gồm các thành phần sau:

+ Hệ Điều hành tác nghiệp và các chương trình quản lý nội bộ bao gồm:


    • Hệ điều hành tác nghiệp,

    • Hệ thư tín điện tử,

    • WEBSITE của cơ quan,

    • Các chương trình quản lý nội bộ.

Hệ thống các cơ sở dữ liệu bao gồm:

    • Các CSDL và các chương trình ứng dụng chuyên ngành phục vụ các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ (đối với các Sở)

    • CSDL tổng hợp phục vụ điều hành, bao gồm các dữ liệu tổng hợp từ các CSDL chuyên ngành,

    • CSDL văn bản pháp quy,

    • CSDL quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo.

Các HTTT tích hợp trong phạm vi toàn tỉnh, thành phố được xây dựng trên cơ sở tích hợp các HTTT của các cơ quan nhà nước với đầu mối là trung tâm tích hợp CSDL. Đó là các hệ thống:

+ Hệ thống điều hành tác nghiệp, bao gồm:



    • Hệ điều hành tác nghiệp,

    • Hệ thư tín điện tử,

    • WEBSITE phục vụ điều hành,

+ Hệ thống thông tin quản lý, bao gồm:

    • HTTT tổng hợp phục vụ điều hành,

    • HTTT luật và văn bản quy phạm pháp luật,

    • Hệ quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo.

Ngoài ra, tương tự như trên, nếu dựa theo chức năng của các HTTT ta cũng có thể xác định các hệ thống thông tin cần được xây dựng theo hướng hiện đại hóa nhất nhằm phục vụ và nâng cao hiệu quả công tác điều hành - quản lý, các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ tại các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn Tỉnh, Thành phố (gọi là mạng công vụ của Tỉnh, Thành phố).

c. Các HTTT phục vụ dịch vụ công

- Mục tiêu:

Hệ thống các HTTT phục vụ dịch vụ công nhằm các mục tiêu:

+ Nâng cao hiệu quả, rút ngắn thời gian, tự động hóa, đơn giản hóa và làm gọn nhẹ các quy trình giải quyết, xử lý các dịch vụ công của các cơ quan nhà nước.

+ Thực hiện việc phục vụ cung cấp các dịch vụ công, nhất là các dịch vụ công mang tính liên ngành cho nhân dân theo chế độ “một cửa”: giảm các thủ tục phiền hà, giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ và công minh theo đúng pháp luật.

+ Cung cấp các thông tin công cộng về Luật pháp, về các lĩnh vực dịch vụ công đến mọi người dân, nâng cao hiểu biết của nhân dân để mọi người thực hiện “sống và làm việc theo pháp luật.

- Để thực hiện được mục tiêu trên, cần thiết tiến hành thực hiện các công việc sau:

+ Xây dựng một WEBSITE công cộng.

+ Xây dựng hệ thống các HTTT phục vụ dịch vụ công theo các lĩnh vực

+ Kết nối các HTTT phục vụ dịch vụ công với các HTTT phục vụ điều hành và quản lý hành chính tại các cơ quan nhà nước với mục đích trao đổi thông tin hai chiều: cung cấp dữ liệu và khai thác dữ liệu.

Quá trình tin học hóa công tác điều hành và quản lý hành chính tại các cơ quan nhà nước và quá trình tin học hóa phục vụ cung cấp các dịch vụ công cho nhân dân cần phải được tiến hành song song, không tách rời nhau, trong một tổng thể thống nhất để hình thành mô hình “Chính phủ điện tử” của Tỉnh, Thành phố. Công tác quản lý nhà nước hướng tới phục vụ nhân dân là một trong những nội dung trọng tâm của quá trình đổi mới và cải cách hành chính.

Về thực chất, chính các HTTT và các CSDL phục vụ điều hành và quản lý tại các cơ quan nhà nước đóng vai trò nền về thông tin và dữ liệu mà trên đó WEBSITE công cộng và các HTTT phục vụ dịch vụ công sẽ hoạt động.

2. CÁC MÔ HÌNH VÀ PHƯƠNG TIỆN DIỄN TẢ DỮ LIỆU

2.1. Mã hoá tên gọi

Mã hóa tên gọi: là phép gán tên gọi vắn tắt cho một đối tượng nào đó trong hệ thống, tên gọi phải ngắn gọn, xác định, không trùng nhau trong cùng một phạm vi và phải thể hiện được những thông tin quan trọng nhất. 

Yêu cầu đối với mã hóa tên gọi: Mã hóa phải đảm bảo tính xác định, phải thích hợp với mục đích sử dụng cho người, cho máy tính hay cho cả người và máy tính. 

Mã hóa phục vụ người sử dụng phải có tính gợi nhớ, dễ hiểu, dễ giải mã 
Nếu việc mã hóa phục vụ cho máy tính, mã cần được định nghĩa chặt chẽ, từ ý nghĩa từng giá trị cho đến vùng giá trị của mã.

2.2. Từ điển dữ liệu

2.2.1. Khái niệm

Từ điển dữ liệu là một tư liệu tập trung mọi tên gọi của mọi đối tượng được dùng trong hệ thống trong cả các giai đoạn khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt và bảo trì. Chẳng hạn, ở mức logic có các tiến trình, các luồng dữ liệu, các giao dịch, các sự kiện, các kiểu thực thể, các kiểu thuộc tính... Ở mức vật lý có các tệp, các chương trình, các mođun, các thủ tục, các chương trình con ...



2.2.2. Kết cấu

Từ điển dữ liệu gồm các mục từ và lời giải thích. Lời giải thích thể hiện được cấu trúc của mục từ, bản chất (nội dung của mục từ), miền giá trị và phạm sử dụng. Ngoài ra, trong phần giải thích cũng có thể có thêm lời nhận xét của người phân tích hệ thống.Trong từ điển dữ liệu có nhiều loại mục từ nhưng bốn mục từ thường được đề cập đến là “Luồng dữ liệu”, ”Kho dữ liệu”, ”Thuộc tính xử lý”, ”Chức năng xử lý”.

Từ điển dữ liệu là cần thiết đặc biệt cho quá trình triển khai các hệ thống lớn, có đông người tham gia. Nó cho phép trong phân tích và thiết kế: quản lý tập trung và chính xác mọi thuật ngữ và các mã dùng trong hệ thống, kiểm soát được sự trùng lặp, đồng nghĩa hay đồng âm dị nghĩa....



2.2.3. Cách duy trì từ điển dữ liệu

Bằng tay: tương đối giống như một từ điển thông thường. Khi cần tìm có thể tra cứu theo từng mục từ, từng mục nội dung. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Bằng máy tính: sử dụng phần mềm chuyên dụng, có thể tra cứu, dễ dàng thay đổi, sửa chữa.

Từ điển dữ liệu là một tập tài liệu được thành lập bởi người thiết kế và sau đó được duy trì và cập nhật bởi người quản trị hệ thống. Đó là một tập hợp các mục từ, mỗi mục từ tương ứng với một tên gọi kèm với các giải thích đối với nó. Nếu làm bằng tay, mỗi mục từ được chép trên một tờ giấy rời cho dễ sắp xếp và thay đổi. Nếu làm bằng máy tính, cần chọn 1 ngôn ngữ đặc tả thích hợp, thuận tiện cho người và cho máy tính trong việc miêu tả cấu trúc của các dữ liệu phức hợp.



2.2.4. Nội dung các mục từ

Trong một mục từ, ngoài tên gọi và các tên đồng nghĩa, phần giải thích thường đề cập đến các đặc điểm về cấu trúc: về loại: là nguyên thuỷ (đơn) hay phức hợp (nhóm); về bản chất: là liên tục hay rời rạc; về chi tiết: miền giá trị, đơn vị đo, độ chính xác, độ phân giải, số lượng, tần số, mức ưu tiên... và về liên hệ: từ đâu đến đâu, đầu vào và đầu ra, dùng ở đâu...

Tuy nhiên, nội dung của các mục từ thường thay đổi theo loại của đối tượng mang tên gọi. Ta thường phân biệt các loại sau luồng dữ liệu, kho dữ liệu (tệp dữ liệu), dữ liệu sơ cấp (phần tử dữ liệu) và chức năng xử lý (hoặc chương trình, modul)

2.3. Mô hình thực thể liên kết

Khi xem xét các thông tin, người ta thường gom cụm chúng xung quanh các vật thể. Ví dụ: Tên, tuổi, địa chỉ, chiều cao, cân nặng... được gom cụm với nhau xung quanh một người. Số đăng ký, nhãn mác, kiểu dáng, màu sơn, dung tích xilanh... được gom với nhau xung quanh một xe máy. Mô hình thực thể liên kết mô tả tập hợp các dữ liệu dùng trong một hệ thống theo cách gom cụm như vậy.

Mô tả thế giới thực gần với quan niệm, suy nghĩ của ta. Đây là mô hình tốt với lượng thông tin ít nhất, mô tả thế giới dữ liệu đầy đủ nhất. Việc xây dựng mô hình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin nhằm thành lập một biểu đồ cấu trúc dữ liệu bao gồm dữ liệu cần xử lý và cấu trúc nội tại của nó.

2.4. Mô hình quan hệ

Mô hình quan hệ do Coodd đề xuất năm 1970, với các ưu điểm:

- Đơn giản: các dữ liệu được biểu diễn dưới dạng duy nhất, là quan hệ, tức là các bảng giá trị, khá tự nhiên và dễ hiểu đối với người dùng không chuyên tin học;

- Chặt chẽ: các khái niệm được hình thức hoá cao, cho phép áp dụng các công cụ toán học, các thuật toán;

- Trừu tượng hoá cao: mô hình chỉ dừng ở mức quan niệm, nghĩa là độc lập với mức vật lý, với sự cài đặt, với các thiết bị. Nhờ đó làm tính độc lập giữa dữ liệu và chương trình cao.
3. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP YÊU CẦU CỦA HTTT

3.1. Mục đích yêu cầu của khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Mục đích của công tác khảo sát hiện trạng: Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống, qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất.

Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước sau:

Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ

Bước này nhằm tìm hiểu các hoạt động của hệ thống hiện tại để xác định các

thế mạnh và các yếu kém của nó.

Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới

Bước này nhằm xác định phạm vi ứng dụng và các ưu nhược điểm của hệ thống dự kiến. Khi thực hiên cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới sẽ làm, những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống.



Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới

Bước này phải cân nhắc đến tính khả thi của giải pháp mới, phải phác họa ra các giải pháp để thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá về mọi mặt như kinh tế, xã hội, thuận tiện.. để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng.



Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát

Bước này nhằm xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo, đồng thời dự trù các nguồn tài chính, nhân sự, trang thiết bị... để triển khai dự án.



3.2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng.

3.2.1. Tìm hiểu hệ thống hiện tại

Việc quan sát, tìm hiểu và đánh giá hệ thống theo cách nhìn của nhà tin học. Điều đó có nghĩa là xác định các lĩnh vực nào, công việc nào thì nên tin học hoá, lĩnh vực nào thì tin học hoá không có tác dụng hoặc không có tính khả thi.



a. Các mức độ quan sát

Các mức độ quan sát hệ thống được chia thành các mức độ khác nhau. Thường thường chia việc quan sát được chia thành 4 mức khác nhau, đó là:

- Mức thao tác thừa hành:

Tìm hiểu các công việc cụ thể mà người nhân viên thừa hành trên hệ tin học hiện có.

- Mức điều phối quản lý:

Tìm hiểu các nhu cầu thông tin cho mức này. Tham khảo ý kiến của người thực hiện về khả năng cải tiến hệ thống hiện có.

- Mức quyết định lãnh đạo:

Tìm hiểu các nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo, các sách lược phát triển tổ chức nhằm tìm đúng hướng đi cho hệ thống dự kiến.

- Mức chuyên gia cố vấn:

Tham khảo các chiến lược phát triển nhằm củng cố thêm phương hướng phát triển hệ thống dự kiến.



b. Phương pháp tìm hiểu hệ thống hiện tại

Có ba phương pháp để tiến hành tìm hiểu hệ thống hiện tại là quan sát, phỏng vấn và điều tra thăm dò.



- Phương pháp quan sát

Quan sát trực tiếp: là hình thức quan sát bằng mắt, quan sát tại chỗ, quan sát tỉ mỉ từng chi tiết công việc của hệ thống cũ, của các nhân viên thừa hành.

Quan sát gián tiếp: là hình thức quan sát từ xa hoặc qua phương tiện tổng thể của hệ thống để có được bức tranh khái quát về tổ chức và cách thức hoạt động trong tổ chức đó.

+ Tác dụng của phương pháp quan sát:

Giúp cho người quan sát thấy được cách quản lý các hoạt động của tổ chức cần tìm hiểu.

+ Ưu, nhược điểm của phương pháp quan sát:

Ưu điểm:

- Dễ thực hiện đối với người quan sát

- Theo dõi trực tiếp hoạt động của hệ thống trong thực tế

Nhược điểm:

- Kết quả mang tính chủ quan

- Người bị quan sát có những phản ứng nhất định do ảnh hưởng của tâm lý

- Người quan sát bị động

- Tốn thời gian

- Thông tin mang tính bề ngoài, hạn chế, không thể hiện đầy đủ.

- Phương pháp phỏng vấn: là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn để thu thập thông tin về một lĩnh vực nào đó.

Những lưu ý khi tiến hành phỏng vấn:

+ Chuẩn bị rõ nội dung chủ đề cuộc phỏng vấn, các câu hỏi, các tài liệu liên quan, mục đích cần thu được các thông tin gì sau phỏng vấn.

+ Chọn số người phỏng vấn, thống nhất trước nội dung, chủ đề cuộc phỏng vấn để các bên có thời gian chuẩn bị.

+ Lựa chọn các câu hỏi hợp lý: Xác định rõ loại câu hỏi sẽ đưa ra, câu hỏi mở hay câu hỏi đóng tuỳ theo yêu cầu nội dung phỏng vấn. (Câu hỏi mở có nhiều cách trả lời, câu hỏi đóng các câu trả lời xác định trước).

+ Luôn giữ tinh thần thoải mái, thái độ đúng mực khi phỏng vấn.

Tác dụng của phương pháp phỏng vấn: Cho phép chúng ta nắm được nguồn thông tin chính yếu nhất về một hệ thống cần phát triển trong tương lai và hệ thống hiện tại.

+ Ưu, nhược điểm của phương pháp phỏng vấn



Ưu điểm:

  • Thông tin thu thập được trực tiếp nên có độ chính xác cao

  • Biết được khá đầy đủ các yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thống mới

  • Nếu có nhiều dự án xây dựng hệ thống thông tin khác nhau đối với cùng một tổ chức thì qua việc phỏng vấn lãnh đạo có thể xác định được quan hệ giữa các dự án này để có thể tận dụng các thành quả đã có hay đảm bảo sự nhất quán cũng như tạo được các giao tiếp với hệ đó.

Nhược điểm:

  • Kết quả thu được phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khách quan như sự thân thiện giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn, các yếu tố ngoại cảnh, các yếu tố tình cảm.

  • Nếu công tác phỏng vấn không được chuẩn bị tốt thì dễ dẫn đến thất bại

  • Có thể gặp bất đồng về ngôn ngữ cũng như các khái niệm được đề cập.

  • Cần phải hỏi được trực tiếp người có thông tin của họ.

- Phương pháp điều tra thăm dò: là phương pháp rất thông dụng của thống kê học nhằm mục đích thu thập thông tin cho một mục đích nghiên cứu theo một chủ đề nào đó.

Ngoài 3 phương pháp trên còn có một phương pháp được sử dụng trong việc nghiên cứu hiện trạng của tổ chức là Phương pháp nghiên cứu tài liệu. Nghiên cứu tài liệu về hệ thống thông tin là bước đầu tiên của quá trình phân tích hệ thống và cũng là phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng.

Mục đích của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu nhận các thông tin tổng quát về cấu trúc tổ chức, cơ chế hoạt động, qui trình vận hành thông tin trong hệthống. Kết quả của nghiên cứu về hệ thống sẽ cho ta cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu.

3.2.2. Phân loại, tập hợp thông tin

Sau khi áp dụng các phương pháp để tiến hành tìm hiểu hệ thống hiện tại, ta cần phân loại và tập hợp thông tin.

Tùy theo mục đích sử dụng mà có thể phân loại thông tin theo những tiêu chuẩn như: phân loại thông tin hiện tại và tương lai, phân loại thông tin theo tính chất tĩnh - động - biến đổi, …

Tập hợp thông tin để phân định rõ các thông tin chung nào cho hiện tại, thông tin nào cho tương lai, đồng thời xem xét thông tin đã thu thập ở mức chi tiết nhất dưới các khía cạnh: tần suất xuất hiện, độ chính xác, số lượng, thời gian sống của thông tin.



3.2.3. Phát hiện các yếu kém của hiện trạng và đề ra phương hướng phát triển hệ thống cho tương lai

Sự yếu kém của hiện trạng thể hiện ở các mặt:

- Hiệu quả thấp: Hiệu quả công việc ở một số bộ phận hay toàn bộ hệ thống không đáp ứng được yêu cầu phát triển của doanh nghiệp (phương pháp xử lý không chặt chẽ, giấy tờ, tài liệu trình bày kém, sự ùn tắc, quá tải...);

- Sự thiếu vắng: Chức năng xử lý, cơ cấu tổ chức hợp lý, phương pháp làm việc hiệu quả...;

- Tổn phí cao: Do hiệu quả làm việc thấp, cơ cấu tổ chức bất hợp lý, tốc độ cạnh tranh lớn dẫn đến các chi phí cao không thể bù đắp được.

Trên cơ sở đã xác định rõ các nguyên nhân yếu kém cần đề ra các biện pháp để khắc phục các yếu kém đó. Nói chung không thể khắc phục ngay mọi yếu kém của hệ thống trong một lần, cần xác định một chiến lược phát triển lâu dài gồm nhiều bước dựa trên hai nguyên tắc:

Nguyên tắc 1: Thay đổi hệ thống một cách dần dần Vừa thay đổi được hệ thống cũ nhưng cũng không gây ra những thay đổi đột ngột trong hoạt động của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 2: Các bước đi đầu tiên phải là nền tảng vững chắc cho các bước đi sau. Các bước đi sau phải thể hiện được sự cải tiến, nâng cao so với bước đi trước, đồng thời kế thừa các thành quả của các bước đi trước đó.





1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   ...   37


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2019
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương