BỘ giao thông vận tải cụC ĐĂng kiểm việt nam

QUYẾT ĐỊNH

- Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2014/TTLT-BTC-BGTVT ngày 25/4/2014 của Bộ Giao thông vận tải và Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính của Cục Đăng kiểm Việt Nam;

- Căn cứ Quyết định số 1505/QĐ-ĐKVN ngày 12/12/2013 của Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam quy định về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Chất lượng xe cơ giới, thuộc Cục Đăng kiểm Việt Nam;

- Theo đề nghị của các ông Kế toán trưởng, Trưởng phòng Chất lượng xe cơ giới,

1. Quy định này áp dụng cho việc quản lý thu, chi tài chính tại Phòng Chất lượng xe cơ giới (Phòng VAQ) và các Đội kiểm tra tại các khu vực (Đội) .

2. Phòng VAQ và các Đội là bộ phận hạch toán báo sổ, chưa được sử dụng con dấu và tài khoản riêng trong các nghiệp vụ thu, chi tài chính.

3. Phòng Tài chính-Kế toán (Phòng TCKT) là bộ phận chịu trách nhiệm phối hợp, hướng dẫn Phòng VAQ trong việc quản lý, cấp phát hoá đơn dịch vụ đăng kiểm (Hóa đơn), thu tiền phí, lệ phí kiểm tra; kiểm soát việc thu-chi tài chính tại Phòng VAQ và các Đội.

1. Trên cơ sở hồ sơ, giấy tờ do khách hàng cung cấp hoặc do đăng kiểm viên chuyển về, Kế toán của Đội (hoặc của Phòng VAQ) có trách nhiệm căn cứ vào các quy định hiện hành của Bộ Tài chính và văn bản hướng dẫn của Cục Đăng kiểm Việt Nam (Cục ĐKVN) lập Phiếu tính tiền thu các khoản phí, lệ phí cấp ấn chỉ, chứng chỉ chất lượng, phôi phiếu xuất xưởng, tem hợp quy (sau đây gọi chung là Chứng chỉ).

2. Sau khi lập Phiếu tính tiền, Kế toán của Đội (hoặc của Phòng VAQ) có trách nhiệm chuyển cho Thủ quỹ của Đội (hoặc của Phòng VAQ) để thu tiền và xuất Hoá đơn cho khách hàng. Trường hợp khách hàng không đến giao dịch trực tiếp Kế toán có trách nhiệm chuyển Phiếu tính tiền cho khách hàng (có thể fax hoặc gửi qua email) đồng thời gửi 01 bản cho Phòng TCKT để phối hợp theo dõi.

3. Thủ quỹ của Đội/Phòng VAQ có trách nhiệm thu tiền và xuất Hóa đơn cho khách hàng với số tiền tương ứng với Phiếu tính tiền.

Trường hợp khách hàng thanh toán phí, lệ phí bằng cách chuyển khoản vào tài khoản của Cục ĐKVN thì khi khách hàng xuất trình bản gốc Ủy nhiệm chi/Lệnh chuyển tiền có xác nhận đã chuyển tiền của ngân hàng hoặc được Phòng TCKT-Cục ĐKVN xác nhận đã nhận được tiền theo đúng số tiền ghi trên Phiếu tính tiền, Thủ quỹ các Đội có trách nhiệm xuất Hóa đơn cho khách hàng.

Riêng các khoản tiền chuyển để thanh toán cho các Phiếu tính tiền do Kế toán Phòng VAQ lập thì cán bộ Phòng TCKT có trách nhiệm xuất Hóa đơn và gửi về Phòng VAQ để trả cho khách hàng.

Trên tất cả các Hóa đơn đều phải ghi rõ số Phiếu tính tiền và số đăng ký kiểm tra tương ứng (đối với xe nhập khẩu) để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu phí, lệ phí.

4. Cục trưởng Cục ĐKVN ủy quyền việc ký duyệt Hoá đơn như sau:

- Hóa đơn phát hành tại các Đội (trừ Đội I) sẽ do Đội trưởng các Đội ký và đóng dấu tại các Đội.

- Hóa đơn phát hành tại Phòng VAQ sẽ do Trưởng phòng VAQ ký và đóng dấu Cục ĐKVN.

- Hóa đơn phát hành tại Phòng TCKT sẽ do Trưởng Phòng TCKT ký và đóng dấu Cục ĐKVN.

5. Bộ phận cấp phát chỉ cấp phát Chứng chỉ cho khách hàng khi đã có Hóa đơn. Trong sổ theo dõi cấp phát, người cấp phát phải ghi số sê-ri của Hóa đơn và số Phiếu tính tiền để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này. Đối với khách hàng đăng ký kiểm tra gián tiếp và thanh toán phí, lệ phí kiểm tra bằng chuyển khoản, Hóa đơn sẽ được trả cùng với Chứng chỉ của khách hàng qua đường bưu điện (nếu khách hàng yêu cầu).

6. Trường hợp Phiếu tính tiền do nhân viên kế toán Phòng VAQ hoặc các Đội lập nhưng việc xuất Hoá đơn, thu tiền, cấp Chứng chỉ thực hiện tại các Đội khác thì các Đội vẫn phải có trách nhiệm thực hiện việc thu tiền, xuất Hoá đơn và cấp Chứng chỉ theo đúng quy định tại khoản 3 và khoản 5 Điều 2 của quyết định này.
Điều 3: Quản lý sử dụng Hóa đơn

1. Hoá đơn sẽ do thủ quỹ các Đội (hoặc thủ quỹ của Phòng VAQ) nhận từ Phòng TCKT theo từng đợt. Khi thủ quỹ dùng hết Hoá đơn thì nộp lại toàn bộ cuống Hoá đơn đã phát hành kèm theo Phiếu tính tiền và các chứng từ sử dụng để làm căn cứ tính phí tương ứng (trừ chứng từ cấp phôi phiếu xuất xưởng và tem hợp quy) về Phòng TCKT trước khi nhận đợt mới (cho phép gối đầu Hoá đơn giữa các đợt giao nhận tối đa là 02 quyển. Riêng tại Đội III cho phép gối đầu từ 03-05 quyển tuỳ theo từng thời điểm).

2. Hàng quý, chậm nhất vào ngày mùng 7 tháng đầu tiên của quý kế tiếp, thủ quỹ các Đội (trừ Đội I) có trách nhiệm lập Báo cáo tình hình sử dụng Hóa đơn (theo mẫu đính kèm), kế toán các Đội in Báo cáo tình hình thu tiền từ “Chương trình quản lý cấp phát ấn chỉ và in phiếu tính tiền” được cài đặt và sử dụng tại các Đội, gửi về Phòng TCKT để phục vụ công tác đối chiếu doanh thu tài chính.

Điều 4: Quản lý thu, chi tài chính

1. Cuối mỗi ngày làm việc, thủ quỹ có trách nhiệm in Bảng kê Hoá đơn (từ phần mềm in Hoá đơn) tương ứng với số tiền thu được trong ngày, chuyển cho kế toán soát xét, chuyển cho Đội trưởng (hoặc Trưởng phòng) ký duyệt và có trách nhiệm nộp toàn bộ số tiền đó về Cục vào ngày kế tiếp, đồng thời fax Bảng kê Hoá đơn và giấy nộp tiền về Phòng TCKT. Trường hợp, số thu của ngày hôm trước dưới 10 triệu đồng, thủ quỹ được phép nộp gộp vào số thu của ngày tiếp theo. Riêng Đội IV, Cục ĐKVN tạm thời quy định: trong vòng 05 ngày đầu của tháng tiếp theo, Đội IV có trách nhiệm chuyển toàn bộ số tiền phí, lệ phí thu bằng tiền mặt của tháng trước về tài khoản của Cục ĐKVN.

2. Thủ quỹ của các Đội và Thủ quỹ tại Phòng VAQ phải mở sổ quỹ để theo dõi việc thu phí, lệ phí trong tháng. Mẫu sổ theo phụ lục đính kèm.

3. Để chủ động cho việc chi tiêu thường xuyên tại các Đội, Cục ĐKVN sẽ tạm ứng cho các Đội (trừ Đội I) một khoản kinh phí nhất định phù hợp với nhu cầu thực tế chi tiêu tại các Đội hàng tháng. Thủ quỹ tại các Đội là người quản lý số tiền tạm ứng và thanh toán chi phí phát sinh tại các Đội. Chứng từ chi tiêu tại các Đội sẽ được chuyển về Phòng VAQ tổng hợp, soát xét và thanh toán tại Phòng TCKT. Đối với các khoản chi lương, thưởng, phúc lợi cho cán bộ, công nhân viên (CBCNV) của các Đội sẽ được Phòng TCKT trả tiền trực tiếp vào tài khoản của các cá nhân (trừ Đội I sẽ được lĩnh cùng với Phòng VAQ). Cuối mỗi tháng, Phòng VAQ sẽ tập hợp Bảng chấm công từ các Đội (có xác nhận của Đội trưởng) chuyển cho Phòng TCKT để tính lương cho các CBCNV.

1. Trưởng Phòng VAQ và Đội trưởng các Đội có trách nhiệm phổ biến quy định này tới từng CBCNV thuộc đơn vị mình quản lý.

2. Thống nhất về cách đánh số Phiếu tính tiền và quy trình nhập thông tin vào chương trình “ Quản lý cấp phát ấn chỉ và in phiếu tính tiền” tại Phòng VAQ và các Đội; thực hiện tính và thu phí, lệ phí đúng, đủ theo quy định.

3. Thực hiện kiểm soát chặt chẽ việc cấp phát Chứng chỉ phù hợp với hồ sơ tiếp nhận công việc kiểm tra và Hóa đơn thu phí, lệ phí đăng kiểm. Chậm nhất đến ngày 15 tháng 01 của năm tiếp theo, các Đội có trách nhiệm gửi bản sao các loại sổ cấp phát Chứng chỉ về Phòng VAQ để phục vụ cho công tác kiểm tra đối chiếu của Phòng. Phòng VAQ có trách nhiệm gửi báo cáo kết quả tự kiểm tra đối chiếu về việc cấp phát Chứng chỉ, tính và thu phí, lệ phí đăng kiểm về Phòng TCKT trước ngày 25/2.

4. Hàng năm, Phòng VAQ chủ trì và phối hợp với Phòng TCKT và các đơn vị có liên quan trong việc kiểm kê các Ấn chỉ, Chứng chỉ sai, hỏng và tổ chức tiêu hủy theo quy định.
Điều 6. Trách nhiệm phòng Tài chính-Kế toán:

1. Hướng dẫn, tập huấn các nghiệp vụ tài chính cần thiết cũng như các văn bản tài chính khác có liên quan đến việc thu phí, lệ phí cho đội ngũ kế toán, thủ quỹ của các đơn vị; cài đặt và hướng dẫn sử dụng phần mềm Effect in Hóa đơn cho Phòng VAQ và các Đội.

2. Theo dõi việc cấp phát Chứng chỉ, kiểm tra, đối chiếu việc sử dụng Hoá đơn với các Đội và Phòng VAQ.

3. Định kỳ hàng quý, Phòng TCKT sẽ đối chiếu và xác nhận số liệu thu phí, lệ phí với Phòng VAQ so với Phiếu tính tiền và Hóa đơn đã phát hành trong quý.

4. Hàng năm phối hợp với Phòng VAQ để kiểm kê các Ấn chỉ, Chứng chỉ sai, hỏng trước khi tiến hành tiêu hủy theo quy định.

5. Thực hiện kiểm tra, thanh tra về công tác tính và thu phí, lệ phí, việc quản lý thu, chi tài chính tại các Đội và Phòng VAQ theo chỉ đạo của Cục trưởng.