Ủy ban nhân dân tỉnh khánh hòA

2. Địa chỉ hộp thư điện tử công vụ cơ quan

a) Trường hợp không phân biệt cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới thì là tên viết tắt của cơ quan và được đặt sao cho không trùng nhau.

Ví dụ:

- Ủy ban nhân dân huyện Cam Lâm có địa chỉ hộp thư điện tử công vụ cơ quan là cl@khanhhoa.gov.vn

b) Cơ quan trực thuộc các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện,... cần phân biệt cấp trên với cấp dưới thì gồm tên viết tắt của cơ quan đặt trước tên viết tắt của cơ quan cấp trên, giữa hai tên viết tắt có dấu gạch dưới “_” để phân tách.

Ví dụ: Phòng Văn hóa và Thông tin trực thuộc UBND huyện Cam Lâm sẽ có địa chỉ hộp thư điện tử công vụ cơ quan là pvhtt_cl@khanhhoa.gov.vn.

3. Địa chỉ hộp thư điện tử công vụ cá nhân

a) Phần được xác định là

Trong đó:

- : lấy chữ cái đầu tiên trong phần họ.

- : lấy chữ cái đầu tiên trong phần tên lót.

- : lấy đầy đủ phần tên.

Ví dụ: Ông Lê Đức Phương có địa chỉ hộp thư điện tử công vụ cá nhân là ldphuong@khanhhoa.gov.vn

b) Xử lý trường hợp trùng : Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông trao đổi và thống nhất cách đặt với cơ quan đề nghị cấp hộp thư điện tử công vụ cá nhân để đảm bảo tính duy nhất của địa chỉ hộp thư điện tử công vụ trên hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.

1. Cấp mới hộp thư điện tử công vụ: Khi cần cấp mới hộp thư điện tử công vụ cơ quan, cá nhân (cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên mới tiếp nhận chưa được cấp hộp thư điện tử công vụ) thì cơ quan đó lập yêu cầu theo Mẫu 1 nêu tại Phụ lục của Quy định này, gửi về Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để thực hiện cấp mới.

2. Cấp mới mật khẩu: Trường hợp người sử dụng quên mật khẩu hoặc không thể sử dụng mật khẩu hiện có để kết nối vào hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa thì cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan đó thông báo bằng thư điện tử và điện thoại đến Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để thực hiện cấp mới mật khẩu. Người sử dụng có trách nhiệm thay đổi mật khẩu ngay trong lần đầu sử dụng mật khẩu được cấp mới kết nối hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.

3. Thay đổi thông tin của hộp thư điện tử công vụ

a) Khi cơ quan đổi tên, cá nhân đã có hộp thư điện tử công vụ thay đổi chức vụ, bộ phận công tác thì cơ quan đó lập yêu cầu theo Mẫu 2 nêu tại Phụ lục của Quy định này, gửi về Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để thực hiện thay đổi thông tin của hộp thư điện tử công vụ trên Danh bạ Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.

b) Cá nhân đã có hộp thư điện tử công vụ, khi chuyển công tác trong các cơ quan nêu tại Khoản 2 Điều 1 của Quy định này thì cơ quan mới tiếp nhận cá nhân đó lập yêu cầu theo Mẫu 2 nêu tại Phụ lục của Quy định này, gửi về Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để thực hiện thay đổi thông tin của hộp thư điện tử công vụ cá nhân trên Danh bạ Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.

c) Những hộp thư điện tử công vụ cá nhân được cấp trước khi Quy định này có hiệu lực thi hành, nếu có nhu cầu chuyển đổi sang địa chỉ hộp thư điện tử công vụ mới thì cơ quan có cá nhân đó công tác lập yêu cầu theo Mẫu 2 nêu tại Phụ lục của Quy định này, gửi về Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để thực hiện thay đổi địa chỉ và thông tin của hộp thư điện tử công vụ cá nhân trên Danh bạ Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.

4. Xóa hộp thư điện tử công vụ: Cá nhân nghỉ hưu, nghỉ việc, chuyển công tác đến cơ quan ngoài tỉnh, chuyển công tác đến cơ quan khác trong tỉnh nhưng không thuộc Khoản 2 Điều 1 của Quy định này thì cơ quan đó lập yêu cầu theo Mẫu 3 nêu tại Phụ lục của Quy định này, gửi về Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để thực hiện xóa hộp thư điện tử công vụ cá nhân. Những cơ quan không còn hoạt động, căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thực hiện xóa hộp thư điện tử công vụ cơ quan đó.

Ủy quyền cho Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông xem xét, cấp hộp thư điện tử công vụ cho các cơ quan nhà nước khác và cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan nhà nước khác (thuộc Điểm b, Khoản 2, Điều 1 quy định này) khi có nhu cầu.

1. Văn bản điện tử phải được định dạng theo tiêu chuẩn (.txt), (.doc), (.odt), (.ods), (.odp), (.rtf), (.pdf) và các định dạng khác theo quy định hiện hành của Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Bộ ký tự và mã hóa cho tiếng Việt trong văn bản điện tử bắt buộc sử dụng thống nhất theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

3. Cơ quan phát hành văn bản có trách nhiệm lưu trữ văn bản gốc theo quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ.

1. Tiêu đề thư điện tử công vụ được thể hiện bằng tiếng Việt.

2. Trường hợp dùng thư điện tử công vụ để gửi văn bản điện tử thì tiêu đề thư điện tử công vụ phải thể hiện nội dung trích yếu của văn bản điện tử chính gửi kèm theo thư điện tử đó.

3. Các trường hợp khác thì tiêu đề thư điện tử công vụ phải thể hiện vắn tắt nội dung cần trao đổi qua hộp thư điện tử công vụ.

1. Các văn bản bắt buộc gửi qua hệ thống Thư điện tử công vụ thay cho dịch vụ chuyển phát thư truyền thống:

a) Phiếu gửi;

b) Phiếu chuyển;

c) Giấy mời;

d) Báo cáo tuần, báo cáo tháng;

đ) Bản sao văn bản: Bản sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục;

e) Lịch công tác của cơ quan;

g) Tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo, thông báo.

2. Các loại văn bản khuyến khích gửi qua hệ thống Thư điện tử công vụ:

a) Thư mời, giấy triệu tập;

b) Công văn;

c) Những văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo;

d) Báo cáo các cấp;

đ) Các văn bản khác.

3. Các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật được quản lý theo hình thức riêng, tuyệt đối không áp dụng hình thức gửi qua hệ thống Thư điện tử công vụ.

4. Văn bản điện tử gửi qua hệ thống Thư điện tử công vụ nếu đáp ứng các điều kiện sau đây thì có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan hành chính nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy:

a) Văn bản điện tử có chữ ký số của người ký văn bản theo đúng quy định hiện hành;

b) Chữ ký số đó được tạo ra từ một chứng thư số còn hiệu lực được cấp bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực số phù hợp pháp luật Việt Nam;

c) Cơ quan hành chính nhà nước phải sử dụng chữ ký số theo quy định tại Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01 tháng 7 năm 2010 của Bộ Nội vụ.

1. Dung lượng tối thiểu cấp cho hộp thư điện tử công vụ cơ quan là 500MB và hộp thư điện tử công vụ cá nhân là 100MB.

2. Dung lượng tối đa của tập tin đính kèm trong mỗi lần gửi thư điện tử công vụ là 10MB.

Điều 10. Tần suất kiểm tra thư điện tử công vụ

Các cơ quan, cá nhân được cấp hộp thư điện tử công vụ phải thường xuyên truy cập vào hộp thư điện tử công vụ để nhận và kịp thời xử lý, trả lời thư điện tử của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và công dân. Tần suất kiểm tra thư điện tử công vụ được quy định như sau:

1. Kiểm tra thư điện tử công vụ cơ quan ít nhất 03 lần/ngày làm việc.

2. Kiểm tra thư điện tử công vụ cá nhân ít nhất 02 lần/ngày làm việc.

Điều 11. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Quản lý toàn diện và chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh về hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.

2. Tổ chức triển khai các quy định của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông và của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa có liên quan đến công tác quản lý, sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.

3. Nâng cấp, phát triển, mở rộng hạ tầng kỹ thuật, đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin bảo đảm cho việc sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa có hiệu quả.

4. Tổ chức thực hiện việc quản lý kỹ thuật hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa và hướng dẫn các cơ quan, cá nhân khai thác, sử dụng đúng mục đích, đúng quy định. Chủ động, kịp thời thực hiện các biện pháp kỹ thuật cần thiết nhằm đảm bảo hạ tầng kỹ thuật cho hoạt động của hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa luôn đạt được tính ổn định, tốc độ trao đổi cao, dung lượng hộp thư được cấp đủ, an toàn, bảo mật và được định kỳ sao lưu dữ liệu dự phòng.

5. Tổ chức tiếp nhận đề nghị của các cơ quan để thực hiện việc cấp mới, thay đổi thông tin, xóa hộp thư điện tử công vụ trên hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa. Kịp thời tạo lập, cập nhật và quản lý Danh bạ Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa. Tổ chức tiếp nhận và xử lý các sự cố xảy ra trong quá trình khai thác, sử dụng các hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, cá nhân trên địa bàn tỉnh.

6. Lập kế hoạch và dự toán kinh phí hàng năm cho hoạt động vận hành, bảo trì, quản lý và phát triển hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt.

7. Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa định kỳ hàng năm. Thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp về tình hình sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa theo yêu cầu của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 12. Sở Nội vụ

Hướng dẫn chi tiết việc quản lý, lưu trữ văn bản điện tử tại các cơ quan hành chính nhà nước phù hợp với quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 13. Sở Tài chính

Đảm bảo bố trí kinh phí cho việc duy trì và phát triển hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.

1. Đảm bảo các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin, trình độ tin học của cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên để hoạt động trao đổi thông tin qua hệ thống Thư điện tử công vụ của cơ quan được thông suốt và hiệu quả.

2. Tổ chức thực hiện tốt việc gửi, nhận văn bản hành chính và các giao dịch hành chính khác qua hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa theo Điều 8 của Quy định này.

3. Bố trí cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin theo dõi, quản lý và xử lý các sự cố kỹ thuật thông thường trong cơ quan. Thông báo kịp thời các sự cố xảy ra ngoài khả năng và trách nhiệm xử lý về Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp khắc phục.

4. Khi cơ quan có thay đổi về nhân sự, tổ chức bộ máy, chức vụ, luân chuyển công tác nội bộ, ... trong vòng 10 ngày kể từ khi quyết định thay đổi có hiệu lực, phải có văn bản đề nghị Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông cập nhật các thông tin liên quan vào Danh bạ thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.

5. Thực hiện kiểm tra, thống kê, đánh giá và báo cáo tình hình khai thác, sử dụng thư điện tử công vụ cơ quan, thư điện tử công vụ của cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan khi có yêu cầu của Sở Thông tin và Truyền thông.

1. Hộp thư điện tử công vụ cơ quan do Thủ trưởng cơ quan quản lý và sử dụng hoặc có thể ủy quyền bằng văn bản cho người có trách nhiệm trong cơ quan quản lý và sử dụng (thông thường là văn thư của cơ quan). Người được ủy quyền quản lý và sử dụng hộp thư điện tử công vụ cơ quan phải kịp thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan khi phát hiện những hành vi vi phạm an toàn thông tin gây ảnh hưởng đến hoạt động của hộp thư điện tử công vụ cơ quan.

2. Người quản lý và sử dụng hộp thư điện tử công vụ cơ quan có trách nhiệm:

a) Thường xuyên kiểm tra, tiếp nhận, trả lời đã tiếp nhận, chuyển xử lý thư điện tử tại hộp thư điện tử công vụ cơ quan theo Điều 10 của Quy định này;

b) Lưu trữ nội dung thư đã gửi, thư đã nhận (kể cả tập tin đính kèm), xóa các thư rác để hộp thư điện tử công vụ cơ quan không bị quá tải dung lượng và phòng tránh các sự cố kỹ thuật khác;

c) Bảo vệ mật khẩu hộp thư điện tử công vụ cơ quan và tuân thủ nghiêm ngặt các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin cho hộp thư điện tử công vụ cơ quan;

d) Khi gặp sự cố với hộp thư điện tử công vụ cơ quan, phải báo ngay cho cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan kịp thời xử lý, khắc phục.

Điều 16. Trách nhiệm của người được cấp hộp thư điện tử công vụ cá nhân

Các cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên tham gia sử dụng, khai thác hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa có trách nhiệm:

1. Nhận thức đúng mục đích và sử dụng có hiệu quả hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa trong công việc.

2. Bảo vệ mật khẩu hộp thư điện tử công vụ cá nhân. Nếu bị mất quyền kiểm soát hộp thư điện tử công vụ cá nhân, phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố với hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa phải báo ngay cho cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan mình để kịp thời khắc phục.

3. Quản lý và lưu trữ nội dung hộp thư điện tử công vụ cá nhân. Thực hiện nghiêm túc các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin theo hướng dẫn của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông.

4. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin do mình đưa vào, gửi đi trong hộp thư điện tử công vụ cá nhân theo quy định của pháp luật hiện hành.

5. Không sử dụng hộp thư điện tử công vụ của người khác, không để người khác sử dụng hộp thư điện tử công vụ của mình.

6. Không sử dụng hộp thư điện tử công vụ cá nhân vào việc riêng, ngoài mục đích công vụ của cơ quan.

7. Không dùng hộp thư điện tử cá nhân khác để trao đổi công việc với hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.

8. Không phát tán thư rác, virus. Không thực hiện các hành vi làm ảnh hưởng đến an toàn thông tin của hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa.

9. Không thực hiện các hành vi bị cấm khác theo quy định của pháp luật.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, tổ chức triển khai và hướng dẫn thực hiện Quy định này trên địa bàn tỉnh; phối hợp với các sở, ban, ngành có liên quan thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm Quy định này.

Điều 18. Thủ trưởng các cơ quan nêu tại Khoản 2, Điều 1 có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

Điều 19. Các cơ quan, đơn vị và các tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Khánh Hòa nghiêm túc thực hiện Quy định này và các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng thư điện tử. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn, vướng mắc, kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung phù hợp./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Chiến Thắng

Phụ lục

CÁC MẪU PHIẾU YÊU CẦU CẤP MỚI, THAY ĐỔI THÔNG TIN,

XÓA HỘP THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

(Kèm theo Quy định Quản lý, sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ

tỉnh Khánh Hòa trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước

tỉnh Khánh Hòa)

Tên cơ quan ………………………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ................, ngày … tháng … năm ....

Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông

Họ và tên người yêu cầu:

Chức vụ:

Cơ quan công tác:

Điện thoại liên lạc:

Nội dung yêu cầu:

1. Đề nghị cấp mới hộp thư điện tử công vụ cơ quan với tên viết tắt là:

2. Đề nghị cấp mới hộp thư điện tử công vụ cá nhân trong danh sách:

Tên cơ quan ………………………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ................, ngày … tháng … năm ....

Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông

Họ và tên người yêu cầu:

Chức vụ:

Cơ quan công tác:

Điện thoại liên lạc:

Nội dung yêu cầu:

1. Đề nghị thay đổi thông tin của hộp thư điện tử công vụ cơ quan như sau:

2. Đề nghị thay đổi thông tin hộp thư điện tử công vụ cá nhân trong danh sách:

T Mẫu 03 ên cơ quan ……………………….. _____

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ................, ngày … tháng … năm ....

Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông

Họ và tên người yêu cầu:

Chức vụ:

Cơ quan công tác:

Điện thoại liên lạc: