TRƯỜng đẠi học khoa học tự nhiên cộng hoà XÃ HỘi chủ nghĩa việt nam

Hà nội ngày tháng năm

Chủ nhiệm đề tài

VI/.Mục 6800: Đoàn đi nước ngoài

Thực hiện theo thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/6/2012,

- Thủ tục tạm ứng kinh phí, các cá nhân hoặc các đoàn cần chuẩn bị bộ chứng từ tạm ứng theo thứ tự thời gian như sau:

+ Thư mời: có đóng dấu giáp lai bản thư mời tiếng nước ngoài và bản dịch tiếng Việt có xác nhận của phòng Hành chính Đối ngoại.

+ Quyết định cử đoàn đi công tác. Nếu là đề tài do các cơ quan cấp Bộ cấp kinh phí phải có trước quyết định cử đi công tác của Bộ chủ quản.

+ Dự toán đoàn đi nước ngoài. Loại ngoại tệ áp dụng: USD.( Dự toán ký cùng ngày với Quyết định cử đoàn đi công tác)

+ tối thiểu 02 báo giá vé máy bay kèm hồ sơ đặt chỗ của các đại lý khác nhau, ghi rõ ngày tháng báo giá, có đóng dấu phòng vé với cùng hành trình bay
+ Biên bản xét chọn

+ Quyết định phê duyệt đơn vị cung cấp

+ Hợp đồng dịch vụ cung cấp vé máy bay

+ Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

+ Hóa đơn tài chính hợp lệ

+ Lịch trình công tác

Mỗi văn bản trong bộ chứng từ tạm ứng làm thành 3 bản: 1 bản lưu tại phòng KHTC, 1 bản lưu tại Kho bạc và 1 bản gửi Ngân hàng để làm thủ tục mua ngoại tệ. Đối với báo giá vé máy bay và hóa đơn chỉ có 1 bản gốc, photo thêm 2 bản nữa.

Sau khi đã có đủ những chứng từ trên, các cá nhân đến phòng KHTC viết giấy đề nghị thanh toán làm thủ tục tạm ứng cho các cá nhân hoặc đoàn đi công tác. Phòng sẽ làm thủ tục chuyển khoản mua ngoại tệ chi thanh toán các khoản đi công tác được khoán cho đoàn đi như thanh toán phương tiện đi lại từ sân bay về nơi ở, khoán tiền ăn, ở và tiêu vặt và khoản học phí ( nếu có). Bắt đầu thực hiện từ thông tư số 102, tiền điện thoại cũng được thanh toán theo mức khoán. (Các khoản kinh phí khoán được thanh toán tối đa theo mức quy định tại thông tư, không cần hóa đơn chứng từ)

Sau khi làm thủ tục 3 ngày, cá nhân hoặc đại diện đoàn đi công tác đến ngân hàng lấy ngoại tệ. Khi đi mang theo bộ chứng từ có sao y bản chinh gồm dự toán , thư mời, quyết định cử đi công tác, chứng minh thư, bản photo visa, hộ chiếu, giấy đề nghị mua ngoại tệ.( Giấy đề nghị mua ngoại tệ lấy tại Phòng KHTC)

Đối với những đoàn đi làm thủ tục quá gấp không đủ điều kiện 3 ngày để phòng làm thủ tục mua ngoại tệ, chủ nhiệm đề tài tự chịu trách nhiệm.

Trong thời gian 15 ngày làm việc kể từ khi về nước, đoàn đi công tác nước ngoài có trách nhiệm tập hợp đầy đủ chứng từ gửi phòng KHTC, quyết toán kinh phí đã tạm ứng và lấy nốt số kinh phí chi thực tế như tiền đi lại hàng ngày tại nước đến công tác, tiền lệ phí visa, hộ chiếu, …cần các giấy tờ sau:

+ Quyết toán đoàn đi công tác ( 2 bản )

+ Cuống vé máy bay, Hóa đơn vé máy bay.

+ Các hóa đơn, biên lai, phiếu thu có liên quan: cước đi lại, visa, hộ chiếu, bảo hiểm, phí hội thảo…

+ Phiếu chi tiền của Ngân hàng khi nhận được ngoại tệ. Tỷ giá ngày lấy ngoại tệ là tỷ giá áp cho quyết toán đoàn ra ( Liên 2 màu xanh)

+ Báo cáo kết quả chuyến đi công tác

Phòng sẽ làm thủ tục thanh toán tạm ứng ở Kho bạc và hẹn 2 ngày sau đoàn lấy nốt kinh phí bằng tiền Việt tại phòng KHTC.

+ Tiền tiêu vặt 20 USD (KP khoán)

+ Tiền điện thoại 80 USD/ 1 đoàn (KP khoán)

+ Tiền bảo hiểm: 50 USD/người/1 chuyến ( đi từ 3 tháng trở xuống)

80 USD/ người / 1 chuyến( đi từ 3 đến 6 tháng)

+ Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày tại nơi đến công tác: tối đa 80USD/ 1 người ( thanh toán theo hóa đơn thực tế)

+ Tiền cước hành lý: thanh toán theo thực tế nhưng tối đa không quá 100 USD/ 1 đoàn đi công tác

+ Tiền thuê phòng nghỉ, tiền ăn và tiêu vặt, tiền thuê phương tiện từ sân bay, ga tàu, bến xe khi nhập /xuất cảnh được thanh toán theo mức khoán quy định tại phụ lục kèm theo thông tư.