Tờ dữ kiện 05 - Ngôi nhà chất lượng

"Ngôi nhà chất lượng" là một công cụ ma trận để nhận biết và xây dựng các mối quan hệ giữa:

1. kỳ vọng của khách hàng và các mục tiêu được hướng tới; và

2. các giải pháp đưa ra hoặc các thực hành thường xuyên (các quy định về hoạt động).

Công cụ này được thiết kế để xây dựng các chuẩn mực quyết định khác nhau và các giải pháp kiểm tra chéo dựa trên kỳ vọng của khách hàng. Các bảng được đưa ra giúp có thể tập trung các quan điểm của nhóm với nhau và do đó tạo thuận lợi cho việc ra quyết định.

Công cụ này hoạt động theo bốn trước:

1. nhận biết các giải pháp (các quy định chức năng) đề xuất và các mục tiêu hướng tới (ví dụ, kỳ vọng của khách hàng);

2. xác định các mối quan hệ bên trong:

a. các mối quan hệ và sự ràng buộc thiết kế giữa các giải pháp được đưa ra (quy định chức năng), và

b. các mối quan hệ và sự ràng buộc thiết kế giữa các mục tiêu hướng tới (kỳ vọng của khách hàng);

3. đánh giá cách thức các giải pháp được đưa ra phù hợp với các mục tiêu hướng tới; và

4. "xem xét" các giải pháp được đề xuất và các mục tiêu hướng tới.

Điều kiện tiên quyết đối với việc triển khai công cụ này bao gồm

i. nắm bắt "ý kiến của khách hàng", ghi thành văn bản các mục tiêu hướng tới, các giải pháp đề xuất, v.v…, và

ii. nhóm trọng tâm đa chức năng.

Xem Fiorentino^[37], Mizuno^[41], Vigier^[48] và Yoji^[49].

Đối sánh chuẩn là một công cụ cải tiến hiệu năng nhằm đo lường hiệu năng của các công ty khác nhau và nhận biết thực hành tốt nhất. Nó bao gồm một số kỹ thuật nhằm mục đích so sánh hiệu năng của một công ty nhất định với hiệu năng của một nhóm các công ty được biết đến nhiều trong cùng thị trường đó.

Trong quá trình cải tiến chất lượng hoặc cải tiến liên tục, đối sánh chuẩn là bước quan trọng cho điểm cấp độ hiệu năng quản lý quá trình của tổ chức. Mục đích là để so sánh thực hành riêng của công ty với thực hành của một nhóm các công ty hoạt động trong cùng thị trường.

Các loại hình đối sánh chuẩn khác nhau có thể được đưa ra:

a. nội bộ;

b. cạnh tranh; và

c. chức năng hoạt động (ví dụ: nguồn nhân lực, mua sắm, R&D…).

Có hai giai đoạn chính.

Như là bước đầu tiên, hoạch định cách thức để thu thập dữ liệu về hiệu năng và tổ chức. Sau đó lựa chọn các công ty sẽ đại diện làm đối sánh chuẩn và thiết lập đánh giá đầu tiên về các cấp độ của họ.

Thiết lập thước đo và phân tích để nhận biết khoảng cách về hiệu năng giữa công ty mục tiêu và các công ty làm chuẩn. Một khi các khoảng trống đã được đánh giá, thực hiện các thực hành tốt nhất để đạt cấp độ hiệu năng mới.

Đối sánh chuẩn là cách hiệu quả để đưa các thực hành tốt nhất vào tổ chức.

Bắt đầu với đối sánh chuẩn nội bộ. Thiết lập điểm nội bộ cho các phòng ban chính của công ty. Sau đó, tiếp tục với điểm chuẩn cạnh tranh.

Đăng ký một mạng lưới đối sánh chuẩn và trao đổi thông tin về các thực hành cải tiến.

Thỏa ước dự án là một hợp đồng được lập giữa người tài trợ dự án và nhóm dự án.

1. Trình bày rõ vai trò và mục tiêu của nhóm dự án.

2. Duy trì nhóm dự án tập trung vào những ưu tiên của doanh nghiệp.

3. Chuyển dự án từ người tài trợ dự án sang nhóm dự án.

Dự thảo văn bản chính thức nêu rõ:

a. tên gọi của vấn đề mục tiêu;

b. trình bày vấn đề;

c. những thách thức và lợi ích dự kiến của dự án;

d. các mục tiêu phải đạt được;

e. phạm vi dự án;

f. phân tích rủi ro của dự án;

g. vai trò của nhóm dự án;

h. các bước chính, các mốc quan trọng và các kết quả dự kiến;

i. ước lượng chi phí cho dự án;

j. nguồn lực và các phương tiện cần thiết; và

k. xác nhận giá trị của dự án ở xem xét "cổng" dự án đầu tiên.

Thỏa ước dự án chính thức hóa các thời hạn và các cam kết chuyển giao của nhóm.

Thỏa ước dự án phải được soạn thảo có sự cộng tác giữa người đứng đầu và người tài trợ dự án.

Thỏa ước dự án phải được người tài trợ, chủ sở hữu các quá trình liên quan, người đứng đầu dự án, và quản lý chung xác nhận và ký tên.

Có thể thay đổi thỏa ước trong khi dự án được thực hiện, trong trường hợp đó chính những người này cần xác nhận phiên bản được cập nhật.

Xem Pillet^[44].

Biểu đồ Gantt là công cụ hoạch định hiển thị thang thời gian tất cả các hoạt động của dự án trên một cuốn lịch duy nhất.

Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ hoạch định thiết yếu của người quản lý dự án.

Bằng cách ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc của những hoạt động có thể được xử lý song song, người quản lý dự án có thể thấy được lịch trình thời gian.

Thiết lập một danh mục đầy đủ tất cả các hoạt động (hoặc các nhiệm vụ) của dự án. Trên biểu đồ Gantt, mỗi hàng là một hoạt động khác nhau.

Đối với mỗi hoạt động, đưa ra ngày bắt đầu và kết thúc được ước tính. Các cột mô tả theo lịch (ngày, tuần, năm).

Kết nối các hoạt động khác nhau bằng một mũi tên trong đó đầu ra của một hoạt động là đầu vào của hoạt động khác.

Trong suốt quá trình thực hiện một nhiệm vụ, biểu thị trên biểu đồ phần trăm hoàn thành hoạt động.

Lặp lại với tất cả các hoạt động trong dự án, với một thứ tự liên tiếp giữa các hoạt động được chỉ thị bằng các mũi tên.

Xác định hướng đi then chốt đại diện cho chuỗi các nhiệm vụ thiết yếu cần thực hiện.

Sử dụng biểu đồ Gantt để trao đổi thông tin về sự tiến triển của dự án theo thời gian.

Xem Minana^[40] và Sinit^[46].