QUY TRÌNH KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ THUỘC NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN QUA HỆ THỐNG KBNN

1. Quy trình này áp dụng để kiểm soát thanh toán cho các dự án đầu tư xây dựng công trình (báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình (sau đây gọi chung là dự án đầu tư) được đầu tư bằng nguồn vốn Ngân sách xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là ngân sách cấp xã) và thuộc thẩm quyền phê duyệt của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Uỷ ban nhân dân cấp xã).

Đối với các dự án đầu tư bằng nguồn vốn khác thuộc thẩm quyền quyết định dự án đầu tư xây dựng công trình của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, Kho bạc Nhà nước vận dụng các quy định của quy trình này và theo yêu cầu quản lý của chủ đầu tư để thực hiện kiểm soát thanh toán vốn cho dự án, công trình.

2. Kho bạc Nhà nước quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là KBNN huyện) thực hiện quyền hạn và trách nhiệm theo quy định tại khoản 8, Điều 9- Thông tư số 28/2012/TT-BTC ngày 24/2/2012 của Bộ Tài chính; tổ chức thực hiện việc kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư đúng chế độ quy định của nhà nước và quy định tại quy trình này; xác nhận số vốn đã thanh toán, nhận xét tình hình thanh toán; quyết toán vốn đầu tư hàng năm cho từng dự án đầu tư theo quy định về quyết toán ngân sách nhà nước.

KBNN huyện có trách nhiệm hướng dẫn các chủ đầu tư, ban quản lý dự án (sau đây gọi chung là chủ đầu tư) thực hiện đúng các quy định hiện hành; nếu phát hiện quyết định của cấp có thẩm quyền trái với quy định hiện hành của Nhà nước phải có văn bản báo cáo cấp có thẩm quyền đề nghị xem xét và nêu ý kiến đề xuất giải quyết.

3. Số vốn thanh toán (bao gồm cả tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành) cho từng công việc, hạng mục công trình, công trình không được vượt dự toán hoặc giá trúng thầu. Tổng số vốn thanh toán cho dự án không được vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt theo từng nguồn vốn. Tổng số vốn thanh toán cho dự án trong năm (bao gồm vốn tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành) không được vượt kế hoạch vốn cả năm đã bố trí cho dự án.

4. KBNN thực hiện kiểm soát thanh toán theo nguyên tắc “ thanh toán trước, kiểm soát sau” đối với từng lần thanh toán của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần và “ kiểm soát trước, thanh toán sau” đối với công việc, hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của công việc, hợp đồng  thanh toán nhiều lần.

5. KBNN căn cứ vào các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán và các điều kiện thanh toán) và giá trị từng lần thanh toán để thanh toán cho Chủ đầu tư. Kho bạc Nhà nước không kiểm tra hóa đơn, chứng từ chứng minh giá trị khối lượng hoàn thành; Chủ đầu tư chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng thực hiện, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc, chất lượng công trình, Kho bạc Nhà nước không chịu trách nhiệm về các vấn đề này. Kho bạc Nhà nước căn cứ vào hồ sơ thanh toán và thực hiện thanh toán theo hợp đồng.

6. Về bản sao, bản chính của hồ sơ chứng từ chủ đầu tư gửi đến Kho bạc Nhà nước: Thực hiện theo điểm 5 Phần I Quyết định số 282/QĐ-KBNN ngày 20/4/2012 của Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước, trong đó lưu ý giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (phụ lục số 03); bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán (phụ lục số 04) thực hiện theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 28/2012/TT-BTC ngày 24/2/2012 của Bộ Tài chính.

Phần II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Mở tài khoản:

Chủ đầu tư được mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư thuộc ngân sách xã tại Kho bạc Nhà nước huyện (nơi mở tài khoản giao dịch của ngân sách xã).

Hồ sơ mở tài khoản được thực hiện theo Thông tư số 109/2011/TT-BTC ngày 01/8/2011 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn mở tài khoản tại KBNN trong điều kiện áp dụng TABMIS.

2. Tài liệu làm căn cứ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư.

2.1 Tài liệu gửi một lần trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh.

Thực hiện theo quy định tại điểm 2 Điều 5 Chương II Thông tư số 28/2012/ TT-BTC ngày 24/2/2012 của Bộ Tài chính quy định về quản lý vốn đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách xã, phường, thị trấn, cụ thể :

2.1.1. Đối với dự án chuẩn bị đầu tư:

- Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt.

- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu.

- Hợp đồng giữa Chủ đầu tư với nhà thầu.

2.1.2. Đối với dự án thực hiện đầu tư:

- Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền.

- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu (gồm đấu thầu, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện và lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, lựa chọn nhà thầu tư vấn thiết kế kiến trúc công trình xây dựng).

- Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định của pháp luật (trừ các tài liệu mang tính kỹ thuật).

- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật).

Đối với trường hợp gói thầu thực hiện theo hình thức người dân trong xã tự làm cần bổ sung thêm văn bản chấp thuận của người quyết định đầu tư cho phép người dân trong xã tự làm (nếu trong quyết định đầu tư chưa có quy định). Hợp đồng xây dựng ký kết giữa chủ đầu tư với người dân tự làm thông qua người đại diện thì không bắt buộc phải đóng dấu trên chữ ký của người đại diện.

Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng chủ đầu tư còn phải gửi đến KBNN dự toán bổ sung, phụ lục bổ sung hợp đồng.

2.2. Tài liệu gửi bổ sung hàng năm: Kế hoạch vốn đầu tư năm do Uỷ ban nhân dân xã thông báo.

2.3. Cán bộ được phân công kiểm soát thanh toán vốn đầu tư Kho bạc Nhà nước phải kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của các tài liệu nhận được và giải thích, hướng dẫn chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện tài liệu nếu còn thiếu.

3.1. Đối tượng tạm ứng, mức tạm ứng, thu hồi tạm ứng và thời điểm thu hồi tạm ứng được thực hiện theo khoản 3, khoản 5 Điều 5 Chương II Thông tư số 28/2012/ TT-BTC ngày 24/2/2012 của Bộ Tài chính quy định về quản lý vốn đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách xã, phường, thị trấn.

3.2. Khi tạm ứng, ngoài các tài liệu ban đầu đã gửi như điểm 2.1 và 2.2 trên, chủ đầu tư còn gửi đến KBNN gồm:

+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.

+ Giấy rút vốn đầu tư.

+ Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng; là bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tư).

Đối với chi phí bồi thường, hỗ trợ khi nhà nước thu hồi đất, chủ đầu tư còn phải gửi đến KBNN: Phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; dự toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt (nếu chưa có trong phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt); Dự toán chi phí tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt (nếu có).

3.3. Kiểm soát và làm thủ tục tạm ứng.

Trong thời gian 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ đề nghị tạm ứng hợp lệ của chủ đầu tư, cán bộ kiểm soát chi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ; đối chiếu với nội dung tạm ứng, mức vốn đề nghị tạm ứng, tên đơn vị được hưởng, tài khoản đơn vị được hưởng với quy định của hợp đồng (đối với tạm ứng theo hợp đồng) và căn cứ vào kế hoạch vốn năm của dự án để hoàn thành thủ tục tạm ứng, chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.

Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy định của KBNN tại quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước.

4.1. Hồ sơ, tài liệu thanh toán: Ngoài các tài liệu ban đầu đã gửi tại điểm 2.1 và 2.2 trên, chủ đầu tư còn gửi đến KBNN huyện các hồ sơ tài liệu sau:

4.1.1. Thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợp đồng.

- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán.

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng).

- Giấy rút vốn đầu tư.

4.1.2. Thanh toán khối lượng hoàn thành không thông qua hợp đồng.

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư. Trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì chủ đầu tư có thể lập bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán.

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng).

- Giấy rút vốn đầu tư.

Đối với các công việc như trường hợp tự làm, các công việc quản lý dự án do Chủ đầu tư trực tiếp thực hiện,...: Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành và dự toán được duyệt cho từng công việc; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); Giấy rút vốn đầu tư.

Đối với chi phí bồi thường, hỗ trợ khi Nhà nước thu hồi đất, hồ sơ thanh toán gồm : Bảng kê xác nhận khối lượng công tác bồi thường, hỗ trợ đã thực hiện (theo phụ lục 05 Thông tư số 28/2012/ TT-BTC ngày 24/2/2012 của Bộ Tài chính); Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); Giấy rút vốn đầu tư.

4.1.3. Thanh toán khối lượng hoàn thành do người dân trong xã tự làm:

- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán.

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng).

- Giấy rút vốn đầu tư.

Trường hợp Người đại diện không có tài khoản thì KBNN căn cứ vào đề nghị của chủ đầu tư để kiểm soát và thanh toán bằng tiền mặt cho Người đại diện. Người đại diện thanh toán trực tiếp cho người dân tham gia thực hiện thi công xây dựng gói thầu.

Khi thanh toán cho gói thầu do người dân trong xã tự làm thì KBNN không thanh toán giá trị chi phí của các công việc người dân không thực hiện và phần thuế giá trị gia tăng trong dự toán công trình.

4.2. Kiểm soát và làm thủ tục thanh toán.

Căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán (hoặc tạm ứng) do Chủ đầu tư gửi (theo mục 2, mục 3, và mục 4 phần II của quy trình này); kể từ khi nhận đủ hồ sơ đề nghị thanh toán do chủ đầu tư gửi, cán bộ thanh toán phải kiểm soát xong hồ sơ và căn cứ vào kế hoạch vốn năm của dự án để hoàn thành các thủ tục thanh toán chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.

Nội dung kiểm soát hồ sơ thanh toán, ngoài việc xem xét tính đầy đủ và pháp lý của hồ sơ, tài liệu; sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn, cán bộ thanh toán cần tập trung kiểm soát các vấn đề sau:

+ Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng : Kiểm tra khối lượng hoàn thành ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán, đảm bảo giá trị khối lượng hoàn thành được thanh toán theo đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết và dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán được duyệt hoặc trường hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng.

+ Đối với các công việc thực hiện không theo hợp đồng: Kiểm tra khối lượng hoàn thành ghi tại Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư để đảm bảo khối lượng hoàn thành được thanh toán theo dự toán được duyệt.

+ Đối với các công việc thực hiện do người dân tự làm : Đối chiếu công việc, khối lượng hoàn thành ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán, để đảm bảo khối lượng hoàn thành được thanh toán theo hợp đồng, dự toán được duyệt.

Trình tự các bước công việc và quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 282/QĐ-KBNN ngày 20/4/2012 của Tổng Giám đốc KBNN, hoặc văn bản bổ sung thay thế, nếu có.

5. Ghi thu-ghi chi vốn đầu tư cho dự án.

Đối với các khoản đóng góp bằng hiện vật (bao gồm vật tư, thiết bị, ngày công lao động) để tham gia xây dựng công trình. Sau khi tiếp nhận các chứng từ ghi thu-ghi chi, cán bộ kiểm soát chi căn cứ các nội dung chi, các chỉ tiêu trên chứng từ ghi thu-ghi chi và hồ sơ, tài liệu của dự án tiến hành phân tích số vốn ghi thu-ghi chi theo mục lục NSNN. Trường hợp không đủ căn cứ để phân tích số vốn ghi thu-ghi chi theo mục lục NSNN, cán bộ kiểm soát chi lập thông báo nêu rõ lý do để lãnh đạo KBNN huyện ký đề nghị chủ đầu tư phối hợp với KBNN huyện để xác định mục lục NSNN đối với số vốn theo thông báo ghi thu- ghi chi.

Bộ phận kiểm soát chi lập Giấy ghi thu, ghi chi vốn đầu tư (theo mẫu số C3-04/NS) và gửi Giấy ghi thu, ghi chi vốn đầu tư cho bộ phận kế toán để hạch toán thanh toán vốn đầu tư cho dự án (thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành), đồng thời thông báo cho chủ đầu tư biết số vốn đã hạch toán thanh toán theo hình thức ghi thu-ghi chi.

6. Giải quyết các công việc khi dự án hoàn thành lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.

- Trường hợp dự án đã hoàn thành, chủ đầu tư lập báo cáo quyết toán nhưng tại KBNN huyện vẫn còn số dư tạm ứng cho dự án chưa được thu hồi, cán bộ kiểm soát chi chủ động phối hợp và đề nghị chủ đầu tư có biện pháp hoàn thiện hồ sơ thanh toán để thu hồi hết số vốn đã tạm ứng theo quy định.

- Khi nhận được Bảng đối chiếu số liệu sử dụng nguồn vốn đầu tư của chủ đầu tư (theo biểu mẫu số 02/QTDA ban hành kèm theo Thông tư số 28/2012/TT-BTC ngày 24/02/2012 của Bộ Tài chính ), cán bộ kiểm soát chi đối chiếu, xác nhận số vốn đã thanh toán cho dự án (bao gồm số vốn thực tế KBNN đã thanh toán, số vốn ghi thu-ghi chi ); ghi rõ ý kiến nhận xét, kiến nghị xử lý (nếu có), báo cáo phụ trách bộ phận để trình Lãnh đạo KBNN huyện ký duyệt. Sau đó cán bộ kiểm soát chi chuyển Bảng đối chiếu đã có xác nhận của KBNN cho chủ đầu tư, lưu hồ sơ dự án 01 liên.

- Trường hợp số vốn thanh toán cho dự án lớn hơn số vốn quyết toán dự án hoàn thành được duyệt, KBNN huyện yêu cầu chủ đầu tư thu hồi nộp vào ngân sách xã phần chênh lệch đó và làm thủ tục giảm vốn thanh toán cho dự án theo quy định.

- Trường hợp số vốn thanh toán cho dự án nhỏ hơn số vốn quyết toán được duyệt, KBNN huyện yêu cầu chủ đầu tư có biện pháp bố trí đủ vốn để thanh toán dứt điểm những khoản nợ phải trả của dự án.

- Khi nhận được thông báo phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành của cấp có thẩm quyền, sau khi đã giải quyết các công nợ thuộc nguồn vốn NSNN KBNN huyện làm thủ tục tất toán số vốn đã thanh toán cho dự án theo hướng dẫn của chế độ kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN ban hành theo Quyết định số 120/2008/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2008 của Bộ Tài chính, Thông tư số 212/2009/TT-BTC của Bộ Tài chính và văn bản hướng dẫn của KBNN.

- KBNN huyện thực hiện chế độ báo cáo tình hình thanh toán vốn đầu tư định kỳ hàng tháng, quý, năm theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân xã đồng gửi KBNN tỉnh để tổng hợp báo cáo.

- Kết thúc năm kế hoạch, KBNN huyện lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư với UBND xã về tình hình nhận vốn, sử dụng vốn đầu tư XDCB theo quy định về quyết toán Ngân sách Nhà nước, đồng gửi KBNN tỉnh để tổng hợp báo cáo.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Quy trình này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư thuộc xã, phường, thị trấn qua hệ thống Kho bạc Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 477/QĐ-KBNN ngày 12/6/2009 của Kho bạc Nhà nước.

2. Giám đốc KBNN huyện tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư các dự án thuộc xã, phường, thị trấn. Người phụ trách bộ phận (do giám đốc KBNN huyện phân công nếu có) ký thay chức danh trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN trên các chứng từ thanh toán (Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư,.. ). Trường hợp không hình thành bộ phận thì chức danh này để trống (không có chữ ký), cán bộ kiểm soát chi khi kiểm tra xong hồ sơ, tài liệu tạm ứng, thanh toán sẽ trình Lãnh đạo KBNN huyện ký duyệt.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị các đơn vị thuộc và trực thuộc KBNN phản ánh kịp thời để Kho bạc Nhà nước nghiên cứu sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

- Tên dự án, công trình: ……………………………………………………………………

- Chủ đầu tư/Ban QLDA……………...……mã số ĐVSDNS:….…………………………

- Số tài khoản Chủ đầu tư:	- Vốn trong nước:………..	Tại:…………………………
	- Vốn ngoài nước:………..	Tại:…………………………

- Căn cứ hợp đồng số ……..ngày……tháng……năm………….

- Căn cứ bảng xác định giá trị KLHT đề nghị thanh toán số…….ngày…...tháng…..năm……

- Số dư tạm ứng của các hạng mục/gói thầu đề nghị thanh toán:………...... ................đồng.

- Số tiền đề nghị:

Tạm ứng

Thanh toán

Theo nội dung sau đây (khung nào không sử dụng thì gạch chéo)

- Thuộc nguồn vốn: (XDCB tập trung; CTMT,….)……………………………...……............

- Thuộc kế hoạch vốn: ............................................ Năm:........................................................

Đơn vị: đồng.

Nội dung	Dự toán được duyệt hoặc giá trị trúng thầu hoặc giá trị hợp đồng	Luỹ kế vốn đã thanh toán từ khởi công đến cuối kỳ trước (gồm cả tạm ứng)		Số đề nghị tạm ứng, thanh toán KLHT kỳ này (gồm cả thu hồi tạm ứng)
		Vốn trong nước	Vốn ngoài nước	Vốn trong nước	Vốn ngoài nước
Ghi tên công việc, hạng mục hoặc gói thầu hoặc hợp đồng đề nghị thanh toán
Cộng

Tổng số tiền đề nghị tạm ứng, thanh toán kỳ này (bằng số): ……………………...………

Bằng chữ: ................................................................................................................................

Trong đó: - Thu hồi tạm ứng (bằng số):……………………………………......…………....

+ Vốn trong nước: .....................………………………………………….....

+ Vốn trong nước: ..................……………………………………………....

- Thuế giá trị gia tăng:............................................................................................

- Chuyển tiền bảo hành: (bằng số)..........................................................................

- Số trả đơn vị thụ hưởng (bằng số):……………………………………………...

+ Vốn trong nước: (bằng số):…………………………………………………

+ Vốn trong nước: (bằng số):…………………………………………………

Tên đơn vị thụ hưởng: ……………………………............…………………………………..

Số tài khoản của đơn vị thụ hưởng:…………………………………Tại:…………...........….

Ngày nhận Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư:……………………………………