QUY TRÌNH QUẢN LÝ, KIỂM SOÁT CAM KẾT CHI NSNN

1. Cam kết chi thường xuyên: Là việc các đơn vị dự toán cam kết sử dụng dự toán chi ngân sách thường xuyên được giao hàng năm (có thể một phần hoặc toàn bộ dự toán được giao trong năm) để thanh toán cho hợp đồng đã được ký giữa đơn vị dự toán với nhà cung cấp. Giá trị của khoản cam kết chi là:

- Đối với hợp đồng được thực hiện trong 1 năm ngân sách (là hợp đồng chỉ sử dụng kinh phí của một năm ngân sách): Là số tiền được nêu trong hợp đồng.

- Đối với hợp đồng được thực hiện trong nhiều năm ngân sách (là hợp đồng sử dụng kinh phí của nhiều năm ngân sách): Là số tiền dự kiến bố trí cho hợp đồng đó trong năm, đảm bảo trong phạm vi dự toán năm được duyệt và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi của hợp đồng đó.

Bên cạnh đó, đối với các hợp đồng thực hiện trong nhiều năm ngân sách (như các hợp đồng trong lĩnh vực khoa học công nghệ,…) sẽ được quản lý trong TABMIS theo một số thông tin chủ yếu như: tổng giá trị hợp đồng, số hợp đồng giấy, nội dung hợp đồng, giá trị hợp đồng đã được thanh toán,…. TABMIS không thực hiện ghi nhận cam kết chi đối với các hợp đồng thực hiện trong nhiều năm ngân sách, mà chỉ ghi nhận cam kết chi đối với số kinh phí bố trí cho hợp đồng đó trong 1 năm ngân sách. Tuy nhiên, hiện nay, dự toán phân bổ cho đơn vị dự toán là theo tổng số, không chi tiết số kinh phí bố trí trong năm theo từng hợp đồng nhiều năm. Vì vậy, để thực hiện ghi nhận cam kết chi hàng năm cho các hợp đồng này, thì thủ trưởng đơn vị dự toán sẽ phải xác định và phân bổ số kinh phí bố trí cho hợp đồng đó trong năm ngân sách gửi Kho bạc Nhà nước, đảm bảo phù hợp với dự toán năm được giao cho đơn vị và giá trị còn được phép cam kết chi đối với hợp đồng đó.

2. Cam kết chi đầu tư: Là việc các chủ đầu tư cam kết sử dụng dự toán chi ngân sách đầu tư được giao hàng năm (có thể một phần hoặc toàn bộ dự toán được giao trong năm) để thanh toán cho hợp đồng đã được ký giữa chủ đầu tư với nhà cung cấp. Giá trị của khoản cam kết chi đầu tư bằng số kinh phí dự kiến bố trí cho hợp đồng trong năm, đảm bảo trong phạm vi dự toán năm được duyệt và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi.

Mỗi dự án đầu tư có một mã riêng trong phân đoạn mã dự án của kế toán đồ; một dự án đầu tư có thể bao gồm nhiều hạng mục; mỗi một hạng mục có thể có nhiều hợp đồng; các hợp đồng này sẽ được quản lý và ghi nhận trong TABMIS dưới dạng hợp đồng thực hiện trong nhiều năm ngân sách. Tuy nhiên, hiện nay kế hoạch vốn đầu tư phân bổ theo dự án đầu tư, không phân bổ chi tiết theo từng hợp đồng của dự án đó; đồng thời, do TAMIS không ghi nhận cam kết chi đối với cả hợp đồng thực hiện trong nhiều năm ngân sách, mà chỉ ghi nhận cam kết chi đối với số kinh phí bố trí cho hợp đồng đó trong 1 năm ngân sách. Vì vậy, để thực hiện ghi nhận cam kết chi đối với các hợp đồng chi đầu tư, thì các chủ đầu tư cần phải xác định và phân bổ số kinh phí bố trí cho từng hợp đồng trong năm ngân sách gửi Kho bạc Nhà nước, đảm bảo phù hợp với kế hoạch vốn được giao cho dự án đầu tư và giá trị còn được phép cam kết chi đối với hợp đồng đó.

3. Giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi: Là chênh lệch giữa giá trị của hợp đồng với tổng giá trị của các khoản đã cam kết chi cho hợp đồng đó (bao gồm cả số cam kết chi đã thực hiện trong những năm trước đối với các hợp đồng thực hiện trong nhiều năm ngân sách).

4. Giao diện ứng dụng: Là phương thức kết nối trao đổi thông tin dữ liệu giữa các ứng dụng với nhau nhằm thực hiện các quy trình nghiệp vụ.

Các đơn vị dự toán gửi yêu cầu cam kết chi đến Kho bạc Nhà nước qua chương trình giao diện.

5. Đơn vị dự toán có giao diện với TABMIS: Là đơn vị dự toán có phần mềm kế toán giao diện được với TABMIS.

6. Đơn vị dự toán không giao diện với TABMIS: Là đơn vị không có phần mềm kế toán giao diện với TABMIS.

7. Dự toán còn được phép sử dụng:

- Đối với chi thường xuyên, chi chương trình mục tiêu và chi sự nghiệp kinh tế có tính chất thường xuyên (sau đây gọi chung là chi thường xuyên) là chênh lệch giữa dự toán ngân sách đã giao trong năm cho đơn vị với tổng số tiền của các khoản đã cam kết chi chưa được thanh toán và số tiền đã thanh toán trong năm (bao gồm cả số đã thanh toán và số đang tạm ứng). Đây là điểm khác biệt so với quy định hiện nay (hiện nay, dự toán còn được phép sử dụng của đơn vị dự toán là chênh lệch giữa số dự toán được giao với số thực chi, không bao gồm số cam kết chi).

- Đối với chi đầu tư, chi chương trình mục tiêu và chi sự nghiệp kinh tế có tính chất đầu tư (sau đây gọi chung là chi đầu tư) là chênh lệch giữa dự toán ngân sách đã giao trong năm cho một chủ đầu tư với tổng giá trị của các khoản đã cam kết chi trong năm chưa được thanh toán và tổng số tiền đã thực hiện thanh toán trong năm của dự án đó (bao gồm cả số đã thanh toán và số đang tạm ứng).

8. Số cam kết chi (thường xuyên, đầu tư): Là mã số do chương trình TABMIS tạo ra đối với từng khoản cam kết chi để theo dõi, quản lý khoản cam kết chi đó trên TABMIS.

9. Người sử dụng là người được phép tham gia tác nghiệp trên TABMIS.

10. Cán bộ kiểm soát chi, bao gồm cán bộ Phòng kiểm soát chi NSNN tại Sở Giao dịch KBNN, KBNN cấp tỉnh và cán bộ bộ phận kiểm soát chi tại KBNN cấp huyện và phòng Giao dịch KBNN (gọi chung là KBNN cấp huyện).

11. Cán bộ kế toán, bao gồm cán bộ phòng kế toán nhà nước tại Sở Giao dịch KBNN, KBNN cấp tỉnh và cán bộ kế toán tại bộ phận kế toán nhà nước ở KBNN cấp huyện..

12. Hợp đồng nhiều năm là hợp đồng được thực hiện trong nhiều năm ngân sách; trên màn hình giao diện của TABMIS được gọi là “hợp đồng khung”.

13. Chi thường xuyên tại công văn này được hiểu, bao gồm: chi thường xuyên; chi chương trình mục tiêu và chi sự nghiệp được quản lý theo quy trình chi thường xuyên.

14. Chi đầu tư tại công văn này được hiểu là chi cho các dự án đầu tư, chi sự nghiệp có tính chất đầu tư từ nguồn vốn ngân sách nhà nước và nguồn vốn trái phiếu chính phủ.

15. Ngày hết hiệu lực điểm nhà cung cấp: Là ngày mà người có thẩm quyền xác định ngừng hiệu lực nhà cung cấp trên hệ thống

Mục 2

ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG, NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT,

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRONG

KIỂM SOÁT CAM KẾT CHI

1. Đối tượng áp dụng.

Đối tượng áp dụng bao gồm: các đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là đơn vị dự toán); các chủ đầu tư, ban quản lý dự án đầu tư (sau đây gọi chung là chủ đầu tư) thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước (trừ ngân sách cấp xã); cơ quan tài chính và các đơn vị Kho bạc Nhà nước.

Tất cả các khoản chi của ngân sách nhà nước đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao dự toán (gồm cả dự toán ứng trước), có hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ theo chế độ quy định và có giá trị hợp đồng từ 100 triệu đồng trở lên đối với các khoản chi thường xuyên hoặc từ 500 triệu đồng trở lên trong chi đầu tư xây dựng cơ bản thì phải được quản lý, kiểm soát cam kết chi qua Kho bạc Nhà nước.

Một số khoản chi cụ thể không phải thực hiện cam kết chi :

- Các khoản chi của ngân sách xã

- Các khoản chi cho lĩnh vực an ninh, quốc phòng:

- Các khoản thực hiện nghĩa vụ trả nợ của Nhà nước, của Chính phủ; các khoản chi góp cổ phần, đóng góp nghĩa vụ tài chính, đóng niên liễm cho các tổ chức quốc tế:

- Các khoản chi từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài theo phương thức tài trợ chương trình, dự án; chi viện trợ trực tiếp

- Các khoản chi theo hình thức lệnh chi tiền của cơ quan tài chính các cấp

- Các khoản chi từ tài khoản tiền gửi của các đơn vị giao dịch tại Kho bạc Nhà nước

- Các khoản chi ngân sách nhà nước bằng hiện vật và ngày công lao động:

Ngoài ra, việc kiểm soát cam kết chi chỉ thực hiện đối với các khoản chi có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước. Vì vậy, đối với những dự án có nguồn đảm bảo cả từ ngân sách nhà nước và ngoài ngân sách (nguồn vốn tự có hoặc nguồn tự huy động hoặc nguồn thu dịch vụ của đơn vị để thực hiện dự án…), thì cũng chỉ thực hiện kiểm soát đối với phần vốn của ngân sách nhà nước.

2.2. Nguyên tắc hạch toán cam kết chi:

Các khoản cam kết chi ngân sách nhà nước phải được hạch toán bằng đồng Việt Nam; các khoản cam kết chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ được theo dõi theo nguyên tệ; đồng thời, được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ hàng tháng do Bộ Tài chính quy định để hạch toán cam kết chi. Các phân đoạn mã kế toán đồ của tài khoản chi ngân sách nhà nước (nếu có) phải được hạch toán ở mức chi tiết nhất, cụ thể:

Trường hợp cam kết chi chưa xác định được mã nội dung kinh tế (tức là khi thực hiện cam kết chi chưa xác định cụ thể khoản cam kết chi đó chi tiết theo mục, tiểu mục nào, mà mới chỉ xác định được mức độ chi tiết đến mục hoặc thậm chí chưa xác định chi tiết đến mục), thì tại phân đoạn mã nội dung kinh tế của kế toán đồ hạch toán vào mục nội dung kinh tế chưa được xác định, đến khi thanh toán sẽ kết chuyển từ mục nội dung kinh tế chưa xác định sang các mục, tiểu mục chi cụ thể.

Trường hợp cam kết chi có nhiều nguồn vốn (đối với các khoản cam kết chi của các dự án ODA có cả nguồn vốn trong nước, ngoài nước,…), thì khoản cam kết chi đó phải hạch toán chi tiết theo từng nguồn vốn.

Cam kết chi chỉ được thanh toán khi số tiền đề nghị thanh toán nhỏ hơn hoặc bằng số tiền chưa được thanh toán của khoản cam kết chi đó. Trường hợp số tiền đề nghị thanh toán lớn hơn số tiền chưa được thanh toán của khoản cam kết chi, thì đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tư phải đề nghị Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch điều chỉnh số tiền cam kết chi mới phù hợp với số tiền đề nghị thanh toán trước khi làm thủ tục thanh toán cho khoản cam kết chi đó.

Trong quá trình quản lý, kiểm soát, nếu phát hiện các khoản cam kết chi sai chế độ quy định hoặc các khoản dự toán để cam kết chi không được chuyển nguồn sang năm sau hoặc đơn vị dự toán, chủ đầu tư không có nhu cầu sử dụng tiếp, thì khoản cam kết chi sẽ được huỷ bỏ.

3.1. Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở Trung ương, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc và cấp dưới thực hiện cam kết chi ngân sách nhà nước theo quy định tại Thông tư này.

- Tất cả các đơn vị dự toán và chủ đầu tư phải làm thủ tục kiểm soát cam kết chi với Kho bạc Nhà nước trước khi thực hiện thanh toán đối với những khoản chi thuộc phạm vi phải cam kết chi theo chế độ quy định.

- Thủ trưởng các đơn vị dự toán và chủ đầu tư có trách nhiệm tuân thủ những quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý, kiểm soát cam kết chi. Trường hợp vi phạm, tuỳ theo tính chất và mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.

4. Nguyên kiểm soát, cam kết chi:

Việc quản lý, kiểm soát cam kết chi NSNN qua KBNN được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 113/2008/TT-BTC, công văn số 17927/BTC-KBNN của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn của KBNN, cụ thể:

- Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ có giá trị hợp đồng từ 100 triệu đồng trở lên (đối với chi thường xuyên) hoặc 500 triệu đồng trở lên (đối với chi đầu tư), đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tư phải gửi hợp đồng kèm theo đề nghị cam kết chi đến Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để làm thủ tục kiểm soát cam kết chi.

- Trong phạm vi 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tư, Kho bạc Nhà nước phải thông báo ý kiến chấp thuận hoặc từ chối cam kết chi cho đơn vị được biết.

4.2. Hình thức gửi đề nghị tạo mới, điều chỉnh, huỷ cam kết chi:

- Tạo mới, điều chỉnh cam kết chi:

+ Đối với chi thường xuyên: Đơn vị dự toán gửi đề nghị cam kết chi hoặc điều chỉnh cam kết chi đến Kho bạc Nhà nước thông qua chương trình giao diện giữa phần mềm kế toán của đơn vị với TABMIS. Trường hợp đơn vị không có giao diện với TABMIS, thì gửi đề nghị cam kết chi hoặc điều chỉnh cam kết chi đến Kho bạc Nhà nước bằng văn bản giấy.

+ Đối với chi đầu tư: Chủ đầu tư gửi đề nghị cam kết chi hoặc điều chỉnh cam kết chi đầu tư đến Kho bạc Nhà nước bằng văn bản giấy.

- Huỷ cam kết chi: Do yêu cầu của hệ thống TABMIS là huỷ cam kết chi phải thực hiện huỷ thủ công trên hệ thống. Vì vậy, khi có nhu cầu cần huỷ cam kết chi thì đơn vị dự toán, chủ đầu tư hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền (đối với các khoản cam kết chi sai chế độ quy định) phải gửi đề nghị huỷ cam kết chi bằng văn bản giấy đến Kho bạc Nhà nước.

4.3. Nguyên tắc trao đổi thông tin, dữ liệu điện tử:

Việc trao đổi thông tin, dữ liệu điện tử về cam kết chi được thực hiện tự động bằng chương trình giao diện giữa phần mềm kế toán của đơn vị với TABMIS; đồng thời, phải có đầy đủ chỉ tiêu thông tin và được bảo mật, đúng định dạng trao đổi dữ liệu điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, các văn bản hướng dẫn dưới Luật của Chính phủ và Bộ Tài chính.

Tất cả các cơ quan, đơn vị tham gia trao đổi thông tin, dữ liệu điện tử về cam kết chi có trách nhiệm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, chính xác và toàn vẹn của dữ liệu điện tử trong phạm vi nhiệm vụ của mình; đồng thời, có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện các biện pháp kỹ thuật cần thiết để đảm bảo tính bảo mật, an toàn của hệ thống.

4.4. Điều kiện thực hiện cam kết chi:

- Đề nghị cam kết chi của đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tư phải đầy đủ các chỉ tiêu thông tin theo mẫu quy định và đảm bảo tính pháp lý, cụ thể:

+ Dấu, chữ ký của đơn vị dự toán, chủ đầu tư trên hồ sơ phải phù hợp với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký với Kho bạc Nhà nước; trường hợp đơn vị gửi cam kết chi đến Kho bạc Nhà nước qua chương trình giao diện thì phải đảm bảo các nguyên tắc trao đổi dữ liệu điện tử.

+ Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ tuân thủ quy trình, thủ tục về mua sắm đấu thầu, chỉ định thầu theo quy định hiện hành;

+ Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ phải đảm bảo có trong dự án đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt (đối với chi đầu tư).

- Số tiền đề nghị cam kết chi không vượt quá dự toán còn được sử dụng.

+ Trường hợp dự toán và phương án phân bổ dự toán ngân sách nhà nước chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định hoặc phải điều chỉnh dự toán ngân sách nhà nước theo quy định, thì Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm soát cam kết chi cho đơn vị trên cơ sở dự toán tạm cấp hoặc dự toán điều chỉnh của đơn vị.

+ Trường hợp chi ứng trước dự toán ngân sách nhà nước năm sau, thì Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm soát cam kết chi cho đơn vị trên cơ sở dự toán ứng trước của đơn vị đã được cơ quan tài chính phân bổ và phê duyệt chính thức trên hệ thống TABMIS.

- Đề nghị cam kết chi năm ngân sách hiện hành của đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tư phải gửi đến Kho bạc Nhà nước chậm nhất đến hết ngày 30/12 năm hiện hành.

Mục 3

QUY TRÌNH THỰC HIỆN CAM KẾT CHI

Quy trình này hướng dẫn kiểm soát cam kết chi đối với trường hợp đơn vị dự toán không có giao diện với TABMIS; các đơn vị KBNN không có chương trình đầu tư kho bạc (ĐTKB) giao diện với TABMIS.

Đối với trường hợp đơn vị dự toán có giao diện với TABMIS và đơn vị KBNN có chương trình ĐTKB giao diện với TABMIS; KBNN sẽ có hướng dẫn sau.

1. Quản lý thông tin nhà cung cấp

1.1. Thông tin về nhà cung cấp phải được quản lý và ghi nhận đầy đủ trên TABMIS trước khi làm thủ tục cam kết chi và thanh toán. Trường hợp nhà cung cấp chưa được quản lý trên TABMIS, thì thông tin về nhà cung cấp được ghi nhận khi thực hiện thanh toán.

1.2. Các chỉ tiêu thông tin nhà cung cấp được quản lý trên TABMIS

a) Thông tin chung: Thông tin chung về nhà cung cấp là thông tin được quản lý, sử dụng chung tại tất cả các đơn vị KBNN trong toàn quốc và bao gồm các chỉ tiêu sau:

- Thông tin TABMIS bắt buộc người sử dụng phải khai báo khi tạo mới/điều chỉnh thông tin: tên nhà cung cấp.

- Thông tin do TABMIS tự sinh, bao gồm: mã số nhà cung cấp được quản lý trên TABMIS; ngày tạo và ngày điều chỉnh thông tin chung; người tạo và người điều chỉnh thông tin chung. Các chỉ tiêu thông tin này do TABMIS tự sinh khi người sử dụng hoàn thành việc khai báo hoặc điều chỉnh thông tin chung về nhà cung cấp (riêng mã số nhà cung cấp được quản lý trên TABMIS sẽ không thay đổi khi người sử dụng điều chỉnh các chỉ tiêu thông tin chung).

- Thông tin TABMIS không bắt buộc người sử dụng phải khai báo, bao gồm: mã số thuế của nhà cung cấp; ngày hết hiệu lực thông tin chung về nhà cung cấp trên TABMIS (người sử dụng chỉ khai báo thông tin này khi có yêu cầu).

b) Thông tin chi tiết: Thông tin chi tiết về nhà cung cấp được quản lý tại từng đơn vị KBNN và bao gồm các chỉ tiêu sau:

- Thông tin bắt buộc người sử dụng phải khai báo khi tạo mới thông tin chi tiết nhà cung cấp, bao gồm: mã KBNN nơi tạo điểm nhà cung cấp; địa chỉ nhà cung cấp; tên và mã ngân hàng (mã 8 số do Ngân hàng Nhà nước quy định) nơi nhà cung cấp mở tài khoản; số hiệu tài khoản của nhà cung cấp tại từng ngân hàng; loại tiền tương ứng với từng tài khoản của nhà cung cấp tại ngân hàng. Các chỉ tiêu thông tin này (trừ địa chỉ nhà cung cấp) phải được điều chỉnh kịp thời mỗi khi có sự thay đổi.

- Thông tin do TABMIS tự sinh, bao gồm: ngày tạo và ngày điều chỉnh thông tin chi tiết về nhà cung cấp; người tạo và người điều chỉnh thông tin chi tiết về nhà cung cấp. Các chỉ tiêu thông tin này do TABMIS tự sinh khi người sử dụng hoàn thành việc khai báo hoặc điều chỉnh thông tin chi tiết về nhà cung cấp.

- Thông tin không bắt buộc người sử dụng phải khai báo: ngày hết hiệu lực điểm nhà cung cấp (người sử dụng chỉ khai báo thông tin này khi có yêu cầu).

1.3. Quy trình tạo mới, điều chỉnh thông tin nhà cung cấp

a) Đối với thông tin chung:

* Tại các đơn vị KBNN:

- Trường hợp thông tin chung về nhà cung cấp chưa được quản lý trên TABMIS, thì cán bộ kế toán đề nghị kế toán trưởng; cán bộ kiểm soát chi đề nghị đề nghị trưởng phòng kiểm soát chi NSNN hoặc lãnh đạo KBNN quận, huyện phụ trách trực tiếp hoặc trưởng phòng tổng hợp - đối với KBNN quận, huyện có thành lập phòng tổng hợp (sau đây gọi chung là lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi) duyệt yêu cầu tạo mới thông tin chung về nhà cung cấp.(cách xác định thông tin chung nhà cung cấp có hoặc chưa có trên TAB)

- Trường hợp thông tin chung có sự khác biệt so với thông tin chung về nhà cung cấp đã được quản lý trên TABMIS, thì cán bộ kế toán hoặc cán bộ kiểm soát chi đề nghị lãnh đạo duyệt yêu cầu điều chỉnh thông tin chung về nhà cung cấp, cụ thể: Cán bộ kế toán đề nghị kế toán trưởng; cán bộ kiểm soát chi đề nghị lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi.

Bước 2: Căn cứ đề nghị của cán bộ kế toán hoặc cán bộ kiểm soát chi, kế toán trưởng hoặc lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi kiểm tra; nếu đảm bảo yêu cầu thì lập văn bản đề nghị tạo mới/điều chỉnh thông tin chung về nhà cung cấp gửi về Phòng hỗ trợ CNTT, Cục CNTT (mẫu số 01 đính kèm công văn này); đồng thời gửi file văn bản (bằng MS Word) từ hộp thư điện tử của mình về hộp thư điện tử Cục CNTT (Phòng hỗ trợ CNTT).

* Tại Cục CNTT (Phòng hỗ trợ CNTT):

b) Đối với thông tin chi tiết:

* Tại các đơn vị KBNN:

Bước 1: Căn cứ thông tin chi tiết về nhà cung cấp trên đề nghị cam kết chi và yêu cầu quản lý, cán bộ kế toán hoặc cán bộ kiểm soát chi tại các đơn vị KBNN kiểm tra:

- Trường hợp thông tin chi tiết về nhà cung cấp chưa được quản lý trên TABMIS, thì cán bộ kế toán đề nghị Kế toán trưởng; cán bộ kiểm soát chi đề nghị đề nghị lãnh đạo phụ trách kiểm soát chi duyệt yêu cầu tạo mới thông tin chi tiết về nhà cung cấp.(kiểm tra thông tin về nhà cung cấp trên TAB)

- Trường hợp thông chi tiết có sự khác biệt so với thông tin về nhà cung cấp đã được quản lý trên TABMIS, thì cán bộ kế toán hoặc cán bộ kiểm soát chi đề nghị lãnh đạo duyệt yêu cầu điều chỉnh thông tin chi tiết về nhà cung cấp.

Bước 2: Căn cứ đề nghị của cán bộ kế toán hoặc cán bộ kiểm soát chi, kế toán trưởng hoặc lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi kiểm tra; nếu đảm bảo yêu cầu thì lập văn bản đề nghị tạo mới/điều chỉnh thông tin chung (chi tiết) về nhà cung cấp gửi về Đội xử lý trung tâm tỉnh (Mẫu số 01 đính kèm công văn này); đồng thời gửi file văn bản (bằng MS Word) từ hộp thư điện tử của mình về hộp thư điện tử Đội xử lý trung tâm tỉnh.

* Tại Đội xử lý trung tâm tỉnh:

1.4. Ngừng hiệu lực nhà cung cấp trên hệ thống:

- Các trường hợp ngừng hiệu lực nhà cung cấp trên hệ thống : Khi nhà cung cấp chấm dứt tư cách pháp nhân do bị sáp nhập, giải thể, phá sản hoặc các trường hợp chấm dứt hoạt động khác theo quy định của pháp luật.

- Khi phát hiện các thông tin nêu trên, các đơn vị KBNN (tỉnh hoặc huyện) phải gửi văn bản về Cục CNTT (Phòng hỗ trợ CNTT) kèm theo hồ sơ xác thực nhà cung cấp bị ngừng hoạt động. Căn cứ đề nghị của KBNN (tỉnh hoặc huyện), Cục CNTT (Phòng hỗ trợ CNTT) rà soát các hợp đồng và cam kết chi có liên quan đến nhà cung cấp đó trên hệ thống và thông báo cho các đơn vị KBNN liên quan để tiến hành hủy những hợp đồng hoặc cam kết chi đó. Sau đó, Cục CNTT (Phòng hỗ trợ CNTT) mới được tiến hành ngừng hiệu lực nhà cung cấp trên hệ thống.

2.1. Quản lý cam kết chi đầu tư trong năm đầu tiên phát sinh hợp đồng

a) Tại chủ đầu tư:

- Căn cứ kế hoạch vốn được giao trong năm, chủ đầu tư có trách nhiệm xác định số vốn đầu tư bố trí để thực hiện đối với từng hợp đồng trong năm ngân sách đó; đồng thời, được quyền chủ động điều chỉnh tăng, giảm số vốn đầu tư bố trí cho từng hợp đồng, đảm bảo trong phạm vi kế hoạch vốn năm đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao cho dự án đầu tư và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi đó, cụ thể:

+ Trường hợp hợp đồng được đảm bảo thực hiện bằng nhiều loại nguồn vốn, chủ đầu tư phải có trách nhiệm xác định số vốn đầu tư trong năm bố trí cho hợp đồng đó, chi tiết theo từng loại nguồn vốn.

Trường hợp hợp đồng vừa được đảm bảo bằng nguồn ngân sách, vừa được đảm bảo bằng các nguồn khác không phải là từ ngân sách nhà nước (như nguồn tiền gửi; nguồn đóng góp của các tổ chức, cá nhân,…), thì các đơn vị chỉ thực hiện quản lý hợp đồng và cam kết chi đối với phần hợp đồng được đảm bảo bằng nguồn ngân sách.

+ Trường hợp hợp đồng có nhiều nhà cung cấp, chủ đầu tư phải có trách nhiệm xác định số vốn đầu tư trong năm bố trí cho hợp đồng đó, chi tiết theo từng nhà cung cấp.

+ Trường hợp hợp đồng có nhiều loại tiền, chủ đầu tư có trách nhiệm xác định số vốn đầu tư trong năm bố trí cho hợp đồng đó, chi tiết theo từng loại tiền.

+ Trường hợp hợp đồng được thực hiện trọn trong 1 năm ngân sách, thì số vốn đầu tư bố trí trong năm cho hợp đồng đúng bằng giá trị của hợp đồng đó.

- Chủ đầu tư lập và gửi đề nghị cam kết chi đến KBNN nơi giao dịch: (1) các hồ sơ, tài liệu về chi đầu tư gửi 1 lần và gửi hàng năm theo quy định hiện hành; (2) hợp đồng thuộc diện phải cam kết chi (chỉ gửi năm đầu tiên có phát sinh hợp đồng và gửi khi có điều chỉnh, bổ sung); (3) 2 liên Giấy đề nghị cam kết chi NSNN (mẫu C2-12/NS ban hành kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-BTC).

b) Tại KBNN:

Khi nhận được hợp đồng và đề nghị cam kết chi, cán bộ kiểm soát chi xử lý:

- Cán bộ kiểm soát chi kiểm tra, đảm bảo có đầy đủ thông tin và nhập vào TABMIS (PO); cách thức nhập các thông tin của hợp đồng vào TABMIS được thực hiện theo phụ lục đính kèm công văn này. Sau đó, cán bộ kiểm soát chi đầu tư chuyển lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi đầu tư để phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS.

Trường hợp hợp đồng có nhiều loại tiền hoặc nhiều nhà cung cấp hoặc được đảm bảo thực hiện bằng nhiều loại nguồn vốn, thì cán bộ kiểm soát chi căn cứ thông tin trên Giấy đề nghị cam kết chi của đơn vị để quản lý hợp đồng đó trong TABMIS, chi tiết theo từng loại tiền hoặc từng nhà cung cấp hoặc từng loại nguồn vốn.

- Khi nhận được đề nghị phê duyệt hợp đồng từ cán bộ kiểm soát chi, lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi kiểm tra; nếu đảm bảo yêu cầu quy định, thì phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS; nếu không đảm bảo, thì từ chối phê duyệt.

Sau khi lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi phê duyệt, chương trình TABMIS tự động sinh ra mã số hợp đồng được quản lý trên TABMIS.

- Thông báo phê duyệt hoặc từ chối phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS cho chủ đầu tư:

+ Thông báo phê duyệt: Căn cứ thông tin phản hồi đã phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS từ lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi, cán bộ kiểm soát chi lập và trình lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi đầu tư ký thừa ủy quyền “Thông báo chấp thuận ghi nhận hợp đồng chi đầu tư tại TABMIS” (theo mẫu số 05 ban hành kèm Thông tư số 113/2008/TT-BTC) để thông báo mã số hợp đồng đã được phê duyệt và ghi nhận trên TABMIS gửi chủ đầu tư.

+ Thông báo từ chối phê duyệt: Trường hợp phát hiện hợp đồng không đảm bảo các yêu cầu về kiểm soát hợp đồng (như hợp đồng không tuân thủ đúng quy trình, thủ tục về đấu thầu, chỉ định thầu; nội dung thanh toán của hợp đồng không có trong dự án đầu tư đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; mẫu dấu, chữ ký trên hợp đồng không phù hợp với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký với KBNN...); hoặc khi nhận được thông báo từ chối phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS của lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi, cán bộ kiểm soát chi lập và trình lãnh đạo đơn vị KBNN ký thông báo bằng văn bản về lý do từ chối chấp thuận việc quản lý hợp đồng trên TABMIS, gửi chủ đầu tư (mẫu số 02 đính kèm công văn này).

- Chủ đầu tư lập 2 liên Giấy đề nghị cam kết chi NSNN (mẫu C2-12/NS ban hành kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-BTC) gửi KBNN nơi giao dịch. Căn cứ vào đề nghị của chủ đầu tư, cán bộ kiểm soát chi kiểm tra, đảm bảo các điều kiện quy định tại tiết 1.4.1 và 1.4.3 điểm 1.4 khoản 1 phần II Thông tư số 113/2008/TT-BTC của Bộ Tài chính, thì nhập vào TABMIS (PO); sau đó, kiểm tra đảm bảo số tiền đề nghị cam kết chi không vượt quá kế hoạch vốn còn được phép sử dụng và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi, thì trình lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi phê duyệt. Trường hợp không đảm bảo các điều kiện quy định, thì cán bộ kiểm soát chi trình lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi để trình Lãnh đạo đơn vị thông báo từ chối phê duyệt cam kết chi.

- Khi nhận được đề nghị phê duyệt cam kết chi, lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi kiểm tra, nếu phù hợp thì phê duyệt việc quản lý cam kết chi trên TABMIS; trường hợp không đảm bảo các điều kiện quy định, thì từ chối phê duyệt việc quản lý cam kết chi trên TABMIS. Sau khi lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi phê duyệt, chương trình TABMIS tự động sinh ra mã số cam kết chi được quản lý trên TABMIS.

- Thông báo phê duyệt hoặc từ chối phê duyệt cam kết chi:

+ Thông báo phê duyệt: Căn cứ thông tin phản hồi đã phê duyệt việc quản lý cam kết chi trên TABMIS từ lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi, cán bộ kiểm soát chi ghi số cam kết chi đã được phê duyệt, ghi nhận trên TABMIS vào cả 2 liên Giấy đề nghị cam kết chi NSNN của Chủ đầu tư và xử lý: 1 liên trả lại cho chủ đầu tư; 1 liên lưu.

+ Thông báo từ chối phê duyệt: Trường hợp phát hiện đề nghị cam kết chi của chủ đầu tư không đảm bảo các điều kiện quy định (như đề nghị cam kết chi của chủ đầu tư vượt quá kế hoạch vốn năm đã được giao cho dự án hoặc giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi; đề nghị cam kết chi của chủ đầu tư gửi sau ngày 30/12; đề nghị cam kết chi của chủ đầu tư không đủ các thông tin theo quy định,…) hoặc khi nhận được thông báo từ chối phê duyệt cam kết chi của lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi, cán bộ kiểm soát chi lập và trình lãnh đạo đơn vị KBNN ký thông báo bằng văn bản về lý do từ chối phê duyệt việc quản lý cam kết chi trên TABMIS gửi chủ đầu tư (theo mẫu số 04 ban hành kèm Thông tư số 113/2008/TT-BTC).

2.2. Quản lý cam kết chi đầu tư trong những năm tiếp theo của hợp đồng:

Được thực hiện tương tự như điểm 2.1 khoản 2 mục II công văn này (song chủ đầu tư và KBNN không phải thực hiện quy trình gửi và phê duyệt việc quản lý hợp đồng trên TABMIS).