Bước
|
Người
chịu trách nhiệm
|
Nội dung thực hiện
|
Mẫu hồ sơ
|
Thời gian thực hiện
|
1
|
Phó GĐ
|
Kế hoạch số hoá tài liệu
|
|
Theo tháng
|
2
|
Chuyên viên TV
|
Lập danh mục tài liệu số hóa:
- Lập danh mục các tài liệu cần số hóa theo yêu cầu: chủ đề, môn học, chuyên ngành,...
- Chuẩn bị các tài liệu theo danh mục đã lập.
|
Danh mục tài liệu cần số hóa
|
1 ngày
|
3
|
Chuyên viên TV
|
Tra trùng trên phần mềm:
Tiến hành tra trên phần mềm các tài liệu chuẩn bị scan, loại bỏ những tài liệu trùng.
|
|
1 ngày
|
4
|
Chuyên viên TV
|
Ghi mượn vào phần mềm
Sau khi lấy sách trong kho, tiến hành ghi mượn những TL này vào phần mềm để tiện cho việc phục vụ và quản lý kho.
|
|
1 phút/tài liệu
|
5
|
Chuyên viên TV
|
Scan tài liệu:
- Chuẩn bị trang thiết bị: Xem xét nguồn điện, ổn áp, khởi động máy tính, máy scan, ánh sáng, …
- Kiểm tra phần mềm scan.
- Tiến hành cài đặt các thông số phù hợp với từng loại tài liệu khác nhau: Kích cỡ, độ phân giải, độ sáng tối, kiểu file xuất ra: pdf, tiff,…
- Tiến hành scan sau khi hoàn tất cài đặt.
|
|
Tuỳ vào tài liệu
|
6
|
Chuyên viên TV
|
Xử lý file scan:
- Từ màn hình Preview thực hiện xử lý ảnh với các thao tác:
+ Rotate Left & Right: Xoay ảnh bên trái & bên phải.
+ Crop : Xén trang.
+ Rescan setting: Cài đặt các thông số: kích cỡ, độ phân giải, màu sắc,… cho trang để quét lại ảnh.
|
|
5-10 phút/tài liệu (Tuỳ từng tài liệu).
|
7
|
Chuyên viên TV
|
Kiểm tra hoàn chỉnh:
- Kiểm tra các trang bị lỗi : dính liền, mờ, đen, thiếu chữ, số,…; các trang trống
- Tiến hành scan lại file bị lỗi.
- Giảm dung lượng đối với những file lớn.
|
|
3 phút/tài liệu.
|
8
|
Chuyên viên TV
|
Lập danh mục tài liệu đã scan hoàn chỉnh (pdf):
- Lập danh mục tất cả sản phẩm đã scan trong ngày, tuần, tháng…để báo cáo
- Tổng hợp DM tài liệu đã scan để đi đóng lại theo từng đợt.
|
Danh mục tài liệu đã số hóa
|
1 ngày
|
9
|
Phó GĐ
Chuyên viên TV
|
Báo cáo, nộp file scan hoàn chỉnh:
Báo cáo Phó GĐ về số lượng tài liệu đã scan trong tháng kèm danh mục và các file tài liệu đã scan.
|
Danh mục tài liệu đã số hóa
|
1 ngày
|
10
|
-Phó GĐ
–Chuyên viên TV
|
Chuyển đến bộ phận xử lý kỹ thuật/Lưu:
Bàn giao file scan cho bộ phận xữ lý kỹ thuật đưa lên phần mềm.
-Tổ chức sắp xếp, lưu trữ file tại máy tính trạm.
- Lưu trữ file trên server/ ổ cứng rời.
|
|
1 ngày
|