Phụ lục I
DẤU “ĐẾN”
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu dấu “Đến”
50mm
-
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
|
ĐẾN
|
Số: ............................
|
|
Ngày: .......................
|
|
............................
|
Chuyển: ...................................
|
a) Hình dạng và kích thước
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm
b) Mẫu trình bày
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên.
2. Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
a) Số đến
Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ngày đến
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05.
Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
c) Chuyển
Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết./.
Phụ lục II
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
……….… (1) ……………
……….….. (2) …………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20..(3)..
Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...
Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....
Quyển số: ..(6)..
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây.
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng.
b) Phần đăng ký văn bản đến
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
Ngày đến
|
Số đến
|
Tác giả
|
Số, ký hiệu
|
Ngày tháng
|
Tên loại và trích yếu nội dung
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư.
Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05.
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./.
Phụ lục III
SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”.
b) Phần đăng ký đơn, thư
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Ngày đến
|
Số đến
|
Họ tên, địa chỉ người gửi
|
Ngày tháng
|
Trích yếu nội dung
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác).
Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể.
Cột 5: Trích yếu nội dung. Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó.
Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 7: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư.
Cột 8: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ …; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v...)./.
Phụ lục IV
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu phiếu
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
................, ngày tháng năm 20...
|
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
..........................................(1).........................................
.......................................................
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)
Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)
Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)
2. Hướng dẫn ghi
(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đến.
(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết.
(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến.
(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng đề xuất ý kiến./.
Phụ lục V
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu sổ
Sổ chuyển giao văn bản đến nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số ... đến số ...”
b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày chuyển
|
Số đến
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày chuyển. Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 4: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...).
Sổ chuyển giao văn bản mật đến
Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2).
Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến../.
Phụ lục VI
SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu sổ
Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến”.
b) Phần theo dõi giải quyết văn bản đến
Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau:
Số đến
|
Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả
văn bản
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Thời hạn giải quyết
|
Tiến độ giải quyết
|
Số, ký hiệu văn bản trả lời
|
Ghi chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến” và trong sổ đăng ký văn bản đến.
Cột 2: Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản.
Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư; các nội dung khác ghi theo hướng dẫn tại khoản 2 Phụ lục II của Công văn này.
Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 4: Thời hạn giải quyết. Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người có thẩm quyền.
Cột 5: Tiến độ giải quyết. Ghi chú về tiến độ giải quyết văn bản đến của các đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết, chưa giải quyết v.v....
Cột 6: Số, ký hiệu văn bản trả lời. Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời văn bản đến (nếu có).
Cột 7: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết khác./.
Phụ lục VII
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.
b) Phần đăng ký văn bản đi
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi nhận văn bản
|
Đơn vị, người nhận bản lưu
|
Số lượng bản
|
Ghi chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Số, ký hiệu văn bản. Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ngày tháng văn bản. Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
Cột 3: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản; nếu sổ dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc được chia ra thành nhiều phần, mỗi phần dùng để đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi tên loại.
Cột 4: Người ký. Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Số lượng bản. Ghi số lượng bản ban hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
Sổ đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền./.
Phụ lục VIII
BÌ VĂN BẢN
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu bì văn bản
a) Hình dạng và kích thước
Bì văn bản nên được in sẵn, có hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:
- Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;
- Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau;
- Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau;
- Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau.
b
Số: …………………………(5)
Kính gửi: ………………………………...……………(6)
………………………………..….………… (7)
………………………………..….………… (7)
(8)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2)
ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3)
E-Mail: ............................ Website: ……..…….…….. (4)
) Mẫu trình bày. Mẫu trình bày bì văn bản được minh hoạ tại hình vẽ.
2. Hướng dẫn trình bày và viết bì
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./.
Phụ lục IX
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu sổ
Sổ dùng để chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan, tổ chức khác cũng như cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi”.
b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Nơi nhận văn bản
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày chuyển. Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số, ký hiệu văn bản. Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản.
- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;
- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác.
Cột 4: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì, v.v..../.
Phụ lục X
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu sổ
Sổ gửi văn bản đi bưu điện nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”.
b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Nơi nhận văn bản
|
Số lượng bì
|
Ký nhận và dấu bưu điện
|
Ghi chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày chuyển. Ghi ngày, tháng gửi văn bản đi bưu điện; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Số, ký hiệu văn bản. Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản. Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Cột 4: Số lượng bì. Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi, ví dụ:
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Nơi nhận văn bản
|
Số lượng bì
|
Ký nhận và dấu bưu điện
|
Ghi chú
|
15/02
|
262/BTC-HCSN
|
UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ
|
64
|
|
|
16/02
|
264/BTC-HCSN
265/BTC-NS
|
Sở Tài chính - Vật giá các tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ
|
64
|
|
|
Cột 5: Ký nhận và dấu bưu điện. Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có).
Cột 6: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết khác./.
Phụ lục XI
SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
1. Mẫu sổ
Sổ sử dụng bản lưu nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”.
b) Phần đăng ký sử dụng bản lưu
Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
Ngày tháng
|
Họ và tên của người sử dụng
|
Số, ký hiệu, ngày tháng của văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Hồ sơ số
|
Ký nhận
|
Ngày trả
|
Người cho phép sử dụng
|
Ghi chú
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Họ và tên của người sử dụng. Ghi họ và tên, đơn vị công tác của người sử dụng bản lưu.
Cột 3: Số, ký hiệu, ngày tháng của văn bản. Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm của văn bản.
Cột 4: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Cột 5: Hồ sơ số. Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được sắp xếp, đánh số ký hiệu và bảo quản tại văn thư, ví dụ:
Số: CV-03/2004 (tập lưu công văn đi số 03 năm 2004)
Cột 6: Ký nhận. Chữ ký của người sử dụng bản lưu.
Cột 7: Ngày trả. Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại bản lưu.
Cột 8: Người cho phép sử dụng. Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu.
Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép), v.v..../.
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |