Huỳnh Văn Bình Gv. Khoa Kế toán – Tài chính

TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH KHÁCH SẠN



Huỳnh Văn Bình

Gv. Khoa Kế toán – Tài chính
Kinh doanh khách sạn(KDKS) thuộc lĩnh vực dịch vụ. Để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ kinh doanh, tổ chức kế toán tại các doanh nghiệp khách sạn ngoài việc phải tuân thủ chế độ kế toán của Bộ Tài chính ban hành (Kế toán tài chính) còn phải tổ chức một hệ thống kế toán tương đối linh động, hoàn chỉnh để phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý; đó chính là Kế toán quản trị. Bài viết này nêu lên những đặc điểm cơ bản của ngành du lịch (dịch vụ) ảnh hưởng đến tổ chức kế toán quản trị tại các doanh nghiệp KDKS.

1. Khái quát hoạt động KDKS

KDKS thực chất là ngành cung cấp dịch vụ lưu trú và một số dịch vụ bổ sung khác cho khách trong một thời gian nhất định nhằm thoả mãn nhu cầu lưu trú trong quá trình đi lại giao dịch làm ăn, tổ chức hội nghị, hội thảo hay lưu trú để đi du lịch, thăm quan, giải trí, nghỉ dưỡng . . .

KDKS không chỉ có ở khu vực đô thị mà còn bao gồm cả các khu nghỉ mát, nghỉ dưỡng miền biển hoặc miền núi với nhiều cấp quy mô và kiến trúc khác nhau, đa dạng và phong phú. Sản phẩm của ngành KDKS cũng không đơn thuần chỉ có dịch vụ lưu trú mà còn có nhiều sản phẩm, dịch vụ tiện ích cần thiết khác đi kèm như: ăn uống, thông tin liên lạc, phương tiện đi lại, tổ chức hội nghị, hội thảo, và các dịch vụ vui chơi giải trí khác. Dưới tác động của hội nhập và cạnh tranh, các doanh nghiệp KDKS thường xuyên đa dạng hóa sản phẩm và nâng cao chất lượng dịch vụ để phục vụ khách hàng tốt hơn.

2. Đặc điểm riêng của KDKS và các dịch vụ đi kèm

2.1. Phụ thuộc theo thời gian và mùa vụ

Đối với hoạt động KDKS mức độ ảnh hưởng của mùa vụ rất rõ nét; ngay cả trong một ngày mức độ tập trung các hoạt động cũng thay đổi khác nhau; phần lớn khách làm thủ tục vào khách sạn khoản từ 10 giờ đến 15 giờ và ra khách sạn tập trung từ 5 giờ đến 9 giờ 30 phút. Đối với hoạt động nhà hàng thì mức độ hoạt động tập trung vào các giờ ăn sáng, ăn trưa và ăn tối. Còn lại những giờ khác thì hoạt động tương đối nhàn rỗi. Ngoài ra, KDKS còn thay đổi mức độ hoạt động theo các ngày trong tuần, các tháng trong năm; bận rộn nhất tập trung vào những ngày cuối tuần và cao điểm nhất là những tháng của mùa du lịch (từ tháng 10 đến tháng 4 năm sau). Mặt khác, mức độ tập trung ngành KDKS còn biến động theo các loại hình kinh doanh; chẳng hạn các khách sạn ở trung tâm thành phố phục vụ cho các thương nhân thì khách tập trung vào những ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, ngược lại những khu nghỉ mát thì khách lại tập trung vào những ngày nghỉ cuối tuần

Sản phẩm KDKS có thời gian và quãng đường tiêu thụ rất ngắn. Trong hoạt động nhà hàng từ giai đoạn mua thực phẩm, chế biến, cung cấp thức ăn, cuối cùng thu tiền của khách là một quá trình diễn ra rất ngắn trong vòng một buổi hay một ngày và trên cùng một địa điểm. Ngược lại, đối với ngành công nghiệp chẳng hạn như sản xuất ô tô từ giai đoạn chế tạo, lắp ráp đến khi tiêu thụ phải diễn ra vài tháng và quãng đường tiêu thụ có khi hàng ngàn cây số. Tóm lại, quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong KDKS diễn ra cùng một địa điểm và trong khoản thời gian rất ngắn. Hoạt động KDKS chỉ có lượng hàng hoá tồn kho rất thấp chiếm khoảng 5% trong tổng tài sản; ngược lại, trong các ngành công nghiệp khác tỷ lệ này thông thường là 30%.

Một đặc điểm quan trọng khác nhau cơ bản giữa ngành KDKS và các ngành sản xuất công nghiệp khác là vấn đề sử dụng sức lao động. Trong sản xuất công nghiệp, do sử dụng chuyên sâu các máy móc thiết bị hiện đại nên làm giảm nhu cầu sử dụng lao động; ngược lại, ngành KDKS thì mức độ sử dụng lao động rất tập trung cao cả về số lượng lẫn cường độ, chi phí tiền lương chiếm tỷ lệ rất cao trong tổng chi phí của khách sạn. Trong những giờ, ngày hay tháng cao điểm mức độ tập trung lao động cả về số lượng lẫn cường độ lao động càng đòi hỏi phải phân bố thích hợp để đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu phục vụ với chất lượng cao. Thông thường, tổng chi phí tiền lương chiếm khoảng 20% trong tổng doanh thu của khách sạn. Như vậy, kiểm soát chi phí tiền lương một cách hợp lý trong điều kiện vẫn đáp ứng được nhu cầu và mong muốn chất lượng cao của khách hàng là nhân tố quyết định sự thành công trong ngành KDKS

Trong KDKS, tài sản cố định có giá trị cao và chiếm tỷ trọng rất lớn. Phòng ngủ, nhà hàng và các tiện ích giải trí khác cùng các trang thiết bị là những tài sản cố định được phân bổ khấu hao trong nhiều kỳ kinh doanh. Chi phí khấu hao được phân bổ là chi phí cố định bất kể khách sạn cung cấp nhiều hay ít dịch vụ trong kỳ kinh doanh đó. Nghĩa là một phòng của khách sạn không bán được trong ngày thì coi như bị mất đi, không thể dự trữ tồn kho và doanh nghiệp coi như bị lỗ chi phí cố định phân bổ cho phòng trong ngày đó. Thông thường, tổng giá trị của tài sản cố định trong ngành KDKS chiếm từ 55% đến 85% tổng tài sản. Ngược lại, trong các ngành công nghiệp khác thì tỷ lệ này vào khoảng 30% đến 45%.

Chính vì vậy, việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán nói chung, tổ chức hệ thống thông tin của kế toán quản trị nói riêng phải đảm bảo được 2 cấp độ trong quản lý: Quản lý chung và quản lý bộ phận. Dù kế toán quản trị tại các doanh nghiệp KDKS có vận dụng, tổ chức đầy đủ thì 2 nhóm quản lý trên vẫn đưa ra các quyết định độc lập.

Ngành KDKS trên thế giới đã hình thành và phát triển từ lâu đời. Cho đến nay, ngành KDKS đã trở thành một ngành kinh doanh công nghiệp hiện đại với đầy đủ các sản phẩm và dịch vụ tiện nghi nhằm thoả mãn mọi nhu cầu lưu trú, giao lưu thương mại, ăn uống, nghỉ ngơi và giải trí của khách hàng theo tiêu chuẩn và phong cách sống, hưởng thụ hiện đại.

Ngày nay, KDKS đã phát triển không những về tiêu chuẩn, tính chất hiện đại, sản phẩm dịch vụ phong phú, đa dạng mà còn tăng trưởng vượt bậc về quy mô doanh thu cũng như tổng tài sản của doanh nghiệp; thậm chí phạm vi kinh doanh đã vượt ra ngoài lảnh thổ quốc gia, đã hình thành các tập đoàn KDKS đa quốc gia nổi tiếng trên thế giới như: Hilton, Marriott, Sheraton . . .với hàng tỷ USD doanh thu hàng năm và hàng trăm tỷ USD giá trị tài sản đầu tư khắp nơi trên thế giới. Riêng tại Hoa Kỳ trong năm 2009 (tính đến 31/12/2009), ước tính đã có khoảng 126.468 doanh nghiệp KDKS với các quy mô và tính chất khác nhau, cung cấp hơn 4,7 tỷ phòng đạt tiêu chuẩn quốc tế và tạo ra hơn 127 tỷ USD doanh thu chiếm tỷ lệ hơn 5% GDP hàng năm của Hoa Kỳ.

Ngành KDKS trên thế giới đã sớm áp dụng kế toán quản trị như là một công cụ hữu hiệu cho quản lý. Cơ sở kế toán quản trị trong tất cả các doanh nghiệp khách sạn này là sự áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất (Uniform System of Accounts) do hiệp hội khách sạn Hoa Kỳ ban hành. Hệ thống tài khoản thống nhất này thiết lập hệ thống phân loại các tài khoản chi tiết để hướng dẫn hạch toán chi tiết: Tài sản, vốn và nợ cũng như doanh thu, chi phí của doanh nghiệp khách sạn; Đồng thời hướng dẫn lập các báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị theo một tiêu chuẩn thống nhất, đảm bảo các báo cáo này tuân thủ nguyên tắc kế toán chung được chấp nhập và thoả mãn tính so sánh đồng nhất các chỉ tiêu kinh tế và tài chính trong nội bộ ngành. Như vậy, tất cả các doanh nghiệp KDKS toàn cầu sẽ tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị đồng nhất theo hệ thống tài khoản thống nhất này như một tiêu chuẩn quốc tế.

Phiên bản đầu tiên của hệ thống tài khoản thống nhất được ban hành năm 1926 do Hiệp hội Khách sạn thành phố New York Hoa Kỳ soạn lập. Đến nay, hệ thống tài khoản này đã trải qua 09 lần hiệu chỉnh và sửa đổi theo hướng ngày càng hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị, tăng cường kiểm soát chi phí, . . . Sự điều chỉnh mới nhất vào năm 1998 là nhằm hoàn thiện chức năng của kế toán quản trị như: hoàn thiện lập dự toán và kiểm soát kế hoạch kinh doanh tổng thể, nâng cao vai trò phân tích mô hình CVP để ra quyết định.

Ở Úc ngành công nghiệp khách sạn mang tính cạnh tranh rất cao với các chuỗi tập đoàn khách sạn nội địa và quốc tế lớn như: Hilton, ITT Sheraton, Marriott, Southern Pacific, Accor Asia Pacific. Nhiều tập đoàn mới xuất hiện trong KDKS dẫn đến mỗi khách sạn có chiến lược cạnh tranh về giá cả như chiết khấu và gói du lịch trọn gói. Hơn thế nữa, nhiều khách sạn còn đưa ra nhiều sản phẩm, dịch vụ như: Khách hàng tích luỹ điểm thưởng, điểm sử dụng fax, voice mail, máy tính v.v.

Để duy trì tính cạnh tranh, các nhà lảnh đạo, điều hành thị trường phải không ngừng đổi mới sản phẩm và dịch vụ của mình. Vì vậy kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng và được tổ chức, áp dụng khá đầy đủ trong các khách sạn và hệ thống khách sạn.

Như vậy, tổ chức kế toán quản trị theo hệ thống tài khoản thống nhất đã là công cụ quản lý hiện đại áp dụng phổ biến, rộng rãi như một thông lệ quốc tế trong ngành KDKS trên toàn thế giới. Tại Việt Nam, hiện nay tất cả các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực khách sạn như: Sheraton (TP. Hồ Chí Minh), Sofitel Plaza (Hà Nội), Furama (Đà Nẵng), Victoria (Hội An). . . mặc dù do những nhà đầu tư từ các quốc gia khác nhau nhưng đều áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo tiêu chuẩn quốc tế. Do vậy, công cụ kế toán quản trị phát huy tác dụng rất hữu hiệu trong các khách sạn này.

Tài liệu tham khảo

[1] PGS.TS. Trương Bá Thanh (2008), Giáo trình kế toán quản trị, Nhà xuất bản Giáo dục.

[2] http://www.agoda.vn/north_america/united_states.html

[3] Ths.Ngô Thị Hoài Nam, Bài giảng kế toán khách sạn nhà hàng, Trường Cao đẳng Thương mại

[4] Một số website khác

–Ÿ—