Erp – Các bước triển khai dự án erp

ERP – Các bước triển khai dự án ERP

1. Các bước triển khai dự án ERP

1. 
   THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ (PRE-EVALUATION SCREENING)
   
2. 
   ĐỊNH GIÁ TRỌN GÓI (PACKAGE EVALUATION)
   
3. 
   LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN (PROJECT PLANNING)
   
4. 
   PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT (GAP ANALYSIC)
   
5. 
   TÁI CẤU TRÚC (REENGINEERING)
   
6. 
   CẤU HÌNH HỆ THỐNG (CONFIGURATION)
   
7. 
   ĐÀO TẠO ĐỘI TRIỂN KHAI (IMPLEMENTATION TEAM TRAINING)
   
8. 
   KIỂM TRA, THỬ NGHIỆM (TESTING)
   
9. 
   ĐÀO TẠO NGƯỜI SỬ DỤNG (END-USER TRAINING)
   
10. 
    CHẠY THẬT HỆ THỐNG (GOING LIVE)
    
11. 
    HẬU TRIỂN KHAI (POST-IMPLIMENTATION) 10
    

2. THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ (PRE-EVALUATION SCREENING)

Nếu nghiên cứu kỹ nguồn gốc của ERP package và biết được mỗi package phát triển như thế nào, thì chẳng mấy chốc chúng ta sẽ thấy rõ mỗi ERP package phát sinh ra từ kinh nghiệm hay cơ hội của một nhóm người làm việc trong một ngành kinh doanh cụ thể, những người tạo ra hệ thống để giải quyết một phần công việc nào đó. Điều đó được nhận định chung rằng hầu hết ERP package sẽ mạnh hơn ở các lĩnh vực “lợi thế” của họ hơn là ở những lĩnh vực khác. Và mỗi package cố gắng hết sức thêm vào các chức năng trong các lĩnh vực mà họ còn khiếm khuyết. Chẳng hạn, PeopleSoft mạnh về quản trị nhân sự, nhưng lại không mạnh trong quản trị sản xuất, mặt khác, Baan thì mạnh về quản lý sản xuất hơn là tài chính kế toán,…

Các công ty phát triển, lớn mạnh hơn theo thời gian và các ERP package cũng vậy. Kinh nghiệm có được từ việc triển khai, những phản hồi từ phía người sử dụng, nhu cầu xâm nhập vào các thị trường mới và áp lực từ các đối thủ cạnh tranh đã buộc hầu hết các nhà cung cấp ERP xác định lại và mở rộng phạm vi hoạt động và chức năng sản phẩm của họ. Các khái niệm được mở rộng trước, các chức năng mới được giới thiệu, các ý tưởng hay được sao chép lẫn nhau,… Nhưng hơn nữa, mỗi ERP package có nguồn gốc có thể xác định được ngành nghề kinh doanh nào phù hợp nhất với nó.

Trong khi phân tích, sẽ là một ý kiến hay nếu điều tra nghiên cứu các căn nguyên (nguồn gốc) của các package khác nhau. Bây giờ, hầu hết các package phục vụ cho các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh vực dịch vụ. Sẽ sai lầm khi cho rằng đó là một hệ thống, ban đầu, được phát triển chỉ để áp dụng cho sản xuất, giờ đây sẽ không đủ khả năng phục vụ các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh khác, chẳng hạn như phát triển phần mềm. Hệ thống sẽ được sưã chữa và thiết kế lại một cách tỉ mỉ để phục vụ cho các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh đa dạng mà nó sẽ phục vụ. Nhưng nên nhớ rằng rất nhiều ERP package vẫn chạy tốt trong một vài lĩnh vực khác thậm chí vẫn có khả năng phục vụ nhu cầu của các lĩnh vực khác.

3. ĐỊNH GIÁ TRỌN GÓI (PACKAGE EVALUATION)

Nhân tố quan trọng nhất nên nhớ trong đầu khi phân tích các package khác nhau là không có package nào hoàn hảo. Ý nghĩ đó cần thiết phải được mọi người trong nhóm đưa ra quyết định chọn lựa thấu hiểu. Mục tiêu của quá trình lựa chọn không phải là để xác định được package nào đáp ứng mọi yêu cầu. Mục tiêu đó là tìm được một package đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cách khác, một phần mềm có thể tuỳ biến để phù hợp tốt.

Khi đã xác định được package nào để định giá, công ty cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép định giá tất cả các package với quy mô như nhau. Để chọn được hệ thống tốt nhất, công ty nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinh doanh, phù hợp với tiểu sử công ty và những nhận định nào với thực tế kinh doanh của công ty. Khó có thể tìm được hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách thức hoạt động của công ty, nhưng mục tiêu hướng tới làm tìm một hệ thống với sự khác biệt ít nhất.

Vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:

• 
  Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty
  
• 
  Mức độ tích hợp giữa các thành phần khác nhau của hệ thống ERP
  
• 
  Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)
  
• 
  Sự phức tạp
  
• 
  Sự thân thiện với người sử dụng
  
• 
  Triển khai nhanh chóng
  
• 
  Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều
  
• 
  Khả năng kỹ thuật chủ/khách, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật
  
• 
  Khả năng nâng cấp thường xuyên
  
• 
  Số lượng sữa chữa theo yêu cầu
  
• 
  Cơ sỡ hạ tầng hỗ trợ nội bộ
  
• 
  Khả năng của các địa điểm tham khảo
  
• 
  Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sữa chữa (customization) và các yêu cầu về phần cứng
  

4. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN (PROJECT PLANNING)

5. PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT (GAP ANALYSIC)

20% còn lại của những yêu cầu này là vấn đề tái cấu trúc qui trình kinh doanh của công ty (business process reengneering – Tái cấu trúc qui trình kinh doanh). Một trong những giải pháp thích ứng nhất cho dù đau đớn đó là đòi hỏi việc thay đổi kinh doanh để phù hợp với ERP package. Tất nhiên, một công ty có thể dễ dàng chấp nhận hoạt động mà không cần chức năng đặc thù (giải pháp rẻ nhưng bất lợi). Còn các giải pháp khác bao gồm:

• 
  Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro)
  
• 
  Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp được kẻ hở (với hy vọng nó cũng tích hợp được với package ERP)
  
• 
  Thiết kế chương trình theo sự đặt hàng
  
• 
  Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc cài đặt sứ mạng khó khăn)
  

6. CẤU HÌNH HỆ THỐNG (CONFIGURATION)

Cấu hình thể hệ thống công ty không những biểu lộ điểm mạnh của qui trình kinh doanh mà còn cả điểm yếu của nó. Điều đó vô cùng có lợi cho hoạt động của công ty cũng như để thành công trong triển khai ERP. Việc cấu hình hệ thống có thể giải thích và cho thấy những gì không phù hợp trong package đó và nơi nào xảy ra những khác biệt trong chức năng. Ví dụ, một công ty có thể có một hoạt động kế toán mà không thể cấu hình trong hệ thống hoặc một vài qui trình giao hàng không thích hợp với package. Công ty rỏ ràng cần biết những qui trình nào cần phải thay đổi trong tiến trình triển khai ERP. Công ty phải tự nhận biết những gì phải làm và những gì không yêu cầu trong qui trình kinh doanh của mình, và một khả năng là những nhân viên có kỹ nắng tốt sẽ được giao công việc này. Một nguyên tắc trong phần lớn các cuộc triển khai ERP là các chức năng cấu hình hệ thống được chia ra cho các bộ phận khác nhau trong công ty, ví dụ một vài sẽ chú trong đến HR, một vài sẽ liên quan đến tài chính,…

Các nhà cung cấp ERP rất cố gắng trong việc giảm thiểu chi phí cấu hình hệ thống. Các chiến lược được theo đuổi hiện nay là tự động hóa và tiền cấu hình. Baan chẳng hạn có phát triển Orgware – một công cụ cấu hình tự động, trong khi SAP tiền cấu hình bằng sử dụng công nghệ đặc biệt là các khuôn mẫu (template) cái này có thể tùy chỉnh cho mỗi công ty riêng biệt (Accelerated SAP Solutions).

Công nghệ ERP hiện tại đang hướng sự phát triển vào thị trường tầm trung làm giảm chi phí dự án, khuyến khích nhu cầu lớn các công ty cảm thấy đủ khả năng triển khai một ERP package hàng đầu. Bằng cách tạo ra một phân hệ tiền cấu hình ERP tùy chỉnh cho một công nghệ cụ thể - như thể là một nguyên mẫu phần mềm sản xuất tạo cho nhà sản xuất – nhu cầu chỉnh sửa sẽ giảm xuống, và như thế giữ được chi phí thấp. Hy vọng rằng dạng câu hỏi “question & answer” có thể được sử dụng để tìm ra các loại thông tin qui trình kinh doanh cho đến khi triển khai thông qua qui trình cấu hình hệ thống. Về mặt lý thuyết, những công cụ tiền cấu hình tiết kiệm được thời gian và tiền bạc, nhưng mỗi doanh nghiệp là độc nhất và ít nhất một vài cấu hình hệ thống là độc nhất cho từng dự án.