Dự án vie/61/94 Hỗ trợ xúc tiến thương mại và phát triển xuất khẩu ở Việt Nam nguyên tắc marketing

Thêm giá trị cho sản phẩm của bạn: Làm cho sản phẩm của bạn có nhiều chức năng hơn. Phát triển những thiết kế để làm thế nào có thể tạo ra những sản phẩm hữu dụng mà cũng rất thời trang. Những sản phẩm như vậy có giá trị cao hơn những loại thông thường. Chất lượng và sự hoàn thiện là điều quan trọng nhất thậm chí đối với những sản phẩm rẻ tiền, bạn có thể sử dụng một vài mẫu mã hay thiết kế, kỹ thuật sản xuất trên một sản phẩm

Nếu khách hàng cho rằng giá bán của bạn quá cao và yêu cầu bạn xem xét lại, hãy coi đó là cơ hội để kiểm tra phương pháp tính giá của mình. Bạn cần lưu ý rằng một hệ thống tính giá hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng. Nếu chỉ đơn giản tính đến việc giảm giá và lợi nhuận thì bạn đã hoàn toàn sai lầm. Dưới đây là một số vấn đề bạn cần cân nhắc khi xem xét tính giá:

• 
  Cước phí vận tải có ở mức cạnh tranh nhất không? (Bạn có chắc công ty vận tải/ giao nhận đang sử dụng có ưu thế cạnh tranh nhất về giá không?)
  
• 
  Thời hạn giao hàng cam kết có đủ để bạn thay đổi công ty vận tải/ giao nhận có cước phí thấp hơn nhưng thời gian giao hàng dài hơn không? Liệu khách hàng của bạn có chấp nhận sự thay đổi này không?
  
• 
  Người mua có thể đề nghị các công ty vận tải/ đại lý giao nhận có mức cước thấp hơn hay không? Nếu có, họ có chấp nhận giá FOB chào bán của bạn không?
  
• 
  Bạn đã bao giờ chào giá bán theo phương pháp dựa trên số lượng chưa (đặc biệt là theo hình thức giao hàng lẻ LCL²)? Có nên gợi ý cho khách hàng mua với số lượng nhiều để giảm cước phí cũng như những chi phí làm hàng khác (phí hải quan, phí xếp hàng lẻ vào kho – CFS, phí vận chuyển nội địa...) hay không?
  
• 
  Bạn có thể đóng gói nhiều hàng nhưng vẫn giảm được tối thiểu thể tích không?
  
• 
  Bạn có nhiều cơ hội để giảm chi phí đơn vị không (xem xét tình hình sản xuất, năng suất, các chi phí dành cho marketing)?
  

Một phương pháp khác để tính giá là bắt đầu từ giá bán. Là một nhà xuất khẩu ở nước đang phát triển, bạn hoàn toàn có thể định giá theo mức giá có sẵn thay vì phải định giá mới cho sản phẩm. Xét trong trường hợp này, bạn có thể:

• 
  Tìm hiểu giá thị trường hiện tại để đưa ra những sản phẩm cạnh tranh hơn hoặc sản phẩm thay thế ở các thị trường mục tiêu;
  
• 
  Liệt kê tất cả các yếu tố của giá thị trường như thuế Giá trị gia tăng (VAT), số tiền chênh lệch cho các thương nhân và nhà nhập khẩu, thuế nhập khẩu, cước vận chuyển và tiền bảo hiểm…;
  
• 
  Tính toán từ trên xuống dưới, trừ đi tất cả các yếu tố hình thành nên giá thị trường của sản phẩm để xác định giá giao tại xưởng - “Ex Works” (trước đây gọi là “giao tại nhà máy - “Ex Factory” hoặc “giao tại nhà kho” - ex warehouse);
  
• 
  Tính toán xem liệu doanh nghiệp của bạn có thể đáp ứng được mức giá này hay không.
  

Cách nâng giá của nhà nhập khẩu và người bán lẻ thay đổi phụ thuộc vào các phân đoạn thị trường và kênh phân phối. Bảng bên dưới sẽ mô tả cách tính toán giá bán gần đúng:

Nếu mức giá của bạn cạnh tranh hơn rất nhiều so với đối thủ cạnh tranh thì bạn nên chào bán với mức giá nào? Mục đích ban đầu tại thị trường mục tiêu là chào bán sản phẩm của mình với mức giá không quá cao so với các đối thủ cạnh tranh. Bạn có thể áp dụng chiến lược giá thâm nhập – chào bán sản phẩm với giá thấp hơn so với một trong các đối thủ cạnh tranh.

• 
  Tên và địa chỉ người mua; số tham chiếu và ngày hỏi hàng của người mua
  
• 
  Liệt kê các mặt hàng được hỏi mua kèm theo mô tả vắn tắt các mặt hàng đó
  
• 
  Giá đơn vị và số lượng từng mặt hàng
  
• 
  Trọng lượng cả bì và trọng lượng tịnh
  
• 
  Điều kiện giao hàng và điều kiện thanh toán
  
• 
  Thời hạn hiệu lực của báo giá
  
• 
  Thời gian rời bến dự kiến và thời gian đến dự kiến.
  

Thông thường người mua hay yêu cầu người bán gửi hoá đơn chiếu lệ thay vì gửi báo giá. Hoá đơn chiếu lệ không có ý nghĩa thanh toán nhưng về cơ bản việc lập báo giá dưới hình thức một hoá đơn chiếu lệ lại rất quan trọng.

Trong bất kỳ hợp đồng bán hàng nào, điều quan trọng nhất là phải có sự thống nhất giữa người mua và người bán về điều kiện giao hàng. Sự nhầm lẫn về các điều kiện này sẽ dẫn đến việc bán hàng thất bại hoặc bị lỗ. Vì lí do đó, bạn cần phải tìm hiểu kỹ tất cả các điều kiện giao hàng trước khi chuẩn bị một bản báo giá hoặc hóa đơn chiếu lệ. Danh mục các điều kiện giao hàng và những khái niệm liên quan được liệt kê rất đầy đủ trong cuốn INCOTERMS 2000. Theo đó, điều kiện giao hàng được chia thành bốn nhóm chính: nhóm E (EXW, “giao tại xưởng”, trước đây được gọi là “giao tại nhà máy”), nhóm F (bao gồm FCA, FAS, FOB), nhóm C (bao gồm CFR, CIF, CPT, CIP) và nhóm D (bao gồm DAF, DES, DEQ, DDU, DDP). Tham khảo bảng dưới đây để hiểu rõ điểm phân chia trách nhiệm và chi phí giữa người mua và người bán:³

Nhóm E chỉ có một điều kiện giao hàng là EXW, trước đây được gọi là “giao tại nhà máy”. Nhóm thứ hai (nhóm F) mô tả trách nhiệm của người bán là giao hàng cho người vận chuyển qua lan can tàu do người mua chỉ định mà không phải chịu mọi rủi ro và chi phí đối với hàng hóa kể từ đó. Nhóm thứ ba (nhóm C) bao gồm các điều kiện trong đó qui định trách nhiệm của người bán là phải chịu một số chi phí cho đến hết chặng vận chuyển chính, đây là điểm quan trọng cần lưu ý trong hợp đồng mua bán: có nghĩa là theo nhóm điều kiện này sẽ có sự chuyển giao rủi ro và chi phí từ người bán sang người mua. Nhóm thứ tư (nhóm D) bao gồm các điều kiện giao hàng qui định người bán phải có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa tới một địa điểm đến qui định.

• 
  Trả trước, Điện chuyển tiền (T/T)
  
• 
  Thư tín dụng (L/C)
  
• 
  Nhờ thu trả chậm (documents against acceptance - viết tắt: D/A)
  
• 
  Nhờ thu trả ngay (Documents against Payment - viết tắt: (D/P)
  
• 
  Thanh toán Ghi sổ.
  

Với người bán, họ quan tâm nhất là việc người mua thanh toán đầy đủ và đúng thời hạn, cho nên rủi ro là vấn đề mà họ lưu tâm nhiều nhất. Một trong những yếu tố quan trọng để giảm thiểu rủi ro là biết rõ có những rủi ro gì. Vì thế, bạn nên hỏi ý kiến ngân hàng để nhờ họ tư vấn lựa chọn phương thức thanh toán hợp lí nhất cho từng lần giao dịch mua bán cụ thể.

Dưới đây là trình tự tiến hành thông thường khi thanh toán sử dụng phương thức thư tín dụng không hủy ngang có xác nhận (Confirmed Irrevocable Letter of Credit)⁴ của một ngân hàng Mỹ :

1. 
   Sau khi thống nhất về các điều kiện bán hàng và ký kết hợp đồng, người nhập khẩu làm đơn gửi đến ngân hàng của mình xin mở thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng.
   
2. 
   Căn cứ vào đơn xin mở thư tín dụng, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ lập một thư tín dụng không hủy ngang, bao gồm tất cả những chỉ dẫn cho người bán liên quan đến việc vận chuyển hàng.
   
3. 
   Sau đó, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ gửi thư tín dụng cho một ngân hàng ở Mỹ, yêu cầu ngân hàng này xác nhận. Ngân hàng Mỹ này có thể do người xuất khẩu chỉ định hoặc do ngân hàng mở L/C lựa chọn chi nhánh của mình tại Mỹ làm ngân hàng xác nhận.
   
4. 
   Ngân hàng Mỹ sẽ gửi thư xác nhận cùng với thư tín dụng không hủy ngang cho người xuất khẩu.
   
5. 
   Người xuất khẩu sau khi xem xét cẩn thận các điều khoản ghi trong thư tín dụng, sẽ ký hợp đồng vận tải đảm bảo hàng sẽ được chuyển đến đúng thời hạn. Nếu người xuất khẩu không đồng ý với bất kỳ một điều kiện nào thì phải thông báo ngay cho người mua biết để kịp thời điều chỉnh.
   
6. 
   Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì tiến hành giao hàng đến đúng cảng hoặc sân bay quy định.
   
7. 
   Khi hàng đã được xếp lên tàu/ máy bay, người xuất khẩu phải có nghĩa vụ hoàn chỉnh bộ chứng từ gửi hàng theo yêu cầu của thư tín dụng.
   
8. 
   Sau đó, người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ đó cho ngân hàng Mỹ.
   
9. 
   Ngân hàng kiểm tra chứng từ nếu không có gì trục trặc sẽ thông báo kết quả kiểm tra cho ngân hàng người nhập khẩu. Ngân hàng này sau khi kiểm tra nếu thấy bộ chứng từ đã hoàn chỉnh thì gửi cho người nhập khẩu.
   
10. 
    Người nhập khẩu (hoặc đại lý của họ) sẽ nhận những chứng từ cần thiết để tiến hành thủ tục nhập hàng.
    
11. 
    Nếu có hối phiếu đi kèm với thư tín dụng thì hối phiếu đó sẽ được ngân hàng người xuất khẩu thanh toán vào thời gian đã thoả thuận hoặc sẽ được chiết khấu trước đó.
    

Ngay sau khi nhận được thư tín dụng, người xuất khẩu nên kiểm tra cẩn thận các điều khoản trong thư tín dụng với những nội dung được đề cập trong hóa đơn chiếu lệ. Điều này cực kỳ quan trọng vì các điều khoản cần phải phù hợp với nhau, nếu không thư tín dụng sẽ không có hiệu lực và người xuất khẩu sẽ không được thanh toán. Nếu các điều khoản không phù hợp hoặc có bất kì thông tin gì sai lệch, người xuất khẩu phải liên lạc ngay với khách hàng và yêu cầu họ điều chỉnh thư tín dụng cho phù hợp.

• 
  Phương thức nhờ thu (D/A và D/P): một phương thức thanh toán trong đó người xuất khẩu uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ tiền hàng của người nhập khẩu trên cơ sở xuất trình chứng từ. Ngân hàng người bán (người xuất khẩu) xuất trình bộ chứng từ cho người mua (người nhập khẩu) thông qua ngân hàng của người mua để được thanh toán số tiền hàng còn lại hoặc nhận được chấp nhận thanh toán hối phiếu trả chậm vào một thời gian xác định trong tương lai. Trách nhiệm pháp lý của ngân hàng theo phương thức nhờ thu sẽ bị ràng buộc theo sự chỉ dẫn của người bán trong việc phát hành và gửi các chứng từ. Trách nhiệm đó sẽ thay đổi trong hai trường hợp “nhờ thu chấp nhận chứng từ” (documents against acceptance - viết tắt: D/A) hoặc “nhờ thu đổi chứng từ” (Documents against Payment - viết tắt: (D/P).
  

Không giống như phương thức thư tín dụng, với phương thức nhờ thu, ngân hàng sẽ không phải chịu trách nhiệm ràng buộc nếu người mua không thanh toán hoặc không có khả năng thanh toán tiền hàng. Nếu xét về phía người xuất khẩu thì mức độ an toàn khi sử dụng phương thức nhờ thu cao hơn so với phương thức ghi sổ nhưng thấp hơn so với phương thức sử dụng tín dụng thư. Quy trình thực hiện của phương thức nhờ thu diễn ra như sau:

1. 
   Người mua (người nhập khẩu) và người bán (người xuất khẩu) thống nhất với nhau về điều kiện bán hàng, ngày giao hàng … và thanh toán sử dụng phương thức nhờ thu.
   
2. 
   Người xuất khẩu chuẩn bị giao hàng tới cảng/ sân bay đến qui định.
   
3. 
   Người xuất khẩu gửi hàng đến địa điểm đến qui định và chuẩn bị bộ chứng từ cần thiết.
   
4. 
   Người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ xuất khẩu và gửi chỉ dẫn tới ngân hàng của mình.
   
5. 
   Theo chỉ dẫn của người xuất khẩu, ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ và chuyển cho ngân hàng người nhập khẩu.
   
6. 
   Ngân hàng người nhập khẩu, sau khi nhận được bộ chứng từ, liên hệ với người nhập khẩu và yêu cầu thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán hối phiếu từ phía người nhập khẩu.
   
7. 
   Sau đó, ngân hàng sẽ chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu để làm thủ tục nhận hàng.
   
8. 
   Ngân hàng người nhập khẩu sẽ chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng người xuất khẩu hoặc gửi thông báo rằng hối phiếu đã được chấp nhận.
   
9. 
   Sau khi nhận được tiền hàng, ngân hàng người xuất khẩu sẽ ghi có vào tài khoản của người xuất khẩu.
   

Điều khoản thanh toán nào được áp dụng phụ thuộc khá nhiều vào sự hiểu biết và mối quan hệ giữa bạn và đối tác mua hàng. Nhìn chung, phương thức nhờ thu và ghi sổ thường được dùng khi: (1) hai bên thực sự tin cậy lẫn nhau, (2) người mua sẵn sàng thanh toán và có khả năng thanh toán, (3) điều kiện kinh tế và chính trị của nước người mua ổn định và (4) chính phủ nước người mua không có những biện pháp kiểm soát ngoại hối. Khi làm ăn với khách hàng mới, bạn nên đề nghị sử dụng phương thức trả trước bằng tiền mặt hoặc phương thức thư tín dụng (thường là Thư tín dụng không huỷ ngang trả tiền ngay có xác nhận) mặc dù dùng L/C có thể phí ngân hàng cao hơn rất nhiều.

• 
  “Thể hiện sự chuyên nghiệp“- “Show master” của CBI (www.cbi.nl)
  
• 
  “Tham dự hội chợ thương mại thành công“ – “ Successfully participation in Trade Fairs” của AUMA (www.auma-fairs.com)
  
• 
  “Đường tới hợp đồng” - “From Contacts to Contracts” (www.sippo.ch) (Cục Xúc tiến Thương mại đã biên soạn, biên tập và phát hành).
  

1. 
   Lựa chọn hội chợ thương mại phù hợp
   

Lựa chọn hội chợ thương mại phù hợp là một bước quan trọng để quá trình thâm nhập thị trường và tìm kiếm khách hàng thành công. Chỉ nên chọn từ 1 đến 2 hội chợ, nhưng tham gia thường xuyên để thúc đẩy những mối quan hệ ban đầu thành những hợp đồng kinh doanh thực sự và sự hợp tác ổn định. Bạn cũng đừng nên tham vọng quá nhiều vào lần tham dự đầu tiên. Nhìn chung, trên thực tế, thì phải sau 2 hoặc 3 lần tham dự bạn mới có thể ký kết được hợp đồng.

Các hội chợ thương mại quốc tế quan trọng dành cho hàng đồ gỗ có thể kể đến là:

• 
  IFFS - Int’l hội chợ đồ gỗ Singapore- tổ chức tháng 3 hàng năm
  
• 
  MIFF – Hội chợ đồ gỗ Malaysia Int’l – tổ chức tháng 3 hàng năm
  
• 
  CIFF – Hội chợ đồ gỗ Quảng Châu –Trung Quốc Int’l – tháng 3 hàng năm
  
• 
  DONGGUAN – Hội chợ đồ gỗ nổi tiếng –Trung – tháng 3 hàng năm
  
• 
  TIFF – Hội chợ đồ gỗ của Thái Lan Int’l – tháng 3 hàng năm
  
• 
  HIGH POINT – Thị trường đồ dùng gia đình của Mỹ Int’l – tháng 3 hàng năm
  
• 
  Chương trình trình diễn mặt hàng đồ gỗ Ấn Độ- tháng 3 hàng năm
  
• 
  Hội chợ hàng đồ gỗ quốc tế – Đan Mạch – tháng 5 hàng năm
  
• 
  Hội chợ hàng đồ gỗ quốc tế Ligna Hannover – Đức – tháng 5 hàng năm
  
• 
  Hội chợ hàng mỹ nghệ Newyork-Mỹ-tháng 5 hàng năm
  
• 
  Chợ mùa hè thế giới Las Vegas-Mỹ-tháng 7 hàng năm
  
• 
  Hội chợ hàng mỹ nghệ Koelnmess-Đức- tháng 9 hàng năm
  
• 
  Phong cách nhà và đồ dùng gia đình - Dubai –nước hồi giáo Trung Đông- tháng 5 hàng
  

Trong tất cả các hội chợ được kể trên, hội chợi hàng mỹ nghệ Koelnmess của Đức được xem là hội chợ tốt nhất cho các nhà xuất khẩu của Việt Nam.

• 
  Đặc điểm chung của hội chợ là gì? Thiết kế, chất lượng và giá cả như thế nào? Những mặt hàng nào được trưng bày? Loại hình của các công ty tham dự là gì?
  
• 
  Sản phẩm và xu hướng thiết kế như thế nào?
  
• 
  Những gian hàng như thế nào được nhiều khách tham quan lui tới?
  
• 
  Các sản phẩm được trưng bày như thế nào? Cách sắp xếp các gian hàng?
  
• 
  Nhà tổ chức cung cấp những dịch vụ phát triển mạng lưới kinh doanh gì (ví dụ như địa chỉ liên hệ với người mua, đại diện bán hàng)? Cung cấp những dịch vụ trưng bày nào? (ví dụ như kho hàng, ánh sáng, bố trí gian hàng, danh mục các đơn vị triển lãm)
  
• 
  Các chi phí và dịch vụ hậu cần, đây có thể là những vấn đề quan trọng khi bạn đã quyết định tham dự hội chợ triển lãm (hoặc đến thăm văn phòng quản lý hội chợ).
  

Bảng dưới là một số hướng dẫn cơ bản của CBI khi lập kế hoạch chi tiết tham dự hội chợ, triển lãm:

Trước khi tham gia hội chợ, bạn nên chuẩn bị những tài liệu cần thiết giới thiệu về doanh nghiệp (ví dụ như danh mục hàng cung cấp, bảng giá, catalog, địa chỉ trang web, tờ rơi, danh thiếp…) để phát cho khách tham quan và các doanh nghiệp nhập khẩu tại hội chợ. Bạn nên mang theo catalog giới thiệu sản phẩm vì như thế khách hàng sẽ hiểu rõ hơn, nhanh hơn về tất cả các sản phẩm của bạn.

Bảng dưới đây sẽ đưa cho bạn một bảng kê khai chi phí của một đơn vị tham gia hội chợ gồm có hai người đại diện cho một khu gian hàng 20 mét vuông tại hội chợ triển lãm đồ Koelnmess:

Lưu ý:

• 
  Ở ví dụ trên, bạn có thể thấy chi phí cước vận chuyển đường biển rất thấp vì những đơn vị tham gia triển lãm được nhận mức giá tốt do tập hợp hàng hoá cùng với hàng của các đơn vị tham gia triển lãm khác để vận chuyển cả container đến Frankfurt theo hình thức từ cửa đến cửa. Thông thường, chi phí vận chuyển cao hơn nhiều (nhất là khi vận chuyển hàng đến gian hàng triển lãm)
  
• 
  Đặt phòng khách sạn sớm vì giá thuê phòng sẽ tăng lên rất cao trong thời gian diễn ra hội chợ.
  
• 
  Không chỉ có đơn vị tổ chức hội chợ mới cung cấp dịch vụ thuê chỗ và gian hàng, bạn có thể hỏi văn phòng đại diện của các đơn vị này hoặc các công ty hội chợ triển lãm khác tại nước diễn ra hội chợ.
  
• 
  Kiểm tra lại các tiểu mục trong bảng tổng chi phí bao gồm cả chi phí vận chuyển hàng trưng bày tới gian hàng với đơn vị tổ chức hội chợ hoặc văn phòng đại diện của đơn vị đó. Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam phải trả chi phí rất cao để vận chuyển hàng trưng bày từ cổng Trung tâm triển lãm vào tới gian hàng (đặc biệt là ở các hội thương mại Mỹ). Nhiều khi, bạn còn phải trả tiền dịch vụ lau dọn gian hàng sau hội chợ.
  
• 
  Bạn có thể thoả thuận với các công ty Việt Nam khác tham gia triển lãm cùng sử dụng chung một gian hàng lớn. Điều này sẽ giúp bạn có ưu thế khi thương lượng với đơn vị tổ chức hội chợ.
  
• 
  Trước khi diễn ra hội chợ, bạn nên suy nghĩ xem sản phẩm nào có thể bán được và sản phẩm nào nên tặng cho khách hàng (lưu ý rằng các đơn vị tổ chức hội chợ thường không cho phép bạn làm điều này).
  

Một gian hàng bố trí, trưng bày hợp lí chắc chắn sẽ thu hút được sự quan tâm của khách hàng. Sau đây là một số cách để bạn có một gian hàng trưng bày sản phẩm thành công:

• 
  Thu thập kích thước chính xác của gian hàng và chuẩn bị bản thiết kế phác thảo để gian hàng đẹp, lạ mắt và sáng tạo trước khi đến hội chợ. Suy nghĩ cách trưng bày sản phẩm (cách kê bàn, giá để hàng ...).
  
• 
  Lựa chọn hàng mẫu và giới thiệu một vài bộ sưu tập sản phẩm độc đáo nhất của doanh nghiệp. Đừng cố gắng giới thiệu tất cả những sản phẩm doanh nghiệp bạn có mà thay vào đó nên sắp xếp hàng trưng bày theo chủ đề hoặc theo bộ sưu tập sử dụng những màu sắc và hình dáng cụ thể. Đừng biến gian hàng trưng bày thành nhà kho để hàng.
  
• 
  Đặt những sản phẩm có kích thước lớn ở những chỗ dễ nhìn nhằm thu hút sự chú ý của khách thăm quan. Có rất nhiều người đến đây để thăm quan hàng trăm gian hàng với cách bố trí, trưng bày khác nhau nên họ không đủ thời gian để dừng quá lâu ở một gian hàng nào đó. Vì thế bạn hãy cố gắng thu hút được sự quan tâm của khách hàng với những mặt hàng thật nổi bật và độc đáo .
  

• 
  Đào tạo nhân viên (kiến thức về sản phẩm và giao tiếp): Đội ngũ nhân viên kinh doanh phải được đào tạo để có thể trả lời được tất cả các câu hỏi, thắc mắc của khách hàng về quá trình sản xuất, sự điều chỉnh hay thay đổi có thể áp dụng đối với sản phẩm, giá cả…. Ngoài ra đội ngũ nhân viên phải luôn nhiệt tình và niềm nở trong ứng xử khi tiếp đón khách tới thăm quan gian hàng.
  
• 
  Các nhân viên không nên chỉ ngồi quanh gian hàng, đợi khách đến liên hệ mà phải chủ động tiếp cận với khách hàng, hỏi thêm thông tin về sở thích, loại hình doanh nghiệp, vị trí, chức năng của họ trong công ty (tham khảo thêm: phiếu điều tra khách thăm quan). Có được những ý kiến của khách thăm quan gian hàng sẽ giúp các đơn vị trưng bày triển lãm định hướng được nội dung sẽ bàn bạc sau đó.
  
• 
  Luôn trung thực và thực tế. Không được đưa ra câu trả lời không chính xác và cũng không hứa những việc mà bạn không thể làm được sau đó.
  
• 
  Ghi chép lại cẩn thận những thông tin, ý kiến của khách thăm quan vào phiếu điều tra. Luôn nhớ cầm theo phiếu này để khi cần có thể bổ sung thông tin cần thiết.
  
• 
  Không nên có quá nhiều đơn vị trưng bày trong một gian hàng (tuỳ thuộc vào diện tích của gian hàng nhưng với diện tích từ 18-30 m² thì hai đơn vị là hợp lí nhất).
  
• 
  Luôn đeo thẻ ra vào. “Áo dài” có thể là một lựa chọn trang phục hợp lý cho phái nữ.
  
• 
  Khi nói tiếng Anh hay bất kỳ ngôn ngữ nào khác cần diễn đạt từ tốn và rõ ràng. Với nhiều người Châu Âu, rất khó để nghe và hiểu được điều người châu Á muốn nói. Cách tốt nhất để người nước ngoài có thể hiểu được bạn là thuê sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài làm phiên dịch viên trong suốt thời gian diễn ra hội chợ.
  
• 
  Luôn luôn giữ vệ sinh gian hàng sạch sẽ và ngăn nắp.
  

• 
  Gửi lời cảm ơn vì sự quan tâm của khách hàng
  
• 
  Gửi tất cả các tài liệu hoặc báo giá như đã hứa
  
• 
  Bổ sung thêm những thông tin mà khách hàng quan tâm như đã ghi trong phiếu điều tra
  
• 
  Sắp xếp các buổi gặp
  
• 
  Chỉ định nhân viên hoặc đội ngũ bán hàng tổng hợp những thông tin thu được tại hội chợ
  

Tham gia hội chợ thương mại quốc tế rất tốn kém; vì thế các đơn vị tham gia triển lãm nên tận dụng thời gian để thăm quan một số cửa hàng hoặc gặp gỡ các nhà nhập khẩu ngay sau khi hội chợ kết thúc. Việc thăm quan các cửa hàng sẽ giúp bạn xác định được xu hướng tiêu dùng hiện tại là gì, những sản phẩm nào được bán trên thị trường, xu hướng nào sắp hết mốt. Ngoài ra, việc đi thăm các cửa hàng và các nhà nhập khẩu cũng giúp cho bạn xác định được đơn vị đó là cửa hàng bán lẻ hay là chuỗi cửa hàng để xúc tiến bán hàng có hiệu quả, xem họ có quan tâm đến sản phẩm bạn chào bán không và tính toán xem liệu có đáng để bạn bố trí thời gian gặp gỡ, quảng bá sản phẩm của mình không. Cần lưu ý tới sự khác biệt giữa các cửa hàng, những lợi thế cạnh tranh và cách thức thu hút khách hàng của họ. Hãy cảm nhận “không khí” bên trong cửa hàng, những đặc điểm làm nổi bật những lợi thế cạnh tranh (như: mẫu mã hiện đại và “ấn tượng”, giá cả hợp lý, dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt), cách thiết kế sàn cửa hàng, cách sắp xếp, trưng bày sản phẩm, và tìm hiểu giá cả...