Viết email hiệu quả:
-
Ngày nay, thương mại điện tử đã trở nên ngày càng phổ biến trong các giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều công ty thường không nhận thức được tầm quan trọng của việc viết email hiệu quả. Nếu bạn làm được điều này, bạn có thể nâng cao hình ảnh của mình ở một chừng mực nào đấy.
-
Thông điệp của bạn cần phải thu hút người đọc. Bắt đầu bằng một lời chào hoặc một lời cảm ơn. Sau đó, viết các nội dung chính trong một hoặc hai câu ngắn và kết thúc bằng cách chỉ ra rằng bạn mong muốn cái gì từ người đọc. Ở các đoạn sau, bạn đưa thêm các thông tin hoặc các ý kiến và mô tả những lợi thế cho người đọc. Đoạn cuối cần một lần nữa nêu ý chính của thư, sau đó bạn có thể kết thúc bằng một lời chào. Chỉ trong mẫu tiêu đề thư và phần ký tên của thư viết mới rõ ai là người viết thư. Vì thế, dưới đoạn nội dung thư điện tử, bạn nên để tên của bạn, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và fax.
-
Khi bạn trả lời email, hãy giữ nguyên dòng chủ đề thư. Điều đó sẽ giúp người nhận thư trả lời của bạn dễ dàng biết được thư nói về vấn đề gì. Bạn viết thư trả lời phía trên phần thư mà bạn nhận được. Bạn không nên đề cập đến các chủ đề khác nhau trong cùng một thư. Thay vào đó, hãy gửi các email khác nhau để người nhận có thể mở và/ hoặc lưu riêng.
-
Cần đảm bảo rằng tất cả các email đều được kiểm tra và trả lời nhanh ngay cả khi thư trả lời chỉ là “chúng tôi đã nhận được thư hỏi hàng của ông và sẽ trả lời vào ngày mai”.
Viết thư tín thương mại hiệu quả:
-
Một bức thư thương mại đúng nghi thức bao gồm các yếu tố sau: tiêu đề thư, tên và địa chỉ, ngày tháng, lời chào, dòng tham chiếu, nội dung thư, lời chào cuối thư, chữ ký và tài liệu đính kèm.
-
Lời chào: Lời chào phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận. Nên xác định cụ thể bằng cách ghi rõ tên người nhận thay vào việc chỉ ghi “Kính gửi quý ông/ bà”. (Dear Sir/Madam).
-
Dòng tham chiếu không bắt buộc, nhưng nếu có sẽ giúp người nhận biết rõ về chủ đề thư của bạn. Thông thường dòng tham chiếu được bắt đầu bằng chữ “Re:”. Dòng này nên được ghi gọn trong một dòng trước lời chào.
-
Phần nội dung chính của bức thư có thể bao gồm nhiều đoạn, mỗi đoạn đề cập chỉ một ý. Bắt đầu thư của bạn với nội dung chính. Đừng mất quá nhiều thời gian vào việc giới thiệu. Đưa ra các lý do hoặc cơ sở bức thư của bạn. Hãy nói cho người đọc biết tại sao bạn viết thư cho họ. Hãy đề cập kỹ trong thư: các chi tiết, thông tin, lập luận chính xác và nếu có thể cả các hoạt động mà bạn dự định làm. Kết thúc bằng một lời chào. Không nên để nội dung thư mở bằng cách nói “Chúng tôi chờ đợi phản hồi của ông” mà hãy kết thúc bằng “Chúng tôi sẽ gọi điện cho ông vào thứ sáu tới (ngày 22 tháng 5) để bàn về ý kiến của ông đối với đề xuất này”.
-
Chữ ký cần rõ ràng và dễ nhìn, cho thấy bạn thực sự quan tâm đến bức thư. Sau chữ ký có thể viết hoa tên và chức vụ của bạn.
-
Nếu bạn gửi kèm các tài liệu khác với bức thư, hãy thêm phần “Enclosure”, “Enc” hoặc “Encs” dưới hai dòng so với dòng thư cuối cùng.
-
Sau khi đã hoàn thành bản thảo cuối cùng của lá thư, hãy kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Lá thư cần tạo được ấn tượng hoàn hảo, ngắn gọn và không có lỗi đánh máy. Cố gắng thu gọn lá thư trong một trang giấy A4. Sử dụng loại giấy chất lượng cao và trắng.
Văn hoá điện thoại:
-
Đối với nhiều doanh nghiệp, kỹ năng trả lời điện thoại của nhân viên đóng vai trò rất quan trọng. Cách nhân viên trả lời điện thoại sẽ tạo nên ấn tượng đầu tiên về doanh nghiệp của bạn với khách hàng. Khi trả lời điện thoại, các nhân viên hãy tỏ thái độ thân thiện, cởi mở và thể hiển rõ văn hoá điện thoại của mình. Khi trả lời điện thoại, hãy đón chào người gọi một cách lịch sự và tự giới thiệu bản thân và cơ quan của bạn ví dụ “Xin chào. Đây là công ty đồ gỗ ABC Décor, Tôi có thể giúp gì được bạn?” (Good Morning (Afternoon, Evening). This is ABC Furniture, How may I help you? hoặc Hello, ABC Furniture, How may I help you?.)
-
Nếu người gọi muốn gặp một người cụ thể, câu trả lời có thể là “Xin chờ cho một phút, tôi sẽ chuyển máy” hoặc “Ông A/ Bà B hiện không có trong văn phòng, tôi có thể giúp gì được ông (“One moment please, I will transfer you to that extension" hoặc "Mr. A/Ms. B is out of the office at the moment, is there something I can help you with?”)
-
Nếu người gọi hỏi và bạn không biết câu trả lời, bạn có thể nói “Xin lỗi, tôi không rõ, tôi sẽ chuyển máy tới người sẽ trả lời cho ông” hoặc “Ông có thể giữ máy một chút được không? Tôi sẽ xem có thể trả lời ông ngay được không” (“I'm sorry I can't answer that, let me transfer you to someone who can help you" hoặc "Can you hold please? I will see if I can get you the answer in a moment.”)
-
Trong trường hợp muốn người gọi cầm điện thoại chờ, bạn đừng bỏ mặc họ chờ điện thoại mà không có thông tin gì. Hãy sẵn sàng trước khi bạn trả lời điện thoại. Đặt một cây bút chì hoặc bút máy với một mẩu giấy gần điện thoại để bạn có thể ghi ra các thông tin quan trọng như tên người gọi. Khi nói chuyện điện thoại, hãy gọi tên của họ nhưng không nên quá lạm dụng.
-
Khi gọi điện, bạn nên hệ thống các suy nghĩ của bạn trước khi quay số. Bạn nên liệt kê nhanh các vấn đề quan trọng mà bạn cần thảo luận.
-
Nếu người bạn muốn gặp trả lời điện thoại, sau khi giới thiệu nhanh về bản thân, hãy bắt đầu bằng cách hỏi họ “Liệu chúng ta có thể nói chuyện được không?” ("Is this a good time to talk?"). Trong trường hợp gọi điện mà người cần gặp lại bận, bạn hãy hỏi họ lúc nào nên gọi lại. Bạn phải nhớ và gọi lại cho họ đúng thời gian đã hẹn.
-
Không nói quá nhanh và cần nói chậm lại khi để lại lời nhắn hoặc đọc số điện thoại của bạn. Đọc tên bạn rõ ràng và đánh vần nếu cần thiết.
-
Kể cả khi nhận và gọi điện thoại, hãy nhớ rằng mọi người sẽ đánh giá bạn qua giọng nói và cách bạn nói – hãy luôn luôn phát âm chuẩn!
3.3 Chuyên nghiệp hoá hoạt động công ty của bạn
Trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi làm việc với các khách hàng lớn, các hoạt động của công ty cần được tổ chức tốt để đáp ứng yêu cầu về kiểm toán của khách hàng. Trên thực tế, những quy định này luôn luôn có xu hướng hỗ trợ công ty bạn hiệu quả về mặt năng suất và bảo vệ môi trường… và vì thế, trong bất kỳ trường hợp nào, nhà xuất khẩu nên tính đến việc áp dụng các tiêu chuẩn này.
Dưới đây là ví dụ về các yêu cầu kiểm toán của một nhà bán lẻ lớn đối với các nhà cung cấp của họ.
-
Ghi chép hồ sơ nhân viên
|
Mức độ sẵn sàng
|
|
Có
|
|
Không
| -
Ghi chép thời gian làm việc 12 tháng qua
|
Mức độ sẵn sàng
|
|
Có
|
|
Không
| -
Ghi chép lương trong 12 tháng qua
|
Mức độ sẵn sàng
|
|
Có
|
|
Không
| -
Các quy định của nhà máy
|
Mức độ sẵn sàng
|
|
Có
|
|
Không
| -
Chứng chỉ bảo hiểm
|
Mức độ sẵn sàng
|
|
Có
|
|
Không
| -
Chứng chỉ công nhận môi trường
|
Mức độ sẵn sàng
|
|
Có
|
|
Không
| -
Ghi chép quy trình chống hoả hoạn
|
Mức độ sẵn sàng
|
|
Có
|
|
Không
| -
Danh sách máy sản xuất
|
Mức độ sẵn sàng
|
|
Có
|
|
Không
| -
Biểu đồ tổ chức ghi rõ số lượng nhân viên ở mỗi phân xưởng/ bộ phận
|
Mức độ sẵn sàng
|
|
Có
|
|
Không
|
|
| -
Đăng ký kinh doanh
|
Mức độ sẵn sàng
|
|
Có
|
|
Không
| -
Tên của chủ nhà máy hoặc người đứng đầu
|
|
Một số thông tin khác có thể cần cung cấp để người mua tham khảo nhanh như:
a. Khu vực nhà xưởng - sản xuất:
|
|
Văn phòng:
|
|
Nội trú:
|
|
b. Số lượng nhân viên:
|
|
c. Năng lực sản xuất theo tháng:
|
|
d. Những khách hàng lớn:
|
|
e. Thời gian làm việc thông thường:
|
|
giờ/tuần
|
f. Thời gian làm quá giờ trung bình:
|
|
giờ/tuần
|
g. Bạn đã tăng mức thanh toán làm thêm giờ theo Luật Lao động chưa:
|
|
Có
|
|
Không
|
h. Bạn có chính sách cho sản phụ không:
|
|
Có
|
|
Không
|
i. Nhân viên của bạn có được trả lương trong những ngày nghĩ lễ theo quy định không:
|
|
Có
|
|
Không
|
j. Bạn có phạt nhân viên bằng cách trừ lương không:
|
|
Có
|
|
Không
|
k. Nhân viên trẻ nhất của bạn:
|
|
tuổi
|
l. Mức lương tối thiểu theo quy định của luật pháp:
|
|
/tháng
|
Mức lương trung bình:
|
|
/tháng
|
m. Mức lương thấp nhất:
|
|
/tháng
|
n. Công xưởng/ nhà máy của bạn có các cửa thoát hiểm không:
|
|
Có
|
|
Không
|
o. Khu nội trú có cửa thoát hiểm không:
|
|
Có
|
|
Không
|
|
Không biết
|
p. Bạn có đồ sơ cứu trên sàn nhà xưởng/ tại khu nội trú không:
|
|
Có
|
|
Không
|
q. Số lượng người trung bình sử dụng một nhà vệ sinh:
|
|
Nam
|
|
Nữ
|
r. Số lượng người trung bình trong một phòng nội trú
|
|
Diện tích trung bình / người:
|
|
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
