Điều 14. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông

1. Việc nộp, tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ để xử lý và trả kết quả giải quyết hồ sơ được thực hiện như tại các khoản 1, 2, 4 Điều 13 Quy định này.

2. Việc phối hợp giải quyết hồ sơ giữa cơ quan chủ trì tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức (sau đây gọi chung là cơ quan chủ trì) với các cơ quan có liên quan thực hiện như sau:

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, công chức, bộ phận hoặc phòng chuyên môn tham mưu lãnh đạo cơ quan chủ trì xử lý như sau:

Nếu kết quả phối hợp của cơ quan liên quan là ý kiến, thông tin phục vụ việc thẩm định, quyết định của cơ quan chủ trì thì gửi văn bản để lấy ý kiến.

Nếu kết quả phối hợp của cơ quan liên quan là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì cơ quan chủ trì gửi văn bản đề nghị kèm theo hồ sơ, thông tin, dữ liệu cho cơ quan phối hợp để thẩm định, giải quyết theo quy định.

b) Đối với trường hợp tham gia ý kiến để phục vụ thẩm định của cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp không trả lời hoặc trả lời quá thời hạn quy định thì được xem là đồng ý với nội dung hồ sơ. Hết thời hạn phối hợp, cơ quan chủ trì quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định. Cơ quan phối hợp phải chịu trách nhiệm về nội dung thuộc trách nhiệm của mình.

c) Nếu kết quả phối hợp là kết quả giải quyết thủ tục hành chính, các cơ quan phối hợp có trách nhiệm xem xét, giải quyết, gửi kết quả cho cơ quan chủ trì trong thời hạn quy định.

d) Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Cơ quan phối hợp có trách nhiệm trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà các cơ quan phối hợp đã giải quyết lần đầu được tính trong tổng thời gian giải quyết hồ sơ quy định cho cơ quan mình. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả liên hệ với cá nhân, tổ chức để chuyển văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức tiếp nhận hồ sơ) và đề nghị bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan phối hợp.

Hồ sơ chờ bổ sung được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và chuyển lại cho công chức, bộ phận, phòng chuyên môn chủ trì thẩm định khi cá nhân, tổ chức đã hoàn thiện hồ sơ theo thông báo.

đ) Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Cơ quan phối hợp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ, gửi cơ quan chủ trì để thông báo và trả hồ sơ cho cá nhân, tổ chức. Thời hạn cơ quan phối hợp gửi thông báo phải trong thời hạn giải quyết theo quy định;

e) Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan phối hợp phải có văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó nêu rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả lần sau, gửi cơ quan chủ trì trước thời hạn trả kết quả ít nhất 01 ngày. Công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thông báo thời hạn trả kết quả và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan làm quá hạn giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức;

g) Sau khi nhận được văn bản trả lời, kết quả giải quyết từ cơ quan phối hợp, cơ quan chủ trì thẩm định, quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định, chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.

h) Công chức, bộ phận, phòng chuyên môn chủ trì tham mưu thẩm định hồ sơ có trách nhiệm thực hiện, theo dõi, kiểm soát các bước công việc tại điểm a, b, c, d, đ, e, g khoản này để bảo đảm thời hạn trả kết quả.

1. Bố trí và phân công công chức có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

2. Căn cứ Quy định này và tình hình cụ thể tại cơ quan, ban hành Quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc trách nhiệm quản lý.

3. Công khai các quy định, thủ tục hành chính đầy đủ, thường xuyên, rõ ràng, dễ tiếp cận, dễ khai thác, sử dụng theo quy định; công khai các chuẩn mực, các quy định hành chính để tạo thuận lợi cho việc giám sát.

4. Tập huấn về nghiệp vụ và cách giao tiếp với cá nhân, tổ chức trong quá trình giải quyết công việc đối với đội ngũ công chức làm việc ở Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

5. Thông tin, tuyên truyền để cá nhân, tổ chức biết về hoạt động của cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan; việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến qua mạng Internet từ mức độ 3 trở lên.

6. Bố trí kinh phí ngân sách theo phân cấp và kinh phí từ các nguồn hợp pháp khác để tăng cường trang thiết bị hiện đại cho cán bộ, công chức, nâng cấp cơ sở vật chất, phòng làm việc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin.

7. Định kỳ hàng tháng kiểm tra, chấn chỉnh, khắc phục những hạn chế, thiếu sót, thực hiện khen thưởng và kỷ luật theo đúng quy định.

Chỉ đạo cán bộ, công chức chuyên môn tuyệt đối không tự ý tiếp nhận, hướng dẫn hồ sơ của cá nhân, tổ chức nếu hồ sơ chưa được nộp cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

8. Định kỳ khảo sát, lấy ý kiến cá nhân, tổ chức để cải tiến, nâng cao chất lượng thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông.

9. Tổng hợp, báo cáo tình hình, kết quả thực hiện theo chế độ báo cáo định kỳ về cải cách hành chính, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Điều 16. Trách nhiệm cụ thể của các Sở, Ban, ngành

1. Sở Nội vụ

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy định này tại các cơ quan, đơn vị; phối hợp với các đơn vị có liên quan kịp thời xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện; báo cáo kết quả thực hiện cho Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định các lĩnh vực thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

2. Sở Tư pháp

Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn triển khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính; theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc các Sở, Ban, ngành trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định công bố bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, đơn vị.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, các cơ quan, đơn vị có liên quan xây dựng phần mềm một cửa điện tử để đáp ứng nhu cầu thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan thuộc tỉnh, quản lý quá trình và kết quả giải quyết hồ sơ trên toàn tỉnh.

b) Phối hợp với Báo Quảng Nam, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh phổ biến, tuyên truyền rộng rãi nội dung Quy định này đến cá nhân, tổ chức để biết và giám sát việc thực hiện.

4. Các Sở, Ban, ngành rà soát, trình Ủy ban nhân dân tỉnh công bố cập nhật thủ tục hành chính thuộc chức năng tham mưu quản lý nhà nước (xuyên suốt cả ba cấp tỉnh, huyện, xã) theo đúng quy định pháp luật.

1. Kinh phí thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông do ngân sách nhà nước bảo đảm, được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm được cấp có thẩm quyền giao theo phân cấp ngân sách nhà nước.

2. Các cơ quan được huy động và sử dụng các nguồn lực hợp pháp khác để tăng cường thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông thuộc phạm vi quản lý.

Điều 18. Khen thưởng, kỷ luật

1. Trách nhiệm và kết quả thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông là một trong những căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng năm của người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước các cấp và của cán bộ, công chức.

2. Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, cán bộ, công chức hoàn thành tốt các nhiệm vụ về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông được xem xét, khen thưởng hàng năm theo quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định hoặc cản trở việc tổ chức thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhận hồ sơ của:.........................................

Nội dung yêu cầu giải quyết:

.........................................................................................................................

Địa chỉ:............................................................................................................

Số điện thoại…………………………Email:.................................................

Qua kiểm tra, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đề nghị ông/bà bổ sung hoàn thiện hồ sơ như sau:

1..........................................................

2..........................................................

3..........................................................

4..........................................................

...........................................................

...........................................................

...........................................................

Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ nếu có vướng mắc, ông (bà) liên hệ với ………… số điện thoại………………… để được hướng dẫn./.

 

NGƯỜI HƯỚNG DẪN (Ký và ghi rõ họ tên)

 

Mẫu số 02

TÊN CƠ QUAN BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ ____

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________________

 

SỔ THEO DÕI TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ

Số TT	Mã số tiếp nhận HS	Tên tổ chức, cá nhân	Nội dung yêu cầu	Ngày nhận HS	Ngày hẹn trả HS	Người nhận	Ngày chuyển	Bộ phận chuyên môn xử lý	Ngày nhận lại HS (1)	Ngày trả HS hoặc TBKQ	Kết quả giải quyết (2)	Khách hàng ký nhận	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Ghi chú:

(1) Ghi cụ thể các trường hợp đề nghị bổ sung hồ sơ để tính nối thời gian giải quyết.

(2) Ghi rõ sớm hạn, đúng hạn hoặc trễ hạn bao nhiêu ngày.

Lưu ý tổng hợp kết quả định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng và hàng năm. Sổ theo dõi có thể lập chung cho tất cả các lĩnh vực hoặc lập riêng cho từng lĩnh vực tùy thuộc khối lượng hồ sơ tiếp nhận thực tế.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:…………………………………………..

Tiếp nhận hồ sơ của:…………………………………………………………

Địa chỉ: ...........................................................................................................

Số điện thoại: …………………… Email:......................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết:...........................................................................

1. Thành phần hồ sơ, đặc điểm và số lượng mỗi loại giấy tờ (¹) gồm:

(1)......................................................................

(2)......................................................................

(3)......................................................................

(4)......................................................................

........................................................................

2. Số lượng hồ sơ:…………(bộ)

3. Thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định là:…………ngày

4. Thời gian nhận hồ sơ: ….giờ.... phút, ngày ... tháng …năm….

5. Thời gian trả kết quả giải quyết hồ sơ:… giờ.... phút, ngày….tháng….năm….

6. Đăng ký nhận kết quả tại (²):………………………………………….

Trước khi lấy kết quả, vui lòng tra cứu thông tin tại: ……………………(³) hoặc qua số điện thoại: …………………….(⁴ )

Vào Sổ theo dõi hồ sơ, Quyển số:………………… Số thứ tự……………

 

NGƯỜI NỘP HỒ SƠ (Ký và ghi rõ họ tên)

NGƯỜI TIẾP NHẬN HỒ SƠ (Ký và ghi rõ họ tên)

Ghi chú:

- Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả được lập thành 2 liên; một liên chuyển kèm theo Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; một liên giao cho cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ;

- (¹) Mỗi loại giấy tờ ghi rõ bản chính, bản sao có hoặc không có chứng thực, bản photocopy, số lượng mỗi loại

- (²) Cá nhân, tổ chức có thể đăng ký nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc tại địa chỉ yêu cầu qua dịch vụ bưu chính.

- (³ )Ghi rõ Trang thông tin điện tử của cơ quan thụ lý hồ sơ (nếu có).

-(⁴) Ghi rõ số điện thoại của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

1. Số điện thoại:

- ………………[của cán bộ, công chức được phân công tiếp nhận phản ánh, kiến nghị]

-………………..[của người đứng đầu cơ quan hành chính]

- Số điện thoại đường dây nóng cải cách hành chính tỉnh:

+ Điện thoại cố định: 0510.3833199 (Phòng Cải cách hành chính, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Nam).

+Điện thoại di động: 0914065627.

2. Địa chỉ thư điện tử:

-…………………[của cán bộ, công chức được phân công tiếp nhận phản ánh, kiến nghị]

-………………..[của người đứng đầu cơ quan hành chính]

- Địa chỉ thư điện tử đường dây nóng cải cách hành chính: cchcquangnam@gmail.com.

Xin chân thành cám ơn sự hợp tác của quý ông/bà.

(*) Ghi chú: In mặt sau Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Mẫu số 04

TÊN CƠ QUAN BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:……/KSHS	…………, ngày …… tháng …… năm……

PHIẾU KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

_____________

Kèm theo hồ sơ của: …………………………………………; Mã số:………………………..
Ngày nhận:………………………………
Ngày, giờ hẹn trả kết quả: ........giờ......., ngày.........tháng........năm.........................
TÊN CƠ QUAN	THỜI GIAN GIAO, NHẬN HỒ SƠ		KẾT QUẢ XỬ LÝ (Trước hạn/đúng hạn/quá hạn)	GHI CHÚ
1. Giao: Bộ phận TN&TKQ 2. Nhận:……	…giờ…phút, ngày … tháng … năm....
	Người giao (Ký và ghi rõ họ tên)	Người nhận (Ký và ghi rõ họ tên)
1. Giao:……… 2. Nhận: ………	…giờ…phút, ngày … tháng … năm....
	Người giao (Ký và ghi rõ họ tên)	Người nhận (Ký và ghi rõ họ tên)
……	……
1. Giao:………… 2. Nhận: Bộ phận TN&TKQ	…giờ…phút, ngày … tháng … năm....
	Người giao (Ký và ghi rõ họ tên)	Người nhận (Ký và ghi rõ họ tên)

Ghi chú: Phiếu này áp dụng cho cả việc giao nhận hồ sơ giữa các cơ quan tham gia quy trình thực hiện cơ chế một cửa liên thông. Sau khi bên nhận ký nhận, cơ quan chủ trì giữ phiếu để theo dõi, đôn đốc và ký nhận khi nhận lại kết quả phối hợp.