Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-ttg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM Số: 4339 /QĐ-UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Quảng Nam, ngày 11 tháng 11 năm 2015

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Quy định này quy định về quy trình tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ; giải quyết hồ sơ; trả kết quả; mối quan hệ và trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà nước và cán bộ, công chức, viên chức có liên quan trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

Việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc tỉnh tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc sau:

1. Các thủ tục hành chính phải được niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu theo Quyết định công bố thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân tỉnh. Việc hướng dẫn, tiếp nhận, thẩm định, giải quyết hồ sơ phải tuân thủ theo quy định của pháp luật.

2. Khi có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính, cá nhân, tổ chức chỉ liên hệ với một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính để nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết. Việc liên hệ với các cơ quan, bộ phận có liên quan để hoàn tất các bước công việc và trả kết quả cuối cùng cho tổ chức, cá nhân là trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước đã tiếp nhận hồ sơ ban đầu.

3. Bảo đảm minh bạch, khách quan và công bằng trong việc tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả.

4. Bảo đảm giải quyết công việc đúng hạn, nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại một cơ quan hành chính.

5. Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức.

6. Việc thu phí, lệ phí của cá nhân, tổ chức được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

7. Không được yêu cầu cá nhân, tổ chức cung cấp tài liệu, giấy tờ, thông tin vốn thuộc trách nhiệm xác minh, thu thập của cơ quan hành chính nhà nước hoặc các văn bản do cơ quan có thẩm quyền của tỉnh ban hành, văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan có thẩm quyền cấp trên ban hành.

8. Không được lạm dụng yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.

1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ban quản lý Khu kinh tế mở Chu Lai, Ban Quản lý các khu công nghiệp tỉnh, Ban Quản lý Phát triển Đô thị mới Điện Nam-Điện Ngọc (sau đây gọi chung là Sở, Ban, ngành); các đơn vị trực thuộc Sở, Ban, ngành.

2. Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện) và các đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.

3. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).

4. Các cơ quan của Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phương (sau đây gọi chung là các cơ quan ngành dọc), gồm: Cục thuế tỉnh và các chi cục trực thuộc, Bảo hiểm xã hội tỉnh và các đơn vị trực thuộc, Công an tỉnh và Công an cấp huyện, Cục Hải quan tỉnh và các chi cục trực thuộc, Kho bạc Nhà nước tỉnh và kho bạc cấp huyện, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh Quảng Nam.

Điều 4. Lĩnh vực, thủ tục hành chính áp dụng cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

1. Lĩnh vực áp dụng cơ chế một cửa: Cơ chế một cửa được áp dụng trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính đối với toàn bộ thủ tục hành chính được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công bố thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã

2. Lĩnh vực áp dụng cơ chế một cửa liên thông: Cơ chế một cửa liên thông được áp dụng trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trên các lĩnh vực: Đầu tư, đất đai, đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng, cấp phiếu lý lịch tư pháp và một số lĩnh vực khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định.

3. Các thủ tục áp dụng cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan ngành dọc thực hiện theo quy định của cơ quan ngành dọc cấp trên và chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Các cơ quan tham gia quy trình giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa liên thông phải đưa các khâu công việc thuộc trách nhiệm giải quyết của mình vào thực hiện theo cơ chế một cửa để bảo đảm phối hợp chặt chẽ, trả kết quả đúng hạn cho cơ quan chủ trì tiếp nhận hồ sơ.

5. Ủy ban nhân dân tỉnh công bố danh mục thủ tục hành chính được tiếp nhận, giải quyết theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trực tuyến qua mạng Internet từ mức độ 3 trở lên tại các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.

1. Mã số trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả gồm 10 ký tự, chia thành 03 nhóm, cách nhau bằng dấu chấm (“.”) có cấu trúc SHX.NN.XXXXX, trong đó:

a) SHX là mã của các cơ quan hành chính theo quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều 3 Quy định này, được sắp xếp tăng dần theo bảng ký tự La tinh. Cụ thể:

- Đối với các Sở, ngành, Ban Quản lý Khu kinh tế mở Chu Lai, Ban Quản lý các khu công nghiệp tỉnh, Ban Quản lý Phát triển Đô thị mới Điện Nam-Điện Ngọc: từ 001 đến cơ quan cuối cùng.

- Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện: Từ 101 đến cơ quan cuối cùng.

- Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã, ký tự đầu tăng từ 2 đến 9, tương ứng với thứ tự tên đơn vị cấp huyện theo bảng ký tự La tinh. Hai ký tự tiếp theo tăng tương ứng với thứ tự tên đơn vị hành chính cấp xã của từng đơn vị cấp huyện theo bảng ký tự La tinh, bắt đầu từ 01 cho đến cơ quan cuối cùng (Do Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định).

b) NN là mã năm tiếp nhận hồ sơ, gồm 02 số cuối của năm.

c) XXXXX là mã thứ tự hồ sơ được tiếp nhận trong năm, gồm 05 số, bắt đầu từ 00001.

2. Mã số Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả của các cơ quan hành chính thuộc tỉnh chi tiết theo Phụ lục II kèm theo Quy định này.

Điều 6. Thời gian tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Tổ chức tiếp nhận và giải quyết hồ sơ vào tất cả các ngày làm việc từ thứ hai đến thứ sáu; thời gian làm việc:

- Buổi sáng: Từ 07 giờ đến 11 giờ.

- Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 phút đến 16 giờ 30 phút.

- Thời gian còn lại trong ngày làm việc dùng để sắp xếp, lưu trữ, cập nhật, chuyển hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết từ phòng chuyên môn, bộ phận có liên quan chuyển đến.

2. Việc tổ chức làm việc vào ngày thứ Bảy thực hiện theo quy định của Trung ương và Ủy ban nhân dân tỉnh.

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được đặt tại trụ sở của cơ quan hành chính nhà nước thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Điều 3 Quy định này.

2. Vị trí Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải bảo đảm trang trọng, dễ nhận biết, thuận lợi nhất cho việc liên hệ, giao dịch của cá nhân, tổ chức; có bảng tên ghi rõ “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả”.

Điều 8. Diện tích phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Diện tích tối thiểu phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Các Sở, Ban, ngành: 40 m².

b) UBND cấp huyện: 80m².

c) UBND cấp xã: 40m².

d) Cơ quan ngành dọc: Thực hiện theo quy định của ngành.

2. Trong tổng diện tích làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải dành khoảng 50% diện tích để bố trí nơi ngồi chờ cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch. Trường hợp Trụ sở hiện tại chưa đáp ứng yêu cầu về diện tích, các cơ quan phải dành diện tích hợp lý để bố trí phòng làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và nơi ngồi chờ cho cá nhân, tổ chức. Khi xây dựng phòng làm việc mới thì phải bảo đảm diện tích tối thiểu đã được quy định.

Điều 9. Trang thiết bị và bố trí không gian làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc tỉnh phải bố trí các trang thiết bị tối thiểu gồm: máy vi tính, máy photocopy, máy in, máy scan 02 mặt tốc độ cao, điện thoại cố định, ghế ngồi làm việc và ghế ngồi chờ, bàn viết hồ sơ dành cho cá nhân, tổ chức, nước uống, quạt mát hoặc máy điều hòa nhiệt độ, các bảng thông báo, niêm yết.

2. Không gian giao tiếp giữa cán bộ, công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với cá nhân, tổ chức phải được thiết kế để trao đổi, giao tiếp, hướng dẫn hồ sơ thuận lợi, chiều cao mặt bàn làm việc bằng nhau, phù hợp với chiều cao của ghế ngồi làm việc.

3. Trang thiết bị và bố trí không gian của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả các cơ quan áp dụng mô hình một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại thực hiện theo Đề án được cấp thẩm quyền phê duyệt và phải đảm bảo yêu cầu tối thiểu tại khoản 1, 2 Điều này.

4. Các cơ quan hành chính bố trí chỗ để xe thuận tiện để phục vụ cá nhân, tổ chức tới giao dịch, giải quyết công việc.

Điều 10. Công khai thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Thủ tục hành chính được công khai rõ ràng, đầy đủ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo hướng dẫn tại Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07/02/2014 của Bộ Tư pháp, gồm các thông tin chủ yếu sau:

a) Danh mục thủ tục hành chính thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

b) Nội dung chính của từng thủ tục gồm: tên thủ tục hành chính, cấp thẩm quyền giải quyết, thành phần hồ sơ và số lượng mỗi loại, số bộ hồ sơ phải nộp, thời hạn giải quyết và trả kết quả, mức phí và lệ phí thực hiện thủ tục, các biểu mẫu của thủ tục.

c) Từng thủ tục phải có hướng dẫn cách thức thực hiện và kèm theo một bộ hồ sơ mẫu đã được điền thông tin để cá nhân, tổ chức tham khảo.

d) Danh mục thủ tục hành chính được tiếp nhận, giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trực tuyến qua mạng Internet từ mức độ 3 trở lên và quy trình, cách thức truy cập, nộp hồ sơ điện tử, nhận kết quả giải quyết.

2. Việc công khai thủ tục hành chính được thực hiện đồng thời dưới 03 hình thức, bao gồm:

a) Niêm yết trên bảng niêm yết thủ tục hành chính (khổ giấy A4, in 01 mặt).

b) In thành các bộ tài liệu đặt tại bàn viết hồ sơ (gồm cả hồ sơ mẫu).

c) Niêm yết trên màn hình cảm ứng tra cứu thủ tục hành chính (nếu đã được trang bị).

Khuyến khích các cơ quan, đơn vị bổ sung thêm các hình thức công khai thủ tục phù hợp.

Điều 11. Công khai thông tin đường dây nóng tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Bên cạnh niêm yết nội dung hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07/02/2014 của Bộ Tư pháp, các cơ quan, đơn vị thực hiện công khai thông tin đường dây nóng về cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, góp ý của cá nhân, tổ chức, bao gồm:

a) Số điện thoại và địa chỉ thư điện tử của cán bộ, công chức được phân công tiếp nhận phản ánh, kiến nghị và của người đứng đầu cơ quan hành chính.

b) Số điện thoại và địa chỉ thư điện tử đường dây nóng cải cách hành chính tỉnh.

2. Hình thức công khai bao gồm:

a) Niêm yết trên bảng niêm yết tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc tại bàn viết hồ sơ.

b) In vào mặt sau Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Điều 12. Cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1. Bố trí cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

a) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các Sở, Ban, ngành chịu sự quản lý, điều hành của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức.

b) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp huyện thuộc biên chế Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện, chịu sự quản lý, điều hành của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Đối với các huyện, thị xã, thành phố đã thực hiện mô hình một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại thì việc bố trí công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện theo Đề án đã được phê duyệt.

c) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã là công chức thuộc 7 chức danh công chức cấp xã được quy định tại Luật Cán bộ, công chức, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phân công phù hợp với tình hình cụ thể tại địa phương. Công chức Văn phòng – Thống kê giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý, điều hành công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

2. Yêu cầu phẩm chất, năng lực của cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu công việc.

b) Có phẩm chất, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm và tính chuyên nghiệp cao.

c) Có tác phong, thái độ chuẩn mực, giao tiếp tốt với cá nhân, tổ chức.

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

b) Tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực hiện các giao dịch hành chính.

c) Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác đảm bảo cá nhân, tổ chức chỉ phải bổ sung hồ sơ một lần.

d) Tiếp nhận hồ sơ hành chính của cá nhân, tổ chức theo quy định.

đ) Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc thực hiện thủ tục hành chính; kịp thời phát hiện, kiến nghị với cơ quan, người có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung, thay đổi hoặc hủy bỏ, bãi bỏ các quy định về thủ tục hành chính không khả thi hoặc không phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.

e) Mặc đồng phục (nếu có) trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

g) Thực hiện các quy định khác của pháp luật.

4. Quyền lợi của cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Được tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng ứng xử, giao tiếp với cá nhân, tổ chức;

b) Được hưởng chế độ hỗ trợ theo quy định.

5. Quản lý cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Người đứng đầu cơ quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; ban hành quy chế hoạt động để quản lý, điều hành thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;

b) Trường hợp công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả không thuộc biên chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, định kỳ hàng tháng, quý, sáu tháng và hàng năm, Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân gửi bản đánh giá việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho người quản lý trực tiếp của công chức để điều chỉnh phân công công việc, đánh giá, phân loại cán bộ, công chức, bình xét thi đua – khen thưởng và thực hiện kỷ luật nếu có vi phạm.
Chương III

QUY TRÌNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA,

CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG

Điều 13. Quy trình thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa

1. Nộp và tiếp nhận hồ sơ

a) Cá nhân, tổ chức có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc qua đường bưu chính (ghi rõ nơi nhận là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan) hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng Internet (đối với các thủ tục đã được cơ quan có thẩm quyền công bố thực hiện trực tuyến qua mạng Internet từ mức độ 3 trở lên).

b) Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ của cá nhân, tổ chức không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị thì hướng dẫn cụ thể, chu đáo để cá nhân, tổ chức đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định hiện hành.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể bằng Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (mẫu theo Phụ lục I), gửi Phiếu trực tiếp cho cá nhân, tổ chức; gửi qua đường bưu chính hoặc đăng tải trên Trang/Cổng thông tin điện tử đơn vị (nếu hồ sơ được nộp qua đường bưu chính); gửi vào tài khoản trực tuyến hoặc địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký (nếu hồ sơ được nộp trực tuyến từ mức độ 3 trở lên). Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai.

c) Nếu hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập thông tin vào Sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ – trả kết quả (Phụ lục số I) hoặc Phần mềm một cửa điện tử (nếu có).

d) Đối với hồ sơ theo quy định phải giải quyết và trả kết quả ngay, không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, công chức chuyển hồ sơ cho bộ phận chuyên môn thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.

Đối với các hồ sơ không thuộc trường hợp trên, công chức giao Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (theo mẫu tại Phụ lục số I) có đầy đủ thông tin trực tiếp cho người nộp hồ sơ; gửi qua đường bưu chính hoặc đăng tải lên Cổng/Trang thông tin điện tử đơn vị (nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu chính); gửi vào tài khoản trực tuyến hoặc địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký (nếu hồ sơ được nộp trực tuyến từ mức độ 3 trở lên).

2. Luân chuyển hồ sơ

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ và giao Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho cá nhân, tổ chức; công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ cho công chức, bộ phận hoặc phòng chuyên môn liên quan ngay trong buổi làm việc, lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ kèm theo hoặc nhập thông tin trên Phần mềm một cửa điện tử ( Mẫu Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ tại Phụ lục I kèm theo Quy định này). Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trong 30 phút cuối buổi làm việc thì có thể chuyển hồ sơ cho phòng, bộ phận (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn vào đầu giờ của buổi làm việc kế tiếp.

b) Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sau khi trả kết quả cho cá nhân, tổ chức;

c) Tùy vào điều kiện cụ thể, các cơ quan quy định việc tạo lập hồ sơ điện tử để lưu chuyển và xử lý, giải quyết trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan mình.

3. Xử lý, giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, công chức, bộ phận hoặc phòng chuyên môn giải quyết như sau:

a) Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

b) Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức báo cáo người có thẩm quyền phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu cùng với hồ sơ lưu tại cơ quan giải quyết.

Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kèm theo thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung và thời hạn bổ sung (Mẫu số 05 tại Phụ lục I). Việc thông báo bổ sung hồ sơ phải thực hiện trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong tổng thời gian giải quyết hồ sơ, trừ trường hợp hồ sơ bổ sung khác cơ bản với hồ sơ lần đầu cần phải thẩm tra, xác minh lại.

c) Các hồ sơ quy định tại Điểm a, b Khoản này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết theo quy định pháp luật, công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

d) Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Công chức, bộ phận hoặc phòng chuyên môn giải quyết hồ sơ phải tham mưu lãnh đạo cơ quan văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức theo quy định tại Quyết định số 2031/QĐ-UBND ngày 08/6/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời Thông báo hẹn lại ngày trả kết quả (mẫu số 06 Phụ lục I), chuyển cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để gửi cho cá nhân, tổ chức.

4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cập nhật thông tin vào Sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ – trả kết quả hoặc Phần mềm một cửa điện tử (nếu có) và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức như sau:

a) Các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc qua dịch vụ bưu chính (nếu cá nhân, tổ chức đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính), trả kết quả trực tuyến qua mạng Internet theo quy định (nếu thủ tục đã áp dụng trực tuyến mức độ 4 trở lên).

b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để đề nghị bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, gửi văn bản xin lỗi của đơn vị (nếu là lỗi của công chức tiếp nhận hồ sơ).

Hồ sơ chờ bổ sung được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và chuyển lại cho công chức, bộ phận, phòng chuyên môn đã thụ lý trước đó khi cá nhân, tổ chức đã hoàn thiện hồ sơ theo thông báo.

c) Đối với hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải quyết hồ sơ vì không đủ điều kiện theo quy định pháp luật;

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết: Liên hệ, chuyển văn bản xin lỗi trong đó nêu rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả lần sau cho cá nhân, tổ chức trước thời điểm trả kết quả đã ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;

đ) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Thông báo để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;

e) Trường hợp cá nhân, tổ chức đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính hoặc nhận kết quả trực tuyến qua mạng Internet (dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 trở lên), việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện thông qua các công cụ thanh toán trực tuyến, chuyển khoản theo quy định hiện hành của pháp luật.