Chương II kế toán nguồn vốn hoạT ĐỘng của ngân hàng thưƠng mạI

6.4.1. Yêu cầu của quy trình

- Đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, chính xác toàn bộ các giao dịch phát sinh được phản ánh lên báo cáo kế toán.

- Quy định rõ trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia vào quy trình.

* Quy trình xử lý nghiệp vụ được chia thành 2 bộ phận:

• 
  Bộ phận giao dịch “FRONT OFFICE”
  

+ Trực tiếp nhận/trả chứng từ với khách hàng

+ Trực tiếp thực hiện thu/chi tiền mặt .

+ Thực hiện các nghiệp vụ chuyển tiền đi, nhận điện đến, phát vay/thu nợ, tiền gửi, tài trợ thương mại, và mua bán ngoại tệ,....vv

• 
  Bộ phận hậu kiểm “BACK OFFICE”
  

+ Tập hợp chứng từ của phân hệ mình để thực hiện đối chiếu sau khi chạy ‘Batch Run’ (là việc xử lý, cập nhật những nghiệp vụ thường xuyên phát sinh cuối ngày và cập nhật dữ liệu của chi nhánh vào máy chủ 'HOST' tại trung ương).

+ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tính chính xác của các giao dịch từ chứng từ gốc thể hiện trên chứng từ hạch toán và các báo cáo, cân đối.

+ Thực hiện lưu trữ chứng từ.

G/dÞch viªn 3,...

(Teller 3,....vv)

G/dÞch viªn 2

(Teller 2)

G/dÞch viªn 1

(Teller 1)

B1

F
Bé phËn tËp hîp chøng tõ
RONT OFFICE

B3

T/m¹i

........

B
KÕ to¸n tæng hîp

(General ledger)
ACK OFFICE

B4

B
L­u tr÷ chøng tõ

• 
  Trong ngày: giao dịch viên tại Front End cũng như các kế toán viên tại Back End thực hiện hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc trách nhiệm xử lý của mình. Quá trình lập, xử lý chứng từ kế toán phải tuân thủ quy trình kỹ thuật nghiệp vụ của từng nghiệp vụ cụ thể.
  
• 
  Cuối ngày: Giao dịch viên và kế toán viên có thực hiện hạch toán kế toán in bảng kê liệt kê chứng từ đã thực hiện trong ngày. Nội dung bảng liệt kê bao gồm toàn bộ các giao dịch thực hiện với định khoản rõ ràng và giá trị của từng giao dịch. Giao dịch viên căn cứ trên toàn bộ các chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ do mình xử lý đối chiếu với liệt kê chứng từ xem xét lại nội dung giao dịch được hạch toán có chính xác không. Trường hợp, giao dịch có sai sót, kế toán viên thực hiện huỷ toàn bộ giao dịch sai và làm lại giao dịch đúng. Mục đích của việc đối chiếu chứng từ gốc với liệt kê chứng từ là nhằm xác nhận lại một lần nữa việc hạch toán kế toán của các giao dịch trước khi giao dịch chính thức được hạch toán ghi sổ vào các tài khoản liên quan và đảm bảo lưu đủ chứng từ gốc cùng chứng từ ghi sổ vào liệt kê chứng từ để chuẩn bị cho khâu bảo quản, lưu trữ. Sau khi chấm đối chiếu liệt kê chứng từ với chứng từ gốc, giao dịch viên thực hiện tách các giấy báo Nợ/giấy báo Có liên quan đến tài khoản khách hàng do minh thực hiện giao dịch để chuyển cho kế toán viên tại Back End giữ sổ hạch toán chi tiết của khách hàng chấm đối chiếu với sổ hạch toán chi tiết vào ngày hôm sau. Đồng thời với liệt kê toàn bộ các chứng từ giao dịch, giao dịch viên và kế toán viên phải in các bảng kê tổng hợp khác như Sổ quỹ đối với các giao dịch viên có thu/chi tiền mặt, bảng kê giao dịch liên hàng nội bộ, bảng kê giao dịch chuyển Trung tâm bù trừ, bảng kê giao dịch chuyển tiền với các đơn vị ngân hàng khác, bảng kê giao dịch chuyển tiền thanh toán liên ngân hàng... để chuyển cho các bộ phận quản lý có liên quan.
  

• 
  Đầu ngày làm việc hôm sau: kế toán viên thuộc bộ phận Back End thực hiện in toàn bộ sổ hạch toán chi tiết do mình phụ trách (gồm 02 liên đối với tài khoản khách hàng và 01 liên đối với tài khoản nội bộ ngân hàng) và toàn bộ các bảng kê giao dịch liên quan đến tài khoản nội bộ. Trên cơ sở các giấy báo Nợ, giấy báo Có được tách từ hôm trước và bảng kê các giao dịch tài khoản nội bộ, kế toán viên chấm đối chiếu chi tiết với những giao dịch phát sinh trên sổ hạch toán chi tiết để kiểm tra việc hạch toán thực sự của hệ thống. Trường hợp có chênh lệnh phải tìm nguyên nhân và thực hiện các giao dịch điều chỉnh. Trường hợp các chứng từ khớp đúng với sổ hạch toán chi tiết, kế toán viên lưu toàn bộ giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc bảng kê giao dịch nội bộ vào sổ hạch toán chi tiết tài khoản. Đối với sổ hạch toán chi tiết của khách hàng: trả khách 01 liên sổ hạch toán chi tiết kèm các giấy báo Nợ, giấy báo Có, còn 01 liên sổ hạch toán chi tiết lưu tại ngân hàng. Đối với sổ hạch toán chi tiết của tài khoản nội bộ lưu 01 liên sổ phụ cùng các bảng liệt kê giao dịch nội bộ được quy định cho cả các giao dịch viên và các kế toán viên phụ trách sổ kế toán chi tiết.
  

b. Đối chiếu tại kế toán tổng hợp tại khu vực Back End:

• 
  Đối với các tài khoản sổ cái là tài khoản tổng của tài khoản khách hàng thì việc đối chiếu tài khoản sổ cái được căn cứ vào báo cáo giao dịch tổng hợp của các Module quản lý tài khoản khách hàng (tiền gửi, có kỳ hạn, tiền vay). Báo cáo tổng phải thể hiện đầy đủ thông tin:
  
  • 
    Thông tin về tổng hợp số dư tự động từ tài khoản chi tiết như tổng số tài khoản chi tiết thuộc tài khoản sổ cái tổng, số dư đầu ngày, tổng doanh số hoạt động trong ngày, số dư cuối ngày, tổng số lãi cộng dồn phát sinh trên các tài khoản chi tiết, số lãi đã thanh toán trong ngày
    
  • 
    Thông tin về các giao dịch được can thiệp trực tiếp vào tài khoản sổ cái tổng như giao dịch điều chỉnh số dư tài khoản tổng, giao dịch điểu chỉnh lãi do có sự sai lệch về lãi suất hoặc thời gian tính lãi...
    

• 
  Đối với tài khoản sổ cái được hạch toán trực tiếp các giao dịch: Kế toán viên tổng hợp đối chiếu số dư của tài khoản tổng hợp với số dư tài khoản chi tiết đảm bảo khớp đúng. Thông thường đối với tài khoản tổng dạng này không có sự chênh lệch.
  

Căn cứ trên cân đối tài khoản kế toán của từng chi nhánh để tổng hợp thành cân đối kế toán của toàn hệ thống trên nguyên tắc đảm bảo tài khoản của toàn hệ thống phải bằng tổng toàn bộ các tài khoản tổng hợp của từng chi nhánh và cân đối về số dư đầu, doanh số phát sinh và số dư cuối.

Toàn bộ chứng từ kế toán về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành trong ngày cũng như các bảng kê, báo cáo kế toán của các phân hệ có thể được sắp xếp theo trật tự để bảo quản, lưu trữ như sau:

• 
  Sau khi các phân hệ đối chiếu số liệu của phân hệ mình khớp đúng thì chuyển toàn bộ chứng từ gốc, chứng từ hạch toán và các báo liên quan cho bộ phận GL.
  
• 
  Tại bộ phận GL thực hiện sắp xếp chứng từ và đánh số chứng từ hàng ngày theo thứ tự bằng bút đỏ đóng lưu thành tập theo trật tự sau:
  

Các chứng từ gốc chuyển tiền ra bên ngoài ngân hàng được tách ra lưu theo phân hệ chuyển tiền theo trật tự như sau :

- Các chứng từ thanh toán bù trừ:

+ Bảng kê 14

+ Bảng kê 12 chuyển tiền đi kèm các chứng từ gốc.

+ Bảng kê 12 chuyển tiền đến kèm các chứng từ gốc.

- Các chứng từ chuyển tiền đi giữa các ngân hàng trong cùng hệ thống.

- Các chứng từ chuyển tiền đến giữa các ngân hàng trong cùng hệ thống.

- Các chứng từ chuyển tiền đi thanh toán liên ngân hàng - IBPS

- Các chứng từ chuyển tiền đến của thanh toán liên ngân hàng - IBPS

- Các chứng từ chuyển tiền đi các tổ chức tín dụng khác (không thuộc các hình thức thanh toán trên).

-Các chứng từ chuyển tiền đến từ các tổ chức tín dụng khác (không thuộc các hình thức thanh toán trên).

- Cân đối của chi nhánh bao gồm cân đối nội bảng, ngoại bảng (nguyên tệ, quy đổi, cộng quy đổi) hàng ngày/ tháng/ quý/ năm,... được đóng thành tập theo thứ tự:

+ Cân đối nội bảng: Cân đối nguyên tệ ( Cân đối quy đối ( Cân đối cộng quy đổi

+ Cân đối ngoại bảng: Cân đối nguyên tệ ( Cân đối quy đối ( Cân đối cộng quy đổi

- Báo cáo của các phân hệ (CD, DD, TF, LN, RM, TS): Được đóng riêng theo từng phân hệ để thuận tiện khi tra cứu.

Câu hỏi

1. Vì sao đối tượng kế toán ngân hàng có quan hệ chặt chẽ với đối tượng kế toán ở các ngành sản xuất, kinh doanh khác trong nền kinh tế? Thông qua mối quan hệ này các NHTM phát huy vai trò, chức năng của mình như thế nào?

2. ý nghĩa thực tiễn về tổ chức công tác kế toán ngân hàng của việc nghiên cứu các đặc điểm kế toán ngân hàng?

3. Hãy nêu những nguyên tắc cơ bản trong bố trí lao động kế toán thủ công tại đơn vị kế toán ngân hàng cơ sở. Trong điều kiện kế toán theo mô hình ngân hàng hiện đại, những nguyên tắc nào bị vi phạm và được thay thế bởi các thủ tục kiểm soát nào?

4. Hãy nêu những vấn đề cần tránh khi bố trí lao động kế toán tại một đơn vị kế toán ở cấp chi nhánh. Vì sao phải làm như vậy?

5. Qua nghiên cứu hệ thống tài khoản của NHNN và TCTD hãy rút ra các nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản thực hiện trong hai hệ thống tài khoản này như thế nào?

6. Chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ thể hiện trong chứng từ ủy nhiệm chi hoặc ủy nhiệm thu như thế nào? Hãy phân biệt sự giống và khác nhau giữa chứng từ giấy và chứng từ điện tử ngân hàng.

7. Vì sao trong kế toán ngân hàng áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức này thể hiện trong việc tổ chức công tác kế toán NH hiện nay như thế nào?