CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Nguyên tắc chung về quản lý điều hành
Việc quản lý và điều hành Công ty dựa trên các nguyên tắc sau:
+ Tuân thủ quy định pháp luật và Điều lệ công ty;
+ Đoàn kết thống nhất trên nền tảng văn hoá Công ty;
+ Chỉ huy thống nhất, phân công, phân cấp rõ ràng, tạo điều kiện cho mỗi người chịu trách nhiệm cá nhân vì mục đích chung của Công ty;
+ Tổ chức tinh gọn, nhu cầu đến đâu phát triển đến đó, đảm bảo khả năng thích ứng phù hợp và hiệu quả đối với biến động của thị trường.
Điều 2. Đối tượng và phạm vi áp dụng
2.1. Quy chế này triển khai cụ thể các quy định của Điều lệ công ty trong việc quản lý, điều hành thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và xây dựng doanh nghiệp của Công ty;
2.2. Quy chế này lưu hành trong nội bộ Công ty, áp dụng cho tất cả thành viên từ Cổ đông, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc đến mọi người lao động từ phòng ban nghiệp vụ đến các phòng ban trực tiếp sản xuất kinh doanh trong Công ty.
Điều 3. Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty
3.1. Đại hội đồng cổ đông;
3.2. Hội đồng quản trị;
3.3. Ban Kiểm soát;
3.4. Ban giám đốc;
3.5. Các tổ chức chính trị - xã hội (Tổ chức Công đoàn, Tổ chức đảng)
3.6. Phòng Kinh doanh - Tổng hợp :
+ Bộ phận Kế hoạch;
+ Bộ phận Kế toán;
+ Phận Hành chính;
3.7. Phòng tư vấn 1
3.8. Phòng tư vấn 2
3.9. Phòng tư vấn 3
Điều 4. Người quản lý Công ty
+ Các thành viên HĐQT;
+ Ban giám đốc;
+ Trưởng / Phó các phòng;
Điều 5. Yêu cầu và nghĩa vụ đối với người quản lý Công ty
5.1. Yêu cầu đối với người quản lý công ty:
Ngoài các tiêu chuẩn và yêu cầu được nêu trong Điều lệ Công ty, mỗi người quản lý Công ty con phải đáp ứng các yêu cầu dưới đây:
+ Có đủ năng lực và phẩm chất đảm đương công việc được phân công;
+ Gắn bó với Công ty lúc thuận lợi cũng như lúc gặp khó khăn.
+ Đoàn kết giúp đỡ đồng sự, đồng nghiệp, quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của các đồng nghiệp dưới quyền.
5.2. Nghĩa vụ của người quản lý Công ty:
+ Người quản lý công ty gồm: thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Kế toán trưởng (nếu có), Trưởng các phòng nghiệp vụ và sản xuất trực thuộc Công ty.
+ Nghĩa vụ của người quản lý Công ty thực hiện theo Điều 25 của Điều lệ công ty. Cụ thể:
a. Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11; pháp luật có liên quan, Điều lệ của công ty, quyết định của Đại hội đồng cổ đông, trung thực cẩn trọng, nhằm đảm bảo lợi ịch hợp pháp tối đa của công ty và cổ đông của công ty.
b. Trung thành với lợi ích của cổ đông và công ty, không được sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty, lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
c. Không được lạm dụng quyền hạn, địa vị, để hợp tác, liên doanh hoạt động kinh doanh với các đơn vị hoặc người ngoài công ty trong các lĩnh vực ngành nghề mà công ty đã đăng ký kinh doanh (Trừ trường hợp được công ty (Hội đồng quản trị)) đồng ý vì lợi ích của công ty.
d. Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho công ty về các doanh nghiệp mà họ và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối; thông báo này được niêm yết tại trụ sở chính của công ty và chi nhánh (nếu có)
đ. Khi công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác (Nếu có) đến hạn thì:
+ Phải thông báo tình hình tài chính của công ty cho tất cả các chủ nợ biết.
+ Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty không được tăng lương, trả thưởng khi công ty không thanh toán đủ các khoản nợ đến hạn. Phải chịu trách nhiệm cá nhân về các thiệt hại xảy ra do không thực hiện đúng nghĩa vụ đã quy định ở các điều nêu trên.
+ Kiến nghị các biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính của Công ty.
+ Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 và Điều lệ công ty.
CHƯƠNG II
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CÁ NHÂN VÀ PHÒNG BAN TRONG CÔNG TY
Điều 1. Cổ đông và Đại hội đồng cổ đông.
1.1 Cổ đông:
a. Cổ đông là những cá nhân hoặc pháp nhân (Tổ chức) sở hữu một hoặc nhiều cổ phần của Công ty, có các quyền và nghĩa vụ tương ứng theo số cổ phần và loại cổ phần mà họ sở hữu. Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của Công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào Công ty.
b. Quyền và nghĩa vụ của cổ đông:
+ Theo Điều 12 và Điều 13 của Điều lệ công ty.
1.2 Đại hội đồng cổ đông:
a. Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty.
b. Quyền, nhiệm vụ, thẩm quyền triệu tập, chương trình và nội dung họp, điều kiện tiến hành cuộc họp, thể thức biểu quyết, thông qua quyết định tại Đại hội đồng cổ đông theo Điều 26, 27, 29, 32, 33, 34 của Điều lệ Công ty.
Điều 2. Hội đồng quản trị
2.1 Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
2.2 Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ theo Điều 37 của Điều lệ công ty. Cụ thể:
a. Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
b. Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
c. Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;
d. Quyết đinh giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty;
đ. Quyết đinh mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 20 của Điều lệ công ty;
e. Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 hoặc Điều lệ công ty;
g. Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị nhỏ hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 46 của Điều lệ công ty;
hl. Bổ nhiệm ,miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc công ty.
h2. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng lao động đối với Phó Giám đốc, Kế toán trưởng (nếu có), Trưởng các phòng ban, đội trưởng trong công ty theo đề nghị của Giám đốc công ty.
h3. Quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý nêu trên;
h4. Cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiên quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó.
i. Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.
k. Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;
l. Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định;
m. Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;
n. Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
o. Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty
p. Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 và Điều lệ công ty.
Điều 3. Chủ tịch Hội đồng quản trị và phân công trách nhiệm các thành viên HĐQT
3.1 Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của Công ty.
3.2 Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc Công ty;
3.3 Chủ tịch Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ theo Điều 24, Điều 39 của Điều lệ công ty.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng quản trị, cụ thể:
a. Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT.
b. Chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ toạ cuộc họp HĐQT; tổ chức thảo luận và biểu quyết các ván đề thuộc thẩm quyền của HĐQT.
c. Tổ chức việc thông qua quyết định của HĐQT dưới các hình thức khác.
d. Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT.
e. Tổ chức hoạt động của HĐQT theo đúng pháp luật và đúng với Điều lệ này. Lập chương trình công tác và phân công các thành viên thực hiện kiểm tra và giám sát hoạt động của Công ty .
g. Chủ toạ họp Đại hội đồng cổ đông.
h. Uỷ quyền cho thành viên HĐQT được uỷ quyền có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ thay mặt Chủ tịch HĐQT thực thi công việc được uỷ quyền trong thời gian Chu tịch HĐQT vắng mặt.
i. Các quyền và nhiêm vụ khác quy định tại Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 và Điều lệ công ty.
3.4 Phân công trách các thành viên trong Hội đồng quản trị (Trích theo Biên bản họp Hội đồng quản trị số..................ngày......./....../20.....)
Điều 4. Ban kiểm soát và phân công trách nhiệm các thành viên BKS
4.1 Số lượng gồm 03 người (ít nhất 01 người là kế toán viên, 01 người là cổ đông không làm việc trực tiếp tại Công ty).
4.2 Quyền và nhiệm vụ của Ban kiểm soát, Trưởng Ban kiểm soát theo Điều 45 của Điều lệ công ty.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban kiểm soát, cụ thể:
a. Thực hiện giám sát HĐQT, Giám đốc trong việc quản lý điều hành công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
b. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực, mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
c. Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và (6) sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của HĐQT; trình các báo cáo này lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên.
d. Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ lúc nào xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đổng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 12 của Điều lệ công ty.
đ. Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 12 của Điều lệ này, BKS phải kiểm tra trong thời hạn (7) bẩy ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn (15) mười lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, BKS phải báo cáo có giải trình những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến HĐQT và cổ đông hoặc nhóm cổ đông yêu cầu.
Vịêc kiểm tra xem xét các nội dung nêu trên của BKS không được cản trở hoạt động bình thường củạ HĐQT, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty.
Kiến nghị HĐQT hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Khi phát hiện thành viên HĐQT, Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý quy định tại Điều 25 của Điều lệ này, thì phải thông báo ngay với HĐQT bằng văn bản, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp số 60/20Ỏ5/QH11, Điều lệ công ty và quỹết định của Đại hội đồng cổ đông.
BKS có quyền sử dụng tư vấn độc lập để thực hiện các nhiệm vụ được giao và có thể tham khảo ý kiến HĐQT trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông .
4.3 Phân công trách các thành viên trong Ban kiểm soát (Trích theo Biên bản họp Ban kiểm soát số 02/BKS-BB ngày 21/06/2008)
a. Ông Lê Văn Đoán (Trưởng ban): Phụ trách chung và có nhiệm vụ:
+ Tổ chức hoạt động của BKS theo đúng pháp luật và Điều lệ công ty.
+ Tập hợp các kết quả kiểm tra, thẩm định của các thành viên BKS về các nội dung được kiểm tra, thẩm định theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông, nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 12 của Điều lệ công ty, để lập báo cáo kết quả kiểm tra, thẩm đinh thống nhất trong ban trước khi trình Đại hội đồng cổ đông hoặc giải trình đến HĐQT và cổ đông, nhóm cổ đông theo thời gian Điều lệ công ty đã quy định.
+ Trực tiếp kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực, mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty; thẩm định báo cáo đánh giá công tác quản lý của HĐQT.
Giữ mối quan hệ với HĐQT để thường xuyên thông báo về kết quả kiểm tra, thẩm đinh về các nội dung được kiểm tra, thẩm định theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc cổ đông, nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 12 Điều lệ công ty.
3-2. Ông : Ngô Đức Dũng - Kiểm soát viên
Thẩm đinh các báo cáo : Tài chính 6 tháng, cả năm; kết quả hoạt động kinl doanh của công ty.
Kiểm tra các vấh đề cụ thể về thực hiện Điều lê và các nội quy, quy chế nội bộ của công ty.
Tiếp nhận các phản ánh, đơn thư, khiếu kiện, tố cáo (nếu có) của cổ đông, nhóm cổ đông, người lao động (theo nguyên tắc bảo mật, không được phát tán ), báo cáo trưởng ban để tổ chức kiểm tra, xác minh làm rõ, lập báo cáo giải trình HĐQT và trả lời các đối tượng có đơn thư yêu cầu theo đúng thẩm quyền.
3-3. Bà : Vũ Thị Thu Hằng - Kiểm soát viên.
Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, mức độ cẩn trọng, tính trung thực trong tổ chức công tác kế toán, thống kê, báo cáo tài chính theo các niên độ.
Kiểm tra mức độ cẩn trọng, chính xác, trung thực trong ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính.
Theo dõi để kiểm tra các hạng mục chi phí tài chính theo quy chế của công ty, để phát hiện các khoản chi tiêu không đúng quy chế của công ty hoặc thất thoát (nếu có).
Lưu giữ các vãn bản, sổ nghị quyết của ban; các văn bản, đơn thư... (nêc. có ) một cách cẩn trọng tại trụ sở chính công ty.
Trên đây là nội dung phân công nhiệm vụ của BKS, yêu cầu mỗi thành viên trong ban thực hiện đầy đủ, nghiêm túc nhiệm vụ của mình đã được ĐHĐCĐ giao cho. Đồng thời cũng đề nghị HĐQT, các cổ đông của công ty hãy phối hợp chặt chẽ với ban, tạo điều kiện cho ban hoàn thành nhiệm vụ.
Điều 5. Giám đốc
5.1 Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty;
5.2 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, tiêu chuẩn và điều kiện làm Giám đốc, nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc theo Điều 43 và các quy định khác của Điều lệ công ty.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc, cụ thể:
a. Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của HĐQT.
b. Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT.
c. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
d. Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty.
đ. Đề nghị để HĐQT bổ nhiêm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng lao động; nâng lương và lợi ích khác của Phó Giám đốc, Kế toán trưởng (nếu có), Trưởng các phòng, ban, Đội trưởng trong công ty.
e. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của HĐQT.
g. Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc.
h. Tuyển dụng lao động.
i. Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh
k. Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của HĐQT.
Điều 6. Phó giám đốc
Phó giám đốc là người giúp Giám đốc trên từng mặt công tác theo sự phân công của Giám đốc, việc phân công được thể hiện thành văn bản.
Điều 7. Kế toán trưởng
Kế toán trưởng là người giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực tài chính – kế toán, tham mưu cho Giám đốc sử dụng linh hoạt các nguồn vốn nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, thực hiện việc hạch toán kế toán rõ ràng, chính xác theo đúng pháp luật kế toán thống kê.
Điều 8. Phòng tài chính - kế toán
- Tham mưu, đề xuất cho HĐQT, TGĐ về chính sách tài chính của công ty. Chủ trì xây dựng quy chế tài chính, kế hoạch thu chi tài chính, tham gia xây dựng kế hoạch SXKD hàng năm và các quy chế, quy định, kế hoạch khác theo phân công.
- Thực hiện các hoạt động tài chính, kế toán, kiểm toán nội bộ theo quy định pháp luật và điều lệ công ty;
- Đảm bảo vốn cho các hoạt động SXKD, quản lý vốn tài sản công ty, chấp hành chế độ nộp ngân sách và cấp trên;
- Hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc kiểm tra các bộ phận thực hiện đúng các quy định về quản lý tài chính, hạch toán kế toán theo đúng quy định pháp luật và công ty;
- Tham mưu cho công ty về mức trả cổ tức, kế hoạch hoạch phát hành cổ phiếu, trái phiếu;
- Tham gia thương thảo, ký kết các hợp đồng kinh tế. Theo dõi, quản lý việc thực hiện các hợp đồng; kể cả các hợp đồng dịch vụ;
- Tính toán và thanh toán tiền lương khối cơ quan;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Tổng giám đốc giao;
Điều 15. Phòng kế hoạch – kinh doanh
1. Về công tác kế hoạch:
- Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất cho HĐQT, TGĐ về chiến lược phát triển của công ty;
- Chủ trì soạn thảo quy chế quản lý nội bộ và các quy định khác. Chủ trì lập quy hoạch, kế hoạch trung hạn, kế hoạch hàng năm của công ty theo phân công;
- Theo dõi, tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình, đôn đốc các hoạt động của công ty về mọi mặt theo tuần, tháng, quý, năm và đề xuất các biện pháp để công ty phát triển hiệu quả, bền vững;
- Triệu tập và chuẩn bị nội dung giao ban, các cuộc họp liên quan về sản xuất;
- Triển khai công tác quân sự theo quy định.
2. Về công tác thị trường, kinh doanh:
- Tham mưu, đề xuất cho HĐQT, TGĐ về chiến lược công tác thị trường;
- Tổng hợp tình hình tiếp thị, thị trường toàn công ty. Quản lý và cung cấp các hồ sơ tài liệu năng lực liên quan phục vụ công tác thị trường.
- Kiến nghị Tổng Giám đốc thành lập bộ phận làm hồ sơ dự thầu (hoặc hồ sơ đề xuất), hoàn công quyết toán nếu gói thầu vượt quá khả năng của Xí nghiệp và các đội.
- Kiểm tra, soát xét hồ sơ dự thầu, hoàn công thanh quyết toán công trình trước khi trình ký.
3. Công tác vật tư, kỹ thuật, đầu tư:
- Thực hiện công tác quản lý đầu tư. Lập dự án đầu tư, theo dõi, chỉ đạo tổ chức thực hiện;
- Quản lý hiện vật toàn bộ tài sản, công cụ dụng cụ có trên sổ sách của công ty;
- Lập kế hoạch sửa chữa, cải tạo, thanh lý, nhượng bán các tài sản, trang thiết bị theo quy định;
4. Công tác quản lý chất lượng:
- Theo dõi, chỉ đạo, đôn đốc, tổ chức thực hiện việc vận hành và duy trì có hiệu lực Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong toàn Công ty;
5. Công tác khác:
- Thực hiện các nhiệm vụ về pháp chế, quản lý khoa học công nghệ, môi trường, an toàn lao động, huấn luyện đào tạo. Xây dựng, quản lý, vận hành E-mail và Website của Công ty;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Tổng giám đốc giao;
Điều 16. Phòng tổ chức – hành chính
- Chủ trì xây dựng, triển khai, kiểm tra, đôn đốc thực hiện quy chế dân chủ cơ sở, quy chế tiền lương, quy chế tuyển dụng, kế hoạch CTĐ-CTCT. Tham gia xây dựng kế hoạch SXKD hàng năm và các quy chế, quy định, kế hoạch khác theo phân công.
- Chủ trì hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra và triển khai CTĐ-CTCT, các hoạt động của đoàn thể trong toàn công ty trên các mặt công tác theo quy định;
- Chủ trì nghiên cứu chiến lược về nhân sự, tổ chức biên chế để không ngừng hoàn thiện nâng cao, thực hiện công tác tuyển dụng, quản lý lao động tiền lương, chính sách lao động tiền lương, chính sách, BHXH, BHYT...
- Đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ, hành chính;
- Đảm bảo phương tiện đi lại phục vụ nhiệm vụ của HĐQT, Ban TGĐ, cơ quan công ty;
- Tổ chức công tác bảo vệ, PCCC khu vực cơ quan;
- Chủ trì công tác đối ngoại, văn hoá thông tin, thể thao, quảng cáo, lễ tân;
- Triển khai, quản lý và đảm bảo công nghệ thông tin, thông tin liên lạc khu vực cơ quan công ty;
- Đảm bảo công tác quản lý đất quốc phòng, doanh trại, doanh cụ, hậu cần đời sống, y tế,...;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Tổng giám đốc giao;
Điều 17. Các Xí nghiệp xây dựng và Đội xây dựng:
- Tổ chức tiếp thị, tiến hành công tác thị trường, công tác đấu thầu các gói thầu phục vụ nhiệm vụ SXKD của Công ty, Xí nghiệp, Đội.
- Tổ chức bộ máy để đảm bảo trực tiếp triển khai hoàn thành nhiệm vụ thi công các gói thầu được phân công theo đúng các quy định của pháp luật và yêu cầu của khách hàng.
- Đảm bảo công tác quản lý tài chính, hạch toán kế toán ban đầu theo đúng quy định, vận hành và duy trì có hiệu lực Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 ở cấp công trường theo quy định trong toàn xí nghiệp, đội.
- Thực hiện hoàn thành nhiệm vụ xây dựng đơn vị, CTĐ-CTCT và các nội dung công tác khác theo quy định chung toàn công ty.
-Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Tổng giám đốc giao;
Điều 18. Chi nhánh, Văn phòng đại diện công ty
(Sẽ quy định cụ thể khi thành lập)
----------------------------------------
Chương 3
QUY ĐỊNH VỀ MỘT SỐ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY
Điều 19. Nguyên tắc làm việc và xử lý công việc
1- Nguyên tắc thống nhất chỉ huy:
- Thống nhất chỉ huy có nghĩa là trong bất kỳ một công việc gì, một nhân viên cấp dưới chỉ nhận sự chỉ đạo từ một người lãnh đạo.
- Những việc thông thường trong phạm vi quyền hạn của mỗi cấp thì mỗi người sẽ nhận mệnh lệnh và báo cáo với cấp trực tiếp quản lý của mình.
- Nếu cấp trên của cấp trên trực tiếp ra lệnh thì chấp hành lệnh của cấp cao hơn nhưng sau đó phải báo cáo cho trực tiếp quản lý biết.
- Trong phạm vi chức trách của mình, mỗi cán bộ quản lý và nhân viên phải chủ động công việc, chủ động phối hợp với đồng nghiệp để hoàn thành tốt nhất các yêu cầu công việc. Nếu có vấn đề phát sinh ngoài quyền hạn thì phải chủ động báo cáo cấp trực tiếp quản lý của mình.
2- Nguyên tắc “Quy trình hiệu qủa”:
Mọi công việc đều phải cố gắng tìm ra quy trình hiệu quả, giảm thiểu trung gian, chi phí, đảm bảo an toàn, minh bạch, dễ triển khai và dễ điều chỉnh theo biến động. Hạn chế hội họp.
3- Nguyên tắc trách nhiệm cá nhân:
- Tất cả các cán bộ của công ty có trách nhiệm xử lý các thông tin có liên quan đến công việc của nhân viên theo đúng thời hạn. Mỗi khâu công việc đều chỉ ra được người chịu trách nhiệm cá nhân về công việc đó.
- Tất cả các cán bộ nhân viên của công ty có trách nhiệm thực hiện công việc được giao đúng yêu cầu và đúng hạn. Trong quá trình thực thi công việc, nếu phát sinh bất thường phải kịp thời báo cáo người giao nhiệm vụ.
- Các cán bộ, nhân viên được quyền kiến nghị vượt cấp khi tự xét thấy kiến nghị của mình có lợi cho công ty nhưng không được cấp trên trực tiếp chấp nhận hoặc giải quyết không đúng thời gian, không thoả đáng.
4- Nguyên tắc gắn đãi ngộ với hiệu quả công việc:
Lương, thưởng của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân được tính dựa trên sự đóng góp và làm tăng lợi nhuận cho công ty.
Điều 20. Công tác quản lý tài chính
1- Nguyên tắc tài chính quản lý của công ty:
- Tuân thủ đúng Điều lệ công ty và pháp luật Nhà nước.
- Sử dụng tối ưu nguồn vốn của công ty cho hoạt động đầu tư và kinh doanh; duy trì khả năng kiểm soát rủi ro và tính thanh khoản tại mọi thời điểm, đảm bảo tính trung thực, minh bạch.
- Cập nhật những quy định mới nhất của Nhà nước về tài chính, kế toán. - Phòng Tài chính – Kế toán quản lý hoạt động tài chính toàn công ty. Mỗi bộ phận đều phải có sổ sách quản lý các hoạt động thu chi của mình theo hướng dẫn của phòng Tài chính – Kế toán.
- Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về các hoạt động tài chính thường xuyên của công ty.
2- Quản lý và sử dụng vốn:
a- Vốn hoạt động của công ty gồm: Vốn điều lệ, các khoản chênh lệch do tỷ giá hoặc đánh giá lại tài sản, các quỹ, lợi nhuận không chia, vốn huy động và các loại vốn khác theo quy định của pháp luật.
b- Nguyên tắc sử dụng vốn:
- Công ty được chủ động sử dụng vốn của mình cho hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
- Công ty được thay đổi cơ cấu vốn, tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
c- Lập các quỹ: Công ty có các quỹ sau:
- Quỹ dự phòng tài chính;
- Quỹ đầu tư phát triển;
- Quỹ khen thưởng;
- Quỹ phúc lợi;
- Có thể lập Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ;
- Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm (hạch toán vào chi phí);
- Các quỹ khác do HĐQT quy định nếu pháp luật không cấm.
Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện nghiêm chỉnh chế độ trích lập các quỹ, định kỳ 6 tháng báo cáo tình hình các quỹ cho lãnh đạo công ty; quản lý chặt việc sử dụng các quỹ theo đúng quy định của công ty và pháp luật.
3- Kiểm toán, kiểm tra giám sát:
- Phải thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính năm. Phòng Tài chính – Kế toán phải tự kiểm toán nội bộ và Công ty phải thuê công ty kiểm toán theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
- Các hoạt động của công ty phải chịu sự kiểm tra giám sát của Ban kiểm soát theo Điều lệ công ty.
4- Chính sách với người lao động:
- Công ty phải đảm bảo đầy đủ và đúng hạn các khoản phải trả hoặc các quyền lợi của người lao động.
- Phòng Tổ chức - Hành chính phải cập nhật và đề xuất việc thực hiện chế độ chính sách cho người lao động. Nếu có vấn đề nào không thống nhất được giữa các bộ phận thì báo cáo lãnh đạo công ty giải quyết, không được để thiệt thòi cho người lao động hoặc tổn hại cho công ty.
5- Chi phí cho hội họp, tiếp khách:
Việc chi tiêu tiếp khách, hội họp phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, hợp lý, tiết kiệm. Khi có công việc cần chi tiêu liên quan đến Phòng nào thì Phòng đó lập kế hoạch, phòng Tài chính – Kế toán thẩm định, lãnh đạo công ty phê duyệt mới được thực hiện.
Điều 21. Công tác quản lý kế hoạch
1- Công ty xây dựng kế hoạch SXKD-XDĐV theo quy định của Điều lệ và báo cáo kế hoạch hàng năm theo hướng dẫn và quy định của Công ty mẹ.
2- Công ty tổ chức giao nhiệm vụ kế hoạch cho các bộ phận trên cơ sở cân đối năng lực thực tế của bộ phận và chỉ tiêu kế hoạch của Công ty.
3- Tổ chức quản lý sản xuất:
Công ty áp dụng quản lý, điều hành thi công theo phương pháp giao khoán trong thi công xây dựng (Tổng Giám đốc ban hành quy định cụ thể).
4- Báo cáo thực hiện kế hoạch:
Tất cả các bộ phận phải thực hiện công tác báo cáo tuần, tháng, quý về Công ty qua Phòng Kế hoạch - Kinh doanh, Công ty phải thực hiện công tác báo cáo về Công ty mẹ theo quy định (Tổng Giám đốc ban hành quy định cụ thể theo đề nghị của phòng KH - KD.
5- Giao ban công ty:
- Người chủ trì: Tổng Giám đốc chủ trì giao ban, nếu Tổng Giám đốc đi vắng sẽ uỷ quyền cho Phó Tổng giám đốc.
- Giao ban tuần: giao ban tuần vào sáng thứ 2 để giải quyết tình hình chung trong tuần và xác định nhiệm vụ cho các đơn vị ở các tuần tiếp theo.
- Giao ban tháng: giao ban của tuần đầu tháng sẽ là giao ban tháng của tháng đó.
- Thành phần: gồm Ban TGĐ, BTĐU, Trưởng BKS, Chủ tịch CĐ, PN, trưởng (hoặc phó) các phòng, xí nghiệp, đội trực thuộc công ty, chỉ huy trưởng các công trường.
6- Kiểm tra công trường:
Định kỳ Ban Tổng Giám đốc và cơ quan Công ty sẽ kiểm tra tiến độ thi công theo giai đoạn hoặc đột xuất theo tính chất công trình, công việc. Các cơ quan phải chủ động lập kế hoạch, phối hợp với nhau để giải quyết được nhiều việc và tránh lãng phí chi phí đi lại.
Điều 22. Mua sắm, quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị thi công
1- Việc mua sắm máy móc thiết bị thi công là tài sản cố định phải được lập thành dự án theo quy định pháp luật và do HĐQT (hoặc đại hội đồng cổ đông) phê duyệt theo quy định của Điều lệ.
2- Việc mua sắm máy móc thiết bị thi công là công cụ, dụng cụ phải căn cứ vào nhu cầu thực tế của công trường. Các xí nghiệp, đội, công trường phải đề nghị bằng văn bản để Phòng Kế hoạch – Kinh doanh và Phòng Tài chính – Kế toán xem xét đề nghị Tổng Giám đốc.
3- Máy móc thiết bị mua về phải được kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Việc sử dụng máy móc thiết bị phải đúng qui trình đảm bảo an toàn. Thanh lý, nhượng bán máy móc thiết bị thực hiện theo đúng qui định.
4- Công ty giao quyền quản lý máy móc thiết bị thi công, công cụ, dụng cụ cho các xí nghiệp, đội (công trường) nhằm nâng cao hiệu quả trong sử dụng.
5- Trách nhiệm quản lý:
- Phòng Kế hoạch – Kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý hiện vật toàn bộ tài sản, công cụ dụng cụ thuộc Công ty quản lý. Công ty giao việc quản lý, sử dụng, nộp khấu hao cho các xí nghiệp, đội (công trường).
- Các công cụ, dụng cụ thi công thuộc các xí nghiệp, đội (công trường) phải được quản lý, sử dụng đúng quy định, có hiệu quả.
- Khi cần thiết Công ty có quyền điều động máy móc thiết bị, dụng cụ thi công của các xí nghiệp, đội để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Mọi trường hợp không có nhiệm vụ, sử dụng tuỳ tiện hoặc đùa nghịch gây hỏng máy móc thiết bị, mất mát dụng cụ thi công, căn cứ vào mức độ thiệt hại phải bồi thường và chịu hình thức xử lý kỷ luật
Điều 23. Công tác cung ứng, quản lý vật tư vật liệu
1- Việc mua sắm vật tư phục vụ thi công công trình giao cho các Ban chỉ huy công trường thực hiện trên cơ sở nhu cầu vật tư theo thiết kế – dự toán trúng thầu được duyệt, hợp đồng và phê duyệt đánh giá chọn nhà cung ứng của Tổng Giám đốc. Những vật tư vật liệu phục vụ cho hoạt động của cơ quan do Phòng Tổ chức - Hành chính đảm nhiệm.
2- Cung ứng phải tuân thủ theo thiết kế, dự toán, dự trù, đúng trình tự và làm đầy đủ thủ tục kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Việc mua sắm, cung ứng đều phải có sự hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan Công ty.
3- Đăng ký, bảo quản, cấp phát sử dụng, thanh toán vật tư vật liệu đúng theo qui định về quản lý.
4- Kiểm kê vật tư theo đúng chế độ qui định. Ngoài kiểm kê định kỳ Tổng Giám đốc có thể yêu cầu tổ chức kiểm kê đột xuất.
Điều 24. Công tác quản lý chất lượng
1- Thực hiện đúng qui trình, qui phạm kỹ thuật, tiêu chuẩn xây dựng đã cam kết và Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng.
2- Tất cả các Trưởng Phòng, Giám đốc xí nghiệp, Đội trưởng, Chỉ huy trưởng công trường (gọi tắt là trưởng bộ phận) phải tổ chức việc vận hành và duy trì có hiệu lực Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong các hoạt động của bộ phận mình.
3- Mọi thành viên trong Công ty đều có quyền và trách nhiệm phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật nhằm tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư, hạ giá thành sản phẩm, giảm sức lao động của công nhân.
Điều 25. Công tác quản lý lao động và tiền lương
1- Công ty thực hiện chế độ làm việc 40 giờ/tuần (trừ công trường). Tất cả người lao động trong Công ty phải chấp hành giờ giấc, thời gian làm việc theo quy định, đến giờ làm việc phải có mặt tại vị trí công tác. Trưởng các bộ phận duy trì việc chấp hành lỷ luật lao động của bộ phận mình.
2- Công tác quản lý lao động được thực hiện trên các loại sổ và biểu mẫu thống nhất trong toàn Công ty. Việc theo dõi công lao động phải kịp thời, chính xác. Phòng Tổ chức – Hành chính định kỳ phải kiểm tra tình hình chấp hành về công tác lao động tiền lương của tất cả các bộ phận.
3- Người sử dụng lao động và người lao động phải chấp hành đầy đủ hợp đồng lao động đã ký kết, nội qui lao động, bảo hộ an toàn lao động, vệ sinh lao động và an ninh trật tự khu vực nơi làm việc.
4- Việc tuyển dụng, điều động lao động căn cứ vào yêu cầu công việc và tuân thủ theo Quy chế tuyển dụng.
5- Việc trả lương thực hiện theo Quy chế trả lương và các điều khoản của “Thoả ước lao động tập thể”. Chế độ thi nâng bậc, nâng bậc, nâng lương thực hiện theo quy định của Quy chế trả lương.
Điều 26. Bảo mật, lưu trữ
1- Giữ bí mật Công ty, bí quyết kinh doanh là trách nhiệm của mọi thành viên trong Công ty. Tuỳ mức độ cụ thể, những người vi phạm điều này với mục đích vụ lợi sẽ bị kỷ luật, phạt về kinh tế hoặc bị buộc thôi việc.
2- Để đảm bảo bí mật các thông tin cần thiết, việc công bố thông tin của Công ty lên Website của Công ty hoặc phương tiện thông tin đại chúng phải được Tổng Giám đốc phê chuẩn
3- Các tài liệu cần được lưu trữ lâu dài làm cơ sở pháp lý:
- Các văn bản pháp lý có liên quan đến việc thành lập Công ty: Các quyết định của Bộ quốc phòng liên quan đến cổ phần hoá Xí nghiệp xây dựng 244, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và mã số thuế, chứng nhận con dấu...;
- Điều lệ Công ty, các quy chế, quy định do HĐQT và Tổng Giám đốc ban hành;
- Báo cáo tài chính hàng năm, tình hình kinh doanh, các kết quả kiểm toán hàng năm của Công ty;
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và HĐQT;
- Các tài liệu hàng ngày của Công ty đều phải được bảo mật lưu trữ theo chế độ chung của Nhà nước và quy định của Công ty. Tổng Giám đốc quy định cụ thể.
Điều 27. Công tác hậu cần.
Ngoài những nhiệm vụ quy định ở Điều 16, Phòng Tổ chức - Hành chính chủ trì chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra để mọi thành viên trong Công ty thực hiện tốt các qui định sau:
1- Thường xuyên làm tốt công tác vệ sinh, đề phòng dịch bệnh, chống ô nhiễm môi trường khu vực đóng quân và các công trường.
2- Cùng với BCH Công đoàn và BCH hội phụ nữ tổ chức thực hiện tốt công tác kế hoạch hoá gia đình, xây dựng nếp sống văn hoá.
3- Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động.
Điều 28. Quảng cáo, đối ngoại
Phòng Tổ chức - Hành chính là cơ quan tham mưu và chủ trì thực hiện các nội dung này. Nội dung liên quan đến bộ phận nào, bộ phận đó tham gia.
1- Quảng cáo:
- Công ty thống nhất quản lý về quảng cáo. Việc quảng cáo lên phương tiện thông tin đại chúng nhất thiết phải được bộ phận pháp chế thẩm định.
- Mọi quan hệ với báo chí, công luận và công chúng, khi tổ chức các sự kiện liên quan đến công chúng đều phải có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc.
- Tôn trọng báo chí, thông qua báo chí và quan hệ công chúng, phấn đấu để nâng cao vị thế của Công ty hoặc bảo vệ uy tín của Công ty.
- Nếu phải trả lời phỏng vấn trực tiếp thì ngoài việc chuẩn bị kỹ nội dung, còn phải xin ý kiến của Chủ tịch HĐQT hoặc TGĐ về các nguyên tắc ứng xử 2- Đối ngoại:
- Là các hoạt động mang tính chất lễ tân và các hoạt động quan hệ với các cơ quan bạn, chính quyền địa phương, cấp trên nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty hoặc làm đẹp hình ảnh của Công ty. Công tác đối ngoại phải đảm bảo thiết thực, hiệu quả, tiết kiệm.
- Chỉ đạo nghiệp vụ công tác đối ngoại là một đồng chí lãnh đạo Công ty. Những hoạt động đối ngoại quan trọng do TGĐ trực tiếp chỉ đạo.
- Chi phí cho các mối quan hệ để giải quyết công việc chuyên môn cụ thể không nằm trong nội dung công tác đối ngoại mà thuộc nội dung công tác chuyên môn do TGĐ chỉ đạo.
Điều 29. Thăm hỏi, hiếu hỷ
1- Hội đồng quản trị tổ chức thăm hỏi, hiếu hỷ đối với bản thân, bố, mẹ, vợ (chồng), con các thành viên HĐQT, Ban Tổng Giám đốc, Trưởng Ban kiểm soát, Kế toán trưởng.
2- Ban Tổng Giám đốc tổ chức thăm hỏi, hiếu hỷ đối với bản thân, bố, mẹ, vợ (chồng), con các trưởng phòng, phó phòng, giám đốc xí nghiệp, đội trưởng trực thuộc công ty, chủ tịch công đoàn, chủ tịch phụ nữ .
3- Trưởng phòng, giám đốc xí nghiệp, đội trưởng tổ chức thăm hỏi hiếu, hỷ đối với các thành phần còn lại thuộc quyền bộ phận mình.
Điều 30. Chế độ khen thưởng, kỷ luật
1- Công tác khen thưởng, kỷ luật thực hiện theo qui định của Điều lệ công ty (riêng các thành viên đại diện vốn nhà nước còn phải thực hiện theo quy định về công tác khen thưởng kỷ luật của Công ty mẹ).
2- Thưởng cho thành tích từ SXKD sẽ thực hiện mỗi năm một lần vào cuối năm và Công ty có qui định hướng dẫn cụ thể cho từng năm.
----------------------------
Chương 4
CHẾ ĐỘ HỘI HỌP TRONG CÔNG TY
Điều 1. Họp Đại hội đồng cổ đông
1.1 Họp Đại hội đồng cổ đông thực hiện theo Điều lệ công ty.
1.2 Giám đốc căn cứ vào chức năng các bộ phận để chỉ đạo chuẩn bị nội dung cho HĐQT báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông.
1.3 Ban kiểm soát căn cứ các nội dung cần báo cáo Đại hội đồng cổ đông, yêu cầu các bộ phận cung cấp tài liệu. Các bộ phận có trách nhiệm cung cấp tài liệu cho Ban kiểm soát một cách kịp thời và chính xác.
Điều 2. Họp Hội đồng quản trị
2.1 Thực hiện theo Điều 40, Điều lệ công ty và Quy chế làm việc của Hội đồng quản trị.
2.2 Cuộc họp của Hội đồng quản trị (HĐQT):
2.2.1 Trường hợp Hội đồng quản tri bầu Chủ tịch thì cuộc họp đầu tiên của nhiệm kỳ HĐQT để bầu Chủ tịch và ra các quyết định khác thuộc thẩm quyền phải được tiến hành trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc bầu cử HĐQT nhiệm kỳ đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất triệu tập. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên đã bầu theo nguyên tắc đa số một trong số họ triệu tập họp HĐQT.
2.2.2 Cuộc họp định kỳ của HĐQT ít nhất mỗi quý 01 lần và vào 10 ngày đầu của quý.
2.2.3. HĐQT có thể họp định kỳ hoặc bất thường tại trụ sở công ty hoặc ở nơi khác.
2.2.4. Chủ tịch HĐQT phải triệu tập họp HĐQT khi có một trong các trường hợp sau:
a. Theo đề nghị của Ban kiểm soát.
b. Có đề nghị của Giám đốc hoặc ít nhất (5) năm người quản lý khác.
c. Có đề nghị ít nhất của (2) hai thành viên HĐQT.
Các đề nghị họp phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của HĐQT.
2.2.5. Chủ tịch HĐQT phải triệu tập họp HĐQT trong thời hạn (15) mười lăm ngày kể từ ngày nhận được đề nghị tại khoản 3 Điều này. Chủ tịch HĐQT không triệu tập họp HĐQT theo đề nghị thì Chủ tịch HĐQT phải chịu trách nhiệm về những vấn đề thiệt hại xảy ra đối với Công ty (Nếu có); người đề nghị có quyền thay thế HĐQT triệu tập họp HĐQT.
2.2.6. Người triệu tập họp HĐQT phải gửi thông báo mời họp chậm nhất (05) năm ngày làm việc trước ngày họp. Thông báo phải xác định cụ thể về thời gian, địa điểm, chương trình họp, các vấn đề cần thảo luận và quyết định kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
Thông báo mời họp được gửi bằng bưu điện, fax hoặc các hình thức khác nhưng phải đến được địa chỉ của từng thành viên HĐQT được đăng ký tại công ty.
2.2.7. Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập phải gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các thành viên Ban kiểm soát và Giám đốc như đối với thành viên HĐQT.
Thành viên BKS, Giám đốc không phải là thành viên HĐQT có quyền dự các cuộc họp của HĐQT; có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.
2.2.8. Cuộc họp HĐQT được tiến hành khi có đủ số thành viên HĐQT.
+ Quyết đinh của HĐQT được thông qua nếu đa số thành viên dự họp chấp thuận; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch HĐQT.
2.2.9. Trường hợp nội dung cuộc họp liên quan đến:
a. Các tổ chức, đoàn thể chính trị hoặc các lĩnh vực khác thì phải mời đại diện của tổ chức, lĩnh vực đó tham dự.
b. Quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động thì phải mời đại diện của Công đoàn hoặc người đại diện cho tập thể người lao động dự họp.
c. Đại biểu được mời dự cuộc họp của HĐQT được quyền thảo luận, tham gia ý kiến nhưng không được biểu quyết.
2.2.10. Biên bản họp HĐQT :
2.2.10.1. Các cuộc họp HĐQT đều phải được ghi vào sổ biên bản. Biên bản được lập bằng tiếng Việt và phải có các nội dung chủ yếu sau :
a. Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, địa bàn đăng ký kinh doanh.
b. Thời gian, địa điểm, mục đích, chương trình và nội dung họp
c. Họ, tên và các chữ ký của các thành viên dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lí do vắng mặt.
d. Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp.
đ. Tóm tắt ý kiến phát biểu của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biễn cuộc họp.
e. Kết quả giải quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, những thành viên không tán thành và không có ý kiến.
g. Các quyết định khác đã được thông qua.
Chủ toạ và thư ký phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản cuộc họp.
2.2.10.2. Biên bản họp HĐQT và các tài liệu sử dụng trong cuộc họp đó phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Điều 3. Họp Ban kiểm soát
Thực hiện theo Điều 45, Điều lệ công ty và Quy chế làm việc của Ban kiểm soát.
Điều 4. Họp toàn Công ty
4.1. Nội dung họp:
+ Mỗi năm họp toàn Công ty (Hội nghị người lao động) một lần sau khi có phê duyệt Kế hoạch sản xuất kinh doanh - Xây dựng công ty của HĐQT, nhằm:
- Tổng kết kết quả năm cũ;
- Triển khai kế hoạch năm mới;
- Vinh danh các cá nhân có nhiều đóng góp cho Công ty;
+ Họp giao ban hằng tháng: Công ty tổ chức họp 01 tháng/01 lần (Trừ các trường hợp đặc biệt). Thời gian tổ chức và địa điểm họp do Ban Giám đốc quy định, giao cho bộ phận Hành chính thông báo cụ thể cho lãnh đạo các Phòng ban, cá nhân tham gia (Lịch họp và nội dung họp sẽ thông báo trước 02 ngày bằng điện thoại).
4.2. Giám đốc công ty chủ trì tổ chức và là Trưởng ban tổ chức hội nghị (Trừ trường hợp ủy quyền); Trưởng phòng Kinh doanh - Tổng hợp chủ trì soạn thảo báo cáo công ty; Bộ phận Hành chính, Kế toán đảm bảo kinh phí.
+ Nếu cần sự phối hợp của các bộ phận khác thì Phòng Kinh doanh - Tổng hợp lập kế hoạch để Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt.
4.3. Những cuộc họp cần triệu tập số đông trong Công ty như sinh hoạt Chi bộ đảng, Công đoàn, Hội phụ nữ, họp nội bộ các phòng ban.... cần được tổ chức ngắn gọn và phải báo cáo Ban giám đốc để bố trí phù hợp với kế hoạch làm việc của Công ty (Quy định thời gian, phải báo cáo trước 02 ngày).
4.4 Khi tham gia các cuộc họp nói chung, lãnh đạo các Phòng ban, cá nhân tham gia phải tự thu xếp các công việc, nhằm tránh làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và các mối quan hệ với các đối tác.
4.5 Việc tham gia các cuộc họp công ty là bắt buộc; Trường hợp cấp Trưởng vắng mặt, phải có lý do chính đáng và báo cáo Ban giám đốc được chấp thuận, thì ủy quyền cấp Phó dự họp (nội dung dự họp, cấp Trưởng, Phó phải thống nhất trước); Trường hợp cá nhân (không thuộc cấp Trưởng, Phó nêu trên) khi vắng mặt cũng phải báo cáo theo quy định. Nội dung cuộc họp sẽ được thông báo bằng văn bản hoặc mời lên làm việc trực tiếp tại các buổi tiếp theo.
------------------------
Chương 5
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 35. Điều khoản thi hành
1- Các bộ phận tổ chức nghiên cứu kỹ nội dung Quy chế này, kết hợp với các quy chế, quy định trên các lĩnh vực khác để triển khai đồng bộ, khoa học, đạt kết quả.
2- Các cơ quan nghiệp vụ có trách nhiệm thường xuyên hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận thực hiện tốt các mặt công tác theo nghiệp vụ của bộ phận mình.
3- Các bộ phận, cá nhân thực hiện tốt sẽ được biểu dương khen thưởng, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật.
4- Trong quá trình thực hiện, Hội đồng quản trị sẽ tiếp thu tất cả các ý kiến đóng góp của tất cả các cá nhân và bộ phận trong Công ty, nhằm làm cho Quy chế này ngày càng sát thực, phù hợp với thực tế yêu cầu quản lý, điều hành doanh nghiệp.
5- Quy chế này lưu hành nội bộ Công ty cổ phần ACC-244 và có hiệu lực thi hành từ ngày 22/05/2010 và được sửa đổi, bổ sung lần 1 vào ngày 04/05/2011. Các quy định khác trái với Quy chế này đều bãi bỏ.
|
