Pacing with the process (5 of 5)
-You shouldexpect to spend about 25 percent of yout time prewriting, 25 percent drafting and 50 percent revising
-Although writer
2-3. ANALYZING THE PURPOSE AND ANTICIPATING THE AUDIENCE (1 of 8)
Determining your purpose
-As you begin to compose a workplace message, ask yourself two important questions:
+Why am I sending this message?
+Who will I send this messages to?
Anticipate the audience
Before writing any message, spend a moment thinking about the audience who wil receive it (đối tượng là người như thế nào)
Although one can’t always know exactly who the reciever is, it is possible to imagine some of that person’s chracteristics
How much time you devote to answering these questions depends on your message
Primary audience
Vd: hiệu trưởng nói với trưởng ban
|
Secondary audience
Vd: trưởng khoa nói với thành viên
|
-Là ai?
-Mối quan hệ với người này?
-Biết gì về người này
-Có nên mong phản hồi trung tính hoặc tích tiêu cực?
|
-Ai còn nghe ngoài người primary?
-Nhưng người này khác gì so với primary?
-Có cần có thêm nhiều thông tin nền không?
|
Tailoring your message to the audience
Xác định primary và secondary giúp xác định được:
Ngôn ngữ phù hợp
Có nên giải thích thông tin nền
Tông giọng formal hay informal
Người nghe phản hồi như thế nào
Choosing the best channel
Xem xét các yếu tố để xác định kênh giao tiếp hiệu quả:
Công nghệ
Tầm quan trọng của message
Số lượng và tốc độ feedback và interativity required
Necessity of a permanent record
Degree of formality desired
Confidentiality and sensitivity of the message
Receiver’s preference and level of technical expertise
Chia sẻ với bạn bè của bạn: |
