Nội dung báo cáo
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
Tổng số cơ quan, tổ chức thuộc diện báo cáo
|
Cơ quan, tổ chức
|
|
Tổng số cơ quan, tổ chức báo cáo
|
Cơ quan, tổ chức
|
|
I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
- Tổng số quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ
|
Văn bản
|
|
- Tổng số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
|
Văn bản
|
|
- Tổng số nội quy ra vào kho lưu trữ
|
Văn bản
|
|
- Tổng số bảng thời hạn bảo quản tài liệu
|
Văn bản
|
|
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
1. Tổ chức lưu trữ
|
|
|
- Tổng số trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương
|
Trung tâm
|
|
- Tổng số phòng lưu trữ
|
Phòng
|
|
- Tổng số tổ lưu trữ
|
Tổ
|
|
- Tổng số bộ phận lưu trữ
|
Bộ phận
|
|
2. Nhân sự làm công tác lưu trữ
|
|
|
- Tổng số:
|
Người
|
|
Trong đó: Nữ
|
Người
|
|
- Kiêm nhiệm công tác khác
|
Người
|
|
a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
|
|
|
- Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
- Trên đại học chuyên ngành khác
|
Người
|
|
- Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
- Đại học chuyên ngành khác
|
Người
|
|
- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
- Cao đẳng chuyên ngành khác
|
Người
|
|
- Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
- Trung cấp chuyên ngành khác
|
Người
|
|
- Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn)
|
Người
|
|
b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp lưu trữ
|
|
|
- Lưu trữ viên cao cấp
|
Người
|
|
- Lưu trữ viên chính
|
Người
|
|
- Lưu trữ viên
|
Người
|
|
- Lưu trữ viên trung cấp
|
Người
|
|
- Kỹ thuật viên lưu trữ
|
Người
|
|
c) Độ tuổi
|
|
|
- Từ 30 trở xuống
|
Người
|
|
- Từ 31 đến 40
|
Người
|
|
- Từ 41 đến 50
|
Người
|
|
- Từ 51 đến 60
|
Người
|
|
III. Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
1. Tài liệu giấy
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ
|
Phông/sưu tập
|
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Phông/sưu tập
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ sơ/đơn vị bảo quản
|
|
+ Quy ra mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật
|
|
|
- Tổng số công trình/đề tài
|
Công trình/đề tài
|
|
Trong đó: Công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Công trình/đề tài
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ sơ/đơn vị bảo quản
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
3. Tài liệu chuyên môn
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ sơ/đơn vị bảo quản
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
|
|
|
- Tổng số phông /sưu tập tài liệu lưu trữ
|
Phông/sưu tập
|
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Phông/sưu tập
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ sơ/đơn vị bảo quản
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
5. Tài liệu nghe nhìn
|
|
|
a) Tổng số tài liệu ghi hình
|
|
|
- Bộ phim /đoạn phim
|
Bộ/đoạn
|
|
- Cuộn phim
|
Cuộn
|
|
- Cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
- Đĩa
|
Đĩa
|
|
- Quy ra giờ chiếu
|
Giờ
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
b) Tổng số tài liệu ghi âm
|
|
|
- Cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc)
|
Cuộn
|
|
- Đĩa
|
Đĩa
|
|
- Quy ra giờ nghe
|
Giờ
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
c) Tổng số tài liệu ảnh
|
|
|
- Phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc)
|
Chiếc
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
- Ảnh (gốc hoặc sao thay gốc)
|
Chiếc
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
d) Tổng số tài liệu bản đồ
|
|
|
- Bản đồ
|
Bản đồ
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Bản đồ
|
|
6. Tài liệu điện tử
|
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử
|
Hồ sơ/MB
|
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu
|
Hồ sơ/MB
|
|
IV. Thu thập và loại hủy tài liệu
|
|
|
1. Tài liệu giấy
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu đã hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
2. Tài liệu nghe, nhìn
|
|
|
a) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
- Cuộn phim
|
Cuộn
|
|
- Cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
- Cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
- Đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
- Đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
- Phim âm bản
|
Chiếc
|
|
- Ảnh
|
Chiếc
|
|
- Bản đồ
|
Bản đồ
|
|
b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
- Cuộn phim
|
Cuộn
|
|
- Cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
- Cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
- Đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
- Đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
- Phim âm bản
|
Chiếc
|
|
- Ảnh
|
Chiếc
|
|
- Bản đồ
|
Bản đồ
|
|
c) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
- Cuộn phim
|
Cuộn
|
|
- Cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
- Cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
- Đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
- Đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
- Phim âm bản
|
Chiếc
|
|
- Ảnh
|
Chiếc
|
|
- Bản đồ
|
Bản đồ
|
|
3. Tài liệu điện tử
|
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Hồ sơ/MB
|
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu
|
Hồ sơ/MB
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Hồ sơ/MB
|
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu
|
Hồ sơ/MB
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Hồ sơ/MB
|
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu
|
Hồ sơ/MB
|
|
V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
|
|
|
1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu
|
Lượt người
|
|
a) Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng
|
|
|
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản
|
Hồ sơ/đơn vị bảo quản
|
|
- Tài liệu
|
Tài liệu
|
|
- Ảnh
|
Ảnh
|
|
- Ghi âm, ghi hình
|
Giờ
|
|
b) Tổng số tài liệu được sao chụp, cấp chứng thực lưu trữ
|
|
|
- Tổng số tài liệu được sao chụp
|
Tài liệu/ Trang
|
|
- Tổng số tài liệu được cấp chứng thực lưu trữ
|
Tài liệu/ trang
|
|
- Tổng số yêu cầu của độc giả
|
Yêu cầu
|
|
Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời
|
Yêu cầu
|
|
2. Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất bản phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
- Tổng số bài công bố, giới thiệu
|
Bài viết
|
|
- Tổng số lần trưng bày, triển lãm
|
Lần
|
|
- Tổng số ấn phẩm xuất bản
|
Ấn phẩm
|
|
3. Công cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ
|
Phông/sưu tập
|
|
- Tổng số công trình/đề tài có mục lục hồ sơ
|
Công trình/đề tài
|
|
- Tổng số giờ tài liệu nghe nhìn có thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
- Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
- Tổng số ảnh có thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
- Tổng số mục lục chuyên đề
|
Mục lục
|
|
- Tổng số sách chỉ dẫn phông lưu trữ
|
Sách
|
|
- Thẻ tra tìm
|
Phiếu
|
|
VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đã nghiệm thu
|
Chương trình/đề tài
|
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước
|
Chương trình/đề tài
|
|
+ Cấp Bộ/ngành
|
Chương trình/đề tài
|
|
+ Cấp cơ sở
|
Chương trình/đề tài
|
|
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đưa vào ứng dụng
|
Chương trình/đề tài
|
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước
|
Chương trình/đề tài
|
|
+ Cấp Bộ/ngành
|
Chương trình/đề tài
|
|
+ Cấp cơ sở
|
Chương trình/đề tài
|
|
VII. Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
1. Kho lưu trữ
|
|
|
- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng
|
m2
|
|
Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng đã sử dụng để bảo quản tài liệu
|
m2
|
|
+ Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng để bảo quản tài liệu
|
m2
|
|
- Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng
|
m2
|
|
- Diện tích kho tạm
|
m2
|
|
2. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ
|
|
|
- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu
|
Mét
|
|
Trong đó: + Giá cố định
|
Mét
|
|
+ Giá di động
|
Mét
|
|
- Camera quan sát
|
Chiếc
|
|
- Hệ thống chống đột nhập
|
Hệ thống
|
|
- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động
|
Hệ thống
|
|
- Bình chữa cháy khí, bọt,...
|
Chiếc
|
|
- Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm
|
Hệ thống
|
|
- Máy điều hòa nhiệt độ
|
Chiếc
|
|
- Máy hút ẩm
|
Chiếc
|
|
- Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm
|
Chiếc
|
|
- Thiết bị thông gió
|
Chiếc
|
|
- Máy khử trùng tài liệu bằng phương pháp đông lạnh hoặc hút chân không,...
|
Chiếc
|
|
- Máy khử axit
|
Chiếc
|
|
- Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu
|
Hệ thống
|
|
- Hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm microfilm
|
Hệ thống
|
|
- Mạng diện rộng
|
Hệ thống
|
|
- Mạng nội bộ
|
Hệ thống
|
|
- Máy chủ
|
Chiếc
|
|
- Máy tính cá nhân
|
Chiếc
|
|
- Máy quét (scanner)
|
Chiếc
|
|
- Máy sao chụp
|
Chiếc
|
|
Tổng số quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ; tổng số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; tổng số nội quy ra vào kho lưu trữ; tổng số bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Các số liệu này được tổng hợp từ biểu 02/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng” được tính là 01.
Tổng số trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương; tổng số phòng lưu trữ; tổng số tổ lưu trữ; tổng số bộ phận lưu trữ: Các số liệu này được tổng hợp từ biểu 02/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng” được tính là 01.
Tổng số người làm chuyên trách công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác của các cơ quan, tổ chức đã báo cáo tại biểu số 02/CS. Không tính người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác văn thư vì đã thống kê ở phần nhân sự làm công tác văn thư.
