Bài 3 KỸ NĂng soạn thảo văn bản I. KỸ thuật soạn thảo văn bảN

Văn bản của NHCSXH là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày, là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác.

- Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.

- Văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật.

*) Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

- Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội.

- Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.

- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.

- Nghị định của Chính phủ.

- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao.

- Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.

- Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.

- Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội.

- Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.

- Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân.

*) Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan.

*) Phân loại: Văn bản hành chính thông thường gồm:

- Văn bản không có tên loại: công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp, …)

- Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, quy định, nghị quyết các cuộc họp, biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,...

- Một số loại văn bản hành chính thông thường

+ Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức khác mà người có liên quan cần biết.

+ Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.

 + Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.

+ Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản,... để cấp trên xem xét, quyết định.

 + Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.

+ Công văn: Là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,…

 + Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.

Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị. Biên bản hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn hoặc thông báo. Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị.

+ Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản.

+ Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định.

*) Khái niệm: Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự thủ tục nhất định nhằm đưa ra các nguyên tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể được chỉ rõ.

*) Phân loại: Văn bản hành chính cá biệt gồm Quyết định cá biệt và Chỉ thị cá biệt.

Ví dụ: các quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…

*) Văn bản chuyên môn

- Khái niệm: Văn bản chuyên môn là loại văn bản do một cơ quan Nhà nước trong lĩnh vực nhất định được Nhà nước ủy quyền ban hành dùng để quản lý một lĩnh vực cụ thể trong việc điều hành của bộ máy Nhà nước.

- Phân loại văn bản chuyên môn như: Tài chính, Ngân hàng, Giáo dục …

*) Văn bản kỹ thuật

- Khái niệm: Văn bản kỹ thuật là loại văn bản hình thành trong một lĩnh vực nhất định do Nhà nước ủy quyền cho một số cơ quan Nhà nước phê chuyển mang ra áp dụng.

- Phân loại: Văn bản kỹ thuật gồm: kiến trúc, xây dựng, thủy văn …

2. Phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng

2.1. Những yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản

Trong quá trình soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu chung sau đây:

- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước

- Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan.

- Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp.

- Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy định của Nhà nước.

- Người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính Nhà nước và pháp luật.

 - Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo: Đảm bảo trung thực, chính xác, đầy đủ. Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm. Báo cáo phải kịp thời.

- Các loại báo cáo: Báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 1 năm, 1 giai đoạn, 1 nhiệm kỳ…; Báo cáo bất thường, đột xuất; Báo cáo chuyên đề; Báo cáo hội nghị.

- Phương pháp viết một bản báo cáo

+ Công tác chuẩn bị:

(i) Xác định mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo (báo cáo sơ kết, tổng kết,...);

(ii) Xây dựng đề cương khái quát (như một khung sườn) để thu thập tài liệu, sắp xếp, phân tích, tổng hợp. Đề cương thường có 3 phần sau:

Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo. Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát. Dự kiến đề xuất kiến nghị với cấp trên.

+ Xây dựng dàn ý chi tiết:

(i) Mở đầu: Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời, nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.

(ii) Nội dung chính: Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan. Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

(iii) Kết luận báo cáo: Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới. Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. Các biện pháp tổ chức thực hiện. Những kiến nghị với cấp trên.

+ Viết dự thảo báo cáo:

Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ tiếng Việt phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn. Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ. Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo...

+ Đối với báo cáo quan trọng: Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn (ví dụ: báo cáo tổng kết 10 năm hoạt động của NHCSXH, báo cáo tổng kết năm...).

+ Trình lãnh đạo duyệt: Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề, phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi, nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

- Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:

+ Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhất sự vụ để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu, giải quyết. Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề.

+ Công văn là tiếng nói chung của cơ quan chứ không phải của riêng cá nhân nào, dù là Thủ trưởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến công vụ, ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong công văn.

- Xây dựng bố cục một công văn: Công văn thường có các yếu tố sau: (1) địa danh và thời gian gửi công văn; (2) tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn; (3) chủ thể nhận công văn; (4) số và ký hiệu công văn; (5) trích yếu nội dung công văn; (6) chữ ký, đóng dấu (7) nơi nhận.

c) Soạn thảo tờ trình

- Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình: Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. Nêu các nội dung đề nghị phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. Các ý kiến phải hợp lý, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới. Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục những khó khăn.

- Xây dựng bố cục tờ trình: gồm 3 phần:

Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt.

Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi).

Phần 3: Đề xuất, kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn. chẳng hạn, đề nghị lựa chọn một trong các phương án để cấp trên phê duyệt, các phương án xếp theo thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.

Trong phần nêu lý do, căn cứ, dùng hành văn để thể hiện được nhu cầu khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.

(i) Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao, nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác. Nêu rõ các thuận lợi, khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...

(ii) Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung kiến nghị phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án được đề xuất, kiến nghị trong tờ trình.

- Xây dựng bố cục thông báo: Bản thông báo cần có các yếu tố: (1) địa danh, ngày, tháng, năm ra thông báo; (2) tên cơ quan thông báo; (3) số, ký hiệu công văn; (4) tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.

- Trong thông báo: Đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các chủ trương, chính sách, thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó, trước khi nêu những nội dung khái quát, cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong các công văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo. Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao như công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy.

Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.

- Yêu cầu của một biên bản: Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể. Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan. Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm. Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

- Cách xây dựng bố cục: Trong biên bản phải có các yếu tố như sau: (1) Quốc hiệu và tiêu ngữ; (2) Tên biên bản và trích yếu nội dung; (3) Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản); (4) Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội,...(5) Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung); (6) Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do); (7) Thủ tục ký xác nhận.

- Phương pháp ghi chép biên bản: Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản,v.v... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang.

Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v... có thể áp dụng loại biên bản tổng hợp, tức là chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ, nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.

Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm... kết thúc lúc mấy giờ... ngày... biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường, phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận. Tuy nhiên có một số biên bản quan trọng theo quy định của NHCSXH cần phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên dự họp (ví dụ: biên bản họp xét nâng bậc lương, ngạch lương của NHCSXH; biên bản họp hội đồng thi đua; biên bản xác nhận mức độ thiệt hại về vốn và tài sản để làm căn cứ xử lý nợ bị rủi ro,...).

- Yêu cầu: Căn cứ vào biên bản của cuộc họp, hội nghị để ra nghị quyết, chú ý vào các kết luận đã được biểu quyết thông qua. Đây là phần nội dung chính của các quyết định mà nghị quyết thông qua. Sau khi dự thảo xong, phải trình cho hội nghị góp ý kiến và thông qua ngay tại hội nghị hoặc chờ thông qua ở hội nghị kế tiếp.

- Cách trình bày: Nghị quyết không phải chia ra thành các điều khoản, mà chia thành các phần I, II, III hoặc 1,2,3.

- Cách xây dựng bố cục:

Phần 1: Căn cứ để ra nghị quyết: mục đích làm cho người đọc, người thực hiện nhận thức được vì sao phải ban hành nghị quyết.

Phần 2: Nội dung nghị quyết: Mục đích giúp cho người nghiên cứu thực hiện nắm được những quyết định của bản nghị quyết là những vấn đề gì? Yêu cầu người ta phải giải quyết phải thực hiện cái gì? Phương hướng phương châm, bước đi. Cách trình bày theo tính chất của vấn đề, nếu là vấn đề lớn, phức tạp thì có thể viết thành từng mục, mỗi mục có 01 tiêu đề riêng. Nếu là vấn đề không phức tạp thì có thể đi thẳng vào vấn đề.

Phần 3: Biện pháp thực hiện những nội dung nghị quyết đã đề ra: Mục đích giúp cho người thực hiện nắm được những biện pháp chính nhằm làm cho nghị quyết thực hiện có hiệu quả, yêu cầu nêu biện pháp cần cụ thể, phải quy định những nhiệm vụ trách nhiệm của từng cấp, từng đơn vị.

- Soạn thảo Nghị quyết Ban đại diện Hội đồng quản trị NHCSXH

Nghị quyết của Ban đại diện HĐQT NHCSXH là văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của Ban đại diện, ghi lại các quyết định được thông qua tại kỳ họp Ban đại diện về chủ trương, đường lối, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết được trích từ Biên bản họp Ban đại diện

- Bố cục bản Nghị quyết gồm: (1) Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự cuộc họp; (2) Các nội dung đã được thống nhất tại cuộc họp; (3) Tổ chức thực hiện Nghị quyết; (4) Nơi nhận và lưu Nghị quyết.

Thực hiện theo văn bản 1375/NHCS-VP ngày 07/6/2011 của Tổng Giám đốc NHCSXH. Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại văn bản này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác của NHCSXH. Hướng dẫn cụ thể tại Phụ lục I, II , III, IV và V văn bản này.

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

a) Khổ giấy: Khổ giấy A4 (210mm x 297mm)

b) Kiểu trình bày: Theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

Nếu nội dung văn bản có các bảng, biểu, nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

c) Định lề trang văn bản trên giấy khổ giấy A4

- Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

- Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

- Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

- Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

2.1. Thể thức của văn bản.

a) Các thành phần cấu thành của một văn bản gồm: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung văn bản; Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Các thành phần khác (trong trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định).

b) Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản theo

2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần cụ thể của văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục II.

a) Quốc hiệu (trình bày tại Ô số 1)

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trình bày tại Ô số 2)

c) Số, ký hiệu của văn bản (trình bày tại Ô số 3)

- Văn bản có tên loại: số văn bản/tên loại – tên đơn vị phát hành.

Ví dụ: Số: …/BC-NHCS (báo cáo của NHCSXH, hoặc của Chi nhánh)

Số: …/QĐ-NHCS (quyết định của NHCSXH, hoặc của Chi nhánh )

Số: …/TTr-NHCS (tờ trình của NHCSXH, hoặc của Chi nhánh)

- Văn bản không có tên loại: số văn bản/tên đơn vị phát hành – tên đơn vị soạn thảo.

Ví dụ: Văn bản của NHCSXH do Ban Hợp tác quốc tế soạn thảo:

Số: …/NHCS-HTQT

Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn, Ban quản lý dự án được sử dụng con dấu của NHCSXH để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban. Văn thư mở sổ riêng để lấy số thứ tự các văn bản do các Hội đồng, Ban quản lý dự án ban hành.

d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản (trình bày tại Ô số 4)

đ) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Đối với văn bản có tên loại (trích yếu nội dung trình bày tại Ô số 5a)

- Đối với văn bản không có tên loại (trích yếu nội dung trình bày tại Ô số 5b)

e) Nội dung văn bản (trình bày tại ô số 6).

- Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy” riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

- Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày theo thứ tự như sau:

(1) Phần, chương

(2) Mục

(3) Điều

(5) Điểm

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp ký thay người đứng đầu

- Trường hợp cấp Phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng (như ví dụ trên)

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL”

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ”

- Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức.

- Chức danh ghi trên văn bản do Hội đồng hoặc Ban quản lý dự án (Hội đồng hoặc Ban được sử dụng con dấu của NHCSXH) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Hội đồng hoặc Ban quản lý dự án.

- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản

- Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.

h) Dấu của cơ quan, tổ chức

- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8;

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

i) Nơi nhận trình bày tại ô số 9a và 9b)

- Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày đối với công văn (văn bản không có tên loại). Ví dụ:

Kính gửi: Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Long An

- Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản)

k) Các thành phần khác (áp dụng cho một số văn bản)

- Dấu chỉ mức độ mật (trình bày tại ô số 10a)

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.

- Dấu chỉ mức độ khẩn (trình bày ô số 10b)

Ví dụ: “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ”. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

- Dấu thu hồi và chỉ dẫn phạm vị lưu hành (trình bày tại ô số 11).

Ví dụ: “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”

- Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành (trình bày tại ô số 13)

Ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức (ô số 14); địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website).

- Phụ lục văn bản: được trình bày trên các trang riêng

- Số trang văn bản: được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

2.3. Thể thức, kỹ thuật trình bày bản sao theo hướng dẫn tại Phụ lục III

a) Thể thức

- Thể thức bản sao bao gồm:

+ Hình thức sao

“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.

+ Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

+ Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do NHCSXH thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao tại Phụ lục I kèm theo văn bản này. Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Văn thư mở sổ riêng để lấy số thứ tự các loại bản sao do NHCSXH thực hiện.

+ Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại điểm d,g,h và i khoản 2 phần II của văn bản này.

- Kỹ thuật trình bày

Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4).

Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao tại Phụ lục III kèm theo văn bản này.

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

b) Kỹ thuật trình bày bản sao

- Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) được trình bày theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản tại Phụ lục III kèm theo văn bản này.

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục IV kèm theo văn bản này; mẫu trình bày bản sao được minh họa tại Phụ lục V kèm theo văn bản này.

a) Các dấu ngắt câu như chấm (.); phẩy (,); hai chấm (:); chấm phảy (;); chấm than (!); hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu cách sau đó vẫn còn nội dung.

b) Các dấu mở ngoặc đơn và mở kép đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc đơn, kép phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.

3. Thực hành soạn thảo một số văn bản theo mẫu

1. Soạn thảo báo cáo hoạt động NHCSXH

2. Soạn thảo công văn hướng dẫn nghiệp vụ

3. Soạn thảo Tờ trình

4. Soạn thảo thông báo kết quả cuộc họp

5. Soạn thảo biên bản Hội nghị

6. Soạn thảo Nghị quyết kỳ họp Ban đại diện HĐQT NHCSXH

7. Soạn thảo Quyết định (văn bản hành chính cá biệt)

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

20 – 25 mm

30 – 35 mm 15-20mm

20 – 25 mm

7a (Quyền hạn, chức vụ)