BÀI 1: soạn thảo văn bản với microsoft word


BÀI 5: THƯ TRỘN VÀ MỘT SỐ ĐỊNH DẠNG KHÁC



tải về 344.57 Kb.
trang5/5
Chuyển đổi dữ liệu13.08.2016
Kích344.57 Kb.
#17948
1   2   3   4   5

BÀI 5: THƯ TRỘN VÀ MỘT SỐ ĐỊNH DẠNG KHÁC


I. Thư trộn (MAIL MERGE)

Giả sử muốn tạo một THƯ MỜI HỌP đến nhiều người khác nhau, những thư mời họp này có cùng nội dung như: Nội dung buổi họp, ngày, giờ, địa điểm… và chỉ khác nhau về thuộc tính liên quan đến người nhận như họ tên, địa chỉ, cơ quan công tác…, công việc sẽ đạt hiệu quả gấp bội nếu biết sử dụng chức năng trộn thư (Mail Merge).

Để tạo được Mail Merger các điều kiện cần thiết phải có như:

Trước hết cần có một tập tin nguồn là một table chứa dữ liệu có thể soạn trên Word hoặc Excel

Thứ hai là một tập tin word dùng để thiết kế thư, với nội dung đã định sẵn

Các bước thực hiện trộn thư:

-


Bước 1: Từ thanh công cụ Mail Merge lấy ra từ menu View > Toolbars > Mail Merge hoặc Tool > Letter and Maillings > Mail Merge

- Bước 2: Trên thanh công cụ Mail Merge, click vào nút Open Data Source. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, sau đó chọn đường dẫn đến nơi chứa tập tin nguồn, nhấn Open.

-

Bước 3: đặt con trỏ tại vị trí cần chèn các trường dữ liệu (ví dụ như: họ tên, địa chỉ,…) t

rên thanh công cụ Mail Merge.

Click vào nút Insert Merge Field . Hộp thoại Insert Merge Field hiện ra, chọn trường thích hợp click nút Insert

Lần lượt chọn tất cả các trường dữ liệu tương ứng

- Bước 4: để xem kết quả Click nút Merged Data (biểu tượng ABC) và click các mũi tên di chuyển các mẫu tin tiếp theo để xem từng người.







II. Cách sử dụng FOONOTE

Đ


ể tạo Footnote, trước hết phải chuyển sang chế độ xem Normal (vào view > Normal).

Đặt con trỏ tại vị trí cần tạo.

Vào menu Insert / Reference / Foonote, hộp thoại xuất hiện.

Click nút Insert, gõ nội dung chú thích vào.

Sau đó chuyển lại chế độ xem Print Layout (vào View / Print Layout). Khi di chuyển con trỏ đến biểu tượng chú thích nội dung chú thích sẽ hiện ra.





III. Định dạng Index and Table

C


hức năng này cho phép tạo ra bảng mục lục trong những văn bản có nhiều trang như báo cáo, luận văn, giáo trình,…

- Đặt con trỏ tại vị trí muốn tạo bảng mục lục

- Chọn lệnh Insert / Reference/ Index and Table, xuất hiện hộp hội thoại.

- Chọn lớp Table of Contens.

 Show page number: Cho phép liệt kê số trang tương ứng trong bảng mục lục.

 Right align page numbers: Số trang được canh lề phải.



 Tab leader: Chọn dạng đường kẻ nối giữa tiêu đề với số trang.

 Formats: Chọn dạng thức dùng để thể hiện bảng mục lục.

 Show level: Chỉ ra số mức để thể hiện bảng mục lục.
IV. Chèn chú thích (Caption)

Chức năng này cho phép tạo ra các chú thích cho các đối tượng

Chọn đối tượng cần tạo chú thích

Chọn lệnh Insert / Reference/ Caption, xuất hiện hộp hội thoại.

Chọn New Label để thêm nhãn chú thích mới.

BÀI 6: TRÌNH BÀY TRANG IN


I. Định dạng trang in

1. Trình bày màn hình (View)


 Chế độ Normal

Vào menu View / Normal. Chế độ hiển thị bình thường, hiển thị văn bản trong một định dạng cơ bản, không hiển thị các lề, các tiêu đề trang (Header) hay hạ mục cuối trang (Footer).

 Chế độ Web Layout

Vào menu View / Web Layout. Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị văn bản rất dễ đọc trên màn hình. Đây là chế độ hiển thị lý tưởng cho các trang Web hay cho việc đọc trực tuyến các văn bản Word thông thường. Văn bản được hiển thị không có các ngắt trang mà chỉ có các lề rất nhỏ. Các dòng văn bản được chạy ngang qua toàn bộ cửa sổ Word, và bất kỳ mẫu nền hay hình ảnh nào đã gán cho văn bản đều được nhìn thấy.

 Chế độ Print Layout

Vào menu View / Print Layout. Chế độ hiển thị chi tiết, hiển thị văn bản, đồ họa một cách nhính xác như khi chúng xuất hiện trên trang in, chỉ ra tất cả các lề, các tiêu đề đầu và cuối. Tất cả các lệnh hiệu chỉnh và định dạng đều có hiệu lực, nhưng Word chạy chậm hơn so với chế độ hiển thị Normal, và việc cuộn màn hình cũng không thật trôi chảy.

 Chế độ Outline

Vào menu View / Outline. Chế độ hiển thị tổng quan, chỉ ra cấu trúc văn bản. Cho phép xem rất nhiều mức chi tiết và sắp xếp lại văn bản một cách tiện lợi.

 Chế độ Print Preview

Vào menu File / Print Preview hoặc chọn nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn. Hiển thị hình ảnh của một (hoặc nhiều hơn) toàn bộ trang in và cho phép điều chỉnh cấu trúc trang.

 Phóng to/thu nhỏ màn hình (Zoom Comtrol)

Ta có thể phóng to / thu nhỏ màn hình để tiện theo dõi trong quá trình soạn thảo văn bản bằng cách vào menu view / Zoom hoặc sử dụng nút Zoom Control


2.Thiết lập các thông số cho trang in (Page Setup)


K

hi mở một tài liệu mới thì Word sẽ sử dụng các thiết lập định sẵn về khổ giấy hướng in, các lề, …. Tuy nhiên, có thể thay đổi các giá trị này cho phù hợp. Vào menu File/Page Setup, xuất hiện hộp thoại.

Lớp Margin

Định dạng lề đầu trang (Top), cuối trang( Bottom), lề trái (Left), lề phải (Right).

Gutter: dùng khi đóng sách, định chiều rộng gáy sách.

Orientation: định hướng trang in.

 Portrait: đặt trang giấy theo chiều đứng.

 Landscape: đặt trang giấy theo chiều ngang.

Lớp Paper

Paper size: định khổ giấy in, khổ giấy thường dùng là A4 (21x29.7 cm).

Định dạng lại chiều rộng của trang giấy trong hộp Width và chiều dài trong hộp Height.

Apply to: áp dụng các lựa chọn trên cho toàn văn bản (whole document) hay phần đang định dạng (This Section) hay từ vị trí con trỏ về sau (This Point forward).

Nhấp nút Defaut để chọn kích cở mặc định theo khổ giấy đã chọn.



II. Sử dụng HEADER và FOOTER

Tiêu đề (Header) và hạ mục (Footer) là văn bản sẽ xuất hiện phía trên và phía dưới của các trang.

Để thêm tiêu đề và hạ mục, vào menu View > Header and Footer, khi đó word sẽ hiển thị cửa sổ ở chế độ Print Layout và làm mờ tất cả văn bản ngoài vùng Header và Footer (không thể làm việc với văn bản này).




Thanh công cụ Header và Footer





1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Trên thanh Header & Footer gồm các công cụ như sau:

1. Insert Page Number: chèn số trang

2. Insert Number of Pages: chèn tổng số trang của tài liệu

3. Format Page Number: mở hộp thoại Format Page Number

4. Insert Date: chèn ngày tháng

5. Insert Time: chèn thời gian

6. Page Setup: cấu hình trang

7. Show / Hide Document text: hiện /ẩn văn bản của tài liệu

8. Same As Previous: hiển thị giống như phần (section) trước

9. Switch Between Header and Footer: chuyển đổi giữa Header và Footer

10. Show Previuos: chuyển qua phần (section) trước

11. Show next: chuyển qua phần (section) tiếp theo

12. Close: đóng cửa sổ Header and footer

III. Chèn số trang - PAGE NUMBER

Đ


ể chèn số trang, vào menu Insert > Page Number, hộp thoại xuất hiện

Position: chọn vị trí xuất hiện số trang

+ Top of page (Header): số trang nằm ở vùng Header (đầu trang giấy)

+ Bottom of page (Footer): số trang nằm ở vùng Footer (cuối trang giấy)

Alignment: canh lề số trang

+ Left: số trang nằm bên trái

+ Centrer: số trang nằm ở giữa



+ Right: Số trang nằm bên phải.

+Inside: Số trang nằm bên trong (trường hợp đánh số trang cho sách _ mục Mirro margins trong Page Setup được chọn).

+ Outside: Số trang bên ngoài (trường hợp đánh số trang cho sách_mục Mirro margins trong Page setup được chọn).

Nếu muốn chọn dạng khác cho số trang, Click vào nút Format sẽ xuất hiện hộp thoại:



  • Number Format: Chọn dạng số trang

  • Page Numbering: Định số trang bắt đầu từ đâu trong văn bản

  • Start at: Số bắt đầu của trang đầu tiên (tập tin).

IV. Xem tài liệu trước khi in

Khi vừa hoàn thành việc nhập nội dung văn bản, trước khi in ra giấy cần phải xem lại văn bản cũng như nội dung của văn bản thể hiện như thế nào, mục đích nhằm chỉnh sữa lần cuối cho phù hợp với nhu cầu.

Ngoài chế độ hiển thị Print Layout, để xem chính xác tài liệu như khi được in ra, Word còn cung cấp chế độ Print Preview. Để vào chế độ này có thể dùng một trong hai cách sau:


  • Vào menu File / Print Preview, hộp thoại Print Preview xuất hiện.

  • Trên thanh công cụ nhấp vào biểu tượng , cách này được nhiều người sử dụng nhất. Lúc này trên màn hình sẽ thể hiện phần thu nhỏ của văn bản cho xem trước.

Các thành phần trên thanh công cụ Print Preview:


1 2 3 4 5 6 7 8 9



1. Print: Mở hội thoại File/ Print để in văn bản.

2. Magnifier: Kính lúp dùng để phóng to (100%)/ thu nhỏ văn bản.

3. One Page: Chỉ cho hiển thị một trang.

4. Multiple Pages: Cho hiển thị nhiều trang (tối đa 24 trang).

5. Zoom: Cho chọn tỷ lệ (%) hiển thị trên màn hình, từ 10% đến 500%.

6. View Ruler: Cho bật/ tắt hiển thị thước ngang và dọc.

7. Shrink to Fit: Tự động chỉnh kích cỡ ký tự để khít với số trang chỉ định.

8. Full Screen: Dành toàn bộ màn hình để hiển thị văn bản.

9. Close: Đóng màn hình Print Preview, quay về màn hình soạn thảo.

Khi đang ở chế độ Print Preview, con trỏ chuột có dạng giống như cái kính lúp có dấu cộng (+) kèm theo. Muốn phóng to (100%) chổ nào thì đưa kính lúp đến chổ đó và n



hắp chuột, khi đó kinh lúp sẽ có dấu (-), nếu nhắp chuột lần nữa thì văn bản sẽ thu nhỏ lại.

V.In ấn trong WORD

1. Định dạng trang in


Để văn bản được in ra giấy phù hợp với nội dung và chính xác, trước khi tiến hành soạn thảo cần định dạng trang giấy in bao gồm xác định các thông số về kích cỡ giấy, độ rộng các lề,…

Để định trang giấy, vào menu File / Page Setup, hộp thoại Page Setup xuất hiện:

* Thẻ Margins:


  • Margins: định kích thước 4 lề của trang giấy

Top: lề trên

B


ottom: lề dưới

Left: lề trái

Right: lề phải

Gutter: gáy sách



Gutter position: vị trí gáy sách

  • Orientation: hướng giấy

    • Portrait: hướng giấy đứng

    • Landscape: hướng giấy ngang

  • Pages: loại giấy

  • Preview: hiển thị nội dung khi điều chỉnh tương ứng

* Thẻ Pager

  • Paper size: chọn kiểu giấy in

2. In một tài liệu


Từ trình đơn menu File / Print, hộp thoại P

rint xuất hiện, sau đó chọn một số thông số thích hợp trên hộp thoại Print như sau:

  • Pinter:

  • Name: cần chọn máy in thích hợp (nếu sử dụng nhiều máy in cùng lúc trên một máy)

  • Để định dạng lại khổ giấy click chọn nút Properties, hộp thoại Properties xuất hiện, chọn một số thông số cho trang giấy

  • Page range:

  • All: chọn in tất cả tài liệu

  • Current page: in trang hiện hành

  • Pages: in trang chọn trong tài liệu

  • Copies:

  • Number of copy: số bản in cần in ra.

  • Collate: kiểm tra thứ tự in



Soạn thảo văn bản Trang

Каталог: DesktopModules -> NEWS -> DinhKem
DinhKem -> Ban chấp hành trung ưƠng số 45-QĐ/tw đẢng cộng sản việt nam
DinhKem -> CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam độc lập Tự do Hạnh phúc BẢn kê khai
DinhKem -> Suy tim năM 2014: TÓm tắt các nc quan trọNG
DinhKem -> Hướng dẫn số 07-hd/btctw ngày 11/10/2011 của Ban Tổ chức Trung ương về đánh giá chất lượng tổ chức cơ sở đảng và đảng viên
DinhKem -> Phụ lục 1 MẪU ĐƠN ĐĂng ký SÁng kiếN
DinhKem -> PhiếU ĐỀ xuấT ĐỀ TÀi nckh cấp cơ SỞ (CẤp trưỜNG) NĂm họC 2015 -2016
DinhKem -> Danh mụC ĐÍnh kèm quyếT ĐỊnh số : /QĐ-Đhydct ngày tháng 02 năm 2015
DinhKem -> Danh sách bàI ĐĂng tập san nckh số 9 (THÁng 11/2013)
DinhKem -> Sacubitril-valsartan trong đIỀu trị suy tim: hiệu quả VÀ giá trị
DinhKem -> Lactate trong nhiễm trùng huyết

tải về 344.57 Kb.

Chia sẻ với bạn bè của bạn:
1   2   3   4   5




Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2024
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương