Giả sử muốn tạo một THƯ MỜI HỌP đến nhiều người khác nhau, những thư mời họp này có cùng nội dung như: Nội dung buổi họp, ngày, giờ, địa điểm… và chỉ khác nhau về thuộc tính liên quan đến người nhận như họ tên, địa chỉ, cơ quan công tác…, công việc sẽ đạt hiệu quả gấp bội nếu biết sử dụng chức năng trộn thư (Mail Merge).
Trước hết cần có một tập tin nguồn là một table chứa dữ liệu có thể soạn trên Word hoặc Excel
- Bước 2: Trên thanh công cụ Mail Merge, click vào nút Open Data Source. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, sau đó chọn đường dẫn đến nơi chứa tập tin nguồn, nhấn Open.
Đặt con trỏ tại vị trí cần tạo.
Vào menu Insert / Reference / Foonote, hộp thoại xuất hiện.
Click nút Insert, gõ nội dung chú thích vào.
Sau đó chuyển lại chế độ xem Print Layout (vào View / Print Layout). Khi di chuyển con trỏ đến biểu tượng chú thích nội dung chú thích sẽ hiện ra.
- Chọn lệnh Insert / Reference/ Index and Table, xuất hiện hộp hội thoại.
- Chọn lớp Table of Contens.
Show page number: Cho phép liệt kê số trang tương ứng trong bảng mục lục.
Right align page numbers: Số trang được canh lề phải.
Formats: Chọn dạng thức dùng để thể hiện bảng mục lục.
Show level: Chỉ ra số mức để thể hiện bảng mục lục.
IV. Chèn chú thích (Caption)
Chọn lệnh Insert / Reference/ Caption, xuất hiện hộp hội thoại.
Chọn New Label để thêm nhãn chú thích mới.
BÀI 6: TRÌNH BÀY TRANG IN
I. Định dạng trang in
1. Trình bày màn hình (View)
Chế độ Normal
Vào menu View / Normal. Chế độ hiển thị bình thường, hiển thị văn bản trong một định dạng cơ bản, không hiển thị các lề, các tiêu đề trang (Header) hay hạ mục cuối trang (Footer).
Chế độ Web Layout
Vào menu View / Web Layout. Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị văn bản rất dễ đọc trên màn hình. Đây là chế độ hiển thị lý tưởng cho các trang Web hay cho việc đọc trực tuyến các văn bản Word thông thường. Văn bản được hiển thị không có các ngắt trang mà chỉ có các lề rất nhỏ. Các dòng văn bản được chạy ngang qua toàn bộ cửa sổ Word, và bất kỳ mẫu nền hay hình ảnh nào đã gán cho văn bản đều được nhìn thấy.
Chế độ Print Layout
Vào menu View / Print Layout. Chế độ hiển thị chi tiết, hiển thị văn bản, đồ họa một cách nhính xác như khi chúng xuất hiện trên trang in, chỉ ra tất cả các lề, các tiêu đề đầu và cuối. Tất cả các lệnh hiệu chỉnh và định dạng đều có hiệu lực, nhưng Word chạy chậm hơn so với chế độ hiển thị Normal, và việc cuộn màn hình cũng không thật trôi chảy.
Chế độ Outline
Vào menu View / Outline. Chế độ hiển thị tổng quan, chỉ ra cấu trúc văn bản. Cho phép xem rất nhiều mức chi tiết và sắp xếp lại văn bản một cách tiện lợi.
Chế độ Print Preview
Vào menu File / Print Preview hoặc chọn nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn. Hiển thị hình ảnh của một (hoặc nhiều hơn) toàn bộ trang in và cho phép điều chỉnh cấu trúc trang.
Phóng to/thu nhỏ màn hình (Zoom Comtrol)
Ta có thể phóng to / thu nhỏ màn hình để tiện theo dõi trong quá trình soạn thảo văn bản bằng cách vào menu view / Zoom hoặc sử dụng nút Zoom Control
2.Thiết lập các thông số cho trang in (Page Setup)
K
hi mở một tài liệu mới thì Word sẽ sử dụng các thiết lập định sẵn về khổ giấy hướng in, các lề, …. Tuy nhiên, có thể thay đổi các giá trị này cho phù hợp. Vào menu File/Page Setup, xuất hiện hộp thoại.
Lớp Margin
Định dạng lề đầu trang (Top), cuối trang( Bottom), lề trái (Left), lề phải (Right).
Gutter: dùng khi đóng sách, định chiều rộng gáy sách.
Orientation: định hướng trang in.
Portrait: đặt trang giấy theo chiều đứng.
Landscape: đặt trang giấy theo chiều ngang.
Lớp Paper
Paper size: định khổ giấy in, khổ giấy thường dùng là A4 (21x29.7 cm).
Định dạng lại chiều rộng của trang giấy trong hộp Width và chiều dài trong hộp Height.
Apply to: áp dụng các lựa chọn trên cho toàn văn bản (whole document) hay phần đang định dạng (This Section) hay từ vị trí con trỏ về sau (This Point forward).
Nhấp nút Defaut để chọn kích cở mặc định theo khổ giấy đã chọn.
II. Sử dụng HEADER và FOOTER
Tiêu đề (Header) và hạ mục (Footer) là văn bản sẽ xuất hiện phía trên và phía dưới của các trang.
Để thêm tiêu đề và hạ mục, vào menu View > Header and Footer, khi đó word sẽ hiển thị cửa sổ ở chế độ Print Layout và làm mờ tất cả văn bản ngoài vùng Header và Footer (không thể làm việc với văn bản này).
Thanh công cụ Header và Footer
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Trên thanh Header & Footer gồm các công cụ như sau:
1. Insert Page Number: chèn số trang
2. Insert Number of Pages: chèn tổng số trang của tài liệu
3. Format Page Number: mở hộp thoại Format Page Number
4. Insert Date: chèn ngày tháng
5. Insert Time: chèn thời gian
6. Page Setup: cấu hình trang
7. Show / Hide Document text: hiện /ẩn văn bản của tài liệu
8. Same As Previous: hiển thị giống như phần (section) trước
9. Switch Between Header and Footer: chuyển đổi giữa Header và Footer
10. Show Previuos: chuyển qua phần (section) trước
11. Show next: chuyển qua phần (section) tiếp theo
12. Close: đóng cửa sổ Header and footer
III. Chèn số trang - PAGE NUMBER
Đ
ể chèn số trang, vào menu
Insert > Page Number, hộp thoại xuất hiện
Position: chọn vị trí xuất hiện số trang
+ Top of page (Header): số trang nằm ở vùng Header (đầu trang giấy)
+ Bottom of page (Footer): số trang nằm ở vùng Footer (cuối trang giấy)
Alignment: canh lề số trang
+ Left: số trang nằm bên trái
+ Centrer: số trang nằm ở giữa
+ Right: Số trang nằm bên phải.
+Inside: Số trang nằm bên trong (trường hợp đánh số trang cho sách _ mục Mirro margins trong Page Setup được chọn).
+ Outside: Số trang bên ngoài (trường hợp đánh số trang cho sách_mục Mirro margins trong Page setup được chọn).
Nếu muốn chọn dạng khác cho số trang, Click vào nút Format sẽ xuất hiện hộp thoại:
-
Number Format: Chọn dạng số trang
-
Page Numbering: Định số trang bắt đầu từ đâu trong văn bản
-
Start at: Số bắt đầu của trang đầu tiên (tập tin).
IV. Xem tài liệu trước khi in
Khi vừa hoàn thành việc nhập nội dung văn bản, trước khi in ra giấy cần phải xem lại văn bản cũng như nội dung của văn bản thể hiện như thế nào, mục đích nhằm chỉnh sữa lần cuối cho phù hợp với nhu cầu.
Ngoài chế độ hiển thị Print Layout, để xem chính xác tài liệu như khi được in ra, Word còn cung cấp chế độ Print Preview. Để vào chế độ này có thể dùng một trong hai cách sau:
-
Vào menu File / Print Preview, hộp thoại Print Preview xuất hiện.
-
Trên thanh công cụ nhấp vào biểu tượng , cách này được nhiều người sử dụng nhất. Lúc này trên màn hình sẽ thể hiện phần thu nhỏ của văn bản cho xem trước.
Các thành phần trên thanh công cụ Print Preview:
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Print: Mở hội thoại File/ Print để in văn bản.
2. Magnifier: Kính lúp dùng để phóng to (100%)/ thu nhỏ văn bản.
3. One Page: Chỉ cho hiển thị một trang.
4. Multiple Pages: Cho hiển thị nhiều trang (tối đa 24 trang).
5. Zoom: Cho chọn tỷ lệ (%) hiển thị trên màn hình, từ 10% đến 500%.
6. View Ruler: Cho bật/ tắt hiển thị thước ngang và dọc.
7. Shrink to Fit: Tự động chỉnh kích cỡ ký tự để khít với số trang chỉ định.
8. Full Screen: Dành toàn bộ màn hình để hiển thị văn bản.
9. Close: Đóng màn hình
Print Preview, quay về màn hình soạn thảo.
Khi đang ở chế độ Print Preview, con trỏ chuột có dạng giống như cái kính lúp có dấu cộng (+) kèm theo. Muốn phóng to (100%) chổ nào thì đưa kính lúp đến chổ đó và n
hắp chuột, khi đó kinh lúp sẽ có dấu (-), nếu nhắp chuột lần nữa thì văn bản sẽ thu nhỏ lại.
V.In ấn trong WORD
1. Định dạng trang in
Để văn bản được in ra giấy phù hợp với nội dung và chính xác, trước khi tiến hành soạn thảo cần định dạng trang giấy in bao gồm xác định các thông số về kích cỡ giấy, độ rộng các lề,…
Để định trang giấy, vào menu File / Page Setup, hộp thoại Page Setup xuất hiện:
* Thẻ Margins:
-
Margins: định kích thước 4 lề của trang giấy
Top: lề trên
B
ottom: lề dưới
Left: lề trái
Right: lề phải
Gutter: gáy sách
Gutter position: vị trí gáy sách
-
Orientation: hướng giấy
-
Portrait: hướng giấy đứng
-
Landscape: hướng giấy ngang
-
Pages: loại giấy
-
Preview: hiển thị nội dung khi điều chỉnh tương ứng
* Thẻ Pager
-
Paper size: chọn kiểu giấy in
2. In một tài liệu
Từ trình đơn menu
File / Print, hộp thoại P
rint xuất hiện, sau đó chọn một số thông số thích hợp trên hộp thoại Print như sau:
-
Name: cần chọn máy in thích hợp (nếu sử dụng nhiều máy in cùng lúc trên một máy)
-
Để định dạng lại khổ giấy click chọn nút Properties, hộp thoại Properties xuất hiện, chọn một số thông số cho trang giấy
-
All: chọn in tất cả tài liệu
-
Current page: in trang hiện hành
-
Pages: in trang chọn trong tài liệu
-
Number of copy: số bản in cần in ra.
-
Collate: kiểm tra thứ tự in