BÀI 1: KỸ NĂng thuyết trình tổng quan về thuyết trình 1 Khái niệm và các mục tiêu



tải về 91.31 Kb.
Chuyển đổi dữ liệu07.07.2016
Kích91.31 Kb.


BÀI 1: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

1. TỔNG QUAN VỀ THUYẾT TRÌNH

1.1 Khái niệm và các mục tiêu

1.1.1 Khái niệm

Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể: HIỂU QUẢ, TẠO DỰNG QUAN HỆ, và THỰC HIỆN.

Trong từ điển từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa. Chúng ta sẽ hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa là “đưa cho ai đó một cái gì đó - nói điều gì đó với ai đó” hoặc giao tiếp với ai đó. “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. Một số ví dụ của thuyết trình trong kinh doanh là:

Viết: Thư, lời nhắn, báo cáo, nhận xét, biên bản của cuộc họp, các cuộc họp, đề nghị…

Nói: Chuyện trò, họp, phỏng vấn, bán một sản phẩm hoặc dịch vụ
Hành động: Ngôn ngữ cử chỉ, hành động.

1.1.2 Mục tiêu

Một bài thuyết trình tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:



  • Không làm mất thời gian của người nghe

  • Hiểu người nghe là ai và tại sao họ lại nghe

  • Cấu trúc bài thuyết trình tốt

  • Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn

  • Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp của bạn

  • Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe

1.2 Cấu trúc bài thuyết trình

Có thể mô phỏng bài thuyết trình như một cái đinh: cái đinh đó làm thế nào để gắn kết được hai mảnh gỗ, một mảnh gỗ là người thuyết trình và một mảnh gỗ là người nghe. Nếu dùng một cái đinh không có mũi và cũng không có mũ đinh thì không thể liên kết người nghe và người thuyết trình với nhau được. Bài thuyết trình gồm ba phần:

1. Phần mở bài: mũi đinh

2. Phần thân bài: thân đinh

3. Phần kết bài: mũ đinh

Phần mở bài: phải gợi mở nội dung cho phần thân bài và phải nêu được các phần cũng như lợi ích của bài thuyết trình mang lại cho người nghe. Mở đầu bài thuyết trình, bạn hãy thu hút sự chú ý của người nghe ngay lập tức, đưa ngay các thông điệp giới thiệu tổng quan, giới thiệu kinh nghiệm bản thân, giới thiệu vấn đề một cách sáng tạo như kể chuyện, đặt câu hỏi, nêu giả thiết, hoặc nêu các thông tin mới...

Phần thân bài: nên chia ra làm hơn hai phần và sau mỗi phần phải có kết luận sơ bộ hoặc tóm tắt. Tức là có chia thành các đoạn ngắn nhưng tối thiểu phải có 2 đoạn trong phần thân bài. Tuy nhiên nội dung chính của bài thuyết trình nên theo Tam đoạn luận (chia thành 3 phần lớn) và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày ý tưởng trong phần này. Ví dụ trình bày ý tưởng theo logic, theo thứ tự thời gian, trình bày từ tổng thể tới cụ thể, từ điều đã biết đến cái chưa biết, từ những điều đã được chấp nhận tới những mâu thuẫn, trình bày theo quan hệ nhân - quả, từ vấn đề tới giải pháp...

Phần kết luận: tóm tắt nội dung của bài thuyết trình phần này rất quan trọng. Kết luận của bài trình bày phải nêu được điểm nhấn của bài trình bày. Trong phần này cần sử dụng các nút tác động lên người nghe bằng các câu hỏi và hành động, như "bài trình bày có gì nên thay đổi, có gì mới hơn?"...

2. Yếu tố thành công của bài thuyết trình

Đứng trước đám đông, để thành công, bạn phải là người làm chủ mọi tình huống, bạn cần đặt các câu hỏi:

- Thuyết trình cái gì?

- Thuyết trình như thế nào?

- Người nghe sẽ cảm nhận như thế nào?

- Người nghe sẽ thay đổi như thế nào?

Để trả lời một cách hiểu quả các câu hỏi trên, bạn cần giải quyết tốt các vấn đề sau đây:

2.1. Chuẩn bị thật kỹ bài thuyết trình và địa điểm sẽ thuyết trình

Nhận biết đòi hỏi của thính giả và đáp ứng chính xác những nhu cầu ấy trong nội dung buổi thuyết trình. Nắm vững thông tin BẠN SẼ TRÌNH BÀY. Khi đã nắm vững những thông tin sẽ trình bày, chứng tỏ bạn đã có sự chuẩn bị rất tốt cho bài thuyết trình mà bạn sắp trình bày.

Đến sớm kiểm tra địa điểm để chắc chắn chỗ ngồi của khán giả cùng với những thiết bị như bảng trắng, bảng đen, ánh sáng, vị trí màn hình máy chiếu, hệ thống âm thanh… đều có lợi cho bạn. Đồng thời có thể làm quen với khán giả. Chào một vài người khi họ đến. Nói chuyện với một nhóm bạn chắc chắn sẽ dễ hơn với những người xa lạ.

2.2. Sắp xếp nội dung theo trình tự lôgic

Sắp xếp những gì bạn phải nói theo một trình tự HỢP LÝ. Sự lôgic của bài thuyết trình đã lôi kéo người nghe cần phải cố gắng hơn để có được những thông tin mà họ cần nghe. Hãy LÀM cho bài THUYẾT TRÌNH lôi cuốn ĐỂ ĐÁNG với thời gian và sự chú ý của thính giả. Có như vậy sẽ kích thích tính tò mò mà người nghe luôn chờ đợi bạn sẽ trình bày.



2.3. Tập bài thuyết trình trước

TẬP bài thuyết trình ở nhà hoặc bất cứ nơi đâu bạn cảm thấy dễ chịu và thoải mái, trước gương, gia đình MÌNH, bạn bè hay đồng nghiệp. Sử dụng một máy ghi âm và lắng nghe CHÍNH MÌNH. Ngoài ra có thể quay phim phần trình bày và phân tích kỹ lưỡng để thấy được điểm mạnh điểm yếu của bản thân. Bạn có thể đứng trước gương để tập thuyết trình, tập trước một nhóm bạn bè hay người thân để cố gắng phát huy ưu điểm và khắc phục những hạn chế trong suốt thời gian trình bày.

2.4. Trang phục phù hợp với nhịp điệu

Khi nói chuyện trước đám đông, bạn như một diễn viên đang diễn trên sân khấu vậy. Bạn được nhìn nhận như nào là rất quan trọng. Hãy ăn mặc phù hợp với dịp đó. Trông phải thoải mái, nhiệt tình, hãnh diện, tự tin nhưng không tự kiêu. Nếu trang phục làm cho bạn cố tỏ vẻ thoải mái sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng bài thuyết trình của bạn mặc dù bạn có thể nắm rất chắc về nội dung.



2.5. Âm điệu giọng nói thuyết phục

Nói chậm, phát âm rõ, biểu lộ cảm xúc hợp lí với những điều bạn trình bày. Thiết lập mối liên hệ với thính giả. Cố gắng nói đủ lớn để người ngồi xa nhất cũng có thể nghe thấy. Thường xuyên thay đổi âm điệu của bạn và kịch tính hoá nếu cần thiết. Nếu dùng mic, hãy điều chỉnh mic và giọng nói cho phù hợp.

2.6. Ngôn từ thích hợp

Ngôn ngữ cơ thể rất quan trọng, ngoài ngôn từ bằng lời còn sử dụng ngôn ngữ bằng cơ thể (phi ngôn từ). Thính giả thích bạn đứng, đi lại hay di chuyển với cử chỉ và nét mặt biểu cảm hơn là ngồi ì một chỗ, cúi đầu dán mắt cặm cụi đọc một bài diễn văn đã được chuẩn bị từ trước.



Nói một cách thuyết phục như thể chính bạn thực sự tin vào những gì bạn đang nói. Nội dung bạn đưa ra cũng nên có những phần giống như trong một tài liệu nghiên cứu, cụ thể là trình tự logic từ Mở bài (đưa ra luận điểm) đến Thân bài (luận điểm chặt chẽ, thông tin chính xác và mới nhất) tới Kết luận (nêu lại luận điểm, tóm tắt và kết luận hợp lý).

Không nên nhìn giấy quá lâu, nhưng thỉnh thoàng liếc qua thì chấp nhận được. Nói dõng dạc, rõ ràng và tự tin. Không được lí nhí. Nếu bạn mắc lỗi, sửa, và tiếp tục. Không cần phải viện cớ này nọ hay xin lỗi rườm rà.



Dùng mắt tiếp xúc với khán thính giả một cách thân mật. Sử dụng phương pháp 3 giây, ví dụ: Nếu có nhìn thẳng vào mắt một vị thính giả nào đó thì cũng chỉ trong vòng 3 giây. Trao đổi bằng mắt trực tiếp với một số người trong đám đông và thình thoảng liếc qua toàn bộ khán giả khi đang nói. Việc nhìn vào ai đó khiến họ cảm thấy họ đang thực sự tham gia vào vấn đề. Cách nhìn tốt nhất là với khán giả đông tại hội trường lớn thì nhìn theo hình chữ W và M.

Nói chuyện với khán giả, lắng nghe câu hỏi, đáp lại phản ứng của họ, điều chỉnh và thích nghi. Nếu những gì bạn chuẩn bị hoàn toàn không thể làm cho người nghe hiểu, hãy tùy cơ ứng biến thay đổi kế hoạch nếu bạn đã lường trước được điều này. Nhớ rằng giao tiếp là chìa khoá của một buổi thuyết trình thành công. Nếu bạn thiếu thời gian, nên biết phần nào có thể bỏ qua. Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin nào cần bổ sung để bài thuyết trình hiệu quả hơn. Hãy luôn chuẩn bị cho những tình huống đột xuất.



Tạm dừng để chính bạn và thính giả có một chút thời gian để suy nghĩ và nghiền ngẫm. Đừng trình bày vội vã và để rồi người nghe cũng như chính bạn có cảm giác hết hơi mệt lử.

Thêm chất hài hước vào những thời điểm phù hợp, một cách có chừng mực. Giữ sự quan tâm của khán giả trong suốt bài thuyết trình. Hãy nhớ rằng, cho dù được thực hiện trong cùng một khoảng thời gian, một bài diễn văn thú vị làm thời gian trôi vùn vụt, nhưng nếu nó tẻ nhạt thì quả là một cực hình đối với người nghe.

Nên biết thời điểm ngừng diễn thuyết. Sử dụng đồng hồ bấm giờ để tính thời gian khi bạn tập dượt ở nhà. Khi kết thúc bài thuyết trình, tóm tắt những ý chính giống như khi viết phần kết của một bài thuyết trình. Tuy nhiên hãy nhớ rằng, có một sự khác biệt giữa những từ trong văn nói và những từ trang trọng trong văn viết. Dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề. Hãy lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo. Không giảng giải dông dài những nhận định cuối ấy. Cảm ơn họ và ngồi xuống.

Để có một buổi thuyết trình tốt, nên có thêm yếu tố hài hước đúng lúc, đúng chỗ. Hài hước là chất xúc tác tuyệt vời. Một thuyết trình tốt trong 10 hay 15 phút có giá trị hơn những thuyết trình dài dòng, tẻ nhạt trong hàng giờ đồng hồ. Một điểm khác cũng hết sức quan trọng đó là sự hiểu biết cần thiết về vấn đề đó. Biết kết hợp hiệu quả giữa các yếu tố: (a) Ngôn ngữ, (b) Cử chỉ, (c) Thông minh, sáng tạo, và (d) Vốn kiến thức công...

Hiệu quả của thuyết trình còn được đo bằng thu nhập do thuyết trình mang lại. Dưới đây là một minh chứng vô cùng quan trọng:

"... Trong năm 2006 vừa qua, cựu Tổng thống Mỹ Bill Clinton thu được khoảng 10 triệu USD nhờ việc diễn thuyết. Sức lao động của ông thật đáng nể. Hầu như ngày nào ông cũng đăng đàn, cả năm ông đã diễn thuyết 352 buổi, nhưng chỉ khoảng 20% số buổi có nhận tiền thù lao cá nhân, còn lại đều miễn phí hoặc sung vào Quỹ Clinton, dùng chi cho việc phòng chống bệnh AIDS và chống nạn đói trên toàn cầu. Ông Clinton nhận thù lao là các tổ chức, công ty khoa học kỹ thuật, hãng kinh doanh thực phẩm… với mức 150.000 USD/buổi. Trong đợt đi diễn thuyết qua một loạt nước: Anh, Ireland, Australia, Newzealand mới đây ông đã nhận được 1,6 triệu USD. Sang Canada một ngày ông đăng đàn 2 buổi, thu được 475.000 USD, nhiều hơn gấp đôi một năm lương Tổng thống trước đây. Mùa Thu năm ngoái, khi diễn thuyết tại bang Kentucky, ông Clinton đã nói: “Trước khi rời Nhà Trắng, tôi chả có đồng nào riêng, còn nay tôi là một triệu phú và cũng là người được các đảng viên Đảng Cộng hòa ở Washington yêu mến nhất. Năm nào tôi cũng được giảm thuế dù tôi chẳng hề yêu cầu”.

Thường thì thuyết trình không chỉ có nói không mà còn có các thiết bị đi kèm chính vì thế người ta mới phân biệt giữa diễn thuyết và thuyết trình. Các thiết bị đi kèm của một bài thuyết trình hiện nay chủ yếu được sử dụng là Projector dùng để chiếu Power Point, Video hoặc các file sử dụng phần mềm khác. Điểm mấu chốt của thuyết trình không chỉ là nói giỏi mà còn biết phối hợp giữa nói và các thiết bị. Tôi trước đây cũng đã tham dự nhiều khóa thuyết trình, nhiều buổi thuyết trình nhưng điểm chung của các bài thuyết trình là nói nhiều mà không sử dụng slide hoặc slide quá cẩu thả, thiếu tính thu hút, thiếu kiến thức, thông tin... Nhiều khi người ở dưới không thể hiểu được người ở trên đang nói cái gì và nói tới đâu rồi…”

3. Những điều cần chuẩn bị cho 15 phút thuyết trình

Một ngày, bạn bất ngờ nhận được yêu cầu của lãnh đạo là thuyết trình trước đông đảo khách hàng và nhà đầu tư để giới thiệu về công ty và quảng bá các sản phẩm/dịch vụ của mình. Bạn không tin vào tai mình nữa. Thuyết trình trong khi bạn chưa hề được trang bị một kỹ năng nào cho công việc này? Bạn sẽ tưởng tượng được quang cảnh bao nhiêu ánh mắt đổ dồn vào bạn người đang đứng trên bục thuyết trình, mặt đỏ ran lên vì mất bình tĩnh, miệng lắp bắp không nói nên lời và hai tay cứ loay hoay với mấy tờ giấy... Vậy bạn sẽ làm thế nào để không phải rơi vào tình trạng đó?. Dưới đây có thể giúp bạn thực hiện một buổi thuyết trình thành công.



3.1. Chuẩn bị thật kỹ càng

Bạn nên tìm hiểu về đối tượng sẽ tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn mặc ấn tượng và phù hợp, cũng như chuẩn bị về tâm lý và tác phong giao tiếp. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng một nền tảng kiến thức sâu rộng mới tạo nên sức mạnh của người thuyết trình.



3.2. Hãy biết tạo cầu nối giữa người thuyết trình với thính giả

Đây là điều mà khách hàng và nhà đầu tư đánh giá rất cao ở bạn. Thông thường trong một buổi thuyết trình, bạn quá chăm chú với việc chuyển tải các nội dung căn bản, còn khán giả, họ lại kiếm tìm ở bạn những giá trị khác có thể gây thiện cảm và tạo niềm tin cho họ. Bởi vậy, bạn không nên quá cứng nhắc mà hãy giao lưu với khán giả qua ánh mắt và cử chỉ thân thiện, cũng như những ngôn từ giản dị, dễ hiểu, pha chút hài hước nhẹ nhàng.



3.3. Trình bày ngắn gọn và thuyết phục

Đôi khi bạn chỉ có 5 phút cho phần thuyết trình, nhưng bạn hãy tự tin là sẽ truyền đạt được thông tin cần thiết, do đó không nên xin lỗi khán giả trước hay đề cập đến việc bạn không có nhiều thời gian. Hãy vào đề ngay và chia nhỏ nội dung để bài thuyết trình được mạch lạc.



3.4. Đi thẳng vào những nội dung quan trọng

Đừng nói lan man làm thính giả không hiểu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề gì, nội dung chủ yếu mà bạn muốn nói đến là gì. Bạn hãy tập trung ngay vào những nội dung quan trọng mà bạn biết chắc chắn sẽ giúp bạn giành được sự chú ý của đối tác, cũng như sẽ thôi thúc khách hàng tiềm năng mua sắm sản phẩm của bạn. Cũng không nên níu kéo mọi người để “cho phép tôi bổ sung...”, sau khi buổi thuyết trình đã kết thúc.



3.5. Điều chỉnh giọng nói

Kể cả khi bạn có ít thời gian, bạn cũng không nhất thiết phải nói thật nhanh, bởi như thế sẽ khiến khán giả khó bắt kịp nội dung, chưa kể người nói nhanh hay vô tình tạo cho người nghe cảm giác về sự thiếu trung thực. Có thể bạn sẽ thuyết phục và lôi cuốn khán giả hơn, khi bạn nói ở tốc độ vừa phải, có giọng điệu tự tin, phát âm chuẩn và rõ ràng, nhấn mạnh từng từ và xen kẽ một vài khoảng lặng khi bạn muốn mọi người tập trung hơn.



3.6. Minh họa

Nếu có một số vấn đề khó diễn đạt hoặc bạn cảm thấy cần làm rõ thêm, bạn hãy minh họa bằng các ví dụ hay câu chuyện ngắn gọn, súc tích, hoặc trích dẫn những tình tiết tiêu biểu nào đó, giúp khán giả hình dung rõ ràng và cụ thể hơn về điều bạn muốn nói. Bên cạnh đó, những câu chuyện dí dóm sẽ giúp bạn làm dịu không khí long trọng hay căng thẳng của buổi thuyết trình. Tuy nhiên, “Trào phúng như muối - hãy dùng cẩn thận”. Nếu quá lạm dụng những câu chuyện như thế, bạn sẽ mất nhiều thời gian và còn bị thính giả đánh giá là người thiếu nghiêm túc.



3.7. Biết thắt nút và gỡ nút trong khi thuyết trình

Các khách hàng và nhà đầu tư sẽ rất khó chịu khi bạn nói về hiện tại mà không bàn đến kế hoạch tương lai, nói đến khó khăn mà không có giải pháp cụ thể, nhắc đến ngân quỹ khổng lồ mà không cho biết số tiền đó được sử dụng hiệu quả thế nào... Hãy tỉnh táo để biết mình đang nói gì, bởi sự mất bình tĩnh dễ làm cho bạn lỡ lời hay phát ngôn thiếu chính xác.



3.8. Kỹ năng dàn dựng và sử dụng PowerPoint

Bằng cách sử dụng PowerPoint, bạn có thể tạo nên một bộ khung hoàn chỉnh và minh họa bản thuyết trình của mình với hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê nhằm giúp khán giả tiện theo dõi. Bên cạnh đó, các slide được trình bày khoa học và ấn tượng sẽ thu hút khán giả hơn, và giúp bạn tránh mất phương hướng trong thuyết trình. Nếu bạn khéo léo cài vào chương trình một chút âm nhạc nhẹ nhàng, phù hợp với không gian, bạn sẽ chinh phục được cả những khách hàng và nhà đầu tư khó tính nhất!



3.9. Luyện tập trước

Bạn nên luyện tập ở công ty hay ở nhà, trước một tấm gương lớn hoặc nhờ bạn bè, đồng nghiệp nghe và góp ý. Điều đó sẽ giúp bạn có phong cách tự tin và cuốn hút hơn, cũng như nắm vững những nội dung cần thuyết trình, đặc biệt là điều khiển tốc độ nói để ước lượng thời gian.



3.10. Không nên phát trước bản đề cương cho người nghe

Nếu làm như vậy thì người nghe sẽ hầu như không chú ý đến bạn nữa, họ chỉ việc chăm chú vào bản đề cương mà thôi. Một số người rất khôn ngoan, chỉ sau khi kết thúc buổi thuyết trình, họ mới phát tài liệu về nội dung kèm theo địa chỉ liên lạc để người nghe xem lại và giao dịch với họ khi cần thiết.



3.11. Chuẩn bị trả lời câu hỏi

Đừng quên rằng bạn còn phải trả lời một vài câu hỏi việc trang bị kiến thức, bạn cũng nên học hỏi cách ứng xử khéo léo. Chẳng hạn như một lời nói “Cảm ơn câu hỏi thú vị của quý khách và xin được trả lời rằng...”



3.12. Biết từ chối khéo léo

Trong buổi thuyết trình, bạn nên từ chối trả lời một số điều mang tính chất “kiêng kỵ” trong lần gặp đầu tiên hay ở hội thảo đông người, chẳng hạn như các câu hỏi về chi phí, tài chính nói chung. Bạn nên biết cách “lái” những câu hỏi này, hoặc từ chối nhẹ nhàng, lịch sự: “Tôi e là chúng ta đề cập vấn đề này hơi sớm”, hay “Bản thân tôi cũng chưa nhận được quyết định cụ thể nào...”



3.13. “Đợi hồi sau sẽ rõ

Trước một vài phút giải lao, bạn không nên thông báo cụ thể nội dung kế tiếp. Thay vào đó là câu nói gợi sự tò mò và mang tính mời mọc người nghe tiếp tục theo dõi: “Tôi sẽ tiết lộ điều này sau một vài phút nữa...”. Khán giả sẽ náo nức chờ đợi bài thuyết trình của bạn ở phần tiếp theo.



3.14. Ngôn ngữ hình thể

Nếu bạn cứ đứng yên một chỗ với cái dáng thẳng đơ thì bạn đang tự làm cho buổi thuyết trình trở nên nhàm chán và đơn điệu. Nhưng khán giả sẽ cảm thấy bực bội nếu bạn lặp lại mãi những động tác, cử chỉ nhất định. Hãy làm chủ không gian của bạn bằng cách linh hoạt di chuyển trong khán phòng, tìm cách tiếp cận người nghe nếu thấy cần thiết và đa dạng hóa các cử chỉ, điệu bộ.



3.15. Nhận thức về vai trò của bạn

Bạn là nhà thuyết trình, người góp phần trong các cố gắng chung nhằm mang lại cơ hội mới cho công ty. Cho dù bạn không phải là nhà lãnh đạo, nhưng bạn có thể thay mặt họ phổ biến những kinh nghiệm công ty bạn đã trải qua để đạt được uy tín như ngày nay, và quan trọng nhất là kêu gọi các khách hàng và nhà đầu tư ký kết hợp đồng kinh doanh. Nên nhớ là tâm lý bình tĩnh và tự tin sẽ giúp bạn làm chủ được bản thân để thực hiện buổi thuyết trình thành công. Chỉ với 15 phút, thậm chí 5 phút ngắn ngủi đứng trên bục thuyết trình, nhưng bạn đã góp phần giúp công ty bạn đạt được một hợp đồng kinh doanh lớn, nâng cao uy tín của công ty, đồng thời tạo được ấn tượng cho lãnh đạo về khả năng tư duy và làm việc của bạn. Bởi vậy, hãy trang bị cho mình càng nhiều kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực thuyết trình càng tốt. Chúc các bạn sớm trở thành nhà thuyết trình thành công!

_______________
NGU = Never Give Up => không biết dừng đúng lúc là NGU

4. NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH

4.1. Nắm rõ nguyên tắc thuyết trình

Mục đích: Biết mục đích của bạn là gì khi thuyết trình. Thông báo? Thuyết phục? Giải trí?

Đối tượng: Ai là đối tượng của bạn? Nhóm tuổi của họ? Họ sống ở đâu? Quan điểm, tính cách của họ?

Những vấn đề cần thiết khác: Đây là những thứ cần được sắp xếp. Bạn nên xác định lượng thời gian và thời điểm cần nói và không gian.



4.2. Tính thời gian hợp lý

Lên kế hoạch, chuẩn bị và luyện tập trước sao cho bài thuyết trình chỉ chiếm 75% lượng thời gian ước lượng. Nếu bạn kết thúc sớm thì không sao nhưng nếu kết thúc muộn thì sẽ rất tệ. Nếu bạn muốn mọi người lắng nghe mình thuyết trình, chỉ nên dành 50% để trình bày và dành 25% còn lại để người nghe cùng tham gia.



4.3. Nội dung phù hợp

Khi chuẩn bị bài phát biểu, hãy xác định những gì “phải”, “nên” và “có thể” đưa đến người nghe. Hãy hạn chế nội dung tùy theo thời gian thuyết trình và sự quan tâm của người nghe.



4.4. Làm bài thuyết trình thêm hấp dẫn

Đưa vào bài thuyết trình các câu chuyện, giai thoại, phép ẩn dụ để chúng thêm thuyết phục thay vì chỉ đưa ra những dữ liệu đơn thuần.



4.5. Lập dàn ý cho riêng mình

Hãy gạch ý đầu dòng thay vì dùng cả câu. Bôi đậm những chỗ quan trọng.



4.6. Luyện nói thật to

Bạn sẽ nói thật tự nhiên khi bạn luyện tập nhiều. Hãy tập nói thật to trước khi thuyết trình.



4.7. Dẹp bỏ sự run sợ

Run sợ không phải là là điều tốt khi thuyết trình. Không có đội trưởng đội bóng nào bảo đội của mình hãy bình tĩnh ngay trước khi vào trận. Thay vào đó, bạn hãy tự kiểm soát sự run sợ này bằng cách thở thật sâu từ cơ hoành và tưởng tượng mình sẽ kết thúc bài thuyết trình thành công. Được chuẩn bị tốt, bạn sẽ càng tự tin.



4.8. Sôi nổi và nồng nhiệt

Thái độ nhiệt tình, sôi nổi khi phát biểu sẽ đem lại kết quả đáng ngạc nhiên cho bạn. Nếu giọng của bạn biểu cảm và cử chỉ sinh động, trông bạn sẽ tự tin và nồng nhiệt hơn.



4.9. Nghĩ trước tất cả những câu hỏi bạn có thể bị hỏi

Phần đặt và trả lời câu hỏi sau bài thuyết trình có khi còn quan trọng hơn chính bài thuyết trình.

“Vấn đề không phải nói cái gì mà là nói như thế nào.Vấn đề không phải nói như thế nào mà là người nghe cảm nhận như thế nào. Vấn đề không phải là người nghe cảm nhận như thế nào mà là người nghe thay đổi như thế nào”.

5. NĂM BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG

Lâu nay ta thường tập trung vào nói cái gì mà quên mất định hướng khách hàng, gia tăng giá trị cho khách hàng - người nghe.

Phần lớn mọi người xem việc phải nói chuyện trước đám đông là nỗi sợ hãi kinh khủng nhất. Nỗi sợ đó còn hơn cả sợ rắn, sợ đi máy bay, hoặc ngay cả sợ cái chết. Nhưng chúng ta không thể trốn tránh nó mãi. Nhiều người trong chúng ta có thể được mời ra trình bày một báo cáo, phát biểu trong buổi họp phụ huynh học sinh, nói lời chúc mừng trong lễ cưới. Làm sao để bạn có thể vượt qua những thử thách đó. Thật đơn giản chỉ với một chút thời gian luyện tập.

5.1. phải biết mình nói gì

Đây là quy tắc quan trọng nhất trong việc nói chuyện trước đám đông. Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng thông thường các “diễn gia” không hề có một ý niệm rõ ràng về những gì họ truyền đạt đến người nghe. Bạn cần phải biết chính xác bạn sẽ đưa người nghe đến đâu. Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4 điểm chính và soạn bài nói của mình tập trung vào những điểm này thôi. Bạn không phải là một cuốn từ điển sống, việc đưa ra quá nhiều thông tin hay không đủ thông tin cũng đều dở như nhau.



5.2. Thưc hành, nhưng không cần quá nhiều

Liệt kê ra những gì bạn sẽ nói và tập nói 1 hay 2 lần. Sẽ rất hay nếu như bạn canh thời gian trong khi tập, việc đó sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian nói mà không sợ bị lố. Có thể sẽ có những phút ngẫu hứng tình cờ xảy ra làm bạn bất ngờ và làm khán giả thích thú. Bạn sẽ không còn muốn xuất hiện trước đám đông nếu bạn đã nói về một đề tài cả ngàn lần rồi, bạn sẽ cảm thấy chán và chẳng thèm để ý tới khán giả nữa. Bạn cũng nên lập kế hoạch sẽ mặc những gì. Chú ý rằng đó phải là bộ đồ mà bạn cảm thấy thoải mái khi mặc vào. Và điều quan trọng nhất, đó phải là bộ đồ mà bạn biết sẽ làm mình nổi bật. Quyết định trước việc mình sẽ mặc gì trong ngày diễn thuyết sẽ làm bạn bớt lo lắng hơn.



5.3. Hãy là chính mình

Nhiều người cảm thấy cần phải rập khuôn theo phong cách của ai đó khi nói trước đám đông, đó là vì họ cảm thấy họ không đủ tự tin để lôi cuốn sự chú ý của khán giả. Đừng nên chỉ tập trung vào vấn đề chính, đôi khi những giai thoại cá nhân hay những mẫu chuyện nhỏ cũng là một cách rất tốt để hoà nhập với khán giả.



5.4. Khán giả là bạn bè

Khán giả luôn ở đó, bởi vì họ quan tâm tới những gì bạn sẽ nói và muốn nghe bạn nói về vấn đề đó. Họ muốn bạn phải làm tốt. Đừng nghĩ khán giả như là một khối người thù địch, hãy xem họ chỉ là một nhóm cá nhân riêng lẻ. Hãy cố gắng nhìn vào một ai đó một lúc. Khi nói chuyện với khán giả, tiếp thu những ý kiến phản hồi của họ để hoàn thành bài nói chuyện của mình.



5.5. Bạn sẽ vượt qua thôi mà

Tôi chưa bao giờ từng nghe thấy có ai chết trên bục diễn thuyết cả. Bạn cũng không bị thở dốc, hụt hơi, quên mất tên mình hay bị nổi nóng. Đấy là những chuyện gây ám ảnh cho bất cứ ai phải đứng trước đám đông. Người ta gọi đó là cơn ác mộng của diễn viên. Việc đó hoàn toàn bình thường. Sử dụng một số kỹ thuật thư giãn trước khi bắt đầu. Bạn có thể tìm một nơi để nhảy lên nhảy xuống hoặc dậm chân thật mạnh, điều này sẽ giúp bạn cảm thấy vững vàng và giảm bớt căng thẳng. Lắc bàn tay và co duỗi nắm tay. Điều này sẽ làm tay bạn bớt run. Nếu run tay thực sự là một vấn đề thì hãy nắm lấy một tấm danh thiếp hay nắm vào bục diễn thuyết khi nói chyện. Lè lưỡi ra, trợn mắt và há miệng to hết cỡ, sau đó nhăn tít mặt lại. Việc này sẽ làn thư giãn các cơ mặt của bạn. Hít thật sâu và thở mạnh ra tiếng để làm ấm giọng của bạn. Tưởng tượng như bạn đang ở trên một đám mây, không gì có thể làm hại đến bạn khi bạn đang ở trong đó. Hãy cố gắng giữ hình ảnh ấy trong đầu khi bạn đang đứng trên diễn đàn. Sẽ trở nên dễ dàng hơn! Nói chuyện trước công chúng càng nhiều, việc đó càng trở nên dễ dàng hơn. Có khi bạn còn cảm thấy thích nữa ấy chứ.



6. NHỮNG YẾU TỐ LÀM CẢN TRỞ BÀI THUYẾT TRÌNH

Bạn đã mất rất nhiều công sức mới mời được các nhà đầu tư đến tham dự buổi thuyết trình quan trọng về tiềm năng của công ty bạn? Đừng mắc phải những lỗi sau đây.



6.1. Sai số liệu

Tính nhầm, thiếu số liệu hoặc công bố những số liệu cần giữ bí mật đều là những lỗi rất nghiêm trọng. Hãy đảm bảo những số liệu bạn đưa ra là sát với thực tế. Chẳng một nhà đầu tư nào muốn làm việc với những người thiếu thực tế cả.

Slide dày đặc chữ, lỗi này rất nhiều người mắc phải. Có một nguyên tắc chung dành cho các nhà diễn thuyết có sử dụng Powerpoint: không quá 6 gạch đầu dòng trên một slide, không quá 6 từ cho mỗi gạch đầu dòng.

6.2. Quay lưng về phía người nghe

Đừng bao giờ quay lưng về phía người nghe quá 2 giây trong lúc thuyết trình. Quay mặt về phía thính giả, nhìn vào mắt họ trong khi nói là những bí quyết để thành công.

Kết thúc không tốt: Kết thúc bài thuyết trình sao cho thật hiệu quả cũng không phải là một việc dễ làm. Kết thúc không chỉ đơn giản là tóm tắt lại bài thuyết trình của bạn và nói lời cảm ơn. Đừng quên đặt những câu hỏi cho người nghe về cảm nhận của họ cũng như dành thời gian để họ đặt câu hỏi về những vấn đề họ chưa hiểu hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn.

6.3. Không trình bày về lợi ích

Muốn các nhà đầu tư dốc tiền vào các phần mềm hay dịch vụ của công ty bạn thì đương nhiên bạn phải trình bày về tính năng, chất lượng của các sản phẩm ấy. Nhưng đừng quên trình bày cho họ nghe về những doanh thu tiềm năng của công ty từ việc kinh doanh chúng, đó mới chính là những điểm các nhà đầu tư quan tâm nhất.



6.4. Người nghe không phù hợp

Nếu không tìm hiểu trước về đối tượng người nghe bạn sẽ không có một bài thuyết trình phù hợp do vậy không thuyết phục. Nếu công ty bạn chuyên về phần mềm thì bài thuyết trình của bạn sẽ không có tác dụng với những nhà đầu tư quan tâm đến lĩnh vực năng lượng…



6.5. Bỏ qua các rủi ro

Đầu tư hay kinh doanh đều là những công việc chứa rất nhiều rủi ro. Bạn cho rằng chỉ trình bày về lợi ích và cơ hội mà không cần nhắc đến những rủi ro sẽ làm “yên lòng” các nhà đầu tư? Trên thực tế thì không phải vậy. Hoàn toàn bỏ qua các nguy cơ rủi ro sẽ khiến các nhà đầu tư cho rằng đây là một công ty không có cái nhìn thực tế và có thể họ sẽ thay đổi ý kiến.



7. MƯỜI BÍ QUYẾT DIỄN THUYẾT THÀNH CÔNG

Trước khi diễn thuyết bạn cảm thấy hơi căng thẳng cũng là lẽ tự nhiên và đôi khi cũng có lợi. Điều này chứng tỏ là bạn đang mong muốn và cố gắng hết mình để hoàn thành tốt công việc của mình.

Song, căng thẳng quá sẽ gây ra tác dụng ngược lại. Những bí quyết dưới đây sẽ giúp bạn biết làm thế nào khống chế tinh thần căng thẳng để buổi diễn thuyết đạt hiệu quả như mong đợi.



7.1. Làm quen với hoàn cảnh: Tranh thủ thời gian để tìm hiểu hoàn cảnh bạn cần diễn thuyết. Đến sớm một chút và làm quen với sân khấu.

7.2. Làm quen với người nghe: Khi người nghe đi vào hội trường hãy tỏ ý chào và làm quen với họ. Diễn thuyết trước những người quen sẽ tốt hơn nhiều khi diễn thuyết trước những người xa lạ.

7.3. Thuộc bản thảo: Nếu bạn không thuộc bản thảo hoặc không hài lòng với bản thảo của mình thì cảm giác căng thẳng sẽ càng năng hơn. Hãy tập diễn thuyết bản thảo của mình và sửa chữa những chỗ cần sửa.

7.4. Thả lỏng bản thân: Làm một vài động tác để thả lỏng thần kinh đang căng thẳng.

7.5. Thiết tưởng mình đang trong cảnh diễn thuyết: Hãy tưởng tượng ra cảnh mình đang diễn thuyết say sưa, tiếng nói thanh thoát, rõ ràng, lòng đầy tự tin. Nếu có thể tưởng tượng ra thành công của mình thì bạn nhất định sẽ thành công.

7.6. Cần ý thức được những người ngồi dưới lắng nghe bạn đang rất mong bạn sẽ thành công: Người nghe hy vọng lời nói của bạn lời nói của bạn tự nhiên, có hồn, thúc giục người ta phải chú ý lắng nghe.

7.7. Không nên xin lỗi: Nếu bạn xin lỗi người nghe vì sự căng thẳng của bạn hay vì bất kỳ một lỗi nào trong bài diễn thuyết thì có thể bạn đã vô tình thu hút sự chú ý của người nghe vào khuyết điểm đó, vô tình nhắc nhở người nghe chú ý đến những cái mà thực chất họ không ý thức đến. Đối với việc này bạn tuyệt đối không nên.

7.8. Tập trung sự chú ý vào nội dung nhiều hơn là hình thức. Hãy đem sự chú ý của bạn từ nội tâm giải thoát ra ngoài, và đặt chúng vào nội dung diễn thuyết và người nghe. Nhờ đó cảm giác căng thẳng của bạn sẽ dần dần biến mất.

7.9. Biến sự căng thẳng trở thành động lực tích cực: Cần khống chế tâm trạng căng thẳng của mình và biến nó thành sinh lực và lòng nhiệt tình.

7.10. Tích lũy kinh nghiệm: Kinh nghiệm sẽ mang lại sự tự tin, tự tin là mấu chốt để nhận được thành công. Hãy tham gia câu lạc bộ những người chủ trì, bạn sẽ học được nhiều kinh nghiệm cần thiết.

Chúc bạn luôn thành công trong sự nghiệp!







Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2016
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương