Bản danh mục hồ sơ này có ......... hồ sơ, bao gồm

....... Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

....... Hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài

....... Hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời

Địa danh, ngày tháng năm .....

(Thủ trưởng cơ quan ký duyệt)

- Mỗi đơn vị, tổ chúc trong cơ quan giữ một bản danh mục hồ sơ của đơn vị mình để làm căn cứ lạp hồ sơ;

- Cán bộ, công chức, nhân viên căn cứ danh mục hồ sơ để xác định những hồ sơ mình phải lập và chuẩn bị bìa hồ sơ. Trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thu thập tài liệu vào hồ sơ;

- Văn thư cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi số, ký hiệu hồ sơ vào cột “Lưu hồ sơ “trong sổ đăng ký văn bản đi, đến và dấu đến”. Ngoài ra lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của văn thư cơ quan;

- Cuối năm, các cá nhân, các đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp xếp lại hoàn chỉnh, khi nào đến hạn nộp lưu thì nộp vào lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ mà còn cần được sử dụng lâu dài, chưa nộp được vào lưu trữ thì ghi chú vào danh mục hồ sơ;

- Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước cho nên có thể chưa đúng hoàn toàn với thực tế. Vì vậy, trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế tình hình các công việc và giải quyết công việc của cơ quan. Nếu có việc mới phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ. Ngược lại, những công việc đã dự kiến nhưng thực hiện, không hình thành hồ sơ thì ghi rõ vào cột ghi chú “Không thành hồ sơ “.

+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.

Căn cứ vào danh mục hồ sơ, cán bộ công chức ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ. Nếu cơ quaqn chư có danh mục hồ sơ , thì cán bộ công chức căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong năm qua mà viết sẵn một số bìa hồ sơ thường lệ.

Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa. Bên ngoài bìa ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ ghi ngắn gọn, rõ rang, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc của hồ sơ.

- B­ước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

Khi hồ sơ được mở, bắt đầu từ văn bản nguồn, có những tài liệu giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ. Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu, không được để lẫn lộn cả những tư liệu và các giấy tờ khác không lien quan.

Tùy theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp. Trong thực tế sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo trình tự mà tài liệu xuất hiện, đúng theo quá trình diễn biến công việc.

- B­ước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc kết thúc, công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra. Lưu ý:

+ Nếu thiếu tài liệu thì phải bổ sung;

+ Loại những tài tư liệu, giấy tờ, tài liệu trùng thừa;

+ Sắp xếp lại tài liệu, văn kiện trong hồ sơ;

+ Đánh số tờ cố định thứ tự tài liệu trong hồ sơ;

+ Ghi mục mục văn kiện trong hồ sơ và tờ kết thúc hồ sơ;

+ Viết bìa hồ sơ.

Thủ trưởng cơ quan (người đứng đầu cơ quan, tổ chức ) chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ đối với các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc thực hiện lập hồ sơ công việc. Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở những nơi không lập văn phòng) tổ chức công tác lập hồ sơ trong phạm vi của mình.

- Xây dựng bản danh mục hồ sơ, hoặc tham gia soạn thảo bản danh mục hồ sơ theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan;

- Trực tiếp quản lý và theo dõi công tác lập hồ sơ của cơ quan;

- Lập hồ sơ những công việc của mình.

- Hàng năm lập danh mục hồ sơ của đơn vị mình;

- Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra trong đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ về lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ đã được lập;

- Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về công tác lập hồ sơ của đơn vị mình.

Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nói chung phải thực hiện công tác lập hồ sơ công việc của mình. Các công việc cụ thể là :

- Lập hồ sơ công việc của mình giải quyết;

- Lập hồ sơ theo dõi công việc.

- Sắp xếp và quản lý văn bản lưu;

- Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ trong cơ quan;

- Giúp lãnh đạo văn phòng (phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ;

- Lập hồ sơ đối với văn bản lưu.

5.2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

Lưu trữ hiện hành là lưu trữ cơ quan. Tại Khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ ghi rõ “Lưu trữ cơ quan” là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan , tổ chức. Lưu trữ cơ quan là tổ chức lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Tại Điều 11 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

- Trong thời hạn 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;

- Tài liệu xây dựng cơ bản: trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình xây dựng được quyết toán.

5.3. Thủ tục giao nộp

Quy định tại Điều 12 Luật Lưu trữ 2011 quy định về thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Mỗi cán bộ, công chức có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ và đến thời hạn thì làm thủ tục giao nộp cho cán bộ lưu trữ cơ quan. Khi giao nộp tài liệu kèm theo mục lục hồ sơ cần nộp vào lưu trữ.

- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;

- Chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

- Bảo quản hồ sơ, tài liệu;

- Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu;

- Lựa chọn hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định;

- Làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

Hồ sơ bàn giao tài liệu vào lưu trữ cơ quan gồm có:

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

- Biên bản bàn giao

Hồ sơ bàn giao làm thành 2 bản. Mỗi bên giữ 1 bản.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Giáo trình: Hành chính văn phòng, Học viện Hành chính.

2. Luật lưu trữ (Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011).

3. Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000.

4. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

5. Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.

6. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

7. Công văn số 425/VTLTNN- NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

8. Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ ấn hành, Hà Nội, 1982.

9. Thông tư 09/2011/TT-BNV Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức do Bộ Nội vụ ban hành ngày 03 tháng 06 năm 2011.

10. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng ngày 26 tháng 11 năm 2007.
CÂU HỎI THẢO LUẬN

1. Lý thuyết

- Trình bày và phân tích khái niệm hồ sơ.

- Phân tích vị trí, tác dụng, yêu cầu của việc lập hồ sơ.

- Trình bày khái niệm và cách lập hồ sơ nguyên tắc.

- Trình bày phương pháp làm danh mục hồ sơ.

- Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan được thực hiện như thế nào?

- Lập quy trình giải quyết văn bản đi và văn bản đến của cơ quan.

- Lập danh mục hồ sơ trong cơ quan.

- Xây dựng phương án phân loại và bảo quản tài liệu lưu trữ trong cơ quan.

- Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ hiện hành của cơ quan.

Chuyên đề 13

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

1. KHÁI NIỆM

1.1. Khái niệm

Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng làm việc nhóm đang được khuyến khích ở hầu hết các lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể bao giờ cũng sáng suốt hơn trí tuệ của mỗi cá nhân”. Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản tạo nên hiệu quả của vốn nhân lực trong một tổ chức. Nhưng làm thế nào để có kỹ năng làm việc nhóm thành thục nhằm phát huy triệt để khả năng của mỗi cá nhân và sự phối hợp khi hoạt động trên mọi phương diện? Đó chính là vấn đề đặt ra đối với chuyên đề này.

Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm là tập hợp các thành viên có số lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự chia sẻ mối quan tâm hoặc mục đích chung.

1.2. Các hình thức nhóm

Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm chính thức và nhóm không chính thức:

+ Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài.

+ Nhóm không chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn.

Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức.

2. Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM

2.1. Phân công công việc

Hoạt động nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ chức với mục tiêu để phân công công việc và phối hợp công việc. Trong thực tế có những công việc mà một cá nhân không đủ khả năng giải quyết hoặc giải quyết hiệu quả không cao, vì thế, lựa chọn làm việc nhóm là sự phương pháp thực hiện công việc hợp lý nhất. Theo đó, mỗi thành viên trong nhóm sẽ tham gia đóng góp vào nội dung làm việc chung của nhóm để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đối với vấn đề và yêu cầu công việc mà nhóm được giao. Mỗi thành viên khi tiếp nhận phần việc của mình sẽ buộc phải có sự tương tác với công việc của các thành viên khác trong nhóm. Phân công công việc không tạo nên những hoạt động độc lập mà thực chất là sự phân công phối hợp.

Làm việc nhóm cũng để tăng cường quản lý và kiểm soát công việc, bởi vai trò và trách nhiệm của nhóm sẽ khiến các thành viên của nhóm phải có sự xem xét toàn diện công việc được giao. Đối với những công việc đòi hỏi phải có quyết định rõ ràng, làm việc nhóm sẽ giúp giải quyết vấn đề một cách tối ưu nhất, từ đó giúp tổ chức có những quyết định tốt nhất. Trong nhóm, hoạt động của mỗi thành viên sẽ được kiểm soát bằng những quy chế làm việc đã được cả nhóm thống nhất. Với tư cách là một cá nhân làm việc trong một nhóm, mỗi thành viên sẽ chịu sự quản lý của người phụ trách nhóm, điều chỉnh hành vi giao tiếp, giải quyết vấn đề theo khuôn khổ quy chế đã đề ra. Công việc, vì vậy, sẽ được tiến hành trôi chảy và đồng bộ, có sự phối hợp nhịp nhàng.

Làm việc nhóm là dịp để mỗi cá nhân đóng góp ý tưởng với những phát kiến của mình. Những vấn đề do một cá nhân không thể giải quyết sẽ có sự tham gia đề xuất ý kiến, giải pháp của nhóm. Từ những ý kiến, quan điểm và giải pháp khác nhau, thông qua hoạt động nhóm sẽ thống nhất các nội dung, vấn đề về một mối, tránh được sự chủ quan, độc đoán. Quyết định cuối cùng của nhóm không bao giờ là của một thành viên bởi đó là thành quả làm việc của cả nhóm.

Làm việc nhóm là quá trình thu nạp thông tin và các ý tưởng hiệu quả nhất. Mỗi thành viên trong quá trình làm việc tham gia đóng góp ý kiến cũng tức là cung cấp thông tin liên quan đến các vấn đề cần giải quyết. các thông tin được chia sẻ sẽ làm được bổ sung và làm phong phú nguồn tư liệu cần thiết phục vụ cho nội dung vấn đề nhóm cần giải quyết. Cũng chính trong quá trình làm viêc nhóm, các ý tưởng khác nhau sẽ được đề xuất, tạo nên sự đa dạng trong việc kiếm tìm các giải pháp cho vấn đề cần giải quyết. Nhờ đó nhóm có cơ hội lựa chọn nhiều hơn cho những quyết định cuối cùng.

Thực chất của việc xử lý thông tin là trên cơ sở các nguồn dữ liệu, cứ liệu đã được cung cấp, nhóm sẽ phải lựa chọn những thông tin thiết yếu, liên quan trực tiếp đến vấn đề nhóm cần giải quyết. Việc xử lý thông tin sẽ do tập thể nhóm quyết định với cái nhìn đa chiều, đa diện và đảm bảo tính khách quan. Nguồn thông tin và các ý tưởng đa dạng đòi hỏi việc xử lý thông tin phải nhanh chóng và chuẩn xác. Sự tham gia của các thành viên trong nhóm thực chất hướng tới tiêu chí này.

Một nhóm hiệu quả sẽ là nhóm có sự phối hợp chặt chẽ, tăng cường được sự tham gia của các thành viên trong nhóm, thậm chí là sự tham gia của những người ngoài nhóm theo sự thống nhất trao đổi, học hỏi của cả nhóm. Nhóm phối hợp tốt là nhóm phát huy được tối đa khả năng của các thành viên vì mục tiêu chung của nhóm. Giữa các thành viên có sự ăn ý, nhịp nhàng, hỗ trợ cùng giải quyết vấn đề. Nhóm phối hợp tốt là nhóm mà các thành viên đều tuân thủ theo những cam kết đã được thông qua trước cả nhóm, không có quan điểm cá nhân trong quyết định cuối cùng của nhóm.

Làm việc nhóm sẽ tăng cường các mối quan hệ giao tiếp. Mọi ý kiến cá nhân đưa ra đều được xem xét trên quan điểm của cả nhóm, vì vậy, mọi ý kiến phải tìm kiếm được sự đồng thuận của các thành viên trong nhóm. Để thuyết phục các thành viên khác, những ý kiến, giải pháp đưa ra phải dựa trên sự thương thuyết với những luận điểm, luận cứ và luận chứng xác đáng. Nhờ đó kỹ năng đàm phán được phát huy. Mặt khác trong trường hợp các quan điểm trái chiều khi xuất hiện trong nhóm cũng sẽ được điều tiết bởi sự thống nhất cuối cùng của nhóm, tránh nảy sinh xung đột, nhất là xung đột cá nhân có thể xảy ra.

Làm việc nhóm đáp ứng được nhu cầu quan hệ xã hội. Quá trình làm việc nhóm cũng là quá trình kết nối, tìm hiểu về nhau của các thành viên trong cùng một nhóm, đồng thời cũng là quá trình tự ý thức của bản thân mỗi người trong mối tương quan với các thành viên khác của nhóm. Mỗi thành viên nhóm có cơ hội bộc lộ năng lực, trình độ, thậm chí cá tính của mình, đồng thời cũng có sự nhìn nhận, đánh giá những biểu hiện của người khác trong nhóm, từ đó điều chỉnh hành vi, ngôn ngữ, thậm chí cả tính cách cho phù hợp với tập thể nhóm,

Thông qua nhóm, mỗi cá nhân có cơ hội tự điều chỉnh mình trên cả phương diện giao tiếp, khả năng phối hợp và kiến thức, nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể. Thế mạnh trong khả năng và trình độ được phát huy, và bên cạnh đó những điểm yếu của mỗi cá nhân cũng sẽ được khắc phục.

Nhóm cũng là nơi có thể chia sẻ, thông cảm và tìm được sự cộng hưởng khi cùng tạo nên một thành quả lao động cụ thể. Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên hoạt động của tổ chức linh hoạt hơn trong mọi điều kiện khác nhau, kể cả trong bối cảnh biến đổi mạnh, nhờ đó nắm bắt cơ hội và giảm thiểu được nhiều nguy cơ nguy cơ. Ý thức về trách nhiệm cá nhân trong nhóm, thành quả công việc của nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến từng cá nhân đã tạo nên sự đồng cảm giữa các thành viên trong nhóm. Các thành viên sẽ có chung niềm vui, nỗi buồn và những bài học quý giá trong và sau khi làm việc nhóm.

- Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm có sự đồng thuận cao trong cả nhóm. Mỗi thành viên hiểu rõ mục tiêu công việc, trách nhiệm cá nhân và nguyên tắc làm việc;

- Các thành viên trong nhóm đều có chuyên môn phù hợp với nội dung và yêu cầu làm việc của nhóm;

- Kết quả cuối cùng của nhóm thỏa mãn được mục tiêu công việc, đúng tiến độ, chi phí tiết kiệm nhất;

- Kết thúc chương trình làm việc, các thành viên đều thu nhận được nhiều giá trị tích cực từ sự tham gia hoạt động nhóm của mình.

Dựa trên những yêu cầu công việc cụ thể với các điều kiện khác nhau sẽ hình thành những tiêu chí khác nhau. Trong phạm vi chuyên đề này chúng tôi chỉ giới thiệu một số tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả cơ bản sau:

- Cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhóm trên cơ sở sự cam kết làm việc hiệu quả của mỗi thành viên, mỗi người sẽ là một chủ thể trong nhóm. Các thành viên chủ động hoàn thành nhiệm vụ của mình trong nhóm, chủ động đưa ý kiến và ra quyết định;

- Mọi vấn đề kết luận cuối cùng đều có sự thỏa thuận thông qua nhất trí hoặc biểu quyết, hạn chế ý kiến cá nhân. Trường hợp có xung đột phải được giải quyết dựa trên sự nhất trí của đa số các thành viên. Xung đột và sáng tạo đảm bảo lành mạnh. Xung đột là sự thúc đẩy sáng tạo. Xung đột phải được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực;

- Mọi quyết định và chiến lược hành động không bị chi phối bởi một cá nhân. Nhóm hiệu quả là nhóm luôn tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao;

- Giao tiếp trong nhóm hiệu quả phải nhằm kích thích tinh thần trách nhiệm và cách cư xử của mỗi thành viên và giúp họ hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành động của nhau. Chấp nhận cả những ý kiến tiêu cực và tích cực. Sẵn sàng cộng tác dựa trên nỗ lực chung và chia sẻ thông tin;

- Nhóm hiệu quả luôn có sự chia sẻ quyền lực. Các thành viên đều nhận thức được vai trò của mình, đều có cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên ra quyết định và thực thi quyết định. Nhờ đó kích thích phát triển năng lực, cá nhân và sở thích;

- Một tiêu chí quan trọng nữa để xác định nhóm làm việc hiệu quả là giữa các thành viên có sự chia sẻ tầm nhìn, chia sẻ trách nhiệm,chia sẻ mức độ đáp ứng.

Giai đoạn lập kế hoạch nhằm chuẩn bị các điều kiện, nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện làm việc nhóm. Kết quả làm việc nhóm phụ thuộc trực tiếp vào giai đoạn lập kế hoạch. Trong giai đoạn này, cần lựa chọn nhóm trưởng. Đây là việc rất quan trọng bởi vai trò điều tiết của trưởng nhóm. Trong thực tế các tổ chức khi xây dựng các nhóm chính thức, ổn định, trưởng nhóm sẽ được chỉ định. Nhưng cũng nhiều nhóm bầu trực tiếp trưởng nhóm.

Nhóm làm việc phải trên cơ sở hướng tới những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu. Mục tiêu phải có sự định lượng để có thể đánh giá. Mục tiêu đạt được bằng chính khả năng của của nhóm, phù hợp với thực tế chứ không viển vông. Phải có thời hạn để đạt được mục tiêu. Lập kế hoạch chính là việc cụ thể hóa các mục tiêu về các nguồn lực, phương pháp, thời gian tiến hành, yêu cầu công việc…. Có thể gợi ý một bảng xây dựng kế hoạch công việc của giai đoạn này như sau:

STT	Tên việc	Nhân lực	Phương pháp làm việc	Phương tiện thực hiện	Thời gian thực hiện	Yêu cầu cần đạt được
1
2

3.2.2. Giai đoạn thực hiện

Để thực hiện làm việc nhóm, trước hết, cần tạo điều kiện để các thành viên trong nhóm hiểu về nhau. Dưới sự điều hành của trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm sẽ chủ động tiếp cận, làm quen với nhau. Có thể đặt câu hỏi, hoặc nghe giới thiệu trực tiếp. Càng nắm bắt được nhiều thông tin về nhau, nhất là những thông tin liên quan đến hoạt động nhóm sẽ giúp các thành viên hiểu nhau hơn, từ đó phối hợp làm việc tốt hơn. Nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Tiếp đó mỗi thành viên sẽ thể hiện bản thân, nhất là khả năng đóng góp về công việc của nhóm. Để làm việc hiệu quả, nhóm cũng cần xây dựng các nguyên tắc làm việc, tạo ra sự đồng thuận chung trong tiếp cận và thực hiện các nhiệm vụ, đồng thời, cũng xác định trách nhiệm của mỗi thành viên đối với kết quả chung.

Kết quả làm việc nhóm được đảm bảo thông qua hoạt động chung và hoạt động của mỗi thành viên trong nhóm. Trước nhiệm vụ được giao, trưởng nhóm cùng các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. Sau khi có sự thống nhất về phương án thực hiện, các thành viên trong hóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn của họ. Nhóm cũng thảo luận đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn bị cho các hoạt động tiếp theo.

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các thành viên trong nhóm cần thường xuyên trao đổi, phối hợp với nhau, bổ sung ý kiến và giải quyết các vấn đề vướng mắc trong quá trình thực hiện. Quá trình thực hiện làm việc nhóm cũng đòi hỏi cần có sự giám sát, đánh giá định kỳ, đột xuất để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và mục tiêu. Nhóm cần động viên, khích lệ các cá nhân làm việc tích cực, tổ chức đối thoại về những vướng mắc một cách trực diện, bảo đảm các thành viên hiểu và phối hợp hiệu quả trong suốt tiến trình thực hiện công việc.

Trưởng nhóm có trách nhiệm kết nối, tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên, bảo đảm công việc được thực hiện đúng lịch trình và có kết quả. Sau khi kết thúc nhiệm vụ, nhóm cần trao đổi, rút kinh nghiệm, có thể khen thưởng hoặc quy trách nhiệm đối với các thành viên.

4. CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM

Nhóm làm việc hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngoài).