BỘ NỘi vụ CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam

Để giúp bạn suy nghĩ và làm việc tốt hơn, bàn làm việc của bạn luôn phải được dọn dẹp ngăn nắp. Bạn nên có một cuốn nhật ký và lập một “danh sách những việc cần làm”, điều này sẽ giữ cho bạn luôn kiểm soát được công việc. Vì khi bạn đã viết ra một điều gì đó, bạn sẽ không cần phải giữ nó trong đầu và do đó, bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ sáng tạo khác. Thiết lập một hệ thống để giúp bạn thực hiện những nhiệm vụ hàng ngày và lập kế hoạch chi tiết cho việc thực hiện các dự án. So sánh với kế hoạch, nếu bạn thấy rằng mình đang chậm hơn với kế hoạch, bạn có thể hành động để theo kịp tiến độ công việc đã định.

Một phần của cuộc sống ngăn nắp là đặt tất cả những thứ cần thiết ở gần bạn, không bị bao quanh bởi mớ giấy tờ lộn xộn và những thứ mà bạn không cần. Mục tiêu của bạn là sắp xếp lại mọi thứ để bạn có thể làm việc hiệu quả và có thể tìm được mọi thứ bạn cần một cách nhanh chóng. Sắp xếp những dụng cụ bạn thường xuyên sử dụng để nó ở gần bạn nhất và có thể phục vụ bạn tốt nhất. Sau đây là lời khuyên của chuyên gia:

+ Bỏ những thứ không liên quan đến công việc gần đây của bạn ra khỏi bàn. Việc này sẽ giúp bạn tập trung chú ý vào những vấn đề thực sự trong công việc. Đặt những thứ bạn thường xuyên cần ở gần chỗ bạn ngồi, trong tầm với để bạn không phải thường xuyên đứng dậy trong khi đang làm việc.

+ Nếu bạn có khay đựng công văn giấy tờ đến và khay đựng công văn giấy tờ đi, hãy sử dụng chúng. Thỉnh thoảng lại soạn lại khay đựng giấy tờ đến và bỏ đi những hoặc phân loại những giấy tờ mà bạn để ở khay này.

+ Dành thời gian để dọn dẹp môi trường làm việc của bạn - bút, giấy, tẩy, bút chì, kẹp ghim,… cất đi những thứ mà bạn không thường xuyên sử dụng.

+ Lưu trữ những tài liệu cũ, dán nhãn cho những tài liệu cũ hoặc đóng hộp và ghi rõ nội dung, ngày tháng của chúng.

+ Hãy chắc chắn là những thiết bị máy tính của bạn sắp xếp sao cho bạn có thể làm việc hiệu quả, an toàn và tiện lợi. Màn hình máy tính phải có tầm cao chuẩn - cách mắt bạn ít nhất là 63 cm và phần cao nhất của màn hình ở dưới tầm mắt bạn.

Kết luận: Dọn dẹp khỏi bàn những thứ không thường xuyên cần đến, bạn có thể suy nghĩ rõ ràng và tập trung hơn.

- Viết nhật ký

Có một cuốn nhật ký, có nghĩa là bạn có thể theo dõi sát mọi việc, nó còn có tác dụng cho việc nhắc nhở bạn về thời gian nộp báo cáo hay tham gia một cuộc họp.

+ Viết nhật ký bằng sổ hay trên máy tính? Điều đó hoàn toàn không quan trọng, vấn đề là bạn có một và chỉ một cuốn nhật ký cho tất cả các cuộc hẹn công việc và cá nhân của bạn. Trong đó, bạn cũng có thể ghi chép lại những việc phải làm, những người phải gặp, những thư điện tử phải viết và những cuộc điện thoại phải gọi…

+ Lập kế hoạch hợp lý, dành thời gian để suy nghĩ về việc lập kế hoạch cho các cuộc hẹn: Điều gì sẽ xảy ra nếu cuộc họp kéo dài quá lâu so với dự kiến? Bạn có muốn tham dự một cuộc họp thông trưa không? Hãy nhớ khi nào bạn làm việc hiệu quả nhất và dành thời gian đó cho những vấn đề quan trọng.

+ Ghi chép đủ chi tiết, trong nhật ký của mình, bạn hãy đủ chi tiết để bạn có thể hiểu được điều đó khi đọc nó sau này, bạn cũng có thể muốn nó đủ rõ ràng để người khác cũng có thể đọc được.

+ Bạn có thể sử dụng bút chì để viết, vì nó có thể thay đổi được.

+ Đặt chế độ nhắc nhở, sử dụng các phương tiện nhắc việc điện tử để lên lịch cho những đầu việc định kỳ. Hãy đặt chế độ nhắc việc về trước thời điểm phải làm một việc nào đó một khoảng thời gian đủ để bạn suy nghĩ và tà soát lại bất cứ hành động cụ thể nào.

+ Sử dụng lịch làm việc treo tường, việc này có thể giúp bạn nhìn được bức tranh tổng thể hơn. Trong đó, hãy đánh dấu những kỳ nghỉ, những thời điểm hoặc những giai đoạn có thể của một dự án.

+ Những thông tin khác, bạn có thể những thông tin như số điện thoại, địa chỉ e-mail và thông tin liên hệ trong nhật ký, nhưng nếu bạn sử dụng bản cứng và thay đổi hàng năm thì sẽ tốt hơn nếu bạn sử dụng một quyển sổ danh bạ riêng cho những thông tin này.

Kết luận: Sở hữu một quyển nhật ký sẽ giúp bạn kiểm soát cách bạn sử dụng thời gian của mình.

- Xây dựng các hệ thống

Có thể có rất nhiều nhiệm vụ mà bạn làm như một phần công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Nếu tìm cách sắp xếp những công việc này hiệu quả như có thể, bạn sẽ có thêm một chút thời gian nữa và sẽ làm việc hiệu quả hơn nữa. Xác định những nhiệm vụ mà bạn thường xuyên phải thực hiện là một phần công việc của bạn. Một vài việc, chẳng hạn như kiểm tra thư, diễn ra thường xuyên đến mức bạn không cần phải liệt kê chúng ra.

Lời khuyên của chuyên gia cho bạn về vấn đề này như sau:

+ Những nhiệm vụ hàng ngày và hàng tuần, điền vào bảng chấm công, gọi điện cho những mối quan hệ mới, lướt qua báo và những trang web để có những thông tin thích hợp.

+ Những nhiệm vụ hàng tháng có thể bao gồm việc viết báo cáo tiến trình thực hiện, viết thư tháng và cập nhật trang web của bạn. Đào tạo cũng có thể thuộc nhóm này, cũng như việc theo đuổi những khách hàng tiềm năng, những mối liên hệ mới hoặc chuẩn bị cho các cuộc triển lãm hoặc các cuộc họp khác.

+ Nhiệm vụ hàng năm, có thể bao gồm đánh giá nhân viên và chuẩn bị báo cáo kế toán cuối năm.

+ Xác định nhiệm vụ, đặt những nhiệm vụ lớn trong nhật ký như các mục định kỳ.

+ Chia nhỏ một nhiệm vụ thành các phần để dễ quản lý hơn, nếu cần thiết, liệt kê những người bạn cần liên hệ trong mỗi hoàn cảnh, cả theo thâm niên hay theo thứ tự những phần khác nhau của nhiệm vụ.

+ Hãy lập danh sách kiểm tra, bạn nên soạn một danh sách kiểm tra cho những nhiệm vụ mà bạn thường xuyên phải thực hiện, để bạn có thể đánh dấu vào đó khi hoàn thành chúng. Phát triển danh sách kiểm tra cho càng nhiều nhiệm vụ càng tốt, nhờ đó bất cứ khi nào nhận được một nhiệm vụ như thế, bạn sẽ không cần phải suy nghĩ lại về những giai đoạn khác nhau, những người mà bạn phải liên hệ …

Kết luận: Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ thường xuyên và phát triển các hệ thống để hoàn thành chúng.

- Lập một kế hoạch làm việc thật thực tế

Như phần lý thuyết đã nêu, một kế hoạch làm việc không chỉ là nền tảng cho bạn lập kế hoạch cho những nhiệm vụ đơn lẻ thuộc một công việc, mà còn đặc biệt có ý nghĩa trong việc giúp bạn luôn biết mình đang ở đâu khi công việc đang thực hiện. Chuyên gia khuyên bạn như sau:

+ Chia công việc của bạn thành những phần hoặc những nhiệm vụ nhỏ hơn. Việc này giúp bạn nắm được tình hình diễn biến công việc và việc sử dụng thời gian của bạn.

+ Sắp xếp các nhiệm vụ khác nhau theo thứ tự: Một số việc cần được hoàn thành kế tiếp nhau, bạn sẽ biết mình cần hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định trước khi có thể thực hiện những nhiệm vụ khác.

+ Xác định thời gian phải hoàn thành mỗi nhiệm vụ - tính theo giờ hoặc theo ngày.

+ Thêm thông tin ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho toàn bộ công việc và cho mỗi nhiệm vụ cụ thể, bạn cũng có thể thêm ngày sớm nhất cũng như ngày muộn nhất có thể bắt đầu và kết thúc, nhờ đó bạn có thể nhìn thấy mình được linh động đến mức nào.

+ Khi lập kế hoạch, hãy nhớ rằng một vài đồng nghiệp làm việc với bạn trong một nhiệm vụ có thể cũng đang làm việc với những công việc khác. Ngoài ra, hãy dành thời gian để bộ phận quản lý phê duyệt các giai đoạn khác nhau.

+ Cuối cùng, hãy dự trù thời gian cho những tình huống, các việc đột xuất, sự trì hoãn ngẫu nhiên, những kỳ nghỉ của nhân viên hay nhân viên có thể bị ốm…Việc lập kế hoạch của bạn cần dựa vào cơ sở các tuần làm việc trong năm để đạt được hiệu quả cao nhất.

Có được những mục tiêu rõ ràng, suy nghĩ sáng tạo, luôn chủ động và học cách để làm đúng ngay từ đầu… tất cả đều cần thiết để giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc tốt hơn. Nếu đặt ra những mục tiêu mơ hồ và phi thực tế là một việc hoàn toàn vô nghĩa. Điều đó có thể tốt cho việc truyền cảm hứng, nhưng để hoàn thành công việc, bạn cần phải tư duy thực tế và rõ ràng hơn.

Chúng ta cần xác định những mục tiêu cụ thể để chắc chắn rằng chúng thực tế và có thể đạt được. Một cách tốt nhất để có thể nhớ được điều này là mục tiêu của bạn nên đạt độ “thông minh - SMART”.

+ S = Specific = cụ thể. Không mơ hồ mà phải thật sự rõ ràng và thực tế. Xác định rõ ràng những điều mà bạn muốn đạt được, tập trung chính xác những gì bạn muốn làm.

+ M = Measurable = có thể đánh giá được. Những mục tiêu của bạn nên định lượng được theo một cách nào đó, nhờ vậy bạn có thể đánh giá được mình đang ở đâu. Bạn cũng có thể xây dựng những bước trung gian để hoàn thành mục tiêu tổng thể của mình dưới dạng những cột mốc.

+ A = Achivable = có thể đạt được. Bạn cần phải tập trung vào những mục tiêu thực tế và có thể đạt được; chúng đòi hỏi nhiều ở bạn, nhưng không nên vượt quá khả năng của bạn đến mức phi thực tế.

+ R = Relevant = phù hợp. Hãy nhìn vào mục tiêu trong bối cảnh kế hoạch lớn hơn của bạn. Mục tiêu đó có góp phần hữu ích vào viễn cảnh lớn hơn cho những điều bạn muốn đạt được hay không? Bạn có khả năng huy động đủ nguồn lực để thực hiện nó hay không?

+ T = Timed = thời gian. Với một khoảng thời gian xác định cho việc hoàn thiện, bạn có thể lập kế hoạch cho những giai đoạn chuyển tiếp mà bạn cần phải đạt được. Điều này sẽ giúp bạn hoàn thành cam kết của mình bằng việc bắt đầu hành động ngay từ bây giờ.

Kết luận: Các mục tiêu càng chính xác, bạn càng dễ theo sát và tập trung. Thế giới tạo ra con đường cho người biết mình đang đi đâu.

- Dành thời gian để tiết kiệm thời gian

Hãy nghĩ về những phương pháp làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp tăng hiệu quả và hiệu suất chung cho tổ chức của bạn. Lời khuyên của chuyên gia như sau:

+ Tìm cách tiếp cận tốt nhất và bạn nên tự hỏi liệu có cách nào tốt hơn cách mà bạn đang thực hiện để có thể hoàn thành mục tiêu và những mục đích của mình?

+ Luôn giữ mục tiêu trong tâm trí, bạn không nên chỉ tập trung vào những chi tiết của nhiệm vụ, hãy tập trung vào những mục tiêu rộng hơn và tìm những phương pháp sáng tạo để đạt được chúng.

+ Dành thời gian để làm việc hiệu quả, nếu kế hoạch mới của bạn có thể cần thời gian thiết lập ban đầu, nhưng cuối cùng việc này sẽ tiết kiệm thời gian cho bạn.

Kết luận: Tập trung vào mục tiêu tổng thể cuối cùng của bạn và nghĩ về những cách sáng tạo hơn để đạt được mục tiêu đó.

- Xác định những việc quan trọng và những việc cấp thiết

Nếu bạn sử dụng một danh sách các hành động như đã nêu ở trên, bạn sẽ có được thói quen đánh giá mức độ quan trọng và cấp thiết của mỗi nhiệm vụ. Bạn cần giải quyết những nhiệm vụ cần thiết và quan trọng nhất ngay lập tức. Bạn hãy xếp loại mỗi nhiệm vụ bằng cách viết một công nghệ số bên cạnh để thấy được mức độ quan trọng và cấp thiết của nó. Bạn cũng có thể lựa chọn sử dụng các chữ cái hoặc các màu sắc khác nhau. Chuyên gia chỉ ra cách sau đây:

+ Những nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết. Có những nhiệm vụ buộc phải giải quyết như khi phải đói phó với khủng hoảng hoặc công việc khi sắp hết hạn. Đó là những nhiệm vụ bạn phải giải quyết đầu tiên. Song, đôi khi việc liên tiếp phải giải quyết những vấn đề cấp thiết và quan trọng cũng gây rắc rối, vì vậy, sẽ tốt hơn nếu đối phó với các vấn đề quan trọng theo thứ tự và theo cách ít gây cảm giác hoảng sợ nhất. Nếu một nhiệm vụ cấp thiết và quan trọng xuất hiện thường xuyên, cho dù hàng tháng hay hàng năm, hãy ghi chú vào nhật ký tại một thời điểm phù hợp trước ngày hết hạn, nhờ đó bạn có thể giải quyết nó hiệu quả hơn trong những lần tiếp theo.

+ Những nhiệm vụ ít cấp thiết nhưng quan trọng, những nhiệm vụ này cấu thành khối lượng công việc chính của bạn, do đó, phần lớn quỹ thời gian của bạn nên dành cho những nhiệm vụ ở cấp độ này. Đây là những nhiệm vụ cần giải quyết sau những nhiệm vụ cấp thiết và quan trọng. Chúng cũng có liên hệ mật thiết với việc hoàn thành mục tiêu dài hạn của bạn.

+ Những nhiệm vụ cấp thiết nhưng ít quan trọng, ví dụ như viết thư cho đồng nghiệp, gọi điện… Bạn nên giảm thiểu những nhiệm vụ này, và có thể ủy thác cho người khác.

+ Những nhiệm vụ không cấp thiết và cũng không quan trọng, bạn nên làm những việc này trong khoảng thời gian bạn làm việc thiếu hiệu quả nhất.

Mỗi công việc được thực hiện theo một quy trình nhất định. Với các công việc đơn giản, đã thực hiện thành kỹ năng, việc lập các bước có thể không thực sự cần thiết nhưng với các công việc phức tạp, công việc mới, việc lập các bước để thực hiện công việc cần được đặc biệt chú ý. Cần phải đổi mới tư duy trong việc lập các bước cụ thể để thực hiện công việc theo hướng chuỗi kết quả và mục tiêu công việc. Để thực hiện được điều này thực hiện các bước như sau:

+ Xác định mục tiêu công việc. Cần phải trả lời được cụ thể công việc cần làm sẽ phải đạt được mục tiêu nào?

+ Xác định những kết quả cụ thể để lượng hoá mục tiêu

+ Xác định những hành động cần thiết để đạt được kết quả gắn với mục tiêu.

+ Xác lập quy trình cho các hoạt động: xây dựng kế hoạch, xác định nguồn lực, tổ chức thực hiện, phối hợp, kiểm tra, giám sát, điều chỉnh, đánh giá kết quả cuối cùng.

Việc tư duy theo hướng mục tiêu công việc sẽ giúp cho quá trình thực hiện công việc được khoa học hoá, giảm bớt những hoạt động không phục vụ hiệu quả cho công việc.

- Làm đúng ngay từ đầu

Đôi khi bạn có thể cảm thấy mình và công việc của mình không quan trọng và không ai đánh giá cao bạn, nhưng thực tế bạn có vai trò quan trọng trong cơ quan của bạn. Điều bạn cần nhớ là bất cứ việc gì bạn làm, bạn cũng phải làm tốt và hiệu quả. Nếu bạn làm việc đúng ngay từ đầu, cho dù công việc có thể là không quan trọng, nó cũng sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho bạn và cơ quan. Hơn nữa, nó còn mang lại lợi ích cho bạn, khi bạn không phải thực hiện những nhiệm vụ buồn tẻ và lặp lại. Nhiều người phải dành thời gian để cố gắng điều chỉnh mọi việc cho đúng, điều này sẽ làm họ sao nhãng khỏi những trách nhiệm chính, nguyên nhân lại xuất phát từ việc bạn đã không hoàn thành vai trò của mình một cách thích đáng. Lời khuyên từ chuyên gia cho việc chắc chắn rằng tất cả mọi nhân viên trong cơ quan đều nhận thức được những vấn đề sau:

+ Hiểu được tầm quan trọng của chất lượng.

+ Hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

+ Hiểu rõ người khác mong đợi gì ở bạn.

+ Làm tất cả những gì có thể để nâng cao chất lượng.

+ Hiểu rõ cái giá cảu chất lượng tồi.

+ Luôn là hết sức mình trong mọi thời điểm.

+ Luôn nghĩ về cách để nâng cao chất lượng hơn nữa.

Kết luận: Cho dù nhiệm vụ có là gì, làm đúng ngay từ đầu là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất.

- Cuộc sống bên ngoài công việc

Một phần quan trọng của việc làm tốt là quan tâm đến bản thân bạn, nó bao gồm cả những thời gian nghỉ ngơi trong công việc, không chỉ là tạm ngừng trong ngày làm việc mà còn là nghỉ ngơi sau ngày làm việc và dành thời gian cho những kỳ nghỉ. Nếu không nghỉ ngơi, bạn sẽ đối mặt với rủi ro của công việc quá tải và sức khoẻ bị ảnh hưởng.

Kết luận: Hàng ngày, nhớ dành ra một khoảng thời gian để làm những gì bạn thích.

2.5. Làm việc nhóm

- Làm việc hòa thuận cùng nhau thuận

Bạn cần làm rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm, mỗi thành viên cần hiểu được họ được giao trọng trách gì. Điều này sẽ làm giảm căng thẳng và khiến cho vệc giao tiếp của bạn trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn. Bạn cần học cách để luôn tích cực với các loại kỹ năng và tần quan trọng của những thành viên khác trong nhóm. Những ý kiến của chuyên gia sau đây phải được coi là kim chỉ nam của hoạt động này:

+ Giao tiếp: hãy nói về mục tiêu chung của bạn, đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng và giải thích hoạt động của bạn để đồng nghiệp cùng bạn có thể nhìn thấy bức tranh tổng thể về công việc của nhóm bạn.

+ Hãy rõ ràng về những quyền hạn mà mỗi cá nhân có.

+ Suy nghĩ tích cực về đồng nghiệp, tìm kiếm cơ hội để công nhận đồng nghiệp thay vì chỉ trích họ.

+ Học cách lắng nghe, tôn trọng từng thành viên trong nhóm với tư cách cá nhân và nhận ra được rằng họ cũng cần thể hiện bản thân.

+ Thảo luận và thống nhất những sự khác biệt, khi có một vấn đề xuất hiện, bạn cần phải tách bạch giữa các tình tiết của sự việc, những cảm giác liên quan và những câu hỏi đã được nêu để xác định những vấn đề phát sinh. Đôi khi giả định của chúng ta về dự định của người khác lại không đúng. Nếu cần phải đối chất với một thành viên của nhóm, bạn hãy kín đáo làm việc này thay vì công khai. Thể hiện sự chỉ trích như

một lời gợi ý hay một câu hỏi nếu bạn có thể.

+ Khuyến khích sự tin tưởng, cố gắng tạo ra một môi trường mà trong đó các đồng nghiệp tin tưởng lẫn nhau và có thể nói về những nhu cầu phát triển của họ.

+ Đánh giá những lựa chọn khác nhau, không bỏ qua những vấn đề nhỏ.

+ Đừng buộc tội mà thay vào đó, hãy xác định những vấn đề thực sự và có những cách sáng tạo để giải quyết mâu thuẫn, hãy cư xử thật chín chắn. Nếu bạn đã từng thực hiện thành công một nhiệm vụ nào đó, không nên nói nhiều về nó.

+ Tin vào sự đồng thuận của cả nhóm, hãy nhớ NHÓM có nghĩa là cùng nhau, mọi người làm việc tốt hơn, đạt được nhiều thành tựu hơn.

Kết luận: Hãy giao tiếp với các thành viên trong nhóm nhiều hết sức có thể về mục tiêu tham gia và ý định của bạn.

- Ủy thác hiệu quả

Ủy thác là hành động giao nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc quyền hạn cho đồng nghiệp trong nhóm, để họ có thể thay bạn hành động. Đó là một cách quan trọng giúp bạn làm việc hiệu quả, và hơn nữa, nó còn giúp bạn tận dụng tốt hơn thời gian của tất cả mọi người. Một số nhà lãnh đạo không ủy thác vì có thể họ nghĩ rằng họ là duy nhất, không thể thay thế hoặc thậm chí sợ rằng những đồng nghiệp mà họ ủy thác công việc có thể hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn họ. Song suy nghĩ như vậy thật sự chưa đúng. Khi ủy thác nhiệm vụ, bạn phát triển đồng nghiệp. Điều này có thể giúp tăng động cơ và nâng cao tinh thần của họ: họ cảm thấy được đánh giá cao hơn. Khi ủy thác, bạn hãy tham khảo những gợi ý sau đây của chuyên gia:

+ Chọn đúng người: Lựa chọn những người bạn có thể tin tưởng để làm tốt nhiệm vụ. Bạn có thể cân nhắc đến việc thuê ngoài hoặc chuyển những nhiệm vụ không quá cần thiết cho nhóm khác.

+ Giải thích rõ ràng về nhiệm vụ, cho người khác cơ hội được đặt câu hỏi. Đôi khi bạn có thể giải thích mục tiêu của nhiệm vụ và lý do bạn muốn đạt được nó, rồi sau đó để cho người mà bạn ủy quyền tự tìm ra phương pháp tốt nhất mà họ sẽ thực hiện nhiệm vụ.

+ Trao đổi về những khó khăn có thể gặp phải. Bạn hãy suy nghĩ trước về những vấn đề có thể xảy ra và cách thức tiếp cận chúng. Điều này đồng nghĩa với việc bạn tham gia vào những thời điểm quan trọng nhất của việc thực hiện nhiệm vụ.

+ Cung cấp đầy đủ các nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ. Hãy chắc chắn rằng người mà bạn ủy quyền thực hiện nhiệm vụ có đủ mọi thứ mà họ cần để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.

+ Giám sát công việc một cách đúng đắn, sắp xếp để nhân viên báo cáo lại cho bạn và để cho bạn giám sát chứ không phải cản trở các nhiệm vụ trong tiến trình làm việc.

+ Đánh giá công việc, sau khi hoàn thành nhiệm vụ, hãy làm một bản đánh giá để nhìn nhận xem mọi việc đã được thực hiện tốt đến mức nào và điều gì cần thay đổi trong lần tới.

Kết luận: Ủy thác nên đồng nghĩa với với việc sử dụng thời gian của bạn tốt hơn. Bạn chỉ nên làm những việc mà bạn không thể ủy thác.

- Lập kế hoạch cho những cuộc họp tốt hơn

Bạn cần thiết phải xác định mục tiêu cho những cuộc họp của bạn. Câu hỏi nên đặt ra là: Liệu bạn có tổ chức một cuộc họp chỉ vì bạn vẫn luôn làm như thế không? Đã bao giờ bạn tổ chức một cuộc họp để bảo vệ những cuộc họp chưa? Chuyên gia đã đưa ra lời khuyên về việc lập kế hoạch cho một cuộc họp như sau:

+ Thông báo: Để tóm tắt về các báo cáo tiến trình, để trao đổi thông tin hoặc có thể chỉ là thúc đẩy các đồng nghiệp.

+ Thảo luận: Để thỏa thuận một hợp đồng hoặc có thể thông qua lần cuối những sắp xếp cho một dự án hoặc cho một sáng kiến mới, để nói về những khía cạnh khác nhau của một vấn đề, để giải quyết một mâu thuẫn đang gia tăng.

+ Quyết định: Để có thể ra quyết định về những bước tiếp theo mà cơ quan cần phải tiến hành hoặc để thống nhất những điểm chính cho các đồng nghiệp làm theo.

+ Xác định những vấn đề thực tế, như người tham dự, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, nơi tổ chức…

+ Chuẩn bị chương trình cụ thể, nhằm đưa ra một mục tiêu rõ ràng cho chương trình, tránh nói chung chung.

+ Sắp xếp chương trình để những phần quan trọng được đưa ra sớm trong cuộc họp. Rất có thể bạn sẽ bị chệch hướng nếu làm ngược lại vì mọi người dành quá nhiều thời gian cho những vấn đề ít quan trọng mà quên mất hoặc dành ít thời gian cho những vấn đề quan trọng.

+ Lập kế hoạch trước, bạn cần lường trước những sự phản đối có thể khiến mục tiêu không được hoàn thành. Cần thống nhất ý kiến về những vấn đề đối lập với những người phù hợp.

+ Lập kế hoạch cho việc tham dự, nếu một số người nhất định chỉ cần xuất hiện trong một vài phần cụ thể của cuộc họp, thì điều này cũng cần sắp xếp từ trước.

+ Cần để người tham dự đọc trước tài liệu, bạn hãy phát những báo cáo ngắn gọn (nhiều nhất là một trang) trước.

Kết luận: Biết được lý do bạn tổ chức cuộc họp là điều vô cùng quan trọng.

- Điều hành một cuộc họp tốt hơn

Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và những tranh cãi không đi vào trọng tâm cuộc họp. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng.

Tổng kết các ý kiến, tổng kết cuộc họp là bước rất quan trọng trong điều hành cuộc họp. Tổng hợp các ý kiến giúp định hướng các ý kiến trong cuộc họp, tránh sự lãng phí thời gian về những ý kiến lặp lại. Đồng thời, để bảo đảm hiệu quả cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên. Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp để tổ chức triển khai.

Kết luận: Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch và bảo đảm cuộc họp đi đến mục tiêu định trước.

2.6. Giao tiếp hiệu quả hơn

Thế giới ngày nay chúng ta đang sống là thế giới của những giao tiếp tức thì và hầu như người ta đã quen với thư điện tử. Thư điện tử là phương tiện được sử dụng thường xuyên nhất, song chưa chắc là phương tiện giao tiếp giao tiếp tốt nhất. Đôi khi, một cuộc điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp với đồng nghiệp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều. Bí quyết ở đây là bạn cần biết được tại sao bạn lại giao tiếp. Chỉ là để bạn kiểm tra thực tế hay để bạn xây dựng một mối quan hệ? Bạn cần biết sử dụng những công cụ khác nhau trong giao tiếp và học cách trở thành người giao tiếp hiệu quả hơn. Những điểm bạn cần lưu ý là:

Chúng ta có thể thấy rằng, phần lớn các cuộc trò chuyện ở văn phòng đều được thực hiện thông qua hình thức gửi thư điện tử. Song việc cân nhắc những hình thức giao tiếp khác, chẳng hạn như gặp trực tiếp hoặc gọi điện thoại, là một việc rất quan trọng.

Mỗi hình thức giao tiếp đều có những ưu nhược điểm nhất định, lời khuyên của chuyên gia sau đây sẽ giúp bạn nhận rõ điều này:

+ Thư điện tử, có ưu điểm đặc trưng là được thực hiện rất nhanh nên việc chuyển những báo cáo được thực hiện tức thời và làm việc xuyên múi giờ, đính kèm dữ liệu dễ dàng, giao tiếp với nhiều người. Song thư điện tử cũng có nhược điểm là không xây dựng được mối quan hệ tốt bằng giao tiếp trực tiếp, đặc biệt đối với những vấn đề nhạy cảm không thể xử lý hiệu quả được.

+ Điện thoại, có ưu điểm là mang tính cá nhân hơn thư điện tử, có được thông tin phản hồi ngay lập tức, tốt cho việc phát triển quan hệ và cho phép bạn giải thích thông điệp của mình nhiều hơn khi cần thiết. Nhược điểm của giao tiếp điện thoại là bạn không thể giao tiếp dễ dàng với một nhóm người và hạn chế do chênh lệch thời gian.

+ Gặp mặt, có ưu điểm rất phù hợp với việc đưa ra những thông tin xấu hoặc tin quan trọng, khi thảo luận những vấn đề nhạy cảm, nhất là khi bạn cần phải quan sát phản ứng của ai đó. Nhược điểm của hình thức giao tiếp này là tốn thời gian.

Để có thể thực hiện giao tiếp qua điện thoại tốt nhất, bạn nên chuẩn bị bằng cách tạo một danh sách những điều bạn muốn thảo luận hoặc xác nhận. Khi kết thúc cuộc gọi, hãy thỏa thuận và tổng kết lại những điểm cần hành động, như ai sẽ làm gì và làm khi nào? Bạn cần ghi chép và lưu lại những điểm chính, nếu quan trọng, hãy xác nhận những gì các bạn đã thỏa thuận thông qua thư điện tử.

Khi nói chuyện điện thoại, bạn nên hỏi người kia có thời gian không và nếu họ không rảnh, bạn cần sắp xếp để có thể nói chuyện vào một thời điểm khác thuận tiện hơn. Đôi khi bạn cũng cần sử dụng câu nói “Làm ơn bỏ qua cho hình thức giao tiếp cũ kỹ này” để khiến không khí thoải mái hơn, và qua đó bạn có thể kiểm tra xem liệu người nghe có đang bận rộn hay khó chịu không. Nếu bạn cảm thấy họ có vẻ không sẵn sàng, hãy kiểm soát tình huống và đề nghị được gọi lại cho họ vào thời điểm phù hợp hơn.

Khi bạn nói chuyện với đồng nghiệp qua điện thoại, hãy trình bày quan điểm của mình và lắng nghe những phản hồi của họ. Nếu bạn nhận ra sự do dự của họ, bạn có thể giải thích quan điểm một lần nữa và mở rộng nó để làm rõ vấn đề.

Nếu bạn đang sắp xếp một cuộc hẹn qua điện thoại, hãy giảm thiểu khả năng phải thực hiện những cuộc gọi khác bằng cách nêu chính xác thời gian, địa điểm và thỏa thuận gọi lại nếu có gì thay đổi.

Những điểm cần chú ý khi giao tiếp thông qua điện thoại:

+ Chuẩn bị những vấn đề và những câu hỏi mà bạn cần trước khi gọi điện.

+ Sau khi gọi điện, ghi lại những vấn đề đã được thông qua.

+ Kiểm tra lại để chắc chắn rằng mọi việc đã bàn bạc rõ ràng thống nhất những việc phải làm nếu cần.

+ Nếu bạn đang gọi điện để sắp xếp một cuộc họp, hãy quyết định mọi thứ thay vì phải mất thêm một vài cuộc gọi nữa để sắp xếp thời gian, địa điểm.

Kết luận: Hãy chuẩn bị cho một cuộc gọi quan trọng bằng cách viết ra trước những điểm liên quan mà bạn mong muốn thảo luận.

- Lắng nghe cẩn thận

Lắng nghe người khác là một nghệ thuật, nó rất quan trọng, nhưng thường ít được chú ý. Để sử dụng hiệu quả nhất thời gian của chúng ta và cũng để tránh rắc rối của việc hiểu lầm, bạn cần biết lắng nghe tốt có nghĩa là gì? Chuyên gia cho bạn câu trả lời qua gợi ý sau đây:

+ Dành sự tôn trọng cho mỗi cá nhân, nhận ra rằng họ có nhu cầu và quyền được thể hiện bản thân.

+ Tập trung vào người đối diện, trước tiên là bạn hãy nhìn vào họ. Thường thì trong các cuộc đối thoại, khi người khác đang nói, chúng ta lại nghĩ về việc chúng ta có thể nói gì để phản hồi lại với họ thay vì thực sự lắng nghe họ. Lắng nghe tốt giúp các mối quan hệ trở nên gần gũi hơn.

+ Chú ý lắng nghe lời người khác nói, song bạn cần làm nhiều hơn thế, bạn cần chú ý đến âm lượng, cách thể hiện và cách ngắt, nghỉ của họ; nhận thức được cảm xúc của họ và bạn cũng rất cần chú đến cả những gì không được nói ra.

+ Hiểu người khác: Chúng ta chỉ có thể làm việc này hiệu quả nếu chúng ta tự vào bản thân mình, thay vì chỉ lo lắng về việc mọi người đang nghĩ gì về chúng ta.

+ Tôn trọng quyền riêng tư của mỗi người và đừng đào sâu về vấn đề nhiều hơn mức người nói muốn trình bày.

+ Lắng nghe để nhận ra những dấu hiệu rằng người nói muốn thể hiện nhiều hơn về bản thân họ, sau đó phản hồi phù hợp - như có thể bằng một âm ngắn “um um”, thể hiện mong muốn được nghe nhiều hơn từ người đối diện, hoặc một câu hỏi ngắn để khuyến khích họ nói nhiều hơn.

+ Gợi lại, như việc tóm tắt trong vài từ - những từ người đối diện vừa nói. Điều này cho thấy rằng bạn đã thực sự lắng nghe và cố gắng để hiểu, người đối diện sẽ sớm đính chính cho bạn nếu bạn có hiểu nhầm.

Kết luận: Biết cách lắng nghe sẽ làm cho các mối quan hệ trở nên gần gũi hơn và giảm thiểu khả năng lãng phí thời gian cho những hiểu nhầm không đáng có.