BỘ NỘi vụ CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam



tải về 3.18 Mb.
trang36/37
Chuyển đổi dữ liệu07.07.2016
Kích3.18 Mb.
1   ...   29   30   31   32   33   34   35   36   37

3. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG CỦA BÁO CÁO

Tiêu chí chung để đánh giá một bản báo cáo có chất lượng phải trên cả hai phương diện về nội dung và hình thức. Về nội dung báo cáo phải làm cho người đọc dễ hiểu, hiểu đúng tính chất công việc, đánh giá đúng những thành tích và hạn chế trong việc thực hiện công việc cũng như nguyên nhân của nó. Phương hướng nhiệm vụ được trình bày rõ ràng, mạch lạc, có sức thuyết phục bởi những nhận định vừa khoa học vừa thực tế, dự báo tính khả thi. Về hình thức của bản báo cáo phải phù hợp với nội dung của báo cáo. Vì thế, một bản báo cáo có chất lượng phần nhiều chịu sự quyết định của chính người trực tiếp thực hiện viết báo cáo. Tuy nhiên, ngoài người viết báo cáo ra, chất lượng của bản báo cáo còn bị chi phối bởi nguồn thông tin và quan điểm chỉ đạo của người lãnh đạo.



3.1. Quan điểm chỉ đạo của lãnh đạo

Như trên đã nêu, phần lớn các trường hợp báo cáo là sự tự phản ánh tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức, qua đó các cấp có thẩm quyền đánh giá được năng lực hoạt động của cơ quan báo cáo trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Các báo cáo thường là căn cứ cho các nhận định và quyết định của cơ quan quản lý cấp trên. Do đó, trong nhiều trường hợp, lãnh đạo cơ quan viết báo cáo thường chỉ đạo những nội dung cần nhấn mạnh, thậm chí che giấu khuyết điểm bằng lối viết chung chung, khó nhận định để bảo vệ lợi ích của ngành, của địa phương mình, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mình chứ không phục vụ lợi ích chung của quản lý. Trong những trường hợp đề cao lợi ích cục bộ của mình thì thông tin trong báo cáo sẽ ít độ tin cậy cho quyết định quản lý. Cơ quan ra quyết định khi đó cần phải so sánh, đối chiếu, sử dụng nhiều nguồn thông tin khác nhau cho các quyết định của mình.



3.2. Người viết báo cáo

Mặc dù báo cáo là loại văn bản phi cá tính nhưng khi nhận định tình hình, người viết thường khó thoát hoàn toàn khỏi quan điểm, cách nhận định của cá nhân mình. Với cùng một sự việc người bi quan và người lạc quan, người thiên về lý trí hay thiên về tình cảm sẽ đánh giá khác nhau, theo đó mỗi người sẽ mô tả sự việc, dự đoán tình hình theo cách đánh giá của mình.



3.3. Mức độ và tính chất của các sự kiện cần báo cáo

Quá trình hoạt động của các cơ quan hay công việc cần báo cáo thường gồm nhiều sự kiện nối tiếp nhau. Trong trường hợp các sự kiện diễn ra theo một chiều tương đối ổn định dễ gây nên sự đánh giá của người viết theo cùng chiều hướng đó. Điều đó có thể giải thích rằng, khi các sự kiện diễn ra theo chiều hướng tốt dần thì dễ tạo tâm lý lạc quan, người báo cáo có thể không thấy hết hoặc coi nhẹ những khó khăn cần khắc phục. Ngược lại, nếu các sự kiện diễn ra theo hướng xấu dần, thường tạo tâm lý bi quan cho người viết báo cáo, người báo cáo sẽ nhìn thấy vấn đề với khó khăn nhiều hơn, khả năng giải quyết đẩy lên độ phức tạp lớn hơn. Trong trường hợp báo cáo có quá nhiều sự kiện phải phản ánh cũng ít nhiều tạo ra những áp lực tâm lý và nhận định sai lệch nhất định khi viết báo cáo.



4. CÁC BƯỚC VIẾT BÁO CÁO

4.1. Các bước cơ bản để viết một bản báo cáo

Báo cáo không có mẫu trình bày hay bố cục nhất định. Nếu báo cáo được viết theo mẫu quy định của cơ quan, tổ chức cụ thể thì người soạn thảo chỉ cần thu thập dữ liệu rồi điền vào mẫu quy định. Nếu báo cáo không có mẫu thì người viết báo cáo cần tiến hành theo các bước sau:



a. Bước 1: Chuẩn bị viết báo cáo;

+ Xác định mục đích của bản báo cáo theo yêu cầu của cấp trên hoặc do tính chất của công việc đang thực hiện quyết định;

+ Thực hiện thu thập các dữ liệu cần báo cáo. Các dữ liệu có thể được thu thập từ những nguồn như từ việc khảo sát thực tế trong hoạt động của các phòng bán; từ số liệu qua báo cáo của chính các phòng, ban; từ ý kiến nhận định phản hồi của cán bộ nhân viên cơ quan, của những người có liên quan, của báo chí;

+ Đối chiếu và phân tích các thông tin đã thu nhận được để có được thông tin chính xác đưa vào trong báo cáo;

+ Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báo cáo;

+ Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp trên.



b. Bước 2: Xây dựng đề cương báo cáo

Yêu cầu: Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của việc báo cáo, người viết cần lựa chọn các thông tin về những vấn đề gần nhau để đưa vào phần nội dung. Các thông tin được sử dụng không trích nguyên văn mà cần tóm tắt những ý chính để vấn đề được nêu ra một cách cô đọng nhưng vẫn mang đầy đủ ý nghĩa của nội dung cần nêu.

Đề cương báo cáo (tổng kết, sơ kết) có cấu trúc như sau:

Mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện với những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết quả thực hiện.

Phần nội dung: (i) Tổng kết, đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch đề ra, kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, những nguyên nhân đem đến kết quả trên; (ii) Đề ra phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới.

Phần kết thúc: Nêu những mục tiêu, nhiệm vụ, những biện pháp thực hiện, những kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ, hỗ trợ của cấp trên hay các cơ quan chức năng.

c. Bước 3: Viết báo cáo

Trên cơ sở đề cương báo cáo đã được lãnh đạo phê duyệt và dựa vào các thông tin, tư liệu đã sưu tầm được để tiến hành viết báo.



d. Bước 4: Hoàn thiện báo cáo và trình lãnh đạo duyệt

Kết thúc giai đoạn viết báo cáo trên đây văn bản có thể được hoàn thành để trình lãnh đạo duyệt. Đối với những báo cáo quan trọng (báo cáo tổng kết năm hoặc 5 năm, 10 năm trở lên), người soạn báo cáo cần dựa vào dàn ý và cấu sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh rồi trình lãnh đạo phê duyệt.



4.2. Các bước trong viết báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết và báo cáo theo sự việc

4.2.1. Viết báo cáo sơ kết, tổng kết

a. Bước 1: Ban hành hướng dẫn về chủ trương sơ kết, tổng kết

Đối với các báo cáo sơ kết công tác: không có văn bản hướng dẫn vì các báo cáo này thường đơn giản hoặc đã được theo mẫu quy định.

Đối với các báo cáo tổng kết, cơ quan báo cáo cần ban hành văn bản hướng dẫn về chủ trương tổng kết công tác hoặc chủ trương tổng kết chuyên đề với các yêu cầu như: nội dung văn bản trình bày cụ thể những vấn đề, những số liệu phải báo cáo; những ưu điểm, khuyết điểm, những nguyên nhân của ưu điểm, khuyết điểm; những bài học kinh nghiệm; các tiêu chuẩn bình bầu danh hiệu thi đua; quy định thời gian hoàn thành báo cáo nộp lên cấp trên.



b. Bước 2: Thu thập thông tin, tư liệu để viết báo cáo

Các tư liệu và thông tin có thể được thu thập để viết báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết bao gồm:

(i) Các văn bản quy phạm pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức; hoặc các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến chuyên đề báo cáo;

(ii) Kế hoạch công tác năm của cơ quan, tổ chức hoặc kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

(iii) Các báo cáo sơ kết, tổng kết hoặc báo cáo chuyên đề của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi đến;

(iv) Tài liệu, số liệu do người viết báo cáo trực tiếp khảo sát thực tế thu thập được.



c. Bước 3: Xây dựng đề cương báo cáo sơ kết, tổng kết

Trên cơ sở văn bản hướng dẫn tổng kết của cơ quan, tổ chức cấp trên, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tình hình thực hiện hoạt động thực tế của cơ quan, tổ chức để xây dựng đề cương báo cáo. Đề cương báo cáo giúp người soạn thảo báo cáo trình bày nội dung chính xác, đầy đủ.

Xây dựng đề cương báo cáo tổng kết theo 3 phần: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận.



d. Bước 4: Viết tên và nội dung báo cáo

- Viết tên báo cáo: Đối với báo cáo sơ kết thì tên báo cáo gồm các mục: tên loại văn bản (báo cáo); nội dung báo cáo (sơ kết công tác); thời gian báo cáo (tháng hoặc quý). Đối với báo cáo tổng kết thì tên báo cáo phải ghi bổ sung thêm phương hướng công tác. Ví dụ: "Báo cáo tổng kết năm học 2012 - 2013 và phương hướng, nhiệm vụ năm học 2013 - 2014". Nếu là báo cáo tổng kết chuyên đề thì tên của báo cáo gồm ba thành phần: tên loại văn bản (báo cáo); nội dung báo cáo: (tổng kết + tên chuyên đề); thời gian: ( từ năm..đến năm..).

- Viết nội dung báo cáo: Báo cáo tổng kết năm và báo cáo tổng kết chuyên đề đều phải gồm ba phần: Mở đầu, nội dung và kết luận.

+ Phần mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện với những khó khăn, thuận lợi. Phần mở đầu phải trình bày được mục đích của báo cáo, giúp người đọc biết nội dung báo cáo sẽ giải quyết những vấn đề gì.

+ Phần nội dung: Tổng kết công tác đã thực hiện và phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.

Tổng kết công tác: Trình bày các kết quả đã đạt được trong việc thực hiện những chức năng, nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch được giao. Các kết quả đạt được phải thể hiện bằng số liệu cụ thể. Phân tích những kết quả đạt được trong việc thực hiện những chức năng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, kế hoạch. Mục đích của việc phân tích này là để người đọc, người nghe thấy được việc hoàn thành chỉ tiêu, kế hoạch cấp trên giao ở mức độ như thế nào (hoàn thành số lượng lớn kế hoạch, hoàn thành kế hoạch, hoàn thành vượt mức kế hoạch cấp trên giao). Để giải đáp được mục đích này, người viết báo cáo cần lập bảng so sánh để vấn đề được minh bạch, rõ ràng và mang lại sức thuyết phục. Mục đích thứ hai là, việc phân tích kết quả đạt được để mọi người thấy được sự tiến bộ, đi lên hay đi xuống của tổ chức đó. Để gải đáp được mục đích này người viết báo cáo phải lập bảng so sánh về các số liệu thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch năm nay so với một số năm cận kề trước đó.

Bài học kinh nghiệm: Trong nội dung báo cáo không thể thiếu mục bài học kinh nghiệm, là những điều được rút ra từ thực tiễn hoạt động, từ nguyên nhân của những thành công và sai lầm, thiếu sót đã nêu ở phần trên. Bài học kinh nghiệm là cái có ích để lại phục vụ cho công tác của những năm sau, truyền lại cho những người đi sau, phát huy, nhân rộng những bài học có ích, hạn chế những sai lầm, thiếu sót, khuyết điểm mà những người đi trước đã mắc phải.

Báo cáo kết quả về thi đua khen thưởng là một trong những mục quan trọng tiếp theo trong phần nội dung của báo cáo. Nội dung mục này trình bày các tiêu chuẩn và cách xét chọn các đơn vị và cá nhân đạt danh hiệu thi đua như: Lao động tiên tiến, chiến sỹ thi đua cơ sở, Chiến sỹ thi đua cấp ngành, Huân chương lao động, v.v..; Trình bày các mức thưởng, các danh hiệu thiddua và quyết định thi đua của thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Mục này công khai đánh giá kết quả công tác của các đơn vị, tổ chức và cá nhân, nhằm động viên đơn vị, tổ chức và cá nhân hoàn thành nhiệm vụ được giao

Phương hướng, nhiệm vụ công tác trong năm tới (hoặc những năm tới): Trong báo cáo tổng kết công tác hoặc báo cáo tổng kết chuyên đề thì phần này trình bày khái quát những nội dung chính công tác của năm tới hoặc thời gian tới về các vấn đề: (i) Các chỉ tiêu kế hoạch (được trình bày thành các đề mục căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của tổ chức mình và các chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao); (ii) Trình bày trọng tâm, trọng điểm công tác cần thực hiện trong năm tới; (iii) Các giải pháp chính để thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch nêu trên.

Phần kết luận: Đánh giá, tổng kết chung về kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức. phần kết luận phải nêu được hai vấn đề cơ bản: (i) Những kết quả chủ yếu thực hiện nhiệm vụ công tác năm qua và những kiến nghị với cơ quan, tổ chức cấp trên. Nội dung kiến nghị cần nêu những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan, tổ chức cấp trên như:



    • Cơ chế, chính sách, chế độ đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.

    • Hỗ trợ về tài chính, về dự án.

    • Hỗ trợ về khoa học - công nghệ, thiết bị máy móc vật tư,..

đ. Bước 5: Đóng góp ý kiến và hoàn thiện báo cáo sơ kết, tổng kết

Trường hợp của các báo cáo sơ kết, có thể không cần lấy hết ý kiến đóng góp của các đơn vị liên quan. Các số liệu chỉ ước tính mà không cần chính xác tuyệt đối. Đối với báo cáo tổng kết thì yêu cầu cao hơn. Báo cáo tổng kết công tác là văn bản quan trọng, đòi hỏi tính chính xác, công khai, minh bạch và dân chủ thì đòi hỏi cần có sự đóng góp ý kiến của những đơn vị, cá nhân có liên quan. Đối tượng đóng góp ý kiến cho báo cáo tổng kết là cán bộ chủ chốt của các đơn vị, cơ quan, tổ chức, những người có trình độ chuyên môn cao tham gia vào những công việc quan trọng của cơ quan, tổ chức.

Về quy trình, đơn vị chủ trì sẽ viết bản thảo báo cáo tổng kết, sau khi hoàn thành bản thảo, đơn vị chủ trì trình lên lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo có công văn yêu cầu góp ý kiến gửi đến các đối tượng đóng góp ý kiến. Đơn vị chủ trì viết báo cáo tổng kết có trách nhiệm tiếp thu, tập hợp các ý kiến đóng góp của các đơn vị và cá nhân liên quan, bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện báo cáo tổng kết. Việc đóng góp ý kiến thường rất nhiều vấn đề. Đơn vị chủ trì viết báo cáo tổng kết cần phải căn cứ vào mục đích, nội dung báo cáo để bổ sung những nội dung báo cáo còn thiếu, sửa chữa lại những nội dung số liệu trình bày chưa chính xác, sửa chữa lại những nhận định, đánh giá chủ quan về các thành tích và những hạn chế để hoàn thiện báo cáo tổng kết trình lãnh đạo để công bố tại hội nghị tổng kết.

4.2.2. Viết bản báo cáo về một sự việc

Trong quá trình hoạt động tại các cơ quan, tổ chức thường xảy ra những sự việc đột xuất, có thể là những sự cố ngoài ý muốn nhưng cũng có thể là những sự đột xuất mang nghĩa tích cực. Trong bất kỳ trường hợp nào làm xuất hiện những sự việc bất thường đều cần có những tác động tương xứng từ phía chủ thể quản lý. Mục đích của việc viết báo cáo về các sự việc, sự kiện là giúp cho cơ quan quản lý các cấp liên quan nắm được bản chất sự việc, sự kiện xảy ra để đề ra các chủ trương, biện pháp giải quyết một cách chính xác, hiệu quả. Đối tượng viết báo cáo sự việc là cơ quan, tổ chức được cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ thực hiện công việc đó. Nếu sự việc xảy ra có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức nào thì cơ quan, tổ chức đó phải viết báo cáo. Những cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền giao quản lý sự việc là nơi tiếp nhận báo cáo. Các bước báo cáo theo sự việc:



a. Bước 1. Thu thập thông tin, tư liệu

- Thông tin, tư liệu liên quan đến sự việc là cơ sở, bằng chứng, là căn cứ để trình bày báo cáo về sự việc đó. Mỗi sự việc đều có các mối liên hệ và các loại thông tin, tư liệu khác nhau. Vì vậy người viết báo cáo sự việc phải phân tích các mối quan hệ của sự việc để sưu tầm, thu thập đầy đủ và chính xác thông tin, tư liệu liên quan.

- Yêu cầu về thông tin, tư liệu:

+ Thông tin, tư liệu đó phải liên quan đến sự việc (thông tin, tư liệu trước lúc xảy ra, trong lúc xảy ra và sau khi xảy ra vụ việc);

+ Thông tin, tư liệu phải chính xác, trung thực: các nguồn thông tin có thể đến từ người dân, người tham gia sự việc, người chứng kiến, máy quay tự động, báo chí,… Do đó, có những thông tin, tư liệu có thể khách quan, phản ánh đúng sự việc nhưng cũng có thể thông tin, tư liệu mang tính thiên vị, bênh vực người nào đó, không khách quan. Điều đó đòi hỏi người viết báo cáo phải có trình độ phân tích, xử lý, chọn lọc thông tin chính xác.

- Các loại thông tin, tư liệu cần thu thập:

+ Tài liệu thành văn (các văn bản liên quan);

+ Lời khai của nhân chứng hoặc người tham gia sự việc, người bị hại;

+ Tài liệu ghi âm, ghi hình (máy móc tự động thực hiện);

+ Các bài báo cáo về sự việc của các tổ chức liên quan;

+ Văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến sự việc.



b. Bước 2: Viết báo cáo sự việc

- Viết tên gọi của báo cáo sự việc:

+ Tên gọi loại văn bản: (Báo cáo về việc..)

+ Tên loại sự việc xảy ra: (đình công, khiếu kiện, cháy nổ,..)

+ Tên địa điểm xảy ra sự việc.

+ Thời gian xảy ra sự việc: phút, giờ, ngày, tháng, năm. (nếu sự việc xảy ra nhanh thì bắt đầu bằng việc dùng phút, giờ; nếu xảy ra dài thì nghi bắt đầu tư ngày, tháng, năm).

- Viết nội dung báo cáo:

+ Mô tả tình tiết, diễn biến sự việc đã xảy ra, chỉ ro những hậu quả về người, về tài sản, về trật tự, trị an;

+ Đánh giá bước đầu về nguyên nhân dẫn đến vụ việc đó ( nếu có thể làm được);

+ Nêu rõ những biện pháp đã thực hiện nhằm giiair quyết vụ việc đó và tình hình thực tế sau khi áp dụng các biện pháp để giải quyết vụ việc đó;

+ Dự kiến những tình huống, những phản ứng, vụ việc có khả năng xảy ra tiếp theo và dự kiến những biện pháp có thể ngăn ngừa;

+ Xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên và đề nghị cấp trên hỗ trợ các điều kiện để khắc phục hậu quả hoặc ứng phó với những tình huống có thể tiếp tục xảy ra.

Sau khi hoàn thành bản thảo báo cáo sự việc, người viết báo cáo hoặc đơn vị chủ trì viết báo cáo trình hồ sơ báo cáo sự việc lên lãnh đạo cơ quan, tổ chức xem xét, phê duyệt và phát hành chính thức.

5. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VIẾT BÁO CÁO

5.1. Lỗi trình bày bản báo cáo

5.1.1. Cách đánh số

Đánh số thứ tự trong một bản báo cáo có vai trò quan trọng trong việc giúp người đọc nắm được cấu trúc của bài viết. Cách đánh số trong một bản báo cáo phải thống nhất theo một trình tự lớn, nhỏ nhất quán. Các lỗi thường gặp có thể là đánh số theo hình thức phân cấp (ví dụ: 2.1; 2.1.1.; 2.1.1.1,.. nhưng cũng chính trong báo cáo lại có mục 3.1, a.,..); Hoặc đánh số không theo thứ tự (số La Mã, số nguyên, chữ cái hoa,..). Trong một số trường hợp tại chương đầu viết theo số La Mã, chương sau lại đánh số theo chữ in hoa.

Một số báo cáo tạo ra một mục lớn nhưng sau đó lại chỉ tạo một mục con (ví dụ: Chương II có phần 2.1 nhưng lại không có phần 2.2). Giải pháp cho vấn đề này là nên dùng LaTeX hoặc chức năng Style của MicroSoft Word.

5.1.2. Hình ảnh, bảng biểu và công thức trong báo cáo

Hình ảnh, bảng biểu là những bằng chứng số liệu hoặc các hình ảnh minh họa cho những nhận định của báo cáo trở nên rõ ràng, minh bạch và thuyết phục người đọc. Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu và công thức cũng hay gặp các lỗi như không liên quan đến nội dung, không rõ ràng, không được giải thích,… Trong nhiều báo cáo, các bảng biểu, hình ảnh không đánh số dễ gây ra sự nhầm lẫn. Trong nhiều bản báo cáo kỹ thuật và khoa học đã không đặt tên cho các hình ảnh, bảng biểu và công thức, tạo ra những khó khăn cho việc tham khảo đến các tài liệu khác.

Các báo cáo thường có tham chiếu "xem hình bên dưới" và thừa khoảng nửa trang giấy do hình quá lớn phải sang mặt bên. Giải pháp ở đây là nên đánh số hoặc đặt tên các hình để viện dẫn"xem hình x". Sau đó có thể đưa hình vẽ, bảng biểu đến bất cứ vị trí nào thích hợp cho việc dàn trang.

Hình ảnh, bảng biểu và công thức khi đưa vào báo cáo nhiều khi không có tác dụng với nội dung vì nó không được giải thích. Nhiều báo cáo để bảng biểu, hình ảnh lấp đầy báo cáo, người đọc không hiểu hình ảnh, bảng biểu đó mô tả cái gì, muốn nói cái gì.

Trong nhiều trường hợp bảng biểu, hình ảnh được chụp từ các báo cáo khác hoặc lấy từ nguồn trên mạng nên chất lượng hình ảnh thấp, mờ, không thể đọc được hình. trong trường hợp này người viết báo cáo nên vẽ lại.

5.1.3. Lỗi sử dụng dấu câu và khoảng trắng

Có nhiều báo cáo đã viết đoạn quá dài mà không có dấu chấm câu. Trong nhiều báo cáo đã sử dụng tùy tiện hoặc thiếu khoảng trắng trong khi viết. Lưu ý khi sử dụng khoảng trắng là: (i) Đối với các dấu câu, sau dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm,… không được đặt khoảng trắng ở trước và sau dấu câu mà nên có dấu cách bình thường như đang viết một từ bất kỳ; (ii) Đối với dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép thì phía ngoài dấu ngoặc là một khoảng trắng, phía trong dấu ngoặc không có khoảng trắng.



5.1.4. Lỗi định dạng

Nhiều báo cáo bị lỗi về sử dụng font chữ: Font chữ thường được sử dụng để viết báo cáo là loại Serif và Time New Roman. Khi cần mô tả các đoạn mã nguồn phải sử dụng các loại font Monospace như Couirier New, Lucida Console hoặc Monaco (Trên Mac OS).



5.2. Lỗi ngôn ngữ, văn phong

Các lỗi thường gặp: sai lỗi chính tả, dùng từ không thích hợp trong các báo cáo khoa học kỹ thuật như dùng đại từ ngôi thứ nhất: tôi, ta, chúng tôi…, các từ cảm thán, từ địa phương, văn nói,… vào báo cáo. Cũng có trường hợp dùng từ lủng củng, ý không rõ ràng, ý trước mâu thuẫn với ý sau. Để khắc phục lối diễn đạt lan man, không rõ ý, người viết báo cáo nên nêu ra câu chủ đề. Các câu tiếp theo sẽ triển khai ý của câu chủ đề.



5.3. Lỗi nội dung

Có nhiều bản báo cáo đã không nêu bật được những công việc đã làm mà viết những vấn đề rất xa, không trọng tâm, rất ít liên quan đến tiêu đề của báo cáo. Do đó, trước khi viết báo cáo cần lập dàn ý chi tiết, sau đó dựa vào dàn ý đó để viết.



6. CÁC KỸ NĂNG CẦN RÈN LUYỆN

Viết báo cáo là một trong những hoạt động không thể thiếu trong quá trình quản lý tại các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan công quyền. Ý nghĩa của các báo cáo đem lại là ở tính thông tin của nó đối với quá trình ra quyết định của các cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, để có được một bản báo cáo tốt, người viết cần rèn luyện một số kỹ năng sau đây:



6.1. Kỹ năng nghe: Hiểu và đánh giá đúng mục đích, yêu cầu của vấn đề cần báo cáo theo sự chỉ đạo của lãnh đạo

6.2. Kỹ năng thu thập thông tin: Viết, ghi âm, thu thập tài liệu,… để có được nhiều thông tin liên quan đến vụ việc, nhất là các thông tin trái chiều nhau để làm cơ sở cho quá trình phân tích thông tin.

6.3. Kỹ năng phân tích và đánh giá thông tin: Người viết báo cáo nhận định vấn đề, đánh giá các thông tin thông qua việc phân tích mối quan hệ giữa các thông tin, tư liệu được cung cấp,đánh giá những mâu thuẫn giữa các thông tin, tư liệu thu thập được. Trong quá trình thu thập chứng cứ, thông tin, tư liệu có thể đến từ những chủ thể khác nhau nhưng có chung lợi ích hay đối kháng lợi ích. Từ những phân tích đó, người viết báo cáo có thể đưa ra những nhận định khách quan, chính xác.

6.4. Kỹ năng diễn đạt: Rèn luyện, học tập kinh nghiệm của các bản báo cáo đã đã phát hành có nội dung tương tự hoặc gần với nội dung báo cáo định viết. Hành văn trong báo cáo phải mạch lạc. Sử dụng văn phong hành chính thông dụng, không dùng các từ cầu kỳ, khoa trương. Trong khi viết báo cáo, cần rèn luyện tư duy khách quan và tránh dùng các từ mang tính chủ quan, một chiều.

6.5. Kỹ năng trình bày một bản báo cáo tốt: Nghiên cứu, rút kinh nghiệm về các lỗi trình bày thường gặp. Sau khi viết xong báo cáo có thể nhờ người có kinh nghiệm đọc lại và chỉ ra các lỗi. Người viết báo cáo cũng cần đọc lại nhiều lần để biên tập lại nội dung và kiểm tra các lỗi về hình thức trước khi trình lãnh đạo.

7. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

Báo cáo không phải là văn bản có tính pháp lý như văn bản quy phạm pháp luật, không mang tính cưỡng chế hay bắt buộc thực hiện nhưng báo cáo mang ý nghĩa thông tin quan trọng cho quá trình ra quyết định và tổ chức quản lý của các tổ chức, cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp. Do đó, xây dựng kế hoạch phát triển kỹ năng viết báo cáo là điều cần thiết. Việc xây dựng kế hoạch phát triển kỹ năng viết báo cáo cần được đặt ra đối với cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nhà nước và tư nhân, các cán bộ, công chức, nhân viên công ty và tổ chức phi chính phủ. Để xây dựng kế hoạch phát triển kỹ năng viết báo cáo, các chủ thể cần nhận thức đầy đủ các vấn đề sau:

- Nhìn nhận đúng vị trí, vai trò của báo cáo để tránh coi nhẹ hoạt động viết báo cáo, thực hiện viết báo cáo sơ sài, qua loa, mang tính đối phó hoặc lạm dụng báo cáo để phục vụ lợi ích riêng cơ quan, đơn vị, ngành mình;

- Thu hút nhiều người, nhiều đơn vị tham gia vào quá trình soạn thảo báo cáo để có cách đánh giá khách quan, chính xác về các vấn đề cần báo cáo;

- Tăng cường các khóa học để đào tạo, bồi dưỡng các kỹ năng thu thập, phân tích thông tin, trình bày văn bản cho cán bộ, công chức nhà nước và các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp có nhu cầu;

- Xây dựng bộ giáo trình chuẩn mực để giảng dạy và giúp người nghiên cứu có thể thực hiện tốt kỹ năng viết báo cáo cá nhân hay báo cáo của các tổ chức;

- Để tránh tùy tiện, lạm dụng và đối phó khi viết các báo cáo, Nhà nước cần ban hành các quy định để đảm bảo chất lượng của một bản báo cáo. Các vấn đề cơ bản cần quy định như (i) quy định về quy trình soạn thảo báo cáo và (ii) trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo cáo. Trong quy trình soạn thảo báo cáo cần phân biệt giữa quy trình soạn thảo báo cáo định kỳ với quy trình soạn thảo báo cáo đột xuất. Các quy định về chế độ trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo cáo phải ghi nhận các hình thức chế tài tùy theo mức độ vi phạm đối với tính trung thực của thông tin, tính đầy đủ của thông tin cũng như khi vi phạm về thời hạn báo cáo gây hậu quả bất lợi cho hoạt động quản lý.

PHẦN CÂU HỎI


  1. Phân tích các tiêu chí xác định một bản báo cáo có chất lượng tốt

2.Hãy xác định các nhân tố chi phối chất lượng của một bản báo cáo. Cho ví dụ minh họa.

3. Trình bày các bước viết báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết.

4. Quy trình ban hành một bản báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết

5. Theo anh/chị người viết báo cáo cần có các kỹ năng gì? tại sao?


BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

1.Hãy chỉ nhận xét, chỉ ra những lỗi trong bản báo cáo tổng kết năm học của Trường X

2.Tại đơn vị của bạn vừa qua có nhận được công văn của ngành về triển khai các hoạt động công đoàn. Hãy chọn loại báo cáo và viết báo cáo gửi cấp trên.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, Nxb. Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, 2008.

2. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004.

3. Nguyễn Văn Thâm: Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, Nxb. Chính trị quốc gia, Hà nội 2010.

4. Vương Thị Kim Thanh: Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản, Nhà xuất bản Trẻ, Hà nội 2006.

5. Lương Minh Việt: Giáo trình nghiệp vụ thư ký, Nxb. Hà Nội 2005.


Chuyên đề 16

KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN
1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN

1.1. Khái niệm, đặc điểm thu thập thông tin

1.1.1. Khái niệm

Thu thập nguyên nghĩa là tìm kiếm, góp nhặt và tập hợp lại. Thu thập thông tin là quá trình tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định.

Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước.

1.1.2. Đặc điểm

- Thu thập thông tin là hoạt động có tính mục đích. Quá trình thu thập thông tin phải giải đáp cụ thể các câu hỏi: Thông tin này thu thập để làm gì, phục vụ cho công việc gì, liên quan đến những khía cạnh nào của vấn đề?

- Thu thập thông tin có tính đa dạng về phương pháp, cách thức. Tùy theo yêu cầu về thông tin, nguồn lực mà có thể áp dụng các phương pháp, cách thức thu thập thông tin cho phù hợp;

- Thu thập thông tin có thể tìm kiếm từ các nguồn, kênh thông tin khác nhau. Mỗi kênh thông tin có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với mỗi loại thông tin cần thu thập. Việc lựa chọn nguồn thông tin thích hợp bảo đảm hiệu quả quá trình thu thập thông tin và chất lượng của thông tin;

- Thu thập thông tin là một quá trình liên tục, nhằm bổ sung, hoàn chỉnh thông tin cần thiết;

- Thu thập thông tin chịu tác động của nhiều nhân tố về kỹ năng thu thập thông tin, kỹ năng sử dụng các phương pháp, cách thức thu thập thông tin

- Thu thập thông tin là một khâu trong quá trình thông tin của một tổ chức. Thu thập thông tin gắn với yếu tố đầu vào của tổ chức. Thu thập thông tin không tách rời quá trình xử lý thông tin, nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động của tổ chức.

1.2. Khái niệm và đặc điểm xử lý thông tin

1.2.1. Khái niệm

Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc.

Xử lý thông tin là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác định. Đây là công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng thông tin, tránh sự quá tải, nhiễu thông tin.

Xử lý thông tin là việc sắp xếp, phân tích các dữ liệu có được theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác, khách quan nhằm cung cấp những cơ sở để xem xét, giải quyết một vấn đề.

Thông qua việc kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý chính xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh được tình hình, xác định đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động, từ đó đưa ra các giải pháp, phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành các văn bản thích hợp. Đây là khâu then chốt, phản ánh nội dung trọng tâm hoặc kết quả cần đạt tới của quy trình thông tin, bởi lẽ kết quả của nó là tạo lập những thông tin mới phục vụ trực tiếp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính điều đó làm cho hoạt động xử lý thông tin khác biệt với hoạt động lưu trữ, thư viện, bảo tàng, mặc dù trong mọi hoạt động này đều tiến hành công tác thu thập, xử lý, bảo quản và tổ chức sử dụng thông tin.

Trong thời đại ngày nay việc xử lý thông tin không chỉ được thực hiện bằng mỗi trí tuệ con người, mà còn được trợ giúp bởi nhiều thiết bị kỹ thuật ngày càng hiện đại và “thông minh hơn”. Điều đó cũng đòi hỏi, người xử lý thông tin phải đạt tới những trình độ nhất định và ngày càng phải tự hoàn thiện mình, nâng cao tri thức chuyên môn.



1.2.2. Đặc điểm

- Kết quả của việc xử lý thông tin trong yêu cầu hiện nay là phải góp phần tạo ra những quyết định đúng đắn và sự năng động của cơ quan, tổ chức trong cạnh tranh. Nó phải giúp cho các cấp quản lý đạt tới sự sáng tạo, dự báo vấn đề nảy sinh và giải quyết các vấn đề.

- Việc xử lý thông tin còn có khả năng tạo ra những thông tin mới hoặc bổ sung những thông tin mà trước đó chưa được biết đến.

- Chất lượng thông tin mà người xử lý cung cấp tới đối tượng tiếp nhận có thể bị tác động bởi nhiều yếu tố như trình độ, sự nhạy bén trong phân tích, thái độ khách quan....

- Để thông tin có thể hỗ trợ hiệu quả nhất trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thì việc xử lý thông tin phải đảm bảo các điều kiện sau:

- Tổ chức mạng lưới thông tin phù hợp để bổ sung cho nhau. Trong điều kiện hiện nay, khi các máy tính được kết nối mạng thì thông tin, số liệu phát sinh ở các phòng, ban cần được phản ánh về trung tâm xử lý dữ liệu, không để xảy ra chậm trễ, sai lệch, không ăn khớp với nhau;

- Nhân sự trong cơ quan phải hiểu công việc và nắm vững chu trình, mục đích xử lý thông tin. Muốn vậy, họ phải làm công việc của mình một cách nghiêm túc, gắn bó với êkíp trong cơ quan, đơn vị của mình.

2. VAI TRÒ CỦA THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN

2.1. Vai trò của thu thập, xử lý thông tin trong lập kế hoạch và ra quyết định

Thu thập và xử lý thông tin phục vụ trực tiếp cho quá trình lập kế hoạch và ra quyết định. Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý. Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin. Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn đề sau:

+ Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định

+ Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức

+ Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu.

+ Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý

Để lập kế hoạch và ra quyết định, thông tin quá khứ, thông tin hiện tại, thông tin dự báo cần phải được thu thập và xử lý, giúp nhận diện đúng bối cảnh tồn tại, các yếu tố tác động đến tổ chức, những vấn đề tổ chức cần đối mặt, nhận diện đúng đối tượng, điều kiện bảo đảm thực hiện của quyết định. Trong các hoạt động này, quá trình thu thập và xử lý thông tin có liên hệ với mật thiết với nhau. Thông tin thu thập thiếu sẽ không giúp nhận diện được bản chất, quy luật của vấn đề. Thông tin thu thập đầy đủ nhưng thiếu kỹ năng xử lý cũng sẽ làm giảm ý nghĩa của thông tin, không đem lại cơ sở khoa học vững chắc cho quá trình lập kế hoạch và ra quyết định.

2.2. Vai trò của thu thập và xử lý thông tin trong công tác tổ chức

Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, việc thu thập và xử lý thông tin có vai trò quan trọng ở các phương diện sau:

+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm và giao quyền

+ Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực

+ Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác

+ Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức



2.3. Vai trò của thu thập và xử lý thông tin trong công tác lãnh đạo, quản lý

Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thu thập và xử lý thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu quả các nội dung sau:

+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên

+ Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức

+ Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả

2.4. Vai trò của thu thập và xử lý thông tin trong công tác kiểm tra, giám sát

Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thu thập và xử lý thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu quả các nội dung sau:

+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên

+ Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức

+ Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả

3. KỸ NĂNG THU THẬP THÔNG TIN

3.1. Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin

- Mỗi tổ chức, cá nhân có nhu cầu khác nhau đối với vấn đề bảo đảm thông tin cho công việc của mình. Trong sự đa dạng của thông tin, việc xác định đúng nhu cầu thông tin sẽ giúp cho việc thu thập thông tin có trọng tâm, bảo đảm thu thập các thông tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải, thiếu các thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải quyết. Để xác định đúng nhu cầu bảo đảm thông tin cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, công việc phải giải quyết, đảm nhận hàng ngày. Khi xác định nhu cầu bảo đảm thông tin, cần phải trả lời đầy đủ các câu hỏi: Vấn đề đang giải quyết cần có những thông tin nào? Thông tin hiện có còn thiếu những nội dung gì? Những thông tin quan trọng nhất để xử lý vấn đề?

- Việc xác định nhu cầu thông tin của cá nhân cần được xác định gắn với nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức, phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của tổ chức. Những thông tin cần thiết cho công việc có thể đã được thu thập một phần hoặc toàn bộ trong hoạt động thực tiễn của cơ quan, đơn vị. Vì vậy, việc xác định nhu cầu thông tin gắn với nhu cầu thông tin của tổ chức sẽ tránh việc thu thập lại những thông tin đã có. Mặt khác, đặt việc xác định nhu cầu thông tin cá nhân trong mối tương quan với nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức để bảo đảm sự thông suốt của thông tin trong hoạt động của tổ chức.

- Việc xác định nhu cầu bảo đảm thông tin cần dựa trên các nguyên tắc cơ bản:

+ Nguyên tắc liên hệ ngược: Việc xác định nhu cầu thông tin liên quan đến vấn đề, công việc cần giải quyết cần phải được tiếp cận đa chiều, bảo đảm các chiều cạnh của thông tin liên quan đến vấn đề, không phải là thông tin giản đơn, một chiều.

+ Nguyên tắc đa dạng tương xứng: Việc xác định nhu cầu thông tin gắn với bản chất của vấn đề đang xử lý. Một vấn đề phức tạp không thể giải quyết bằng các thông tin đơn giản mà cần phải bảo đảm các thông tin phù hợp, cần thiết, tương ứng với mức độ phức tạp của vấn đề.

+ Nguyên tắc phân cấp bảo đảm thông tin: Nhu cầu thông tin ở mỗi cấp đối với mỗi vấn đề hoặc cùng một vấn đề có sự khác nhau. Việc xác định nhu cầu thông tin cần gắn với vị trí, công việc được phân giao giải quyết. Xác định đúng nhu cầu thông tin đối với cấp độ của chủ thể sử dụng thông tin sẽ giúp định hướng xác định thu thập thông tin cần thiết, tránh việc ôm đồm, thu thập những thông tin ngoài lề, không liên quan trực tiếp đến vị trí, công việc cần giải quyết.

+ Nguyên tắc hệ thống mở: Nhu cầu bảo đảm thông tin được tiếp cận theo cách tiếp cận mở, khai thác nhiều nguồn thông tin, không bó hẹp ở một nguồn thông tin. Việc xác định nhu cầu thông tin theo nguyên tắc mở nhằm tạo ra nguồn thông tin đa dạng, đa chiều giúp tiếp cận vấn đề toàn diện hơn.



3.2. Xác định các kênh và nguồn thông tin

Trên cơ sở xác định nhu cầu thông tin, việc xác đinh kênh và nguồn thu thập thông tin là bước tiếp theo của quá trình thu thập thông tin. Ở đây, chủ thể thu thập thông tin cần xác định rõ thông tin sẽ thu thập từ nguồn nào. Nguồn thông tin trên thực tế có thể phân loại theo những cách tiếp cận khác nhau nhưng tổng thể có thể được chia thành thông tin thứ cấp và sơ cấp. Thông tin thứ cấp là nguồn thông tin sẵn có từ các chủ thể khác cung cấp. Thông tin sơ cấp là thông tin mới, được thu thập thông qua các phương pháp, kỹ thuật nhất định.







Thu thập thông tin sơ cấp

Thu thập thông tin thứ cấp

Ưu điểm

- Việc thu thập phù hợp với mục đích sử dụng

- Phương pháp thu thập thông tin được kiểm soát và rõ ràng đối với chủ thể thu thập

- Giải đáp được những vấn đề thông tin thứ cấp không làm được


- Việc thu thập không tốn kém, thường có được từ các xuât bản phẩm

- Có thể thu thập nhanh chóng

- Thông tin thứ cấp đa dạng, có thể so sánh thông tin và quan điểm về cùng một vấn đề


Nhược điểm

- Đòi hỏi nhiều thời gian và chi phí lớn

- Có thể có những loại thông tin như thống kê không thu thập được

- Cách tiếp cận có tính chất hạn chế. Có những loại không thể thu thập được loại thông tin sơ cấp này.


- Là thông tin phong phú, đa dạng.

- Đáp ứng kịp thời cho quá trình thu thập và xử lý thông tin.

- Chi phí tương đối rẻ.

- Là thông tin có sẵn nên chỉ đúng một phần hoặc không đúng so với thời điểm hiện tại.





3.2.1. Thu thập thông tin qua nguồn thứ cấp

a. Thông tin các hồ sơ tài liệu, văn bản

Hồ sơ, văn bản tài liệu là một nguồn thông tin quan trọng trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Thông tin từ từ hồ sơ, tài liệu, văn bản rất đa dạng, gắn với hoạt động của cơ quan. Nguồn thông tin này có tính khả dụng cao. Trước mỗi vấn đề cần giải quyết, thông tin từ hồ sơ, tài liệu văn bản là một nguồn thông tin có giá trị, phục vụ trực tiếp cho quá trình ra quyết định. Để thu thập thông tin từ hồ sơ, tài liệu, văn bản có hiệu quả, quá trình thu thập nguồn thông tin cần chú ý đến các bước sau:

- Xác định thông tin cần thu thập để giải quyết vấn đề;

- Xem xét đối với vấn đề đó thì hồ sơ, tài liệu, văn bản nào có thông tin này?

- Xác định hồ sơ, tài liệu, văn bản được lưu trữ và quản lý ở đâu?

- Tiếp cận hồ sơ, tài liệu, văn bản và xác định những thông tin cần thiết phục vụ quá trình giải quyết công việc.

b. Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, internet và các phương tiện thông tin đại chúng khác

Sách báo, tạp chí, các phương tiện thông tin đại chúng là một nguồn thông tin quan trọng. Thông tin từ sách, tạp chí có tính chuyên sâu nhưng có thể có hạn chế về tính cập nhật. Thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng có tính cập nhật, đa dạng nhưng có thể có những yếu tố chưa được kiểm chứng đầy đủ đặc biệt là thông tin từ internet. Bên cạnh đó, các thông tin từ internet có thể có yếu tố bình luận, đánh giá, cảm nhận từ người đưa tin. Vì vậy, việc thu thập thông tin cần chú ý đến những đặc điểm này để loại bỏ những yếu tố cảm tính, tìm ra những yếu tố có ý nghĩa thông tin khách quan.

Việc khai thác thông tin từ sách báo, tạp chí và các phương tiện truyền thông cần bảo đảm các yêu cầu

- Bảo đảm tính chính xác và có độ tin cậy cao

Thông tin khoa học chính xác luôn là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất, bởi lẽ, nếu như chúng ta trích dẫn vào nguồn tài liệu tham khảo không chính xác sẽ dẫn đến những quan điểm nhận thức sai lầm. Chẳng hạn, hiện nay, trên mạng internet có rất nhiều blog cá nhân, trong đó, có nhiều blog cá nhân có những bài viết thể hiện quan điểm, cách nhìn nhận cá nhân đôi khi thiển cận và không khách quan, vậy chúng ta có nên trích dẫn những quan điểm này hay không? Vấn đề tiếp theo, trên mạng internet hiện nay có nhiều trang thông tin điện tử có tính chất “phản động”, có nhiều bài viết đi ngược lại chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật của Nhà nước, không phản ánh đúng bản chất sự việc…...

Để bảo đảm tính chính xác của thông tin thu thập từ sách, báo, tạp chí và các phương tiện thông tin đại chúng khi thu thập người viết có thể căn cứ vào những điều kiện sau:

+ Ấn phẩm đó được nhà nước thừa nhận, cho phép sử dụng, khai thác.

+ Nội dung các quan điểm chứa đựng trong tài liệu tham khảo phải phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật của Nhà nước;

+ Thông tin có cập nhật với thực tiễn, mức độ lạc hậu của thông tin



- Bảo đảm tính khách quan

Tính khách quan của tài liệu thứ cấp được thể hiện ở việc khi sử dụng nguồn thông tin này, tuyệt đối không được bóp méo, xuyên tạc nội dung của tài liệu thứ cấp mà phải tôn trọng tính chính xác của tài liệu thứ cấp.



- Bảo đảm tính pháp lý

Việc thu thập thông tin từ sách báo, tạp chí tuân theo các quy định của pháp luật như thu thập thông tin phải tuân thủ các quy định về bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, nghĩa là chỉ được sử dụng nguồn tài liệu tham khảo đó khi được phép của tác giả hoặc cơ quan quản lý.

Mạng internet có thể cung cấp thêm thông tin về nhiều vân đề được quan tâm, cả tin tức thời sự, dư luận xã hội, các dữ liệu có hệ thống và chính thức hoặc không chính thức, cả trong và ngoài nước. Trong đó:

+ Các website của chính phủ, các bộ ngành, địa phương, các tổ chức quốc tế liên quan… có thể cung cấp những thông tin chính thống.

+ Các blog cá nhân và mạng xã hội trưng bày nhiều thông tin đa dạng về dư luận xã hội.

+ Các phương tiện kỹ thuật số trên mạng cung cấp nhiều dữ liệu bằng hồ sơ chữ viết, bằng âm thanh, hình ảnh, video… làm tăng độ thuyết phục và độ tin cậy của thông tin.

Có thể tiến hành theo các bước:

+ Xác định chuyên đề của thông tin bằng một từ khóa cụ thể.

+ Chọn công cụ tìm kiếm

+ Tra từ khóa vào công cụ tìm kiếm để có được nhiều trang web có tư liệu liên quan.

+ Lướt web và lấy ra những dữ liệu cần thiết.

+ Bắt đầu quá trình xử lý, sắp xếp có hệ thống các dữ liệu có được để hình thành những thông tin liên quan.

Quá trình thu thập thông tin trên Internet cũng có thể thực hiện bằng việc truy cập trực tiếp vào những trang điện tử (website) mà chúng ta cho rằng có thể chứa những thông tin hoặc dữ liệu liên quan. Thu thập các dữ liệu hoặc thông tin và bắt đầu việc tổ chức, sắp xếp để cấu trúc các dữ liệu tạo thành những thông tin, và tiếp tục xử lý, hệ thống các thông tin có được. Tùy vào vốn ngoại ngữ mà có thể đến những trang điện tử (website) tiếng nước ngoài để thu thập dữ liệu và tìm kiếm thông tin. Kết quả này rất có lợi cho việc phân tích, đối chiêu với các thông tin tìm được trong nước.

d. Kỹ thuật thu thập thông tin thứ cấp

group 675

- Thu thập thông tin tổng quan và quá khứ: sử dụng sách là cần thiết

- Thu thập thông tin cập nhật và cụ thể hơn. Sử dụng các ấn phẩm xuất bản định kỳ;

- Thu thập thông tin chuyên sâu: sử dụng các báo cáo nghiên cứu, tài liệu hội thảo, các tài liệu và các bản đồ.

- Tập hợp và đánh giá kết quả thu thập thông tin: Đánh giá xem thông tin vừa thu thập được có thật sự liên quan và hữu ích hay không bằng cách đặt câu hỏi như thông tin này có đúng với mục tiêu đề ra không? Thông tin thu thập đã bao trùm hết các khía cạnh của chủ đề cần quan tâm? Thông tin có dễ hiểu?

3.2.2. Thu thập qua nguồn sơ cấp

a. Quan sát tại chỗ

Quan sát là một trong những phương pháp cụ thể cho việc thu thập thông tin cá biệt về một đối tượng nhất định. Quan sát để thu thập thông tin khác với quan sát thông thường ở chỗ hoạt động quan sát này có tính mục đích, được ghi lại, có kiểm tra tính ổn định và tính hiệu lực của kết quả thu nhận được.

Quan sát để thu thập thông tin bao gồm các hình thức quan sát khác nhau:

- Theo vị trí của người quan sát

+ Quan sát tham dự: Người quan sát trực tiếp tham dự vào các hoạt động cùng với những đối tượng được quan sát. Hoạt động tham dự để quan sát có nhiều mức độ khác nhau: Tham dự một phần hoặc nhập cuộc hoàn toàn.

+ Quan sát không tham dự: Người quan sát không tham dự vào các hoạt động cùng với những đối tượng được quan sát. Họ đứng ngoài cuộc và đơn thuần ghi lại những gì đang diễn ra. Do nhìn từ bên ngoài nên người quan sát khó khăn hơn trong việc muốn tìm hiểu những gì xảy ra đằng sau mỗi hành động của đối tượng được quan sát như: nguyên nhân, động cơ…

- Theo cách thức quan sát

+ Quan sát công khai: Đối tượng được quan sát biết rõ mình đang bị quan sát. Sự có mặt của người quan sát dù sao vẫn có ảnh hưởng (ít hay nhiều) đến đối tượng được quan sát. Do vậy, quan sát công khai có thể sẽ gây ra sự căng thẳng, mất tự nhiên cho đối tượng được quan sát. Có trường hợp quan sát công khai không đưa đến kết quả đúng như nó vốn có.

+ Quan sát bí mật: Đối tượng được quan sát không biết mình đang bị quan sát. Vì vậy quan sát bí mật có thể nó tạo ra khả năng nhận thức tốt hơn vì lúc đó các hành động, tình huống xảy ra tự nhiên, ít sai lệch hơn.

Tuy nhiên, cũng có những ý kiến đặt ra vấn đề vi phạm pháp luật, đạo đức trong một số trường hợp thực hiện quan sát bí mật và quan sát tham dự.



Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp quan sát:

- Ưu điểm

+ Quan sát là con đường ngắn nhất để tiếp cận trực tiếp với hiện thực;

+ Quan sát đem lại hình ảnh cụ thể, xác thực, sinh động;

+ Thông tin từ quan sát đem lại những dấu hiệu cần thiết để tiến tới thẩm định bản chất của sự kiện

- Nhược điểm

+ Hoạt động quan sát chịu ảnh hưởng của các yếu tố chủ quan. Hiện thực cuộc sống qua quan sát thường gắn với sự nhìn nhận, xem xét và trạng thái tâm lí của bản thân người quan sát;

+ Hoạt động quan sát bị giới hạn bởi thời gian, không gian:

+ Quan sát có khi chỉ thấy được biểu hiện bên ngoài chưa chắc đã đúng với bản chất của sự việc;

+ Thông tin quan sát có thể mang tính rời rạc, thiếu tính hệ thống.


Cách quan sát để đạt hiệu quả cao


- Quan sát để tìm ra ý nghĩa: Quan sát không chỉ là mô tả lại những gì nhìn thấy mà phải đi liền với sự phân tích, bình giá để tìm ra ý nghĩa, giá trị của chi tiết, sự kiện.

- Quan sát phải có suy luận, phán đoán: Quan sát không có nghĩa chỉ là nhìn, trông mà là thấy được sự vật, hiện tượng. Quan sát khác với hoạt động nhìn, trông vì quan sát có sự tham gia của hoạt động tư duy như: phân tích, tổng hợp, suy luận, phán đoán…

- Quan sát trong sự so sánh: so sánh những gì quan sát được ở sự vật, hiện tượng này với sự vật, hiện tượng khác hoặc so sánh với bản thân chúng trong các thời điểm, hoàn cảnh, giai đoạn… khác nhau để làm nổi bật nên những nét đặc sắc của chúng. Chính sự so sánh, đối chiếu này làm cho sự quan sát có chiều sâu hơn.

- Huy động các giác quan trong quan sát và thận trọng khi kết luận: Quan sát phải có sự tập trung, chú ý cao độ. Khi quan sát cần sử dụng các giác quan để nhận biết các đặc điểm, tính chất rất đa dạng của các sự vật, hiện tượng. Thiếu đi bất cứ một giác quan nào, chúng ta có thể bị trước một thuộc tính nào đó của sự vật.

- Lựa chọn thời điểm để quan sát bởi vì hoạt động quan sát chỉ thực hiện được trong thời gian, không gian và giai đoạn diễn tiến nhất định nào đó của sự kiện.

- Quan sát nên kết hợp với các phương pháp khác để đảm bảo độ tin cậy và cơ sở pháp lý cho thông tin đã thu thập.

Các bước quan sát thu thập thông tin

- Bước thứ nhất: Phải xác định được một cách sơ bộ khách thể của quan sát, cần chỉ ra những đặc trưng, các tình huống và những điều kiện hoạt động của đối tượng quan sát và những biến đổi của chúng. Cụ thể :

+ Cần phân chia khách thể quan sát thành những yếu tố theo những quy tắc logíc nhất định, mà nhờ đó có thể tái tạo lại khách thể từ các yếu tố đó.

+ Phải tạo lập hệ thống phân loại những sự kiện, những hiện tượng hợp thành tình huống quan sát phù hợp với mục nghiên cứu.

+ Trước khi bắt đầu quan sát cần phải xác định rõ ràng đối tượng quan sát, nghĩa là cần phải trả lời chắc chắn câu hỏi: Quan sát ai? Quan sát cái gì?

+ Cần phải phân chia khách thể quan sát mà mỗi người đi quan sát chịu trách nhiệm.

- Bước thứ hai: phải xác định được thời gian quan sát, địa điểm và thời điểm để thực hiện quan sát, thời gian và cách thức tiếp cận với đối tượng.

+ Tùy theo đối tượng được quan sát để thu thập thông tin mà ấn định thời gian, thời điểm quan sát cho phù hợp.

+ Thời điểm quan sát vào ngày giờ nào và địa diểm quan sát ở đâu cũng cần phải xác định cụ thể để quan sát đạt hiệu quả cao nhất. Việc xác định đúng thời điểm quan sát và địa điểm thực hiện quan sát cũng có ý nghĩa nhất định với chất lượng thông tin thu được, vì hành vi của con người có thể được thực hiện theo từng cách khác nhau ở những thời điểm, địa điểm khác nhau.

+ Cần chọn được thời điểm và địa điểm thực hiện quan sát mà ở đó đối tượng được quan sát có những hành vi thể hiện đựơc đầy đủ những đặc trưng, những khía cạnh, những giá trị phù hợp nhất với thông tin cần thu thập.

+ Xác định thời gian quan sát cũng cần căn cứ vào cách thức quan sát. Nếu là quan sát lặp thì khung thời gian cho quan sát cũng cần được chỉ ra xem đó là quan sát lặp lại đầy dặn theo chu kỳ thường xuyên hay đó là quan sát theo thời gian không đều đặn và chỉ gắn liền với những sự kiện đặc biệt nào đó.

- Bước thứ ba: lựa chọn cách thức quan sát.

Căn cứ vào nội dung quan sát, căn cứ vào từng đối tượng quan sát cụ thể và từng loại quan sát mà lựa chọn cho phương pháp cho phù hợp để thu thập thông tin.

- Bước thứ tư: tiến trình tiến trình quan sát thu thập thông tin

+ Trong mỗi một quan sát trước hết cần quan sát môi trường (bối cảnh) xung quanh đối tượng được quan sát, hay nói cách khác quan sát bầu không khí xã hội xung quanh đối tượng và mối quan hệ của đối tượng và môi trường đó, vai trò của đối tượng trong môi trường đó.

+ Tiến hành quan sát và ghi nhận những hành vi, biểu hiện, thay đổi của đối tượng được quan sát .

- Bước thứ năm: thực hiện việc ghi chép thông tin từ quan sát.

Tùy thuộc nghiên cứu có thể lựa chon một hoặc một số cách ghi chép sau;

+ Ghi chép công khai những người được quan sát

+ Ghi chép theo hồi tưởng.

+ Ghi chép vắn tắt.

+ Ghi chép theo các phiếu dùng để ghi thông tin có quan hệ đến đối tượng được quan sát.

+ Ghi theo biên bản như là một loại phiếu mở rộng (bảng hỏi).

+ Ghi theo dạng nhật ký những kết quả quan sát một cách có hệ thống tất cả những thông tin cần thiết.

+ Ghi bằng các phương tiện phim ảnh ghi âm..

- Bước thứ sáu: tiến hành kiểm tra.

Có thể có một số biện pháp kiểm tra việc quan sát như sau

+ Trò chuyện, trao đổi với những người có trong tình huống quan sát, hay người là chủ thể của những hành vi được quan sát.

+ Sử dụng những tài liệu có liên quan đến những sự kiện đó.

+ Bằng sự quan sát lại của những người quan sát khác có trình độ cao hơn

+ Bằng hình thức quan sát lại.
b. Phỏng vấn sâu

Nhìn dưới góc độ phương pháp, phỏng vấn là cuộc gặp gỡ, trao đổi, hỏi chuyện giữa nhà báo với một hoặc một nhóm đối tượng nhằm thu thập, khai thác thông tin phục vụ hoạt động sáng tạo tác phẩm báo chí nói chung.

Thông tin từ cuộc phỏng vấn có thể được sử dụng trong các thể loại: tin, phóng sự, điều tra, phỏng vấn… tuỳ theo mục đích của nhà báo

- Ưu điểm của phỏng vấn

+ Tái hiện được sự kiện xảy ra qua lời kể của các nhân chứng

+ Khách quan hoá thông tin

+ Tạo giá trị và mức độ tin cậy cao cho thông tin

+ Khám phá thế giới nội tâm của nhân vật

+ Tạo ra sự độc quyền về thông tin

1   ...   29   30   31   32   33   34   35   36   37


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2016
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương