BỘ NỘi vụ CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam

Báo cáo là văn bản dùng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương mới cho thích hợp.

- Báo cáo phải trung thực, khách quan, chính xác: Thực tế như thế nào thì viết như thế ấy, không thêm thắt, suy diễn. Người viết báo cáo không được che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào những chi tiết, số liệu không đúng trong thực tế.

- Báo cáo cụ thể, trọng tâm: Báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên và người có thẩm quyền trổng kết, đánh giá tình hình và ban hành các quyết định quản lý, vì vậy không được viết chung chung tràn lan, vụn vặt mà phải cụ thể và có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu của văn bản báo cáo cũng như yêu cầu của đối tượng cần nhận báo cáo.

- Báo cáo phải kịp thời, nhanh chóng: Mục đích chính của báo cáo là phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, phục vụ cho kinh doanh cho nên phải nhanh chóng và kịp thời.

Căn cứ vào nội dung, báo cáo được chia thành các loại sau:

- Báo cáo công tác: Gồm báo cáo sơ kết (báo cáo khi công việc còn tiếp tục thực hiện) và báo cáo tổng kết (báo cáo công việc qua một năm, đợt, nhiệm kỳ công tác).

- Báo cáo chuyên đề: Báo cáo đi sâu vào một vấn đề trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Mục đích của báo cáo chuyên đề là tổng hợp, phân tích, nhận xét và đề xuất giải pháp cho vấn đề được nêu trong báo cáo.

- Báo cáo chuyên môn: Báo cáo được thành lập theo yêu cầu của nganh hoặc cơ quan đơn vị sử dụng (như các loại báo cáo tài chính, thống kê, thuế..).

- Báo cáo chung: Báo cáo đề cập khái quát tất cả các mặt của toàn bộ vấn đề.

- Báo cáo thực tế: Báo cáo trình bày thực tế làm rõ một nhận định hoặc trình bày thực tế công tác đề xuất biện pháp giải quyết vấn đề.

5.4.4. Phương pháp soạn thảo

Báo cáo không có mẫu trình bày hay bố cục nhất định. Nếu báo cáo được viết theo mẫu quy định của cơ quan, đơn vị thì người soạn thảo chỉ cần thu thập dữ liệu rồi điền vào chỗ quy định. Nếu báo cáo không có mẫu thì phải tiến hành các bước sau:

- Xác minh mục đích của bản báo cáo theo yêu cầu của cấp trên hoặc do tính chất của công việc đang thực hiện quyết định.

- Thu thập dữ liệu cần báo cáo. Những dữ liệu này có thể lấy từ nhiều nguồn như từ việc khảo sát thực tế trong hoạt động của các phòng ban; từ số liệu qua báo cáo bằng văn bản của chính các phòng ban, đơn vị; từ ý kiến nhận định, phản hồi của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, của những người có liên quan, của báo chí…. Cần đối chiếu các thông tin đã thu thập được để kiểm chứng độ chính xác của các thông tin (ví dụ so sánh những thông tin thu thập được từ các tài liệu, báo cáo… với các thông tin thu thập được từ khảo sát thực tế).

- Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báo cáo.

- Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp trên.

c. Bước viết báo cáo

- Báo cáo sơ kết: kiểm điểm việc đã làm được, chưa làm được, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân, những biện pháp cần có để trực tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ còn lại.

- Báo cáo tổng kết: yêu cầu cũng như báo cáo sơ kết nhưng chi tiết hơn, cụ thể hơn, tổng hợp toàn bộ sự việc, nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành. Trên cơ sở đó đề ra phương hướng nhiệm vụ cho công việc sắp tới.

5.4.5. Cấu trúc của báo cáo

- Mở đầu: nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện (những khó khăn thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết quả thực hiện);

- Phần nội dung: kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, những nguyên nhân đánh giá phương hướng;

- Phần kêt thúc: nêu những mục tiêu, nhiệm vụ mới những biện pháp thực hiện, những kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ hỗ trợ của cấp trên.

Với những báo cáo quan trọng, người soạn thảo cần dựa trên để viết thành bản dự thảo báo cáo, sau đó tổ chức góp ý để điều chỉnh, sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh rồi trình lãnh đạo phê duyệt.

5.4.6. Mẫu báo cáo

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (1) ­ Số.../ BC - ....(2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ....(3)..., ngày ... tháng..... năm 200

BÁO CÁO

…… ........ ⁽⁴⁾................

Phần mở đầu

- Nêu đặc điểm tình hình.

- Nêu nhiệm vụ được giao.

- Nêu những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối kết quả việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

Phần nội dung:

- Kiểm điểm những việc đã làm được và những tồn tại (nêu cụ thể ).

- Đánh giá kết quả (cụ thể bằng ….% so với chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao).

- Nêu nguyên nhân.

Phần kết luận:

- Nêu mục tiêu, nhiệm vụ sắp tới.

- Nêu biện pháp thực hiện.

- Nêu những kiến nghị, đề xuất với cấp trên hay với cơ quan chức năng.