BỘ NỘi vụ CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam



tải về 3.18 Mb.
trang19/37
Chuyển đổi dữ liệu07.07.2016
Kích3.18 Mb.
1   ...   15   16   17   18   19   20   21   22   ...   37

Sơ đồ của ma trận quản lý thời gian

Khẩn cấp (Urgent): Những hoạt động này yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, nhưng thường liên kết với người khác hơn là vào mục tiêu của chúng ta.

Khẩn cấp và quan trọng (Urgent and Important): Các hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến giao dịch với các vấn đề quan trọng khi chúng ta phát sinh và đáp ứng cam kết quan trọng. Đó là những việc như tiếp công dân theo lịch hẹn, thiết bị gặp sự cố,… Nếu vì bối rối, không am hiểu và sắc bén trong mọi tình huống có thì có thể chúng ta phải mất khá nhiều thời gian để giải quyết. Giải quyết những công việc này thường khiến chúng ta tiêu tốn nhiều thời gian và dễ bị strees.

Quan trọng, nhưng không khẩn cấp (Important, but Not Urgent): Những thành công theo định hướng nhiệm vụ rất quan trọng để đạt được mục tiêu. Đây là những công việc chúng ta có thể dành nhiều thời gian và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao. Đó là những kế hoạch trong tương lai gần như đổi mới hoạt động, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, điều hành tổ chức… Những công việc này xem ra không cần sự vội vàng, gấp gáp, chúng ta có thể thực hiện một cách thư thả nhưng phải cẩn thận trong từng khâu, phải dồn mọi cố gắng và nỗ lực. Tỉ mỉ chính là yếu tố đòi hỏi đầu tiên từ nhà quản lý. Tiếp theo là thời gian đầu tư vào công việc tương đối nhiều. Qua loa và đại khái thì không thể thành công.

Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Urgen, but Not Important): Những việc vặt không phát triển đến những mục đích riêng của chúng ta. Đó là việc thông báo các văn bản ngày ngày, liệt kê những kế hoạch, tiếp nhận điện thoại… Những công việc này yêu cầu cần thực hiện nhanh chóng nhưng không mất quá nhiều thời gian và không thực sự quan trọng. Hãy trì hoãn chúng, cắt giảm chúng.

Không khẩn cấp và không quan trọng (Not Urgen And Not Important): Những gián đoạn tầm thường chỉ là sự phân tâm và nên tránh nếu có thể. Đó là việc không tham gia những cuộc họp ứng lương, cuộc họp dài và không có chủ đề chính. Đối với tính chất của các công việc này, điều đầu tiên người quản lý nên làm là đặt cho mình câu hỏi: “Nếu không làm nó thì liệu có vấn đề gì không?” Câu trả lời “Sẽ không phát sinh” thì có thể ung dung bỏ qua, để đỡ mất thời gian. Tuy nhiên, hãy cẩn thận không để không mắc sai lầm trong đánh giá những thứ như thời gian dành cho gia đình và các hoạt động giải trí (tưởng như không quan trọng).

Thông thường, một nhà quản lý luôn phải giải quyết rất nhiều việc trong một ngày. Tuy nhiên, không ít người cho rằng mình nên làm tốt những việc thứ yếu trước để lấy tinh thần động viên và tạo cảm hứng rồi sau đó mới bắt tay vào công việc quan trọng nhất. Đây rõ ràng là phương pháp sử dụng thời gian không hiệu quả.

Một công việc quan trọng luôn mất nhiều thời gian để suy ngẫm và giải quyết thỏa đáng, khi chúng ta mất đa số thời gian của ngày và tinh lực để làm những việc thứ yếu thì đến việc quan trọng nhất, chúng ta sẽ chịu những áp lực và sự mệt mỏi khó tìm ra ngay giải pháp tối ưu. Là một nhà quản lý thông minh, chúng ta cần khắc phục những điều này để cân bằng lại mọi phương pháp, nhận thức được tầm quan trọng của công việc. Chúng ta dồn mọi tâm trí và sự nhạy bén của mình vào công việc quan trọng, thời gian cũng thoải mái hơn và không bị ảnh hưởng bởi sự căng thẳng, do vậy, hiệu quả và hiệu suất của công việc cũng được tăng theo.

Các nhà quản lý rất dễ mắc phải những sai lầm như dùng tất cả thời gian trong ngày để lấp đầy mọi hoạt động, không dành thời gian nào cho những việc phát sinh ngoài ý muốn. Nếu có tình huống nảy sinh thì người quản lý không thể không tạm gác công việc theo kế hoạch của mình và buộc phải bắt tay vào những việc đó. Thời gian biểu thực hiện trong một ngày của chúng ta, vì thế, lại tăng thêm tần suất công việc, nặng nề hơn rất nhiều.

Công việc như một cuộc chạy marathon, luôn xoay chuyển không ngừng và không dừng lại giữa chừng, do đó, chúng ta nên thiết lập một kế hoạch tốt nhất cho mình, căn cứ theo tính chất công việc mà dành ra những khoảng “thời gian trống” để giải quyết những vấn đề phát sinh. Khoảng thời gian này nên dành để tăng cường giao lưu nhân viên, tìm hiểu và trò chuyện thân mật hơn với họ, suy nghĩ và tổng kết những được, mất trong công việc, đặc biệt nên “tặng” bản thân những phút nghỉ ngơi quý giá, để tăng thêm sức lực và sự minh mẫn.

Vậy chúng ta muốn công việc của mình nằm trong ô phần tư nào? Nếu chọn ô phần tư thứ nhất, chúng ta dễ lâm vào tình trạng căng thẳng (stress), kiệt sức vì làm quá nhiều việc và luôn trong tình trạng khủng hoảng, vì vậy, có thể chúng ta sẽ làm cả những công việc ngoài phạm vi chức năng của mình. Những người chỉ biết tập trung vào công việc trong ô số I thì ô số I của họ ngày càng phình to. Họ luôn căng thẳng, suốt ngày theo đuổi hết thời hạn này đến cơn khủng hoàng khác. Họ sẽ sử dụng 90% thời gian trong ô số I và 10% thời gian còn lại vì họ quá căng thẳng nên họ sẽ sử dụng hết trong ô số IV. Nếu chọn ô phần tư thứ ba, có lẽ chúng ta chỉ tập trung vào những công việc ngắn hạn, vụn vặt, mang tính sự vụ. Chúng ta sẽ không coi trọng mục tiêu, không lập kế hoạch, luôn luôn trong tình trạng thụ động. Các mối quan hệ được xây dựng hết sức hời hợt. Còn chọn ô phần tư thứ tư, có lẽ chúng ta thích vui chơi hơn là làm việc, chỉ nghĩ đến lợi ích của cá nhân chứ không phải tập thể vì vậy chỉ tiêu tốn thời gian mà thôi. Chúng ta sẽ trở thành những người vô trách nhiệm với công việc, với người khác và ngay với bản thân mình. Do vậy, muốn thành đạt thì người ta phải cố gắng giảm hoạt động trong ô số III và IV đến mức tối đa, phải biết từ chối những việc không quan trọng, bởi vì nếu thực hiện những việc không quan trọng, sẽ không còn thời gian và năng lượng để thực hiện những việc quan trọng.

Vậy có phải ô phần tư số 2 là sự lựa chọn? Nếu công việc nằm trong ô phần tư thứ hai, rõ ràng chúng ta sẽ có được rất nhiều lợi ích vì những công việc đó sẽ giúp nâng cao tầm nhìn, phát triển khả năng và tập cho chúng ta tính kỷ luật tốt. Ngoài ra nó còn giúp chúng ta cân bằng, sự sáng suốt, kỷ luật, tính tự chủ và hạn chế tối đa những “khủng hoảng”, những vấn đề đau đầu do công việc hay cuộc sống gây ra.

Tóm lại, để quản lý thời gian có hiệu quả, mỗi cá nhân cần nhận thức được tầm quan trọng của thời gian, nhận diện những yếu tố gây lãng phí thời gian đồng thời chủ động xây dựng kế hoạch quản lý thời gian của mình. Cho dù chọn sử dụng công cụ nào để quản lý thời gian thì cũng cần phải duy trì sự hài hòa giữa mục đích cuối cùng của cuộc đời với mục đích ngắn hạn, vai trò và thứ tự ưu tiên công việc; cần giữ thăng bằng trong cuộc sống; giữa công việc bận rộn vẫn cần phải chú ý đến những việc có ý nghĩa lâu dài như sức khỏe, tinh thần và quan hệ với mọi người. Con người quan trọng hơn công việc. Mục đích lập ra biểu là để phục vụ cho chính bản thân và duy trì quan hệ tốt đẹp với mọi người. Phục vụ con người mới là mục đích cuối cùng của quản lý thời gian.

2. HỌC CÁCH SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Để có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả, Martin Manser đã đưa ra một số kinh nghiệm đã được ông kiểm chứng như sau:



2.1. Hiểu về bản thân

Hiểu về bản thân liên quan đến cách chúng ta sử dụng thời gian của mình, như việc chúng ta xác định những gì chúng ta mong muốn trong cuộc sống, mục tiêu của chúng ta cũng như khi nào và làm cách nào chúng ta làm việc tốt nhất, điều đó sẽ giúp chúng ta hiểu được thứ tự ưu tiên chung của mình.

Chúng ta hãy tập trung vào những động lực thúc đẩy chúng ta làm việc, những điều chúng ta mong muốn đạt được và những thành tựu cá nhân có ý nghĩa với chúng ta. Trước khi bắt đầu nhìn vào cách chúng ta sử dụng thời gian ở nơi làm việc, việc nghĩ về cuộc sống của chúng ta trên phương diện rộng hơn sẽ rất có ý nghĩa. Chúng ta hãy đặt ra các câu hỏi: Chúng ta có một tầm nhìn rõ ràng cho cuộc sống của chính mình hay không? Điều gì khiến ta say mê nhất? Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta quyết định những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống và từ đó chúng ta sẽ lựa chọn cách sử dụng thời gian của mình. Lời khuyên của chuyên gia là: Hãy bắt đầu với một vài giấc mơ.

Tổng thống Barack Obama đã nói: “Việc chỉ đơn thuần tập trung cuộc sống vào kiếm tiền sẽ chỉ ra rằng bạn là một người nghèo tham vọng. Điều đó yêu cầu quá ít ở bản thân bạn. Và nó sẽ khiếm cho bạn cảm thấy không toại nguyện”.



- Nghĩ về những mục tiêu cá nhân

Mục tiêu cá nhân có thể liên quan đến công việc, cuộc sống trong gia đình hay ngoài xã hội của bạn. Chúng thậm chí có thể liên quan đến vai trò của bạn trong thế giới. Một khi chúng ta đã thiết lập mục tiêu của bản thân, chúng ta có thể lập kế hoạch để biến nó thành hiện thực.

Để thực hiện được những mục tiêu chính, chúng ta có thể chia chúng thành những bước nhỏ hơn để dễ thực hiện hơn.

Kết luận: Hãy xác định mục tiêu của bạn và suy nghĩ một cách sáng tạo về những khía cạnh khác nhau của chúng.

- Cần biết được khi nào bạn làm việc tốt nhất

Tất cả chúng ta, ai cũng đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Đó có thể là vào buổi sáng sớm, giữa giờ sáng sau khi thưởng thức một tách cà phê, sau bữa trưa hoặc vào buổi tối. Bạn nên làm công việc quan trọng nhất và khó khăn nhất khi bạn tỉnh táo nhất.

Khi tìm thời điểm bạn làm việc tốt nhất trong ngày, hãy nhớ rằng việc ăn một bữa quá no sẽ khiến cho cường độ làm việc của bạn chậm lại, do đó, bạn sẽ dễ mắc sai lầm hơn. Nên trân trọng khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình và không bao giờ sử dụng nó để thực hiện những nhiệm vụ không mang lại nhiều lợi ích.

+ Những con người của buổi sáng: Với rất nhiều người, thời gian tốt nhất trong ngày là vào buổi sáng, khi họ tỉnh táo nhất, có mức độ năng lượng cao nhất, do đó, họ làm việc tốt nhất, với họ: một giờ của buổi sáng có giá trị bằng hai giờ buổi tối; nếu bạn đánh mất một giờ của buổi sáng, bạn sẽ phải dành cả ngày để tìm lại nó.

+ Năng lượng trong suốt một tuần: Quy tắc trên cũng được áp dụng cho các ngày trong tuần. Nếu bạn làm việc tốt nhất vào thứ Hai và thứ Ba, hãy lập kế hoạch cho những cuộc họp mang tính thủ tục vào những ngày sau đó. Chẳng hạn như, xếp hàng vào lúc 8h sáng để đưa ô tô vào gara là một việc làm vô nghĩa đối với bạn nếu đó là khoảng thời gian mà năng lượng của bạn đang ở mức cao nhất. Nếu bạn có thể để việc này vào cuối ngày, khi công việc khó khăn nhất của bạn đã được hoàn thành thì mọi việc sẽ tốt đẹp hơn cho bạn. Việc tận dụng tối đa khoảng thời gian này sẽ giúp bạn tránh bị sao nhãng bởi tất cả những sự gián đoạn liên miên khiến bạn không thể hoàn thành những việc cần làm.

Kết luận: Bạn không nên sử dụng thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình vào những nhiệm vụ thông thường.

- Kiểm tra cách sử dụng thời gian

Một cách quan trọng để quản lý thời gian, đó là biết mình đang thực sự sử dụng quỹ thời gian của mình như thế nào. Có thể kiểm tra chính xác điều này bằng cách ghi lại từng chi tiết trong ngày.

Có hai cách để biết được bạn dành bao nhiêu thời gian cho những nhiệm vụ khác nhau: một là ước lượng, hai là ghi chép tỉ mỉ lại công việc đã làm. Cách thứ hai ưu việt hơn. Nếu làm điều đó trong một ngày, bạn sẽ có thể ngạc nhiên khi thấy rất nhiều nhiệm vụ đã tiêu tốn nhiều thời gian hơn ta thường nghĩ.

Bảng ghi chép như sau:



Mô tả

Thời gian bắt đầu

Thời gian kết thúc

Thời gian tính bằng phút

Ưu tiên

Với cột “Ưu tiên”, hãy lựa chọn mức độ từ 1 đến 5, với 1 là mức độ ưu tiên cao nhất và 5 là mức độ ưu tiên thấp nhất.

Hãy ghi chép chi tiết ở mức độ này chắc chắn sẽ bộc lộ những điều mà bạn chưa nhận thức được về ngày làm việc của mình. Chẳng hạn, nó có thể chứng tỏ rằng bạn tiêu tốn nhiều thời gian hơn cho việc đi lại hoặc làm những nhiệm vụ thường nhật, hoặc bạn dành ít thời gian hơn mức cần thiết cho việc lập kế hoạch hay suy nghĩ.

Khi ghi chép vào cột “Ưu tiên” cần lưu ý trả lời những câu hỏi sau:

+ Những nhiệm vụ nào là trung tâm với vai trò của bạn?

+ Những nhiệm vụ nào có thể ủy thác cho người khác?

+ Những nhiệm vụ nào có thể được thực hiện một cách hiệu quả hơn?

+ Những nhiệm vụ nào đáng ra bạn không nên làm ngay từ đầu?

Kết luận: Hãy tính toán thời gian bạn sử dụng cho những nhiệm vụ khác nhau và giá tiền theo giờ tính cả phụ phí.

- Kiểm soát cảm giác căng thẳng

Phần lớn chúng ta có quá nhiều áp lực. Khi áp lực ngày càng tăng, chúng ta tự cảm thấy bản thân không có khả năng ra quyết định, nên dường như chúng ta mất đi sự cân bằng trong cuộc sống. Vì thế, chúng ta trở nên thất vọng cho dù đã hết sức cố gắng, mọi công việc như dậm chân tại chỗ. Đôi khi chúng ta nghĩ mình quá bận để có thể có một kỳ nghỉ nên những cảm giác đó thường xuyên đến với bạn. Việc thực sự quan trọng mà bạn cần làm là tìm ra cách phù hợp để quản lý và giảm áp lực cho mình. Vậy chúng ta cần làm gì? Dưới đây là lời khuyên của chuyên gia:

+ Thường xuyên lên kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi: Sau khi bạn có một tuần làm việc bận rộn, bạn hãy cố gắng làm cho những ngày cuối tuần hoặc lịch trình làm việc của tuần sau đỡ bận hơn.

+ Học cách nói không: Đừng cố gắng kiểm soát mọi thứ trên đời, hãy lập cho mình những mục tiêu thực tế.

+ Lập kế hoạch cho kỳ nghỉ từ trước: Có người lập kế hoạch cho việc đi nghỉ cuối tuần cho sáu tuần một lần, làm như vậy dường như sẽ có một điều gì đó để chờ đợi.

+ Dành thời gian cho gia đình: Nếu cần thiết bạn nên lập kế hoạch để dành thời gian cho gia đình trong nhật ký của bạn.

+ Tìm kiếm sở thích mới hoặc tình nguyện giúp đỡ một số tổ chức vì cộng đồng ở địa phương, làm việc với mọi người sẽ giúp kéo bạn ra khỏi “vấn đề” của bạn.

+ Dành thời gian cho bạn bè, cả bạn cũ và bạn mới.

+ Phát triển khiếu hài hước, đó là một trong số những liều thuốc giải độc tốt nhất cho áp lực.

+ Tập thể dục như đi bộ, chạy, đi xe đạp, đi bơi hoặc khiêu vũ.

+ Thưởng thức hội họa hay âm nhạc.

Kết luận: Hãy nghĩ đến những phương pháp thực tế để giảm áp lực trong cuộc sống của chúng ta.

- Chuẩn bị cho sự thay đổi

Trong cả quãng đường đời chúng ta không thể không có lúc phải thay đổi công việc, nơi ở … Chúng ta phải xác định những gì chúng ta cần thay đổi để có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn. Song chúng ta có thiếu động lực để thay đổi không? Các chuyên gia đã đưa ra 8 kinh nghiệm giúp chúng ta trở nên quen thuộc hơn với ý tưởng về sự thay đổi trong cuộc sống của mình.

+ Thử những cách thức làm việc mới, vượt ra khỏi tâm lý “tôi vẫn luôn luôn làm việc đó theo cách thức của tôi”. Chúng ta có thể bắt đầu với một vài việc rất nhỏ, thiết lập những mục tiêu thực tế để tạo ra những điều chỉnh nhỏ chẳng hạn như đi một con đường khác đến chỗ làm việc. Ví dụ như bạn không xuống bến xe bus gần cơ quan bạn nhất, mà hãy xuống ở bến trước đó và đi bộ nốt đoạn đường còn lại để đến cơ quan. Nếu bạn có thể làm việc đó 2 lần một tuần, đó sẽ là một điểm khởi đầu.

+ Thừa nhận là bạn không biết mọi thứ, có chuyên gia cho rằng: “Người mạnh mẽ nhất là người dám thừa nhận những điểm yếu của mình”. Điều này có nghĩa là bạn sẽ lắng nghe nhiều hơn, thừa nhận sai lầm và sẵn sàng đón nhận những phản hồi cũng như rút ra bài học từ sai lầm.

+ Đặt nhiều câu hỏi hơn, hãy nhớ những mục đích cũng như mục tiêu cơ bản của bạn, và suy nghĩ một cách sáng tạo về cách đạt được nó.

+ Tiến lên từ những trải nghiệm trong quá khứ, hãy học từ quá khứ của bạn, song cũng đừng quá lo lắng về những sự kiện cụ thể.

+ Đừng sợ thất bại, nhà phát minh Thomas Edison từng nói: “Tôi không hề thất bại. Tôi chỉ tìm 10.000 cách làm sai thôi”.

+ Thường xuyên xem xét lại, việc này giúp bạn thẩm định lại mọi thứ có thể đem lại ưu thế cho bạn.

+ Đánh giá những mục tiêu, đây là một khía cạnh của việc thiết lập mục tiêu và nhờ nó bạn có thể nhìn thấy liệu mình có đang đi đúng hướng hay không.

+ Sử dụng bạn bè để giúp bạn thay đổi, hãy tập trung quanh mình những người bạn, những người mà bạn có thể chia sẻ mục tiêu và sự thất bại của mình. Cho phép họ giúp đỡ và hướng dẫn bạn khi cần thiết.

Kết luận: Chuẩn bị tâm thế cho những cách thức mới để thực hiện mọi công việc.

2.2. Hiểu về công việc

Cùng với việc hiểu được bạn thuộc kiểu người nào, bạn cần suy nghĩ một cách cụ thể về công việc của bạn. Bạn cần phải hiểu rõ về vai trò của mình và những trách nhiệm mà người khác mong muốn bạn hoàn thành. Chúng ta ai cũng có lúc cần được giúp đỡ để duy trì được sự tập trung vào tất cả các khía cạnh trong công việc của mình để dừng việc lảng tránh những công việc hàng ngày hoặc nhiệm vụ khó khăn, để có thể vượt qua được những động cơ không tích cực, để duy trì sự tập trung và ra những quyết định đúng đắn. Muốn đạt được điều đó, bạn cần:



- Làm rõ công việc của bạn

Dường như tất cả chúng ta, ai cũng quá bận rộn, nhưng việc dừng lại và tìm hiểu rõ ràng về công việc lại vô cùng quan trọng. Vì điều này sẽ giúp chúng ta có thể nghĩ xem làm thế nào để thực hiện một cách hiệu quả công việc của mình. Sau đây là những kinh nghiệm của chuyên gia:

+ Viết ra những mục đích chung nhất trong công việc của bạn, ví dụ như để giải quyết hiệu quả nhất công việc của công dân, tổ chức mỗi ngày.

+ Viết ra những lĩnh vực chính góp phần tạo ra mục đích chung trong công việc của bạn, chẳng hạn như quản lý, theo dõi số liệu thống kê, cung cấp dịch vụ công, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý hoạt động của nhân viên bằng cách thẩm định và gặp gỡ từng người.

+ Hãy viết ra những việc mà bạn phải làm để thực hiện sự hoàn thành công việc trong những lĩnh vực mà bạn đã liệt kê ở trên. Chẳng hạn như với lĩnh vực đào tạo và phát triển nhân viên; duy trì bảng phân công đào tạo và lên lịch đào tạo từng cá nhân, đặt lịch cho nhân viên để tham gia những buổi đào tạo bắt buộc.

+ Hãy nghĩ về cách bạn thực sự sử dụng thời gian của mình. Hãy xác định xem bạn đã dành bao nhiêu thời gian để hoàn thành mục đích chung của mình, những việc làm mà bạn đã liệt kê và những hoạt động thực sự. Điều gì bạn không muốn làm? Điều gì bạn muốn làm? Như vậy, hy vọng bạn đang dành phần lớn thời gian của mình theo cách này, thay vì cho những công việc hành chính chung chung (trừ phi nó là công việc của bạn).

+ Nếu bạn thuộc một nhóm, hãy nắm rõ công việc, các làm việc và hoạt động của bạn phù hợp như thế nào với những điều đó ở các thành viên khác của nhóm bạn, lãnh đạo nhóm?

+ Thường xuyên xem xét lại 4 điểm đầu tiên với nhà quản lý của bạn và tại các buổi nhận xét về bạn. Những cuộc họp như thế sẽ là những dịp hữu ích để bạn xem xét, chẳng hạn như, điều gì khiến bạn chưa hoàn thành mục đích chính của mình và khám phá ra bạn đang đi chệch hướng ở đâu trong những lĩnh vực và hoạt động khác.



Bài thực hành: Hãy suy nghĩ về đơn vị của bạn. Bạn có chắc chắn là mình biết rõ công việc, lĩnh vực và những hoạt động của bạn phù hợp như thế nào với những điều đó của đồng nghiệp hay không? Bạn có mơ hồ về những việc đồng nghiệp của bạn làm hay không?

Kết luận: Hãy chắc chắn là bạn thực sự dành phần lớn thời gian cho phần chính trong công việc của bạn.

- Không né tránh công việc

Nếu bạn có thể thuộc kiểu người thường xuyên né tránh những nhiệm vụ nhàm chán hoặc khó khăn. Càng trì hoãn thực hiện một nhiệm vụ, bạn càng kháng cự nó nhiều hơn, do vậy, bạn càng gặp nhiều khó khăn để có thể hoàn thành nhiệm vụ đó hơn. Có thể bạn tránh một nhiệm vụ vì nhiều lý do khác nhau như công việc quá chán hoặc mang tính thủ tục, công việc không có thời gian hoàn thành, mục tiêu không rõ ràng, hoặc đơn giản là bạn có quá nhiều việc để làm đến mức không biết phải bắt đầu từ đâu hoặc bạn có thể sợ thất bại hay bị bác bỏ nếu không làm tốt công việc. Trong một số hoàn cảnh cụ thể, việc ra quyết định không đảm nhận nhiệm vụ là đúng như khi bạn cần phải thu thập tất cả mọi thông tin hoặc cần thời gian để suy nghĩ. Nhưng trong rất nhiều hoàn cảnh khác, chung quy chỉ là trì hoãn làm việc gì đó. Để phá vỡ rào cản của sự trì hoãn kéo dài, lời khuyên của chuyên gia như sau:

+ Hãy chia một nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ, dễ quản lý hơn, sau đó giải quyết một phần, không nhất thiết phải là phần đầu tiên. Thực tế là khi hoàn thành một phần nhỏ, bạn sẽ cảm thấy tốt hơn trước toàn bộ nhiệm vụ.

+ Bắt đầu thực hiện phần khó nhất. Làm việc này trong khoảng thời gian nhiều năng lượng và hoạt động hiệu quả nhất của bạn.

+ Sau khi thực sự hoàn thành một nhiệm vụ, tự trao cho mình một phần thưởng.

+ Làm những công việc hàng ngày trong khoảng thời gian bạn làm việc kém hiệu quả nhất hoặc trong những quãng nghỉ sau khi thực hiện những nhiệm vụ cần độ tập trung cao.



Kết luận: Bạn có thể trì hoãn, nhưng thời gian thì không, và thời gian đã mất đi thì sẽ không thể lấy lại được. Sự trì hoãn cuối cùng sẽ làm cho công việc trở nên khó khăn hơn.

- Giữ tập trung

Bạn cần phải thiết lập cho bản thân những mục tiêu thực tế mà qua đó, bạn có thể sử dụng những kỹ năng của mình và giúp cho công việc của bạn trôi chảy. Nếu muốn, bạn có thể sử dụng phần thưởng để nhấn mạnh ý nghĩa của thành công. Sau đây là kinh nghiệm của chuyên gia:

+ Thiết lập cho bản thân bạn một mục tiêu, mục tiêu này phải mang tính kích thích và đòi hỏi sự nỗ lực ở bạn, song nó cũng không nên quá khắt khe hay phi thực tế.

+ Hướng tới một nhiệm vụ. Mục tiêu của bạn phải là hoàn thành một nhiệm vụ thay vì đơn giản là lấp đầy thời gian, vì vậy hãy tự nói với bản thân: “Tôi muốn có được tất cả số liệu thống kê về thủ tục hành chính vào lúc ba giờ chiều” thay vì: “Tôi sẽ dành một giờ để thu thập số liệu thống kê về thủ tục hành chính của cơ quan và xem xem tôi có thể làm được tới đâu”.

+ Định ra một khoảng thời gian. Điều này sẽ rất tốt nếu bạn hướng tới những nhiệm vụ cần khoảng từ 30 đến 90 phút để hoàn thành. Các nhiệm vụ cần thời gian hoàn thành ngắn hơn sẽ không đủ tính thử thách và các nhiệm vụ cần nhiều thời gian để hoàn thành thì lại phi thực tế.

+ Bị gián đoạn và thiết lập trở lại. Nếu bị gián đoạn, hãy ghi chú vắn tắt bạn đã làm công việc của mình đến đâu, như vậy, bạn có thể tiếp tục lại một cách dễ dàng hơn. Nếu bạn gặp khó khăn không khắc phục được khiến quá trình buộc phải dừng lại, hãy lập một mục tiêu nhỏ hơn và suy nghĩ một cách sáng tạo về một cách tiếp cận khác với vấn đề khó khăn. Hoặc thực hiện một phần khác của nhiệm vụ và trở lại với con đường khó khăn đó sau.



Bài tập thực hành: Viết ra các nhiệm vụ cần phải thực hiện khi bạn theo học một lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước (chương trình chuyên viên).

Kết luận: Lập mục tiêu để hoàn thành nhiệm vụ thay vì chỉ đơn giản là lấp đầy một khoảng thời gian.

- Nâng cao khả năng ra quyết định

Theo một cách nào đó, tất cả chúng ta vẫn liên tục phải ra các quyết định trong cuộc sống, đơn giản như mặc gì, ăn gì mỗi ngày… nhưng có thể sẽ khó khăn hơn khi phải ra các quyết định quan trọng hơn. Kinh nghiệm của chuyên gia cho thấy, nếu có quá nhiều lựa chọn, hãy lọc ra những lựa chọn quan trọng nhất, và tự đặt câu hỏi cho bản thân như:

+ Đâu là ưu điểm và nhược điểm của mỗi lựa chọn? Bạn có thể cần phải chú trọng hơn đến một số ưu, nhược điểm để lựa chọn con đường đi tiếp.

+ Tác động của mỗi lựa chọn là gì? Chẳng hạn như lựa chọn lựa chọn một công việc mới có thể có nghĩa là phải đi làm xa nhà nhiều tuần và kết quả là lựa chọn đó sẽ có ảnh hưởng nghiêm trọng đến cuộc sống gia đình bạn.

+ Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không ra được bất cứ quyết định nào? Việc đó có liên hệ như thế nào với việc hoàn thành mục tiêu của bạn?

+ Kế hoạch thời gian để ra một quyết định là gì? Chẳng hạn, nếu bạn báo cáo về quyết định của mình trong một cuộc họp, hãy dành thời gian để viết báo cáo. Nếu chưa có một kế hoạch cụ thể, hãy tự đặt kế hoạch cho mình và thực hiện theo.

+ Tôi có thể xin lời khuyên từ ai cho vấn đề của tôi? Sẽ là lý tưởng nếu bạn xin lời khuyên từ ai đó có nhiều kinh nghiệm hơn bạn, nhưng bất cứ người bạn tốt nào cũng có thể làm việc giống như một “quân sư”. Bạn đừng quên kinh nghiệm này.

+ Có nên suy nghĩ vượt ra ngoài giới hạn thông thường? Hãy sáng tạo và giầu tưởng tượng trong việc suy nghĩ về những giải pháp có thể thực hiện. Có thể sẽ hữu ích nếu bạn thử thả lỏng, ngừng nghĩ về việc buộc phải ra quyết định để tập trung vào bức tranh lớn hơn tại điểm này.

+ Đừng bỏ qua bản năng của bạn, trực giác của bạn phản ứng như thế nào với những lựa chọn khác nhau mà bạn đang đối mặt?

Kết luận: Trong khi tìm cách ra quyết định, hãy suy nghĩ thật logic, nhưng cũng đừng quên cân nhắc những gì bản năng bạn đang mách bảo.

- Hãy linh động hơn về nơi làm việc

Nếu có thể làm việc tại nhà dù chỉ là thỉnh thoảng, rất có thể bạn sẽ làm được thêm nhiều việc nữa. Bạn sẽ có khả năng làm việc linh động và kiểm soát kế hoạch làm việc của bạn mà không có ai kiểm tra bạn. Hãy học cách sử dụng thời gian của bạn ở bất cứ nơi nào. Chẳng hạn như: nếu bạn thường xuyên phải di chuyển bằng tàu hỏa hoặc máy bay, hãy lập kế hoạch mang theo công việc của mình để bạn có thể làm việc trong khi di chuyển. Nếu làm việc tại nhà trong một số ngày cụ thể, bạn sẽ nhận thấy rằng bạn có thể hoàn thành công việc giấy tờ một cách hiệu quả hoặc có thời gian để suy nghĩ sáng tạo mà không bị mất tập trung. Nếu thường xuyên làm việc ở nhà, lời khuyên của chuyên gia như sau:

+ Có kỷ luật: Lập thời gian biểu rõ ràng về thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc. Không quên lập kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi trong thời gian biểu của bạn.

+ Thiết lập hệ thống hỗ trợ của riêng bạn. Ở nơi làm việc bạn có thể nói chuyện với đồng nghiệp. Ở nhà bạn chỉ có một mình. Do đó, bạn cần phải chủ động lập kế hoạch gặp gỡ bạn bè.

+ Tránh mất tập trung, hãy nói với bạn bè và gia đình là bạn đang làm việc và đừng để bạn mất tập trung. Một số người sẽ nghe lời, một số sẽ không, còn bạn, bạn cần thiết lập ranh giới rõ ràng.

+ Tìm kiếm sự giúp đỡ của các chuyên gia. Bạn luôn cần sự giúp đỡ của các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống.



Kết luận: Đôi khi làm việc tại nhà có thể có nghĩa là bạn làm được nhiều việc hơn.
1   ...   15   16   17   18   19   20   21   22   ...   37


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2016
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương