BỘ NỘi vụ CỘng hòa xã HỘi chủ nghĩa việt nam



tải về 3.18 Mb.
trang18/37
Chuyển đổi dữ liệu07.07.2016
Kích3.18 Mb.
1   ...   14   15   16   17   18   19   20   21   ...   37

4. MỘT SỐ MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC THEO NGÀNH, THEO LÃNH THỔ CỦA CÁC NƯỚC TRONG KHU VỰC VÀ THẾ GIỚI

4.1. Một vài mô hình tổ chức bộ máy quản lý nhà nước theo ngành và lãnh thổ của các nước khu vực

Tổ chức bộ máy quản lý nhà nước theo ngành và lãnh thổ của các nước cũng như Việt Nam đều dựa trên nguyên tắc chung là ngành vừa mang chất chung, thống nhất một số nội dung trên toàn bộ lãnh thổ; nhưng đồng thời vấn đề ngành xảy ra trên từng lãnh thổ với điều kiện chính trị - kinh tế - văn hóa - xã hội khác nhau đòi hỏi phải có một cách quản lý khác nhau. Quản lý nhà nước ngành kết hợp với điều kiện lãnh thổ chính là đòi hỏi tất yếu để quản lý nhà nước các vấn đề ngành có hiệu quả trên từng lãnh thổ. Không có mô hình chung.



4.1.1. Một số nước ASEAN

ASEAN là cộng đồng 10 quốc gia độc lập liên kết lại với nhau trên nguyên tắc đồng thuận. Nhưng mỗi quốc gia có những nét đặc trưng riêng cả về chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội. Do đó, mô hình tổ chức bộ máy quản lý nhà nước ngành và lãnh thổ không giống nhau.

Singapore là một nhà nước thành phố. Do đó, không tổ chức chính quyền địa phương hay khái niệm quản lý lãnh thổ gắn với quản lý ngành của chính phủ trung ương mà thực chất chỉ có một chính phủ.

Malaysia là một nhà nước liên bang, nhưng có 9 bang theo chế độ quân chủ (có vua) và nhà nước cũng có vua mang tính luân phiên giữa 9 bang. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhà nước theo ngành và phân chia lãnh thổ và quản lý các vấn đề ngành trên lãnh thổ vừa mang tính tập trung thống nhất, nhưng lại có tính của bang.

Indonesia là nhà nước với hơn 14.000 đảo lớn nhỏ khác nhau. Cách thức tổ chức lãnh thổ vừa mang tính chung những có những nét riêng. 5 tỉnh trong số 33 tỉnh có những quyền tự trị riêng. Chính phủ với các bộ ngành cũng phân chia theo nguyên tắc chung.

Thái Lan có cách thức tổ chức khác với nhiều nước cũng như Campuchia là quân chủ lập hiến. Cách phân chia lãnh thổ và quản lý các vấn đề trên lãnh thổ cũng mang tính phân cấp.

Mỗi quốc gia đều có mô hình tổ chức bộ máy quản lý nhà nước theo ngành (trung ương) và theo lãnh thổ (ngành trên địa bàn lãnh thổ) không giống nhau. Nhưng nguyên tắc chung là mỗi một đơn vị hành chính lãnh thổ theo luật định, bên cạnh những nguyên tắc quản lý các vấn đề ngành mang tính chất chung, thống nhất thì nhiều vấn đề ngành để lại cho chính quyền địa phương được quyền quyết định dựa trên mức độ phân quyền khác nhau.

4.1.2. Mô hình các nước Đông Bắc Á (Trung Quốc, Hàn Quốc và Nhật Bản)

Ba nước Đông Bắc Á có ba thể chế chính trị hoàn toàn khác nhau và do đó cách thức tổ chức bộ máy quản lý nhà nước ngành (trung ương) và quản lý lãnh thổ (các vấn đề ngành trên từng địa bàn lãnh thổ) không giống nhau.

Trung Quốc là nhà nước đặt dưới sự lãnh đạo duy nhất của Đảng Cộng sản Trung Quốc. Trong khi đó, Hàn Quốc và Nhật Bản có chế độ chính trị đa đảng. Các đảng thay nhau cầm quyền và do đó tạo ra bộ máy quản lý nhà nước các vấn đề ngành (trung ương) mang dấu ấn của đảng cầm quyền. Do đó, danh sách các bộ quản lý theo ngành thay đổi theo từng giai đoạn khác nhau. Tuy nhiên, một số ngành mang tính phổ biến, thống nhất ít khi thay đổi.

Phân chia địa giới hành chính theo lãnh thổ ít phụ thuộc vào thể chế chính trị. Tuy nhiên, cách thức hoạt động quản lý nhà nước các vấn đề ngành trên lãnh thổ phụ thuộc vào mức độ phân quyền. Nhật Bản và Hàn Quốc mức độ phân quyền cho chính quyền địa phương lớn và có những đạo luật về phân quyền. Trung Quốc trong giai đoạn cải cách cũng đã thực hiện một số nội dung trao quyền cho địa phương.



4.1.3. Một vài mô hình lựa chọn châu Âu, châu Mỹ

Các nước châu Âu và châu Mỹ cũng có những cách thức tổ chức bộ máy quản lý nhà nước các vấn đề ngành và vấn đề ngành theo lãnh thổ khác nhau. Châu Âu đang theo xu hướng gia tăng tính tự quản của địa phương trong hoạt động quản lý nhà nước các vấn đề (ngành, lĩnh vực) trên địa bàn lãnh thổ theo điều kiện địa phương75.

Tuy nhiên, mỗi một quốc gia đều có những cách thức thành lập các cơ quan quản lý nhà nước mang tính chuyên ngành (trung ương) cũng như cách phân chia lãnh thổ và thành lập chính quyền địa phương. Cộng hòa Pháp có cách phân chia lãnh thổ theo các đơn vị hành chính. Nhưng chỉ có 3 cấp hành chính là thực sự có quyền tự quản các vấn đề địa phương thông qua hội đồng địa phương; hai loại đơn vị hành chính không có hội đồng, hoạt động quản lý nhà nước của họ mang tính ủy quyền.

Các nước theo chế độ liên bang nhưng khác nhau về cách thức trao quyền cho các bang và do đó, xét trên một nghĩa nhất định quản lý nhà nước các vấn đề ngành và quản lý các vấn đề lãnh thổ đều do pháp luật liên bang và bang quy định.

Có thể có những vấn đề chỉ tổn tại ở một số vùng lãnh thổ; không có những vùng lãnh thổ khác, chính phủ chỉ đưa ra những định hướng và trao quyền đầy đủ cho chính quyền đơn vị hành chính lãnh thổ quản lý.
CÂU HỎI THẢO LUẬN

1. Phân ngành kinh tế theo văn bản pháp luật và ý nghĩa của nó.

2. Phân ngành trong việc tổ chức bộ máy hành chính nhà nước (bộ, cơ quan ngang bộ) có ý nghĩa gì?

3. Những vấn đề đặt ra về phân ngành quản lý ở địa phương.

4. Tổ chức bộ máy các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện và tỉnh hiện nay theo mô hình ngành hay tự quản?

5. Phân chia vùng kinh tế có liên quan gì đến phân chia địa giới hành chính.

6. Việc phân chia địa giới hành chính hiện nay có điều gì cần quan tâm?

7. Ủy ban nhân dân huyện, tỉnh là cơ quan quản lý ngành hay lãnh thổ?



TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Hiến pháp các năm: 1946; 1959; 1980 và 1992.

2. Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001.

3. Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban Nhân dân năm 1994.

4. Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban Nhân dân năm 2003.

5. Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá X

6. Tiêu chuẩn phân loại các ngành sản xuất toàn cầu - Global Industry Classification Standard (Global Industry Classification Standard (GICS).

7. Phân ngành chuẩn quốc tế ISIC.

8. Quyết định Hệ thống ngành kinh tế quốc dân 1993 (VSIC 1993).

9. Quyết định Hệ thống ngành kinh tế quốc dân 2007 (VSIC 2007).

10. Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ.

11. Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 04 năm 2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ.

12. Cải cách chính quyền địa phương, NXB Chính trị Quốc gia, Vụ chính quyền địa phương, Bộ Nội vụ.

13. Phạm Hồng Thái, Một số vấn đề về phân chia đơn vị hành chính - lãnh thổ, Khoa Luật, Đại học Quốc gia Hà Nội.

14. Quản trị nhà nước cấp địa phương. World Bank.

15. Các loại Giáo trình của Học viện Hành chính có liên quan (cung cấp cho giảng viên).



Chuyên đề báo cáo

THỰC TIỄN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

THEO NGÀNH/LĨNH VỰC VÀ LÃNH THỔ Ở VIỆT NAM

I. MỤC ĐÍCH

Chuyên đề báo cáo giúp học viên có thể đánh giá một cách sát thực, toàn diện thực tiễn quản lý hành chính nhà nước theo ngành/lĩnh vực và vùng lãnh thổ.



II. YÊU CẦU

1. Đối với Ban tổ chức lớp học

- Cần lựa chọn nội dung chuyên đề báo cáo phù hợp với đối tượng học viên của từng lớp.

- Yêu cầu báo cáo viên chuẩn bị nội dung và xây dựng kế hoạch cụ thể.

2. Đối với Báo cáo viên

- Báo cáo viên trình bày chuyên đề có thể gồm: Lãnh đạo địa phương, lãnh đạo Bộ, ngành, nhà khoa học, giảng viên của Học viện Hành chính, các trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý bộ, ngành, giảng viên các trường chính trị. Báo cáo viên phải là người có nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong quản lý địa phương hoặc quản lý nhà nước đối với ngành/lĩnh vực đồng thời phải có khả năng sư phạm tốt.

- Thiết kế chuyên đề báo cáo theo hình thức tọa đàm, có phần trình bày chung, phần trao đổi - thảo luận, phần tóm tắt, kết luận nội dung và rút ra những bài học kinh nghiệm. Có thể kết hợp giữa tọa đàm và đi khảo sát thực tế.

II. NỘI DUNG

Tùy thuộc vào đối tượng học viên, có thể lựa chọn các chuyên đề với những nội dung gợi ý sau:



1. Thực tiễn quản lý nhà nước theo lãnh thổ

a) Nhận thức rõ thực trạng về phát triển kinh tế - xã hội của địa phương hiện nay

b) Những điểm mạnh, yếu của địa phương trong quản lý nhà nước trên các lĩnh vực tại địa phương

c) Cơ hội, thách thức từ môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương

d) Những đặc trưng cơ bản của vùng lãnh thổ (xã, huyện, tỉnh) ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước

đ) Đánh giá hiệu lực của các văn bản pháp luật triển khai trên địa bàn địa phương

e) Những bài học có thể rút ra

2. Thực tiễn quản lý nhà nước theo ngành/lĩnh vực

a) Phân tích rõ thực trạng phát triển ngành/lĩnh vực dựa trên đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu cùng những cơ hội, thách thức từ môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nhà nước đối với ngành/lĩnh vực

b) Những đặc trưng cơ bản của ngành/lĩnh vực ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước

c) Đánh giá hiệu lực của các văn bản pháp luật quản lý đối với ngành/lĩnh vực

d) Những bài học có thể rút ra

Phần III

KỸ NĂNG

Chuyên đề 10

QUẢN LÝ THỜI GIAN

“Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn, nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất”.

(Brain Tracy)



1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

1.1. Khái niệm quản lý thời gian

1.1.1. Khái niệm quản lý thời gian

Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm, nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí

Như vậy, việc quản lý thời gian được hiểu là hành động hoặc quá trình thực hiện kiểm soát có ý thức về số lượng thời gian cho hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả năng suất. Quản lý thời gian bắt đầu từ việc cân nhắc, xem xét những công việc chúng ta phải làm, việc nào chúng ta muốn làm và mục tiêu của chúng ta là gì. Việc tiếp theo là đo lường thời lượng mà chúng ta sẽ phải bỏ ra để hoàn thành các công việc đó. Cuối cùng là tập kế hoạch trong ngày, trong tuần, trong tháng nhằm giúp chúng ta tránh rơi vào tình trạng quá tải trong công việc. Quản lý thời gian có thể được hỗ trợ bởi một loạt các kỹ năng, công cụ và kỹ thuật khi thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Ban đầu, quản lý thời gian chỉ có ý nghĩa đối với các hoạt động kinh doanh hoặc công việc, nhưng sau đó được mở rộng để bao gồm cả các hoạt động cá nhân. Một hệ thống quản lý thời gian là một sự kết hợp thiết kế các công trình, công cụ, kỹ thuật và phương pháp.

Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thuyết phục:

- Nâng cao hiệu quả và năng suất sản xuất của cá nhân và tập thể;

- Tăng lượng “thời gian riêng tư” cho mỗi cá nhân;

- Giảm bớt áp lực trong công việc;

- Tăng niềm vui trong công việc;

- Có thể dự trù được nhiều việc cho kế hoạch tương lai và giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn;

- Nâng cao sức sáng tạo.

Tóm lại, quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách chúng ta sử dụng thời gian.


1.1.2. Phân chia thời gian hợp lý và quản lý thời gian hiệu quả

- Phân chia thời gian hợp lý: Nếu thời gian được phân chia một cách hợp lý nghĩa là chúng ta đã có chiến lược sử dụng thời gian một cách thông minh cho việc theo đuổi những mục tiêu quan trọng nhất;

- Quản lý thời gian hiệu quả: Là quá trình thường xuyên thực hiện hiệu quả việc phân chia thời gian hợp lý bao gồm việc lập kế hoạch làm việc, danh mục những việc cần làm, ủy quyền công việc và những hệ thống khác.



1.1.3. Các bước quản lý thời gian hiệu quả

Khái niệm quản lý thời gian luôn liên quan đến hiệu quả. Có nhiều cách để quản lý thời gian nhưng nhìn chung một chương trình quản lý thời gian có thể bao gồm các mục tiêu được thiết lập, các hành động hàng ngày để đạt được những mục tiêu và đảm bảo mỗi hành động tập trung, có liên quan và có kết quả định hướng, ưu tiên những hành động cần phải được thực hiện trước hoặc quan trọng và xem xét lại những mục tiêu của bạn khi năng suất không đạt được như mong muốn. Dưới đây là 5 bước cơ bản để quản lý thời gian tốt hơn.



Bước 1: Ghi 7 mục tiêu quan trọng nhất của bản thân

Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả những mục tiêu, giá trị, ước mơ, sự tập trung, những nhu cầu, mong muốn hoặc chiến lược cho hạnh phúc mà chúng ta muốn có. Sau đó, hãy chọn ra 10 mục tiêu quan trọng nhất và sắp xếp theo thứ tự từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn, rồi bỏ đi 3 mục tiêu cuối cùng, bởi 1 danh sách quá dài khiến chúng ta khó có thể nhớ hết được. Có thể thay mỗi mục tiêu chung đó bằng một kết quả với những con số cụ thể.

Một điểm cần chú ý là để có thể tư duy được những mục tiêu quan trọng nhất, hãy bắt đầu bằng việc xem xét toàn diện những gì mà chúng ta được phép làm. Hãy tưởng tượng ngày nào là ngày tốt đẹp nhất có thể đạt được điều đó nếu không bị cản trở về vấn đề tài chính hoặc thời gian. Cũng như thế, hãy tưởng tượng nếu có bảy cuộc sống để sống, chúng ta sẽ làm gì. Hãy lấy từ mỗi cuộc sống một điều mà chúng ta cho là có giá trị nhất và pha trộn từng phần của nó vào trong thiết kế mục tiêu.

Trong mỗi một mục tiêu chính, có thể phát triển thành 7 mục tiêu nhỏ tiếp theo, như vậy chúng ta đã có 49 mục tiêu nhỏ hơn từ 7 mục tiêu chính. Hãy nhớ rằng, danh sách lớn không phải là tốt hơn danh sách nhỏ. Nếu có 3 mục tiêu đầu tiên trong 7 mục tiêu là đáng quan tâm hơn cả thì có thể sẽ không cần 4 mục tiêu cuối cùng.

Trước khi tiến hành một công việc nào đó, trong đầu mỗi người phải hình dung ra một mục tiêu rõ ràng, nghĩa là chúng ta muốn đạt được điều gì. Một mục tiêu rõ ràng giúp chúng ta biết rõ mình cần làm những gì, lên kế hoạch sao cho thực hiện tốt nhất đồng thời vừa tiến hành, vừa kiểm soát được tiến độ công việc. Vấn đề là làm thế nào để xác định được mục tiêu rõ ràng, chính xác.
Bước 2: Mỗi ngày hãy viết ra 6 đến 7 hành động được hoàn thành

Sau khi đã xác định được mục tiêu SMART, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện, nghĩa là phải liệt kê những công việc cụ thể phải làm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường đi bao xa, đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích. Tốt nhất, nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc gì khó và không thích thì để lại làm sau. Thực tế là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng.

Người ta đã ghi nhận rằng những người ngồi xuống và lập kế hoạch hằng ngày bằng việc viết ra cụ thể có nhiều cơ hội thành công hơn những người mà không có bất kỳ một hành động cụ thể nào. Viết phản ánh cam kết. Vì vậy, bắt đầu mỗi ngày bằng việc viết ra những gì mà chúng ra muốn hoàn thành vào bất kỳ một mảnh giấy nào. Sau đó, nếu thấy nó có ích hơn khi có hệ thống, hãy sử dụng một kế hoạch ngày. Hãy nhớ rằng nếu lập chương trình trong đầu sớm hơn trong 1 ngày, chúng ta có xu hướng để tổ chức, tập trung và tốc độ tốt hơn. Ngay lập tức não sẽ tìm kiếm giải pháp và các bước tắt trước khi thực sự làm.

Bước 3: Hãy chắc chắn rằng mỗi hành động hàng ngày là tập trung, có liên quan và có kết quả định hướng

Khi viết ra các kế hoạch hàng ngày, phải đáp ứng được tất cả hay ít nhất 1 trong các yêu cầu dưới đây:

Hành động hàng ngày nên được tập trung. Ít nhất 1 trong 6 hoặc 7 hành động hàng ngày có liên quan đến 7 mục tiêu chính ban đầu đặt ra. Tuy nhiên, nếu như thiết lập một mục tiêu định hướng hành động mỗi ngày như là sự tuyệt đối tối thiểu, sẽ luôn có một bước gần hơn để thực hiện ước mơ. Không nên mắc sai lầm trong các cam kết hành động của mình để có quá nhiều hành động trong mỗi ngày liên quan đến 7 mục tiêu quan trọng hàng đầu. Trong 1 thời gian dài, chúng ra sẽ thấy ngày càng khó khăn để duy trì mức độ cam kết. Hãy cân bằng giữa đầu ra mong muốn và năng lực thực tế là một kế hoạch tốt hơn trong lâu dài. Đối với mỗi ngày trong tuần, hãy tập trung vào một mục từ 7 mục tiêu quan trọng trong danh sách ban đầu.

Hành động hàng ngày của chúng ta nên có liên quan. Chỉ viết ra những công việc quan trọng cần thực hiện. Đừng làm xáo trộn danh sách công việc với những việc không có liên quan như phân loại thư rác, đưa khỏi thùng rác…, có thể nghĩ chúng ta sẽ làm rất nhiều mỗi ngày nhưng chính nó làm chậm tiến độ ưu tiên thực sự. Hãy xem xét những nhiệm vụ không cần thiết cái có thể phá vỡ những gì thực sự quan trọng.


Bước 4: Cân nhắc mức độ ưu tiên, xem hành động nào nên được thực hiện trước, hành động nào thực hiện sau hoặc hành động nào là quan trọng nhất

Một cách để ưu tiên 6 đến 7 hành động trong 1 ngày đơn giản là số thứ tự của nó từ 1 đến 7, một là hành động cần phải thực hiện đầu tiên trong ngày, hai là hành động kế tiếp và cứ như vậy. Phương pháp này rất đơn giản, hãy gắn cho mỗi hành động một thứ tự A, B, C. Nếu đã nắm vững các điểm quan trọng của công việc, nên lên danh sách “Các việc cần làm”. Có thể sử dụng các chữ cái “A”, “B” hoặc “C” bên cạnh từng mục để thể hiện mức độ quan trọng của từng việc đó. Bên cạnh đó cũng cần lên lịch cho các việc cần làm hàng ngày. Điều này cho phép lựa chọn những công việc cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó và loại bỏ công việc có thể hoàn thành vào các ngày khác.

Một trong những cách quản lý thời gian đơn giản nhất tại công sở là lập danh sách tất cả các nhiệm vụ và thời hạn (deadline) hoàn thành chúng. Hãy cố phân biệt cho bằng được cái nào quan trọng và cái nào không, việc gì khẩn cấp và việc gì có thể giải quyết sau, đâu là chuyện cần phải hoàn thành hôm nay… Sau đó, tùy vào tính chất và tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ, hãy phân chia khung thời gian để thực hiện chúng sao cho hợp lý. Cần lưu ý việc lên danh sách những việc cần làm chỉ phát huy tác dụng nếu phân bổ giới hạn thời gian phù hợp cho mỗi nhiệm vụ và đừng quên ghi chú chúng lên lịch làm việc. Cách làm mang tính kỷ luật này không chỉ giúp hoàn thành công việc, mà còn cải thiện khả năng ước định thời lượng cũng như tăng tốc khi cần.

Đánh dấu chéo vào việc đã hoàn thành trong ngày. Dù là việc rất nhỏ nhưng một khi đã làm tròn theo đúng kế hoạch, nó sẽ khiến chúng ta vui với cảm giác thành công.

Một phần then chốt trong chuyện phân chia thứ tự ưu tiên là biết khi nào nên nói “không”. Chúng ta có quyền từ chối trước lời yêu cầu nào đó từ đồng nghiệp, nếu đang bận dồn sức giải quyết việc của mình.

Bước 5: Suy nghĩ lại mục tiêu của bản thân nếu năng suất bắt đầu bị ảnh hưởng

Nếu kết thúc các công việc giống nhau ngày này qua ngày khác, chúng ra sẽ cảm thấy buồn chán, hành động của chúng ta sẽ trở nên vô nghĩa và năng suất sẽ bị ảnh hưởng. Nên suy nghĩ lại 7 mục tiêu ban đầu của mình. Nếu không có cách nào để thay đổi mục tiêu, sau đó là thay đổi cách nhìn về chúng, nên có khoảng thời gian để suy nghĩ lại. Hãy điều chỉnh và thích ứng.



1.1.4. Những tình huống gây lãng phí thời gian và chiến lược đối phó

Quỹ thời gian của mỗi người là như nhau. Vấn đề không phải chúng ta có bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc mà ở chỗ chúng ta sử dụng hiệu quả bao nhiêu phần trăm thời gian mà chúng ta có. Tuy nhiên, có những tình huống gây lãng phí thời gian mà có thể chúng ta chưa nhận biết được.



- Không biết nói “Không”: Vấn đề mà chúng ta phải đối diện là làm thế nào để từ chối những yêu cầu của bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng. Có thể chúng ta không muốn làm người khác buồn lòng, không muốn chứng minh mình không làm được việc hay không biết phải nói “không” như thế nào.

- Điện thoại quá lâu: Được coi là công cụ hữu hiệu giúp tiết kiệm thời gian đi ra ngoài nhưng nếu không biết sử dụng thì điện thoại lại là kẻ thù của thời gian. Thực tế là khi nói chuyện điện thoại, có nhiều chuyện mới phát sinh và chúng ta bị cuốn theo bởi những câu chuyện dài hoặc cũng có khi chúng ta xác định chuyện cần nói nhưng đối tác lại lái sang một hướng khác làm chúng ta mất kiểm soát.

- Tiếp khách quá nhiều: Trong công việc, chúng ta phải tiếp khách và dành thời gian cho khách là bình thường. Tuy nhiên, việc tiếp khách thường xuyên, không đúng đối tượng khiến cho chúng ta rơi vào những câu chuyện vô bổ, không có mục đích.

- Văn phòng bừa bộn: Nếu chúng ta để chỗ làm bừa bộn và không nhớ đồ vật, tài liệu ở vị trí nào thì khi có việc, sẽ lãng phí rất nhiều thời gian đi tìm.

- Trì hoãn công việc: Khi không có hứng thú hoặc công việc chưa cần kíp, chúng ta thường cho rằng lúc khác làm cũng được, không làm ngay thì cũng chẳng sao. Tuy nhiên, nếu có việc đột xuất, rõ ràng chúng ta sẽ bị động. Nếu có quá nhiều việc dời lại như vậy thì đến lúc nào đó chúng ta sẽ bơi trong những việc do chưa được chịu xử lý kịp thời.

- Theo chủ nghĩa hoàn hảo: Nhiều người luôn lo lắng việc mình làm đã hoàn thiện chưa, liệu có sai sót gì không, do đó họ dành nhiều thời gian cho những việc nhỏ, không quá quan trọng. Thậm chí, họ có thể có ý nghĩ sẽ lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi việc được hoàn hảo hơn.

- Giao tiếp kém: Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin giao tiếp còn kém. Nếu kỹ năng giao tiếp không tốt có thể chúng ta sẽ không biết nói “không”, không biết giảm bớt thời gian nói chuyện qua điện thoại hay khống chế thời gian nói chuyện với khách. Giao tiếp kém sẽ dẫn đến việc mất thời gian để đi thẳng vào vấn đề chính hoặc bị phân tán bởi những thông tin khác nhau.

Đối với nhà quản lý, thời gian dường như là một thứ tài sản quý báu hơn cả bởi họ là người nắm giữ những nhiệm vụ quan trọng nhất và mức chi phí lương cao nhất của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý tự đánh mất hoặc làm rơi vãi thời gian rất lãng phí. Họ thường không đủ thời gian làm những việc quan trọng, những điều họ quan tâm, không sắp xếp được thời gian để phát huy sở trường và tiềm năng của mình. Họ thường xuyên ở trạng thái căng thẳng vì áp lực thời gian và không có thời gian chăm sóc cá nhân. Câu giải thích cửa miệng thường xuyên cho việc này là tại bận quá, tại họ không còn thời gian. Thực tế chỉ ra có 3 nhóm nguyên nhân chính gây nên tình trạng này:



Thứ nhất, nhà quản lý không dành thời gian để lập kế hoạch công việc gắn với trách nhiệm của mình. Biểu hiện của tình trạng này là nhà quản lý thường làm việc rất lộn xộn, việc vặt chiếm nhiều thời gian mà việc quan trọng thì không có đủ thời gian để làm. Họ thường chạy theo việc phát sinh khẩn cấp.

Thứ hai, họ không phân quyền hoặc phân quyền không hiệu quả. Họ thường nhúng tay vào việc của nhân viên, kể cả những việc không thuộc trọng trách quản lý lãnh đạo.

Thứ ba, họ không có ý thức thực thi chặt chẽ kế hoạch được lập, sa đà vào những việc lắt nhắt, phát sinh bất ngờ, phục vụ cho mục đích thông tin chứ không phải hành động như điện thoại, họp hành.

Không có ai khác lấy thời gian của họ mà là chính họ. Nhà quản lý lãng phí thời gian bởi không ở thế chủ động quản lý thời gian, quản lý chính cá nhân mình. Cái giá của sự bị động chính là biến tài sản quý giá này thành chi phí của cơ quan, tổ chức.



Nguyên lý 80/20 trong quản lý thời gian (Nguyên lý Pareto)

Nguyên lý Pareto được lấy tên từ nhà kinh tế học người Ý V.Pareto cho chúng ta thấy rằng, ở bất kỳ một hệ thống nào, xu thế của nó là khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Dựa vào việc quản lý thời gian và năng suất sản xuất, nguyên lý đó ám chỉ rằng, 20% thời gian mà chúng ta tiêu tốn cho một công việc nào đó để sản sinh ra 80% sản lượng, trong khi 80% thời gian còn lại có thể chỉ đem lại 20% sản lượng mà thôi. Có nghĩa nếu chúng ta có danh sách 10 việc cần làm, chỉ 2 việc trong số đó đem lại nhiều giá trị hơn toàn bộ 8 việc còn lại. Thực tế, những công việc mà chúng ta thường né tránh vì phức tạp hay khó khăn chính là những việc quan trọng và đem lại giá trị cao nhất.



Một câu hỏi được đặt ra là nguyên lý Pareto nên được sử dụng như thế nào trong việc quản lý thời gian. Nguyên lý Pareto chỉ có vai trò như là một yếu tố hướng dẫn nó chỉ rõ sự phát sinh tất yếu của một tình trạng nếu chúng ta không nắm vững được quyền chủ động trong công việc. Do vậy, điều cốt lõi là chúng ta cần phải biết việc gì là quan trọng nhất, việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau, việc nào đem lại giá trị cao nhất.





Khẩn cấp

Không khẩn cấp

Quan trọng

I

II

- Khủng hoảng

- Các kế hoạch dài hạn

- Các vấn đề cấp bách

- Xây dựng mối quan hệ

- Các dự án đến hạn

- Tìm kiếm cơ hội

- Công việc tồn đọng

- Phát triển cá nhân




III

IV

Không quan trọng

- Công việc đột xuất

- Các công việc vô bổ

- Thư từ, email

- Điện thoại

- Họp hành

- Tán gẫu

- Các vấn đề cấp bách

- Hoạt động “giải trí”
1   ...   14   15   16   17   18   19   20   21   ...   37


Cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi bản quyền ©hocday.com 2016
được sử dụng cho việc quản lý

    Quê hương